Administrar reuniones

Administrar citas periódicas

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Si necesita reunirse de forma regular con sus contactos, puede crear una reunión periódica. También puede cambiar las fechas y la frecuencia de las reuniones y cancelar una sola reunión de una serie periódica, o cancelar todas las reuniones en cualquier momento.

Crear una reunión periódica
  1. Seleccione Calendario Calendario .

  2. Seleccione Nueva reunión, o Nueva reunión de Skype si desea que los usuarios puedan reunirse en línea con Skype Empresarial.

  3. En Para, escriba los nombres o correos electrónicos de los invitados.

  4. En Asunto, escriba un asunto.

  5. En Ubicación, escriba una ubicación.

  6. Escriba los valores de Hora de inicio y Hora de finalización.

  7. Seleccione Reunión > Periodicidad para crear una reunión periódica y luego seleccione:

    • Fecha de la cita: seleccione Inicio, Fin, Duración y la zona horaria.

    • Patrón de periodicidad: seleccione diaria, semanal, mensual o anual, qué días de la semana y con qué frecuencia (cada 1 semana, 2 semanas, etc.).

    • Intervalo de repetición: seleccione cuándo empezar y Sin fecha de finalización, Finalizar trasun número de apariciones o Terminar en una fecha concreta.

  8. Seleccione Aceptar.

  9. Seleccione Enviar para enviar la invitación a la reunión periódica.

Cambiar una reunión periódica
  1. Seleccione Calendario Calendario .

  2. Haga doble clic en la reunión.

  3. Seleccione si desea realizar cambios Solo en esta reunión, o en Toda la serie y, a continuación, seleccione Aceptar.

    Nota: Si realiza cambios en toda la serie, perderá los cambios puntuales realizados a reuniones dentro de la serie.

  4. Realice los cambios que desee.

  5. Si desea cambiar las opciones de periodicidad, seleccione Periodicidad, realice los cambios y, a continuación, seleccione Aceptar.

  6. Seleccione Enviar actualización.

  7. Haga clic en para confirmar.

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Programar una reunión con otras personas

Cambiar una cita, reunión o evento

Cancelar una reunión de una serie periódica

Cancelar todas las reuniones de una serie periódica

Cancelar todas las reuniones futuras de una serie

En Outlook podemos crear citas o eventos recurrentes.

Es decir, citas que sabemos de antemano que se van a repetir con cierta periodicidad.

Esto lo podemos establecer justo en el momento al crear la cita.

Vamos a poner un ejemplo, desde la ficha "Inicio" de "Calendario" hacemos clic en "Nueva cita", escribimos un asunto, establecemos fecha y hora, y después de haber cumplimentado todos los campos necesarios dentro de la ficha "Cita" en la cinta de opciones vemos un botón que es "Periodicidad".

Hacemos clic y aquí podemos establecer qué tipo de recurrencia tiene ese evento.

Vemos como en un primer apartado podemos establecer la hora de inicio y final, automáticamente calculará la duración, y después hay otro apartado que es "Frecuencia".

En el caso de ser "Semanal" como la que está ahora mismo activada, podemos determinar qué día o días de la semana se va repitiendo esa cita o evento, y también si la repetición se dará cada una o más semanas.

Si cambiamos el tipo de frecuencia, vemos como en el panel de la derecha también cambian las opciones, y que la verdad son bastante intuitivas y fáciles de establecer.

Incluso vemos aquí una opción para una recurrencia anual.

También podemos modificar el "Intervalo de repetición", decidir cuándo comienza esa cita o reunión a ser recurrente, y después la fecha de finalización también es posible configurarla, por ejemplo "Sin fecha de finalización"; tendríamos que se establecería de forma indefinida en el tiempo.

También sería posible finalizar esa recurrencia después de X repeticiones o finalizar en una fecha determinada.

Una vez que tengamos todo establecido, hacemos clic en "Aceptar", ahora queda el botón marcado, y este evento es periódico.

También sería más que recomendable establecer un "Aviso".

Aquí tenemos la posibilidad con este desplegable de determinar cuándo se nos avisará de cada evento.

Por ejemplo, vamos a establecer que un día antes recibamos la notificación.

Y ahora ya, podemos hacer clic en "Guardar y cerrar", y ese evento ya nos aparece de forma periódica en nuestro calendario.

Si hacemos doble clic en ese evento se nos ofrecerá la posibilidad de cambiar solamente esta cita o toda la serie que establecimos en su momento.

Por ejemplo, vamos a cambiar a "Semanal".

Y ya se puede apreciar el cambio.

Cuando se acerque la fecha de cada uno de esos eventos obtendremos un aviso similar a este.

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