Administrar sus productos y servicios en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede usar Business Contact Manager para Outlook 2010 para ayudarle a realizar un seguimiento de Productos y servicios que usar en su negocio. También puede almacenar descripciones del elemento, los costes de unidades y los precios para cada elemento.

Puede importar una lista de productos y servicios de otro programa, o puede agregar productos o servicios de forma individual. Al agregar productos y servicios a los registros de oportunidad, también puede cambiar la información de elemento, como precios, o cantidades predeterminadas para cada cliente específico.

En este artículo se describe cómo importar una lista de productos y servicios, cómo modificar la lista o un solo elemento en la lista, cómo eliminar elementos de la lista y cómo cambiar la configuración de moneda utilizada por la lista.

¿Qué desea hacer?

Crear e importar una lista de productos y servicios

Agregar un producto o servicio a la lista

Editar un elemento de producto o servicio

Eliminar un elemento de producto o servicio

Agregar un producto o servicio a un registro de oportunidad

Modificar los elementos de productos y servicios en un registro de oportunidad

Cambiar la divisa usada en la lista de elementos

Crear e importar una lista de productos y servicios

Para importar una lista de productos y servicios en Business Contact Manager para Outlook, cree una lista de los elementos y guárdelo como archivo de valores separados por comas (.csv). La primera fila o la primera línea del archivo .csv debe ser los encabezados de columna de la lista, por lo que debe asegurarse de que la primera fila de la lista se compone de los encabezados de columna.

Para importar correctamente una lista de productos y servicios en el formato de archivo .csv, deben cumplirse las condiciones siguientes:

  • Debe crear una línea independiente en el archivo para cada elemento que está importando.

  • Cada registro de elemento debe contener estos tres campos: nombre del elemento, descripción y precio unitario.

  • Los campos deben estar separados por comas, sin espacios antes o después de las comas.

En el archivo .csv, puede utilizar una de las organizaciones de varias columnas.

Disposición de tres columnas

Elemento NameDescriptionUnit precio

Escriba el elemento nombre, descripción y el precio unitario como que normalmente haría con espacios, pero no incluya espacios entre los encabezados de columna. Aquí tiene un ejemplo del aspecto de la información:

Nombre de artículo 1, descripción 1, precio por unidad 1

Nombre del elemento 2, descripción 2, precio por unidad 2

También puede agregar un cuarto campo opcional para cantidad de elemento y un quinto campo de costo unitario.

Disposición de cuatro columnas

Elemento NameDescriptionUnit PriceQuantity

Escriba el elemento nombre, descripción y el precio unitario como que normalmente haría con espacios, pero no incluya espacios entre los encabezados de columna. Aquí tiene un ejemplo del aspecto de la información:

Nombre de artículo 1, descripción 1, precio por unidad 1, cantidad 1

Disposición de cinco columnas

Costo unitario del artículo NameDescriptionUnit PriceQuantity

Escriba el elemento nombre, descripción y el precio unitario como que normalmente haría con espacios, pero no incluya espacios entre los encabezados de columna. Aquí tiene un ejemplo del aspecto de la información:

Nombre de artículo 1, descripción 1, precio por unidad 1, cantidad 1, precio de 1

Ejemplo para Excel

Así es cómo puede aparecer una lista de dos elementos en Excel. Consta de una fila de encabezados seguida de una fila para cada elemento.

Nombre del artículo

Descripción

Precio unitario

Cadena de bicicleta

Titanio de 48"

56,50

Botella de agua

Azul claro

11,75

Ejemplo para el Bloc de notas

Si edita el archivo en un editor de texto como el Bloc de notas, cree una línea independiente en el archivo para cada elemento que está importando y separe los elementos de cada línea por comas, sin espacios antes o después de las comas. Recuerde que la primera línea se supone que es el texto del título.

Nombre del elemento,Descripción,Precio unitario
Cadena de bicicleta,Titanio de 48 ",56,50
Botella de agua,Azul claro,11,75

Directrices monetarias y de puntuación

Los precios y las cantidades no pueden incluir símbolos de moneda o signos de puntuación internos. La única excepción es que puede usar una coma decimal de moneda. Por ejemplo:

  • Para una cantidad de números enteros, escriba 10000, para representar una cantidad de diez mil.

  • Para una cantidad que incluye una fracción, como precios, incluya la coma decimal. Escriba 10,50 para representar un precio de diez dólares y cincuenta centavos.

Importar la lista de productos y servicios

Una vez que ha preparado su archivo .csv, puede importarlo. Durante la importación, puede agregar nuevos elementos a la lista de productos y servicios existente o reemplazar la lista existente con la nueva lista.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En la cinta, en la pestaña Editar del grupo Personalizar, haga clic en Productos y servicios.

  3. En el cuadro de diálogo productos y servicios, haga clic en Importar y, a continuación, siga las instrucciones en el Asistente para importar productos y servicios.

    Nota: Si un mensaje de error en el archivo de registro dice que elementos ya están en Business Contact Manager para Outlook y desea que los elementos del archivo para sobrescribir los elementos existentes, vuelva a iniciar la importación y haga clic en la sección reemplazar la lista existente con los elementos de este archivo en el cuadro de diálogo importar productos y servicios.

    Para obtener más información sobre cómo importar un archivo .csv en Business Contact Manager para Outlook, vea importar los datos en Business Contact Manager.

Inicio de la página

Agregar un producto o servicio a la lista

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En la cinta, en la pestaña Editar del grupo Personalizar, haga clic en Productos y servicios.

  3. En el cuadro de diálogo productos y servicios, haga clic en Agregar.

  4. En el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio, escriba el Nombre del elemento, Descripción, Cantidad predeterminada, costo unitario y Precio a unitario.

    El campo marcado se calcula automáticamente.

    Obtener más información acerca de los detalles que puede agregar a productos o productos de servicio en el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio

    Campo

    Descripción

    Nombre del elemento

    Escriba el nombre del producto o servicio.

    Descripción

    Escriba una descripción del producto o servicio.

    Cantidad predeterminada

    Escriba el número de productos o servicios que habitualmente vende de una vez. La cantidad predeterminada es 1.

    Costo unitario

    Escriba el costo de una sola unidad del producto o servicio.

    Revisión

    La diferencia entre el costo y precio de una unidad se calcula automáticamente y se muestra en el campo de marcado.

    Precio unitario

    Escriba el precio de una sola unidad del producto o servicio.

    Impuestos

    Seleccione sujeta a impuestos para indicar que es necesario para un elemento impuestos.

  5. Si se calculan los impuestos en el producto o servicio, seleccione la casilla de verificación sujeta a impuestos.

    Sugerencia: Muchas ciudades, países y estados tienen impuestos que deben agregarse a los precios de productos y servicios vendidos. Consulte al departamento de su estado de ingresos sitio Web para averiguar qué impuestos se deben aplicar en su área.

  6. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en Agregar siguiente para guardar el elemento en la lista y agregue otro elemento de producto o servicio.

    • Haga clic en Guardar para agregar el elemento a la lista y cerrar el cuadro de diálogo.

Inicio de la página

Editar un elemento de producto o servicio

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En la cinta, en la pestaña Editar del grupo Personalizar, haga clic en Productos y servicios.

  3. En el cuadro de diálogo productos y servicios, haga clic en el elemento y, a continuación, haga clic en Editar.

  4. En el cuadro de diálogo Editar producto o servicio , cambiar de la siguiente información: Nombre del elemento, Descripción, Cantidad predeterminada, costo unitario o Precio unitario.

    Para obtener más información acerca de los campos que se pueden actualizar en el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio, vea Agregar un producto o servicio a la lista

  5. Haga clic en Guardar.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo productos y servicios, o haga clic en otro elemento de la lista y, a continuación, haga clic en Editar para editarlo.

Inicio de la página

Eliminar un elemento de producto o servicio

Eliminación de productos y servicios, se quitarán permanentemente de la base de datos.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En la cinta, en la pestaña Editar del grupo Personalizar, haga clic en Productos y servicios.

  3. En el cuadro de diálogo productos y servicios, haga clic en un elemento de la lista y, a continuación, haga clic en Eliminar.

  4. Cuando se le solicite, haga clic en para eliminar el elemento.

  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo productos y servicios, o haga clic en otro elemento de la lista y, a continuación, haga clic en Eliminar para eliminarla.

Inicio de la página

Agregar un producto o servicio a un registro de oportunidad

Para ayudarle a realizar un seguimiento de qué productos o servicios que le interesa conocer el contacto de una oportunidad, puede asociar productos y servicios a un registro de oportunidad. Agregar el producto o servicio de su lista de servicios y productos existentes o agregar un nuevo elemento de producto o servicio por completo.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En la pestaña oportunidades, haga doble clic en el registro que desea abrir.

  3. En la sección información de productos y servicios, haga clic en Agregar.

  4. Siga uno de estos procedimientos en el cuadro nombre de elemento:

    • Haga clic en el elemento que desea agregar de la lista de elementos de productos y servicios.

      El resto de la información se agrega automáticamente al formulario. Cambie la información según sea necesario. Los cambios se aplican a los elementos que agregue al registro de oportunidad seleccionado.

    • Escriba un nombre para el nuevo elemento que desea crear y agregar al registro de oportunidad.

      Nota: Nuevos elementos que cree directamente en un registro de oportunidad no se agregan a la lista de servicios de productos y. Se agregan al registro de oportunidad seleccionado solo.

    • Haga clic en Editar esta lista para agregar un nuevo elemento a la lista de elementos de servicio y producto.

      1. En el cuadro de diálogo productos y servicios, haga clic en Agregar.

      2. Rellene la información en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      3. En el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio, haga clic en el elemento que acaba de agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar. La información sobre los elementos se agrega automáticamente al formulario oportunidad.

  5. En el cuadro de diálogo Agregar productos o servicios, escriba la información en los cuadros Descripción, Cantidad predeterminada, costo unitario, Precio a unitario y descuento. Las marcas y los campos Total de línea (antes de descuento) y Total de línea se calculan automáticamente. Si recopilar y pagar un impuesto sobre las ventas u otro impuesto sobre el producto o servicio, seleccione la casilla de verificación sujeta a impuestos.

Obtener más información acerca de los detalles que puede agregar a un registro de oportunidad en el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio.

Campo

Descripción

Nombre del elemento

Escriba el nombre del producto o servicio.

Descripción

Escriba una descripción del producto o servicio.

Cantidad

Escriba el número de productos o servicios para esta oportunidad.

Costo unitario

Escriba el costo de una sola unidad del producto o servicio.

Revisión

La diferencia entre el costo y precio de una unidad se calcula automáticamente y se muestra en el campo de marcado.

Precio unitario

Escriba el precio de una sola unidad del producto o servicio.

Total de línea (antes de descuento)

Precio total de la cantidad de elementos. Este número se calcula automáticamente.

Descuento (%)

Si ofrece un descuento, escriba el porcentaje por el que se reduce el precio del elemento.

Total de línea

Precio total de la cantidad de elementos después de aplica el descuento. Este número se calcula automáticamente.

Impuestos

Seleccione sujeta a impuestos para indicar que es necesario para un elemento impuestos.

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en Agregar siguiente para guardar el elemento en la lista y agregue otro elemento de producto o servicio.

    • Haga clic en Aceptar para agregar el elemento a la lista y cerrar el cuadro de diálogo.

    • Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio.

Inicio de la página

Modificar los elementos de productos y servicios en un registro de oportunidad

Al conceder un presupuesto a alguien, puede ofrecer un descuento, agregar un producto o servicio que no suelen ofrecer o incluso eliminar uno de sus productos habituales o servicios. Para realizar un seguimiento de estas modificaciones, puede agregar, editar o eliminar elementos directamente desde cualquier registro de oportunidad. Los cambios que realice se aplicarán sólo en el registro de oportunidad seleccionado y no afecta a la lista de productos y servicios en la base de datos de Business Contact Manager.

En la sección productos y servicios de registro de oportunidad que está editando, haga clic en Agregar, o seleccione un elemento en la lista y, a continuación, haga clic en Editar o Quitar.

  • Si hizo clic en Agregar:

    1. En el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio, escriba el Nombre del elemento, Descripción, cantidad, precio y Precio a unitario. Agregue un porcentaje de descuento , si lo desea.

    2. Actualizar todos los campos que desea actualizar, como se describe en Agregar un producto o servicio a un registro de oportunidad.

    3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar producto o servicio, o haga clic en Siguiente para agregar para agregar otro elemento.

  • Si hizo clic en Editar:

    1. En la cuadro de diálogo Editar producto o servicio, escriba la Nombre del elemento, Descripción, cantidad, UnitCost y Precio unitario y, a continuación, incluir una porcentaje descuento , si lo desea.

    2. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar producto o servicio.

  • Si hace clic en Quitar, haga clic en .

Inicio de la página

Cambiar la divisa usada en la lista de elementos

La divisa en la que se basa el costo y precio de los elementos de productos y servicios depende de la configuración regional de su equipo. No puede usar divisas de varias regiones en Business Contact Manager para Outlook.

Cambiar la configuración regional en el equipo que ejecuta Business Contact Manager para Outlook

Microsoft Windows XP

  1. En el menú Inicio, haga clic en Panel de control.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • En la Vista clásica, haga doble clic en Configuración Regional e idioma.

    • En la Vista por categorías, haga clic en Opciones regionales, de idioma y y, a continuación, haga clic en Configuración Regional e idioma.

  3. En la pestaña Opciones regionales, haga clic en Personalizar.

  4. Haga clic en la ficha moneda y, a continuación, en la lista símbolo de moneda, haga clic en el símbolo que desee.

    Windows Vista

  5. Haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en el Panel de Control.

  6. En la vista clásica. Haga doble clic en Configuración Regional e idioma.

  7. En la ficha formatos, haga clic en Personalizar este formato.

  8. Haga clic en la ficha moneda y, a continuación, en la lista símbolo de moneda, haga clic en el símbolo que desee.

    Windows 7

    1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

    2. Haga doble clic en reloj, idioma y región.

    3. En Configuración regional e idioma, haga clic en Cambiar formato de fecha, hora o número.

    4. En el cuadro de diálogo Configuración regional e idioma, en la lista formato, haga clic en el país con el formato que desee usar y, a continuación, haga clic en Opciones adicionales.

    5. En el cuadro de diálogo Personalizar formato, haga clic en la ficha moneda y, a continuación, en la lista símbolo de moneda, haga clic en el símbolo que desee usar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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