Administrar objetos de base de datos de Access en el panel de navegación

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Sugerencia: Presione F11 para mostrar u ocultar el panel de navegación.

Todos los objetos de una base de datos de escritorio de Access se muestran en el panel de navegación, una característica por primera vez en Access 2007. La ventana Base de datos de versiones anteriores de Access no está disponible.

Las categorías y grupos de objetos se pueden personalizar en el panel de navegación. También se pueden ocultar objetos, grupos e, incluso, todo el panel de navegación. Access proporciona varias categorías que se pueden usar inmediatamente y permite crear categorías y grupos personalizados.

Nota: El panel de navegación no está disponible cuando se utiliza una aplicación web de Access o una base de datos web en un explorador. Aunque puede utilizar el panel de navegación en una aplicación web de Access abierta en Access, tiene una característica limitada de configuración: mostrar, ordenar y buscar objetos de base de datos.

En este artículo

Información general

Seleccione una categoría en el panel de navegación

Mostrar y ordenar objetos en el panel de navegación

Buscar objetos en una base de datos en el panel de navegación

Crear y modificar categorías y grupos en el panel de navegación personalizados

Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de navegación

Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados en el panel de navegación

Ocultar objetos y grupos en el panel de navegación

Mostrar objetos y grupos en el panel de navegación

Información general

El panel de navegación es la forma principal en que se pueden ver todos los objetos de base de datos y obtener acceso a ellos. Cuando se abre una base de datos en Access, el panel de navegación aparece de manera predeterminada a la izquierda del área de trabajo.

Ajustar el panel de navegación

Puede ajustar la apariencia del panel de navegación de las siguientes formas:

Para

Realice este procedimiento

Cambiar el ancho del panel de navegación

Coloque el puntero sobre el borde derecho del panel de navegación y, a continuación, cuando cambie a una flecha de doble cara, arrastre el borde para aumentar o disminuir el ancho.

Abrir y cerrar el panel de navegación

Haga clic en el Botón para abrir o cerrar la barra Tamaño del panel Botón para abrir o cerrar la barra de cambio de tamaño para el panel de navegación en Access o presione F11 para abrir y cerrar el panel de navegación.

Panel de navegación cerrado y abierto

Uso de objetos de base de datos en el panel de navegación

Haga doble clic en cualquier objeto del panel de navegación para usarlo. Si hace clic con el botón secundario del mouse en un objeto, verá un menú contextual que le permitirá hacer varias cosas, como abrir un objeto en la vista Diseño.

Categorías y grupos en el panel de navegación

Los objetos de una base de datos se pueden organizar en grupos y categorías. Los grupos permiten organizar y asociar los objetos en el panel de navegación, mientras que las categorías hacen lo propio con los grupos.

Panel de navegación

Por ejemplo, en la imagen anterior, Navegación de tareas es la categoría y Tareas, Contactos y Objetos auxiliares son los grupos.

Cuando se selecciona una categoría, los elementos se organizan en los grupos que contiene la categoría. Por ejemplo, si se elige la categoría Tablas y vistas relacionadas, los elementos se organizan en un grupo por tabla, y cada grupo contiene los accesos directos a todos los objetos que usan la tabla (consultas, formularios, informes, etc.). Si un objeto usa más de una tabla, aparece en todos los grupos pertinentes.

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Seleccione una categoría en el panel de navegación

Al crear una nueva base de datos, la categoría que se muestra de manera predeterminada es Tablas y vistas relacionadas, y el grupo es Todas las tablas. Todas las bases de datos también tienen una categoría llamada Personalizada que se puede usar para crear una vista personalizada de los objetos. Además, Access proporciona dos categorías predefinidas más entre las que se puede seleccionar, en función de la forma en que se desee que se muestren los objetos:

Categoría

Descripción

Tipo de objeto

Permite ver todos los objetos de la base de datos, ordenados por tipo.

Fecha de creación

y

Fecha de modificación

Permite ubicar los objetos creados o modificados en una fecha específica o en un intervalo de fechas. Puede filtrar por Hoy o Todas las fechas. Estas categorías muestran los objetos en un orden descendente desde el momento en que se crearon o modificaron por última vez.

El panel de navegación muestra las tablas de los grupos y objetos relacionados con cada tabla

Cada categoría predefinida incluye un grupo global que contiene todos los objetos de la base de datos. Encontrará fácilmente el grupo global de una categoría si busca la palabra Todos en el nombre del grupo. Por ejemplo, si selecciona la categoría Tablas y vistas relacionadas, el grupo global se denomina Todas las tablas.

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Mostrar y ordenar objetos en el panel de navegación

Puede seleccionar la forma en que se muestran los objetos de la base de datos en el panel de navegación. Por ejemplo, puede incluir las fechas de creación o modificación, o mostrar objetos como iconos o listas. De forma predeterminada, Access ordena los objetos en el panel de navegación por tipo de objeto en orden alfabético ascendente, pero también puede cambiar el orden para adaptarlo a sus necesidades. Para especificar la manera en que se muestran y ordenan los objetos, haga lo siguiente:

  • Haga clic con el botón secundario en la parte superior del panel de navegación para mostrar el menú contextual y, a continuación, realice cualquiera de las siguientes acciones:

    • Para cambiar la forma en que se muestran los objetos, seleccione Vista por y, a continuación, haga clic en Detalles, Icono o Lista.

    • Para ver todos los grupos de la base de datos, haga clic en Mostrar todos los grupos.

    • Para cambiar el criterio de ordenación del panel de navegación, seleccione Ordenar por y, después, seleccione una opción de ordenación.

    • Para ordenar manualmente y personalizar el orden de presentación, haga clic en Ordenar por y, a continuación, en Quitar ordenaciones automáticas.

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Buscar objetos en una base de datos en el panel de navegación

A medida que escribe texto en el cuadro Buscar, Access busca dentro de la categoría los grupos que contienen un objeto o acceso directo de objeto que coincida con el término de búsqueda. Todos los grupos que no contengan una coincidencia se contraen.

Nota: Access busca objetos solo en las categorías y los grupos que se muestran actualmente en el panel de navegación.

Sugerencia: Para buscar en toda la base de datos un objeto específico, seleccione una de las categorías predefinidas en el panel de navegación, como Tablas y vistas relacionadas o Tipo de objeto. Esto ayuda a asegurarse de que todos los grupos están visibles en el panel de navegación.

Usar el cuadro Buscar para buscar objetos o accesos directos de la base de datos

  1. Si el cuadro Buscar no está visible en la parte superior del panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Barra de búsqueda.

  2. Escriba una parte o el nombre completo del objeto o acceso directo en el cuadro Barra de búsqueda.

    Barra de búsqueda del panel de navegación

    A medida que escribe los caracteres, Access busca y elimina todos los títulos de grupo que no contengan coincidencias.

  3. Para realizar otra búsqueda, haga clic en Borrar cadena de búsqueda Botón de Borrar cadena de búsqueda o presione la tecla RETROCESO para eliminar los caracteres y, a continuación, escriba el nuevo texto que desea buscar.

    Nota: Cuando borre el contenido del cuadro Barra de búsqueda, el panel de navegación muestra nuevamente todos los objetos disponibles.

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Crear y modificar categorías y grupos en el panel de navegación personalizados

Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access.

Al crear una nueva base de datos sin usar una plantilla, de manera predeterminada, la base de datos contiene la categoría Personalizada, que muestra un grupo que contiene todos los objetos definidos en la base de datos. Puede cambiar el nombre de la categoría personalizada, crear más grupos personalizados en ella y asignar objetos a esos grupos. La opción de ordenación predeterminada para los grupos es Todas las tablas.

Al ver las categorías y los grupos personalizados desde el panel de navegación, siempre se ven los accesos directos a los objetos. Los accesos directos pueden identificarse mediante una pequeña flecha situada junto a la esquina inferior izquierda del icono del objeto.

Accesos directos en una vista por categorías personalizada

Al abrir un acceso directo, se abre su objeto de destino correspondiente. Sin embargo, si elimina un acceso directo, Access no elimina el objeto de la base de datos al que apunta el acceso directo. También puede ocultar y cambiar los nombres de los accesos directos sin cambiar los datos a los que los accesos directos apuntan en la base de datos.

Una forma de personalizar los objetos de una base de datos es crear categorías personalizadas. Por ejemplo, puede crear una categoría personalizada cuando desea crear un formulario con tipos específicos de botones o vínculos que puede usar para navegar por la base de datos. Cuando crea una categoría personalizada, se aplica únicamente a la base de datos actual. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a otras bases de datos. Para crear una categoría personalizada, cambie el nombre de la categoría Personalizada predeterminada que Access proporciona o cree una nueva categoría personalizada. Limitar el número de categorías y grupos personalizados en la base de datos facilita la ubicación de datos.

Nota: Aunque puede quitar los objetos de una categoría o un grupo personalizado, no puede quitar los objetos de una categoría o un grupo predefinido.

Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, use el cuadro de diálogo Opciones de navegación. El cuadro de diálogo muestra una lista de todas las categorías que se han definido en la base de datos y muestra los grupos de una categoría seleccionada.

Crear una categoría personalizada

Al crear una nueva categoría personalizada, se crean los grupos Objetos sin asignar y Grupo personalizado 1 para dicha categoría. De forma predeterminada, Access no coloca ningún objeto en el grupo Objetos sin asignar. En su lugar, todos los objetos de una categoría que no estén asignados a un grupo se muestran en el grupo Objetos sin asignar en el panel de navegación.

  1. Para crear una nueva categoría, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

  2. En Categorías, haga clic en Agregar elemento.

    Aparece una categoría nueva en Categorías, en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.

  3. Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR.

Cambiar el nombre de una categoría personalizada en el panel de navegación

Si hay una categoría personalizada que no se usa, puede cambiarle el nombre en lugar de agregar una nueva categoría personalizada.

  1. Para cambiar el nombre de una categoría personalizada, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

  2. En Categorías, haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de elemento.

  3. Escriba un nuevo nombre para la categoría y presione ENTRAR.

Después de crear o cambiar el nombre de una categoría personalizada, tiene que crear grupos personalizados en cada categoría personalizada.

Access crea automáticamente un grupo Grupo personalizado 1 y un grupo Objetos sin asignar en cada categoría nueva. Los objetos que no están asignados a grupos se colocan automáticamente en el grupo Objetos sin asignar. Puede crear un nuevo grupo personalizado o cambiar el nombre del grupo Grupo personalizado 1 por el nombre que elija.

Crear un grupo personalizado en el panel de navegación

  1. Para crear un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

  2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en Agregar grupo.

  3. Escriba un nombre para el nuevo grupo y presione ENTRAR.

Cambiar el nombre de un grupo personalizado en el panel de navegación

  1. Para cambiar el nombre de un grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

  2. En Grupos de nombre de categoría, haga clic en el grupo personalizado y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de grupo.

  3. Escriba un nuevo nombre del grupo y presione ENTRAR.

Después de haber creado un grupo personalizado en una categoría personalizada, agregue o mueva objetos, como tablas, en el grupo personalizado.

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Agregar objetos a un grupo personalizado en el panel de navegación

Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access.

Puede agregar objetos a un grupo personalizado de varias formas diferentes, como arrastrar un objeto para crear un acceso directo, copiar y pegar, e importar objetos desde orígenes externos. Sin embargo, si elige cortar un objeto de un grupo, tenga en cuenta que esto puede causar problemas. No se recomienda cortar un objeto porque una base de datos es un conjunto de componentes que funcionan juntos, y si se elimina un objeto de ese conjunto de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos.

  • Para agregar o mover objetos de la base de datos a un grupo personalizado, haga clic en la flecha desplegable de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado que creó.

  • En Objetos sin asignar, haga clic con el botón secundario en el objeto que desea agregar o mover.

  • Haga clic en Agregar al grupo en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el grupo personalizado al que desea agregar el objeto.

Copiar y pegar objetos

  • En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el objeto que desee copiar, y, a continuación, haga clic en Copiar.

  • Haga clic con el botón secundario en el grupo del panel de navegación donde quiera pegar el objeto y, después, haga clic en Pegar. También puede pegar el objeto en el panel de navegación de otra base de datos que esté abierta en Access.

Importar tablas desde otras bases de datos o datos de otros programas (como archivos de texto y libros de Microsoft Office Excel) es otra forma de agregar objetos a la base de datos. Para obtener más información sobre cómo importar datos externos, vea los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

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Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados en el panel de navegación

Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access.

Al ver objetos personalizados en el panel de navegación, en realidad está viendo los accesos directos a esos objetos. Un icono de objeto con una pequeña flecha ubicada junto a la esquina inferior izquierda indica que es un acceso directo o un puntero al propio objeto.

Accesos directos en una vista por categorías personalizada

Si quita o elimina un acceso directo del panel de navegación, no estará quitándolo de la base de datos, sino que solo está quitando el puntero hacia ese objeto. Cuando el acceso directo de un objeto se quita de un grupo personalizado en el panel de navegación, la referencia al objeto se quita del grupo personalizado y el objeto aparece en el grupo Objetos sin asignar del panel de navegación.

  • Para quitar un acceso directo, haga clic con el botón secundario en el objeto en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Quitar.

  • Para restaurar el acceso directo para el objeto, arrastre el objeto del grupo Objetos sin asignar del panel de navegación al grupo personalizado.

Importante: Aunque puede eliminar (es decir, quitar de forma permanente) los grupos personalizados y predefinidos, no se recomienda hacerlo porque puede causar problemas en la base de datos. Las bases de datos son grupos de componentes que funcionan juntos, y si se borra un objeto de ese grupo de componentes, puede dejar de funcionar parte o toda la funcionalidad de la base de datos.

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Ocultar objetos y grupos en el panel de navegación

Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access.

Ocultar un objeto o grupo puede ser una mejor opción que eliminarlo cuando el objeto o grupo no se usa o se desea restringir el acceso a él. Ocultar un objeto no cambia la base de datos, mientras que eliminar un objeto o grupo (aunque parezca ser un duplicado) puede hacer que la base de datos deje de funcionar completamente o en parte.

Para ocultar un objeto o grupo en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones:

  • Para ocultar un objeto, haga clic con el botón secundario en el objeto y, a continuación, haga clic en Ocultar en este grupo.

  • Para ocultar un grupo entero, haga clic con botón secundario en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar.

Para ocultar un objeto o grupo que aparece atenuado en el panel de navegación, realice una de las siguientes acciones:

  1. Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

  2. En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, desactive la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Mostrar objetos y grupos en el panel de navegación

Nota: Esta sección no es válida en una aplicación web de Access.

Para mostrar los objetos o grupos ocultos sin proporcionarles acceso, haga lo siguiente:

  • Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de navegación y, a continuación, haga clic en Opciones de navegación.

  • En el cuadro de dialogo Opciones de navegación, active la casilla Mostrar objetos ocultos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si los objetos y grupos ocultos aparecen atenuados en el panel de navegación, no están habilitados. Para que estén disponibles estos objetos o grupos atenuados desde el panel de navegación, haga lo siguiente:

  • Para habilitar un objeto, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar en este grupo.

  • Para mostrar un grupo, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Mostrar.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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