Administrar reuniones y asistentes

Como moderador, puede controlar todos los aspectos de una reunión. Usted decide quién participa y hasta qué punto está permitida su participación.

Ver información sobre la reunión

En cualquier momento de la reunión, puede ver información básica de la misma, por ejemplo:

  • El nombre de la reunión

  • La fecha y la hora de inicio y de fin de la reunión

  • El id. de la reunión

  • La clave de reunión

  • El centro de conferencia

  • La dirección URL para unirse a la reunión

  • Detalles de marcado de las conferencias telefónicas

Para ver información sobre la reunión

  • En la barra de comandos principal, haga clic en Reunión.

Administrar los participantes en una reunión

Puede ver la lista de participantes que se han unido a la reunión y tomar acciones con un participante en concreto, por ejemplo, iniciar una charla. También puede ver el color de comentarios actual de cada uno de los asistentes en la lista.

Asimismo, puede ver la misma información en formato gráfico si observa el plano de sala. Sin embargo, en esta vista no puede tomar acciones sobre los participantes.

Para adquirir un mayor control sobre quién está permitido en una reunión, use la sala de reuniones.

Puede establecer permisos para que los asistentes vean la lista de participantes y el plano de sala.

Para ver la lista de los participantes en la reunión

  1. En la barra de comandos principal, haga clic en Asistentes.

  2. Si es necesario, en el panel Asistentes, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Lista.

Para ver el plano de sala

  • En el panel Asistentes, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Plano de sala.

Administrar los permisos de los asistentes

Los permisos de los asistentes los establece inicialmente el organizador de la reunión. Como moderador, puede ajustar los siguientes permisos para todos los asistentes:

  • Si selecciona Imprimir en PDF, los asistentes pueden guardar el recurso actual en sus equipo como un archivo de Adobe Acrobat (PDF).

  • Si selecciona Revisar contenido actual, los asistentes pueden ver un recurso mientras se presenta otro.

  • Si selecciona Formular preguntas, los asistentes pueden enviar preguntas al moderador, recibir respuestas y "levantar la mano" para solicitar una charla o que les den la palabra.

  • Si selecciona Anotar contenido actual, los asistentes pueden usar las herramientas de anotaciones para realizar anotaciones en diapositivas de colaboración.

  • Si selecciona Ver lista de asistentes, los asistentes pueden ver la lista de las personas que participan en la reunión, junto con el color de comentarios actual de cada participante.

  • Si selecciona Ver el plano de sala, los asistentes pueden ver la lista de asistentes en formato gráfico.

  • Si selecciona Charla, los asistentes pueden participar en charlas privadas con otros participantes o recibir la palabra de un moderador.

  • Si selecciona Ver miniaturas y navegar por el contenido actual, los asistentes pueden ver diapositivas individuales dentro del recurso actual y navegar por ellas.

  • Si selecciona Crear nuevas páginas en el contenido actual, los asistentes pueden agregar una diapositiva nueva al recurso actual.

  • Si selecciona Usar el panel de contenido para seleccionar y agregar contenido, los asistentes pueden controlar el contenido de la presentación para la reunión.

  • En Documentos si selecciona Sólo descargar, los asistentes pueden descargar los documentos que proporcione el moderador u otro participante.

  • En Documentos si selecciona Cargar y descargar, los asistentes pueden cargar o descargar documentos. (Para descargar, los asistentes deben utilizar el cliente basado en Microsoft Windows).

  • En Documentos, si selecciona No disponible, no habrá documentos disponibles para la reunión.

  • En Notas compartidas, si selecciona No disponible, no habrá notas compartidas disponibles para la reunión.

  • En Notas compartidas, si selecciona Ver, Guardar, los asistentes (excepto los asistentes con Live Meeting Web Access) pueden ver las Notas compartidas de la reunión y guardar una copia en sus equipos.

  • En Notas compartidas, si selecciona Ver, Guardar, Editar, los asistentes (excepto los asistentes con Live Meeting Web Access) pueden participar en la creación de Notas compartidas además de poder guardarlas en sus equipos.

Para cambiar los permisos de los asistentes

  1. En la barra de comandos principal, haga clic en Asistentes.

  2. En el panel Asistentes, haga clic en Permisos.

  3. En el cuadro de diálogo Permisos del asistente, lleve a cabo los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Invitar a otros asistentes y moderadores

Durante una reunión, puede enviar mensajes de correo electrónico para invitar a otras personas a que se unan a la reunión.

Para invitar a la reunión a nuevos participantes

  1. En la barra de comandos principal, haga clic en Reunión.

  2. En el panel Reunión, haga clic en Invitar.

  3. En el cuadro de diálogo Enviar invitaciones por correo electrónico, escriba la siguiente información:

    • Su dirección de correo electrónico.

    • Su nombre.

    • Las direcciones de correo electrónico de todos los invitados que desea que tengan privilegios del moderador en la reunión. Use punto y coma para separar las direcciones.

    • Las direcciones de correo electrónico de todos los invitados que desea que tengan privilegios de Asistente en la reunión. Use punto y coma para separar las direcciones.

    • El texto del mensaje de las invitaciones.

  4. Haga clic en Enviar invitaciones.

Usar la sala de reuniones

La sala de reuniones ofrece una manera de controlar el flujo de participantes en la reunión. Esta característica es especialmente útil en las reuniones muy grandes.

Usar la sala de reuniones tiene las siguientes ventajas:

  • Puede permitir que los asistentes inesperados se unan a la reunión de una manera selectiva.

  • Puede decidir bloquear la reunión para que los que lleguen tarde no puedan participar.

Si usa la sala de reuniones, en el momento en que se crea la reunión se genera una dirección URL de la sala de reuniones. Cuando un organizador establece una reunión, debe poner la dirección URL de la sala de reuniones a disposición de las personas que no hayan recibido una invitación de Live Meeting. Los que sigan este vínculo entrarán en la sala de reuniones y esperarán allí hasta que usted, u otro moderador, les concedan el acceso a la reunión.

Para facilitar la tarea de llevar un seguimiento de la actividad en la sala de reuniones, puede elegir recibir una notificación en la consola siempre que un participante entre en la misma.

Para que pueda utilizar la sala de reuniones, el organizador debe habilitarla en el momento en que establezca la reunión.

Para ver la sala de reuniones

  1. En la barra de comandos principal, haga clic en Reunión.

  2. En el panel Reunión, haga clic en Sala de reuniones.

Para conceder acceso a un participante a la sala de reuniones

  1. En la Sala de reuniones, en Asistentes, haga clic en el nombre del participante al que desea conceder acceso.

  2. Haga clic en Conceder acceso.

Para conceder acceso automáticamente a los participantes a la sala de reuniones

  • En la Sala de reuniones, en Configuración de la sala de reuniones, active la casilla Conceder acceso automáticamente a la sala de reuniones a todos los asistentes.

Para denegar el acceso a un participante a la sala de reuniones

  1. En la Sala de reuniones, en Asistentes, haga clic en el nombre del participante al que desea denegar el acceso.

  2. Haga clic en Denegar acceso.

Para recibir notificaciones cuando los participantes entren en la sala de reuniones

  • En la Sala de reuniones, en Configuración de la sala de reuniones, active la casilla Notificarme siempre la entrada de nuevos asistentes en la sala de reuniones.

Para bloquear la reunión

  1. En la barra de comandos principal, haga clic en Reunión.

  2. En el panel Reunión, haga clic en Bloquear.

Para desbloquear la reunión

  1. En la barra de comandos principal, haga clic en Reunión.

  2. En el panel Reunión, haga clic en Desbloquear.

Finalizar una reunión

Como moderador, tiene dos opciones para abandonar una reunión. Puede cerrar Office Live Meeting Web Access y permitir que la reunión siga sin usted, o puede dar por terminada la reunión para todos los participantes, incluido usted mismo.

Para salir de la reunión y permitir que ésta continúe

  1. En la barra de comandos principal, haga clic en Reunión.

  2. En el panel Reunión, haga clic en Salir.

  3. En el cuadro de diálogo Confirmar salir de la reunión, haga clic en Aceptar.

Para finalizar la reunión para todos los participantes

  1. En la barra de comandos principal, haga clic en Reunión.

  2. En el panel Reunión, haga clic en Salir y finalizar sesión.

  3. En el cuadro de diálogo Confirmar finalizar sesión, haga clic en Aceptar.

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