Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente sobre los mensajes entrantes o salientes que cumplen las condiciones especificadas en la misma. Las reglas pueden crearse a partir de plantillas, a partir de un mensaje o imponiendo condiciones propias.

¿Utiliza Outlook Web App? Vea Reglas de la bandeja de entrada para obtener información sobre cómo crear y administrar reglas que también funcionarán en el programa de escritorio de Outlook.

En este artículo

Cómo ayudan las reglas a administrar mensajes de correo electrónico

Crear una regla

Importar o exportar reglas

Ejecutar reglas manualmente

Reglas de servidor y de cliente

Aplicar reglas a otros elementos de Outlook

Reenviar mensajes fuera de su organización

Cómo ayudan las reglas a administrar mensajes de correo electrónico

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente sobre los mensajes entrantes y salientes que cumplen las condiciones especificadas en la misma. Puede elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas.

Existen dos categorías: de organización y de notificación. Las reglas solo operan sobre los mensajes que aún no se han leído.

Plantillas de regla en el Asistente para reglas

El Asistente para reglas incluye plantillas con las más utilizadas, entre ellas las siguientes

  • Mantenerse organizado    Estas reglas le ayudan a archivar y realizar seguimiento de los mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un remitente específico (por ejemplo, Bobby Moore) que incluyan la palabra "ventas" en Asunto separa su seguimiento, se como Ventas y se trasladen a una carpeta llamada Ventas de Bobby.

  • Mantenerse actualizado    Estas reglas le envían alguna clase de notificación cuando recibe un mensaje en particular. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su dispositivo móvil cuando reciba un mensaje de un familiar.

  • Iniciar desde una regla en blanco    Estas son reglas creadas sin la ayuda de una plantilla y es posible personalizarlas por completo.

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Crear una regla

Outlook incluye plantillas de reglas para situaciones comunes. Puede usar estas plantillas o diseñar sus propias reglas personalizadas.

Usar las plantillas de reglas de Outlook

  1. Haga clic en la ficha Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

  4. En el Paso 1:seleccionar una plantilla, elija la plantilla de las colecciones Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado que quiera.

  5. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado. Por ejemplo, si hace clic en el personas o grupo público, se abre la libreta de direcciones.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. En el Paso 1:seleccionar condición, elija las condiciones que quiere que cumplan los mensajes para que se les aplique la regla.

  8. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición agregada y especifique su valor.

  9. Haga clic en Siguiente.

  10. En el Paso 1:seleccionar acción, elija la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  11. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción agregada y especifique su valor.

  12. Haga clic en Siguiente.

  13. En el Paso 1:seleccionar excepción, elija cualesquiera excepciones a la regla y haga clic en Siguiente.

  14. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especifique su valor.

  15. Haga clic en Siguiente.

  16. En el Paso 1:especifique un nombre para esta regla, introduzca un nombre.

  17. En el Paso 2:configure las opciones de regla, seleccione las casillas de verificación de las opciones que quiera.

    • Si quiere ejecutar esta regla en mensajes que ya están en la bandeja de entrada, elija la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Bandeja de entrada".

    • De forma predeterminada, la nueva regla queda activada. Para desactivarla, desmarque la casilla de verificación Activar esta regla.

    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, marque la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.

  18. Haga clic en Finalizar.

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Diseñar una regla personalizada

  1. Haga clic en la ficha Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

  4. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar mensajes al llegar o en Comprobar mensajes tras enviar.

  5. Haga clic en Siguiente.

  6. En el Paso 1:seleccionar condición, elija las condiciones que quiere que cumplan los mensajes para que se les aplique la regla.

  7. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición agregada y especifique su valor.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. En el Paso 1:seleccionar acción, elija la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  10. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción agregada y especifique su valor.

  11. Haga clic en Siguiente.

  12. En el Paso 1:seleccionar excepción, elija cualesquiera excepciones a la regla y haga clic en Siguiente.

  13. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especifique su valor.

  14. Haga clic en Siguiente.

  15. En el Paso 1:especifique un nombre para esta regla, introduzca un nombre.

  16. En el Paso 2:configure las opciones de regla, seleccione las casillas de verificación de las opciones que quiera.

    • Si quiere ejecutar esta regla en mensajes que ya están en la bandeja de entrada, elija la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Bandeja de entrada".

    • De forma predeterminada, la nueva regla queda activada. Para desactivarla, desmarque la casilla de verificación Activar esta regla.

    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, marque la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.

  17. Haga clic en Finalizar.

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Crear una regla basada en los remitentes o destinatarios de un mensaje

Es posible crear rápidamente una regla a partir de cualquier mensaje. La ventaja de este método es que se le sugerirán reglas según el remitente o los destinatarios del mensaje. Por ejemplo, una de las reglas sugeridas traslada todos los mensajes del remitente a una carpeta de su elección.

  1. Haga clic en el mensaje a partir del cual quiere crear una regla y, en el grupo Mover de la ficha Inicio, haga clic en Reglas.

    Las reglas sugeridas dependen del remitente y los destinatarios del mensaje.

  2. Siga uno de estos pasos:

    • Haga clic en una de las reglas sugeridas, haga clic en una carpeta de destino y después haga clic en Aceptar.

    • Si quiere más opciones de reglas basadas en el remitente, los destinatarios o el asunto de un mensaje, haga clic en Crear regla.

Si elige Crear regla en el paso 2, aparece el cuadro de texto Crear regla. Siga con los pasos siguientes.

  1. En Al recibir correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas, elija las casillas de verificación de las condiciones que quiera.

  2. En Hacer lo siguiente, elija la casilla de la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  3. Seleccione la casilla Mover el elemento a la carpeta.

  4. Haga clic en una carpeta existente o en Nueva para crear una carpeta donde almacenar los mensajes.

    Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haga clic en Opciones avanzadas y siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas. Se trata del mismo asistente que aparece al hacer clic en Administrar reglas y alertas en la vista Backstage (haciendo clic en la ficha Archivo). Vea Diseñar una regla personalizada para obtener más información.

  5. Haga clic en Aceptar.

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Importar o exportar reglas

Vea Importar o exportar un conjunto de reglas para aprender cómo importar o exportar reglas, de modo que otros puedan usarlas.

Ejecutar reglas manualmente

Si quiere ejecutar manualmente una o más reglas, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la ficha Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. Haga clic en Ejecutar reglas ahora.

  4. En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desea ejecutar, marque las casillas de verificación de las reglas que quiera ejecutar.

  5. Si en el cuadro Ejecutar en la carpeta quiere seleccionar una carpeta distinta, haga clic en Examinar, haga clic en la carpeta y después haga clic en Aceptar.

    Seleccione la casilla de verificación Incluir subcarpetas para incluir todas las carpetas bajo aquella indicada en el paso 5.

  6. En la lista Aplicar reglas a, la opción predeterminada son todos los mensajes. Puede establecer que sean los mensajes leídos o sin leer.

  7. Haga clic en Ejecutar ahora.

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Reglas de servidor y de cliente

Hay dos tipos de reglas en Outlook: de servidor y de cliente.

  • Reglas de servidor    Si utiliza una cuenta Microsoft Exchange Server, algunas de las reglas que cree son reglas de servidor. Estas se aplican al correo del servidor de correo Exchange, aunque Outlook no se esté ejecutando en su equipo. Las reglas de servidor deben aplicarse a los mensajes cuando llegan a su bandeja de entrada y deben poder ejecutarse hasta completarse en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje se imprima no puede ejecutarse hasta que se complete en el servidor. Si una regla no puede aplicarse en el servidor, se aplica al iniciar Outlook y se convierte en una regla solo de cliente.

  • Reglas de cliente    Las reglas de cliente solo se ejecutan en su equipo. Son reglas que no pueden ejecutarse hasta completarse en el servidor, como especificar que se impriman determinados mensajes. Las reglas de cliente solo pueden ejecutarse cuando Outlook está abierto.

Si su lista de reglas las contiene de ambos tipos, primero se aplican las de servidor y después las de cliente.

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Aplicar reglas a otros elementos de Outlook

Recibos de entrega, respuestas de votación y respuestas automáticas

Al aplicar las reglas, los recibos de entrega, respuestas de votación y respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve los elementos con la palabra "reunión" en el asunto a una carpeta específica también mueve todos los recibos de entrega, respuestas de votación y respuestas automáticas con la palabra "reunión" en el asunto.

Nota   Cuando una regla mueve respuestas de votación de la Bandeja de entrada a otra carpeta, el seguimiento de la votación se ve afectado. La información de seguimiento no incluye las respuestas (mensajes enviados con un botón de votación) movidas por una regla. Mover o eliminar manualmente una respuesta no afecta al seguimiento.

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Solicitudes de reunión, solicitudes de tarea y documentos

Al aplicar las reglas, las solicitudes de reunión, solicitudes de tarea y documentos son tratados como mensajes. Por ejemplo, Si crea una regla que mueve elementos con la palabra "reunión" en el campo Asunto a una carpeta específica, cualquier solicitud de tarea o reunión que satisfaga la condición se mueve también. Sin embargo, debe conocer las siguientes limitaciones cuando cree reglas que afecten a esta clase de elementos:

  • Un elemento movido a una carpeta que no es de correo podría no funcionar como cabe esperar. Por ejemplo, si mueve un mensaje a la carpeta Calendario, no se creará una nueva cita.

  • Si una respuesta de reunión o tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados mediante una regla, el elemento original no tiene en cuenta la respuesta.

  • Si una solicitud de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.

  • Las reglas que afectan a los mensajes enviados no se aplican a las solicitudes de tarea o reunión.

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Grupos de contactos

Una regla que incluye un grupo de contactos puede comportarse de distintas maneras, dependiendo de cómo se haya creado.

  • Carpeta Mover mensajes enviados a un grupo de contactos     Esta regla solo está disponible si utiliza una cuenta Exchange Server. Solo los mensajes enviados al grupo de contactos se mueven a la carpeta indicada. Los mensajes de miembros del grupo de contactos no se mueven a la carpeta indicada.

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Reenviar mensajes fuera de su organización

Si usa una cuenta Microsoft Exchange Server 2010, de forma predeterminada no puede emplear reglas para reenviar mensajes a direcciones de correo ajenas a su organización. Esta configuración previene la revelación de información confidencial y privada de la organización. Este comportamiento solo puede cambiarlo un administrador de Exchange.

Para obtener más información, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange Server a la que se conecta mi cuenta.

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Se aplica a: Outlook 2010



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