Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas

Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas

Una regla es una acción que Outlook para Windows ejecuta automáticamente en los mensajes entrantes y salientes. Se elige lo que activa la regla, así como las acciones que esta realiza. Por ejemplo, puede crear una regla para mover todos los mensajes de su jefe a una carpeta o para eliminar todos los mensajes con "Buy now!" en el asunto.

Cómo le ayudan las reglas a administrar mensajes de correo electrónico

Mediante las reglas, puede reducir el número de acciones manuales y repetitivas que necesita para administrar los mensajes de correo electrónico. Al activar las reglas, estas se ejecutan continua y automáticamente.

Generalmente, las reglas se dividen en dos categorías: organización o notificación. Puede usar el Asistente para reglas para ayudarle a diseñar reglas para administrar los mensajes.

El Asistente para reglas incluye plantillas para las reglas usadas con más frecuencia.

Asistente para reglas de Outlook

  • Tenerlo todo organizado   
    Estas reglas le ayudan no solo a archivar los mensajes, sino también a hacer un seguimiento de los mensajes. Puede crear una regla para los mensajes de un remitente específico. Así que puede establecer una regla, por ejemplo, para que los mensajes recibidos de Naiara Padilla con la palabra "ventas" en el cuadro Asunto se marquen para su seguimiento, se clasifiquen como Ventas y se muevan a una carpeta denominada Ventas de Naiara.

  • Mantenerse al día   
    Estas reglas le notificarán la recepción de un determinado mensaje, según las selecciones que haga. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente un mensaje a un dispositivo móvil cuando reciba un mensaje de un miembro de su familia.

  • Iniciar desde una regla en blanco   
     Se trata de reglas que puede crear y personalizar sin la ayuda de una plantilla de regla.


Paso 1: Elija una Outlook plantilla de reglas

  1. Elija Reglas > Administrar reglas y alertas desde la cinta de opciones o elija la pestaña Archivo y, después, elija Administrar reglas y alertas.

  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la ficha Reglas de correo electrónico, elija Nueva regla.

  3. En el Asistente para reglas, en el paso 1: Seleccione una plantilla, seleccione una de las plantillas predeterminadas en Mantenerse organizado, Mantenerse actualizado o Iniciar desde una regla en blanco.


Paso 2: Editar la descripción de la regla

Cada una de las plantillas de regla que ha elegido en el paso 1 tiene opciones ligeramente diferentes en el paso 2. Cuando las opciones requieren que realice una elección, por ejemplo especificar un remitente o elegir una carpeta, la opción aparecerá subrayada. Para este ejemplo, hemos elegido una de las reglas más comunes, para mover mensajes de alguien a una carpeta.

  1. Elija personas o grupo público en el cuadro de editar descripción para mostrar la libreta de direcciones. Elija un nombre de su libreta de direcciones o escriba la dirección de la persona en el cuadro De y luego elija Aceptar.

  2. Elija especificada para mostrar una lista de carpetas. Puede elegir una carpeta existente o elija Nuevo para crear una nueva carpeta. Cuando haya seleccionado la carpeta apropiada, elija Aceptar.

Si quiere explorar las opciones avanzadas para la regla, elija Siguiente y, después, vaya a Opciones avanzadas de la regla, a continuación. En caso contrario, elija Finalizar. Esto le devuelve a la ventana Reglas y alertas. Desde aquí, puede crear otra regla, o elegir Aceptar para guardar los cambios.

 

• Mover mensajes de alguien a una carpeta

  1. Elija el vínculo personas o carpeta pública.

  2. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro Buscar, escriba un nombre.

      o bien

    • En la lista Libreta de direcciones, elija un origen.

  3. Cuando se muestre la selección en el cuadro De, elija Aceptar.

  4. Elija el vínculo carpeta especificada y, en el cuadro de diálogo Reglas y alertas, elija una carpeta y luego elija Aceptar.

  5. Elija Siguiente y vaya al paso 3: Establecer condiciones para una regla.

 

• Mover mensajes con determinadas palabras en el asunto a una carpeta

  1. Elija las palabras específicas el vínculo de asunto.

  2. En el cuadro de diálogo Buscar texto, en el cuadro Especificar las palabras o frases que quiere buscar en el asunto, escriba una palabra o frase para buscar.

  3. Elija Agregar para agregar la entrada al panel Lista de búsqueda y elija Aceptar.

  4. Elija el vínculo carpeta especificada y, en el cuadro de diálogo Reglas y alertas, elija una carpeta y luego elija Aceptar.

  5. Elija Siguiente y vaya al paso 3: Establecer condiciones para una regla.

 

• Mover a una carpeta los mensajes enviados a un grupo público

  1. Elija el vínculo personas o carpeta pública.

  2. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro Buscar, escriba un nombre.

      o bien

    • En la lista Libreta de direcciones, elija un origen.

  3. Cuando se muestre la selección en el cuadro Para, elija Aceptar.

  4. Elija el vínculo carpeta especificada y, en el cuadro de diálogo Reglas y alertas, elija una carpeta y luego elija Aceptar.

  5. Elija Siguiente y vaya al paso 3: Establecer condiciones para una regla.

 

• Marcar los mensajes de alguien para su seguimiento

  1. Elija el vínculo personas o carpeta pública.

  2. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro Buscar, escriba un nombre.

      o bien

    • En la lista Libreta de direcciones, elija un origen.

  3. Cuando se muestre la selección en el cuadro De, elija Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Marcar mensaje, en el cuadro Marcar para, acepte la configuración predeterminada de Seguimiento, o seleccione otro elemento de la lista.

  5. En el cuadro Para, acepte la configuración predeterminada de Hoy o seleccione otro elemento de la lista.

  6. Elija Aceptar > Siguiente y, después, vaya al paso 3: Establecer condiciones para una regla.

 

• Mover los elementos RSS de una fuente RSS específica a una carpeta

Nota: Para usar esta opción, debe suscribirse a una fuente RSS. Al elegir esta opción, hay un aviso para continuar. Si elige No, no puede continuar, pero si elige , puede hacerlo.

Plantilla mantenerse al día

 

• Mostrar correo de alguien en la ventana de alerta de nuevo elemento

  1. Elija el vínculo personas o carpeta pública.

  2. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro Buscar, escriba un nombre.

      o bien

    • En la lista Libreta de direcciones, elija un origen.

  3. Cuando se muestre la selección en el cuadro De, elija Aceptar.

  4. Elija el mensaje específico en el vínculo de la ventana de alerta de nuevo elemento.

  5. En el cuadro de diálogo Mensaje de alerta, en el cuadro Especificar un mensaje de alerta, escriba un mensaje y luego elija Aceptar.

  6. Elija Siguiente y, después, vaya al paso 3: Establecer condiciones para una regla.

 

• Reproducir un sonido cuando recibo mensajes de alguien

  1. Elija el vínculo personas o carpeta pública.

  2. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro Buscar, escriba un nombre.

      o bien

    • En la lista Libreta de direcciones, elija un origen.

  3. Cuando se muestre la selección en el cuadro De, elija Aceptar.

  4. Elija el vínculo reproducir un sonido y, en la ventana Seleccione qué sonido reproducir, seleccione un archivo (por ejemplo, un archivo .wav) y luego elija Abrir.

  5. Elija Siguiente y, después, vaya al paso 3: Establecer condiciones para una regla.

 

• Enviar una alerta a mi dispositivo móvil cuando reciba mensajes de alguien

  1. Elija el vínculo personas o carpeta pública.

  2. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro Buscar, escriba un nombre.

      o bien

    • En la lista Libreta de direcciones, elija un origen.

  3. Cuando se muestre la selección en el cuadro De, elija Aceptar.

  4. Elija el vínculo reenviarlo a personas o grupo público.

  5. En el cuadro de diálogo Dirección de la regla, siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro Buscar, escriba un nombre.

      o bien

    • En la lista Libreta de direcciones, elija un origen.

  6. Cuando se muestre la selección en el cuadro Para, elija Aceptar.

  7. Elija Siguiente y, después, vaya al paso 3: Establecer condiciones para una regla.

Iniciar desde una plantilla de regla en blanco

  1. Elija una de las opciones siguientes:

    • Aplicar regla a los mensajes que recibo

      o bien

    • Aplicar regla en los mensajes que envío

  2. Elija Siguiente y, después, vaya al paso 3: Establecer condiciones para una regla.


Paso 3: Establecer condiciones para una regla

Ahora tiene la posibilidad de agregar condiciones a las opciones que eligió en el paso 2: Editar la descripción de la regla. En función de las condiciones que seleccione, las opciones disponibles para editar la descripción de la regla variarán.

Establecer las condiciones que determinan cuándo aplicar las reglas de la opción seleccionada en la plantilla Mantenerse actualizado o Mantenerse al día tras iniciar el Asistente para reglas

  1. En Paso 1: seleccionar condiciones, seleccione la casilla de la condición que quiere agregar.

    Nota: Puede seleccionar varias casillas.

  2. En el Paso 2: Editar la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), elija un vínculo, complete las acciones necesarias y, cuando haya terminado, elija Aceptar.

  3. Seleccione el vínculo siguiente, complete las acciones necesarias y cuando haya terminado, elija Aceptar.

  4. Si hay otro vínculo disponible, selecciónelo, complete las acciones necesarias y, cuando haya terminado, elija Aceptar.

  5. Elija Finalizar cuando haya terminado.

  1. En la pestaña Archivo, elija Administrar reglas y alertas.

  2. En el cuadro Reglas y alertas de la pestaña Reglas de correo electrónico, elija Nueva regla.

  3. En Iniciar desde una regla en blanco, elija Aplicar regla al mensaje que reciba o Aplicar regla al mensaje que envíe.

  4. Elija Siguiente y luego siga el siguiente procedimiento:

    • En Paso 1: seleccionar condiciones, seleccione las condiciones (criterios) que quiere que cumpla el mensaje para que se aplique la regla.

      y

    • En el Paso 2:editar una configuración de regla, elija un valor subrayado para cualquier condición agregada y especifique su valor.

  5. Elija Siguiente y luego siga el siguiente procedimiento:

    • En el Paso 1: seleccionar acción, elija la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

      y

    • En el Paso 2: editar una descripción de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción agregada y especifique su valor.

  6. Elija Siguiente y luego siga el siguiente procedimiento:

    • En el Paso 1:seleccionar excepciones, elija cualesquiera excepciones a la regla y seleccione Siguiente.

      y

    • En el Paso 2:editar una configuración de regla, elija un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especifique su valor.

  7. Elija Siguiente y siga el siguiente procedimiento:

    • En el Paso 1: especificar un nombre para esta regla, escriba un nombre.

      y

    • En el Paso 2:configure las opciones de regla, seleccione las casillas de verificación de las opciones que quiera.

      Sugerencias: 

      • Para ejecutar la regla en mensajes que ya están en la bandeja de entrada, elija la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Bandeja de entrada”.

      • Para desactivar la regla que está activada de forma automática, desmarque la casilla Activar esta regla.

      • Para aplicar la regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, active la casilla Crear esta regla en todas las cuentas.

  8. Elija Finalizar.

Puede crear una regla rápidamente a partir de cualquier mensaje. La ventaja de este método es que las reglas sugeridas se basan en el remitente o el destinatario del mensaje. Por ejemplo, cuando empieza con un mensaje, una regla sugerida mueve todos los mensajes del remitente a la carpeta que usted elija.

  1. En la bandeja de entrada, elija el mensaje a partir del cual quiere crear una regla y, en el grupo Mover de la ficha Inicio, haga clic en Reglas.

    Nota: En la lista de reglas se mostrarán reglas sugeridas según el remitente y el destinatario del mensaje.

  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Elija una regla sugerida, elija una carpeta de destino y, después, elija Aceptar para completar la asignación de una regla.

      o bien

    • Elija Crear regla y vaya al paso siguiente.

  3. En el cuadro de diálogo Crear regla, en Al recibir correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas, seleccione ninguna, una o varias de las casillas disponibles.

  4. En Hacer lo siguiente, elija la casilla de la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones (criterios) especificadas.

  5. Seleccione la casilla Mover la carpeta del elemento.

  6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Elija Seleccionar carpeta y elija una carpeta existente.

      o bien

    • Elija Nuevo para crear una carpeta.

    Notas: 

    • Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, elija Opciones avanzadas y luego siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas.

    • Para más información, vea Diseñar una regla personalizada.

  7. Elija Aceptar.

  8. En el cuadro de notificaciones, siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Elija Aceptar.

      o bien

    • Seleccione la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya están en la carpeta actual y, después, elija Aceptar.

Vea Importar o exportar un conjunto de reglas para aprender a importar o exportar reglas de modo que otros usuarios puedan utilizarlas.

Puede eliminar una regla cuando ya no la necesite.

  1. En la pestaña Archivo, elija Administrar reglas y alertas.

  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la pestaña Reglas de correo electrónico, elija la regla que quiera eliminar.

  3. Elija Eliminar Icono Eliminar > Aceptar.

Puede ejecutar manualmente una o más reglas.

  1. En la pestaña Archivo, elija Administrar reglas y alertasy, en la pestaña Reglas de correo electrónico, elija Ejecutar reglas ahora.

  2. En el cuadro Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que quiere ejecutar, marque las casillas de las reglas que quiera ejecutar.

  3. En el cuadro Ejecutar en la carpeta, si quiere seleccionar otra carpeta, elija Examinar, luego la carpeta y, por último, Aceptar.

    Active la casilla Incluir subcarpetas para incluir todas las carpetas contenidas en la carpeta que seleccionó en el paso 3.

  4. En la lista Aplicar reglas a, acepte la configuración predeterminada de todos los mensajes o cámbiela a mensajes leídos o no leídos.

  5. Elija Ejecutar ahora.

Existen dos tipos de reglas en Outlook: reglas basadas en servidor y reglas solo de cliente.

  • Reglas basadas en servidor   
    Cuando usa una cuenta de Microsoft Exchange Server, algunas de las reglas están basadas en el servidor. Estas reglas se ejecutan en el buzón del servidor de correo de Exchange aunque no se esté trabajando en Outlook.

    Las reglas basadas en servidores se aplican a los mensajes apenas estos llegan a la Bandeja de entrada y deben poder ejecutarse hasta que se hayan completado en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje debe imprimirse no puede ejecutarse hasta que se haya finalizado en el servidor. Si no se puede aplicar una regla en el servidor, se aplica al iniciar Outlook y después se convierte en una regla solo de cliente.

  • Reglas solo de cliente   
    Las reglas solo de cliente son reglas que se ejecutan solo en su PC. Se trata de reglas que se ejecutan en Outlook en lugar de en el servidor de Exchange. Las reglas solo de cliente se pueden ejecutar únicamente cuando Outlook se esté ejecutando.

Sugerencia: Si su lista de reglas contiene ambos tipos de reglas, primero se aplicarán aquellas reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas de solo cliente.

Confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas

Cuando se aplican reglas, las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve a una carpeta determinada los mensajes que contienen la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, también mueve todas las confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas a esa misma carpeta.

Nota: Cuando una regla mueve respuestas de voto de la Bandeja de entrada a otra carpeta, el seguimiento de los votos se ve afectado. Cuando se abre un mensaje enviado que incluía un botón de voto, la información de seguimiento no incluirá un registro de las respuestas que haya movido una regla. Mover o eliminar una respuesta manualmente no afecta al seguimiento.

Convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos

Las convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos se consideran mensajes. Si crea una regla que mueve un elemento a una carpeta específica según si se cumplen (coinciden) determinadas condiciones (criterios), entonces también se moverá cualquier solicitud de reunión y de tarea que coincidan con estas condiciones. Pero tenga en cuenta las siguientes limitaciones al crear reglas que afecten a estos tipos de elementos:

  • Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que el elemento no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si mueve un mensaje a la carpeta Calendario, no se crea una cita nueva.

  • Si una respuesta de reunión o tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados aplicando una regla, el elemento original no hará un seguimiento de la respuesta.

  • Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.

  • Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican ni a las solicitudes de tareas ni a las convocatorias de reunión.

Grupos de contacto

Una regla que incluye un grupo de contactos puede comportarse de forma diferente que otras reglas, dependiendo de cómo se creó la regla.

  • Mover a una carpeta los mensajes enviados a un grupo público   
    Esta regla solo está disponible si usa una cuenta de Exchange Server. Solo se mueven a la carpeta especificada los mensajes que se envían al grupo de contactos. Los mensajes de las personas que pertenecen a un grupo de contactos no se mueven a la carpeta especificada.

Las cuentas de Exchange Server (a partir de Exchange Server 2010) pueden usar reglas para reenviar mensajes a direcciones de correo electrónico fuera de su organización. Pero un administrador de Exchange puede impedir reenvío automático de mensajes a las personas de dominios específicos.

Para obtener más información, consulte Averiguar la versión de Microsoft Exchange Server a la que se conecta la cuenta.

Ventajas del uso de reglas para administrar mensajes de correo

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente sobre los mensajes entrantes y salientes que cumplen las condiciones especificadas en la misma. Puede elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas.

Existen dos categorías: de organización y de notificación. Las reglas solo operan sobre los mensajes que aún no se han leído.

Plantillas de regla en el Asistente para reglas

El Asistente para reglas incluye plantillas con las más utilizadas, entre ellas las siguientes

  • Mantenerse organizado    Estas reglas le ayudan a archivar y realizar seguimiento de los mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un remitente específico (por ejemplo, Bobby Moore) que incluyan la palabra "ventas" en Asunto separa su seguimiento, se como Ventas y se trasladen a una carpeta llamada Ventas de Bobby.

  • Mantenerse actualizado    Estas reglas le envían alguna clase de notificación cuando recibe un mensaje en particular. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su dispositivo móvil cuando reciba un mensaje de un familiar.

  • Iniciar desde una regla en blanco    Estas son reglas creadas sin la ayuda de una plantilla y es posible personalizarlas por completo.

Crear una regla

Outlook incluye plantillas de reglas para situaciones comunes. Puede usar estas plantillas o diseñar sus propias reglas personalizadas.

Usar las plantillas de reglas de Outlook

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

  4. En el Paso 1: seleccionar una plantilla, elija la plantilla de las colecciones Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado que quiera.

  5. En el Paso 2: editar una descripción de regla, haga clic en un valor subrayado. Por ejemplo, si hace clic en el vínculo personas o grupo público, se abre la libreta de direcciones.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. En el Paso 1: seleccionar condición, elija las condiciones que quiere que cumplan los mensajes para que se les aplique la regla.

  8. En el Paso 2: editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición agregada y especifique su valor.

  9. Haga clic en Siguiente.

  10. En el Paso 1: seleccionar acción, elija la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  11. En el Paso 2: editar una descripción de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción agregada y especifique su valor.

  12. Haga clic en Siguiente.

  13. En el Paso 1: seleccionar excepción, elija cualesquiera excepciones a la regla y haga clic en Siguiente.

  14. En el Paso 2: editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especifique su valor.

  15. Haga clic en Siguiente.

  16. En el Paso 1: especifique un nombre para esta regla, introduzca un nombre.

  17. En el Paso 2: configure las opciones de regla, seleccione las casillas de verificación de las opciones que quiera.

    • Si quiere ejecutar esta regla en mensajes que ya están en la bandeja de entrada, elija la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Bandeja de entrada".

    • De forma predeterminada, la nueva regla queda activada. Para desactivarla, desmarque la casilla de verificación Activar esta regla.

    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, marque la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.

  18. Haga clic en Finalizar.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

  4. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar mensajes al llegar o en Comprobar mensajes tras enviar.

  5. Haga clic en Siguiente.

  6. En el Paso 1: seleccionar condición, elija las condiciones que quiere que cumplan los mensajes para que se les aplique la regla.

  7. En el Paso 2: editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición agregada y especifique su valor.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. En el Paso 1: seleccionar acción, elija la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  10. En el Paso 2: editar una descripción de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción agregada y especifique su valor.

  11. Haga clic en Siguiente.

  12. En el Paso 1: seleccionar excepción, elija cualesquiera excepciones a la regla y haga clic en Siguiente.

  13. En el Paso 2: editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especifique su valor.

  14. Haga clic en Siguiente.

  15. En el Paso 1: especifique un nombre para esta regla, introduzca un nombre.

  16. En el Paso 2: configure las opciones de regla, seleccione las casillas de verificación de las opciones que quiera.

    • Si quiere ejecutar esta regla en mensajes que ya están en la bandeja de entrada, elija la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Bandeja de entrada".

    • De forma predeterminada, la nueva regla queda activada. Para desactivarla, desmarque la casilla de verificación Activar esta regla.

    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, marque la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.

  17. Haga clic en Finalizar.

Es posible crear rápidamente una regla a partir de cualquier mensaje. La ventaja de este método es que se le sugerirán reglas según el remitente o los destinatarios del mensaje. Por ejemplo, una de las reglas sugeridas traslada todos los mensajes del remitente a una carpeta de su elección.

  1. Haga clic en el mensaje a partir del cual quiere crear una regla y, en el grupo Mover de la ficha Inicio, haga clic en Reglas.

    Las reglas sugeridas dependen del remitente y los destinatarios del mensaje.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en una de las reglas sugeridas, haga clic en una carpeta de destino y después haga clic en Aceptar.

    • Si quiere más opciones de reglas basadas en el remitente, los destinatarios o el asunto de un mensaje, haga clic en Crear regla.

Si elige Crear regla en el paso 2, aparece el cuadro de texto Crear regla. Siga con los pasos siguientes.

  1. En Al recibir correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas, elija las casillas de verificación de las condiciones que quiera.

  2. En Hacer lo siguiente, elija la casilla de la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  3. Seleccione la casilla Mover el elemento a la carpeta.

  4. Haga clic en una carpeta existente o en Nueva para crear una carpeta donde almacenar los mensajes.

    Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haga clic en Opciones avanzadas y siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas. Se trata del mismo asistente que aparece al hacer clic en Administrar reglas y alertas en la vista Backstage (haciendo clic en la ficha Archivo). Vea Diseñar una regla personalizada para obtener más información.

  5. Haga clic en Aceptar.

Vea Importar o exportar un conjunto de reglas para aprender a importar o exportar reglas de modo que otros usuarios puedan utilizarlas.

Si desea ejecutar manualmente una o más reglas, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. Haga clic en Ejecutar reglas ahora.

  4. En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desea ejecutar, marque las casillas de verificación de las reglas que quiera ejecutar.

  5. En el cuadro Ejecutar en la carpeta, si desea seleccionar otra carpeta, haga clic en Examinar, luego en la carpeta y, por último, en Aceptar.

    Active la casilla Incluir subcarpetas para incluir todas las carpetas contenidas en la carpeta especificada en el paso 5.

  6. En la lista Aplicar reglas a, está establecido de forma predeterminada que las reglas se apliquen a todos los mensajes. Puede cambiar esto para que se apliquen solo a los mensajes leídos o no leídos.

  7. Haga clic en Ejecutar ahora.

Hay dos tipos de reglas en Outlook: de servidor y de cliente.

  • Reglas de servidor    Si utiliza una cuenta Microsoft Exchange Server, algunas de las reglas que cree son reglas de servidor. Estas se aplican al correo del servidor de correo Exchange, aunque Outlook no se esté ejecutando en su equipo. Las reglas de servidor deben aplicarse a los mensajes cuando llegan a su bandeja de entrada y deben poder ejecutarse hasta completarse en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje se imprima no puede ejecutarse hasta que se complete en el servidor. Si una regla no puede aplicarse en el servidor, se aplica al iniciar Outlook y se convierte en una regla solo de cliente.

  • Reglas de cliente    Las reglas de cliente solo se ejecutan en su equipo. Son reglas que no pueden ejecutarse hasta completarse en el servidor, como especificar que se impriman determinados mensajes. Las reglas de cliente solo pueden ejecutarse cuando Outlook está abierto.

Si su lista de reglas las contiene de ambos tipos, primero se aplican las de servidor y después las de cliente.

Aplicar reglas a otros elementos de Outlook

Cuando se aplican reglas, las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve a una carpeta determinada los elementos que contienen la palabra "reunión" en el asunto, también mueve todas las confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas que contienen esta palabra en el asunto.

Nota:  Cuando una regla mueve respuestas de votación de la Bandeja de entrada a otra carpeta, el seguimiento de la votación se ve afectado. La información de seguimiento no incluye las respuestas (mensajes enviados con un botón de votación) movidas por una regla. Mover o eliminar manualmente una respuesta no afecta al seguimiento.

Al aplicar las reglas, las solicitudes de reunión, solicitudes de tarea y documentos son tratados como mensajes. Por ejemplo, Si crea una regla que mueve elementos con la palabra "reunión" en el campo Asunto a una carpeta específica, cualquier solicitud de tarea o reunión que satisfaga la condición se mueve también. Sin embargo, debe conocer las siguientes limitaciones cuando cree reglas que afecten a esta clase de elementos:

  • Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si mueve un mensaje a la carpeta Calendario, no se crea una cita nueva.

  • Si una respuesta de reunión o tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados mediante una regla, el elemento original no tiene en cuenta la respuesta.

  • Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.

  • Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican ni a las solicitudes de tareas ni a las convocatorias de reunión.

Grupos de contacto

Una regla que incluye un grupo de contactos puede comportarse de manera distinta dependiendo de cómo se creó la regla.

  • Carpeta Mover mensajes enviados a un grupo de contactos     Esta regla solo está disponible si utiliza una cuenta Exchange Server. Solo los mensajes enviados al grupo de contactos se mueven a la carpeta indicada. Los mensajes de miembros del grupo de contactos no se mueven a la carpeta indicada.

Si usa una cuenta Microsoft Exchange Server 2010, de forma predeterminada no puede emplear reglas para reenviar mensajes a direcciones de correo ajenas a su organización. Esta configuración previene la revelación de información confidencial y privada de la organización. Este comportamiento solo puede cambiarlo un administrador de Exchange.

Para obtener más información, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange Server a la que se conecta mi cuenta.

Ventajas del uso de reglas para administrar mensajes de correo

Una regla es una acción que se Microsoft Outlook realiza automáticamente en los mensajes entrantes y salientes que cumplen las condiciones especificadas en la misma. Puede elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas y alertas. Las reglas no funcionan en los mensajes que se han leído, únicamente en los que no se han leído.

Las reglas se dividen en dos categorías generales: organización o notificación. El Asistente para reglas y alertas contiene plantillas para la mayoría de las reglas de uso habitual.

  • Mantenerse organizado    Se trata de reglas que le ayudan a archivar y realizar el seguimiento de los mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un remitente específico (por ejemplo, Alberto Mesa) que incluyan la palabra "ventas" en la línea Asunto se marquen para su seguimiento, clasificados como Ventas, y se trasladen a una carpeta llamada Ventas de Alberto.

  • Mantenerse actualizado    Se trata de reglas que le envían alguna clase de notificación cuando recibe un mensaje en particular. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su teléfono móvil cuando reciba un mensaje de un familiar.

  • Iniciar desde una regla en blanco    Se trata de reglas que se crean desde cero.

    Plantillas de regla
    Ilustración 1: El Asistente para reglas y alertas contiene varias reglas predefinidas, denominadas plantillas.

Excepciones

Puede agregar excepciones a las reglas para circunstancias especiales, como cuando un mensaje está marcado para una acción de seguimiento o con importancia alta. Una regla no se aplica a un mensaje si se cumple al menos una de las excepciones especificadas.

  1. En Panel de navegación, haga clic en Correo.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

  3. Si tiene más de una cuenta de correo, en Aplicar los cambios a esta lista de carpetas, seleccione la Bandeja de entrada que quiera.

  4. Haga clic en Nueva regla.

  5. En el Paso 1: seleccionar una plantilla, elija la plantilla de las colecciones Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado que quiera.

  6. En el paso 2: Editar la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado. Por ejemplo, si hace clic en el vínculo personas o listas de distribución, se abre la libreta de direcciones.

  7. En el Paso 1: seleccionar condición, elija las condiciones que quiere que cumplan los mensajes para que se les aplique la regla.

  8. En el paso 2: Edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado si no lo ha hecho ya y luego, en Siguiente.

  9. En el paso 1: Seleccionar acciones, elija la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  10. En el paso 2: Edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado si no lo ha hecho ya y luego, en Siguiente.

  11. En el Paso 1: seleccionar excepción, elija cualesquiera excepciones a la regla y haga clic en Siguiente.

  12. Para terminar de crear la regla, escriba un nombre para la regla y seleccione las opciones que quiera.

    • Si quiere ejecutar esta regla en mensajes que ya están en una de las carpetas, marque la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en "carpeta".

    • Para aplicar esta regla en todas las cuentas de correo electrónico y en la Bandeja de entrada asociada a cada cuenta, marque la casilla Crear esta reglas en todas las cuentas.

  13. Haga clic en Finalizar.

Para crear una regla eligiendo sus propias condiciones, acciones y excepciones, haga lo siguiente:

  1. En Panel de navegación, haga clic en Correo.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

  3. Si tiene más de una cuenta de correo, en Aplicar los cambios a esta lista de carpetas, seleccione la Bandeja de entrada que quiera.

  4. Haga clic en Nueva regla.

  5. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar los mensajes cuando llegueno en Comprobar los mensajes después de enviarlos y haga clic en Siguiente.

  6. En el Paso 1: seleccionar condición, elija las condiciones que quiere que cumplan los mensajes para que se les aplique la regla.

  7. En el paso 2: Edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado si no lo ha hecho ya y luego, en Siguiente.

  8. En el paso 1: Seleccionar acciones, elija la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  9. En el paso 2: Edite la descripción de la regla, haga clic en un valor subrayado si no lo ha hecho ya y luego, en Siguiente.

  10. En el Paso 1: seleccionar excepción, elija cualesquiera excepciones a la regla y haga clic en Siguiente.

  11. Para terminar de crear la regla, escriba un nombre para la regla y seleccione las opciones que quiera.

    • Si quiere ejecutar esta regla en mensajes que ya están en una de las carpetas, marque la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en "carpeta".

    • Para aplicar esta regla en todas las cuentas de correo electrónico y en la Bandeja de entrada asociada a cada cuenta, marque la casilla Crear esta reglas en todas las cuentas.

  12. Haga clic en Finalizar.

Puede crear una regla directamente desde un mensaje. Por ejemplo, puede crear una regla para mover mensajes de una persona a una carpeta determinada.

  1. Haga clic con el botón derecho en el mensaje en el que quiere que se base la regla y, luego, en el menú contextual, haga clic en Crear regla.

    En el cuadro de diálogo Crear regla, active las casillas correspondientes a las opciones ya rellenadas con información del mensaje seleccionado.

  2. Active la casilla Mover el elemento a la carpeta.

  3. Haga clic en una carpeta existente o en Nuevo para crear una carpeta donde almacenar los mensajes.

  4. Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haga clic en Opciones avanzadas y siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas y alertas.

    Sugerencia     Para ejecutar la regla en cuanto se crea, active la casilla Run this rule now on the messages already in folder (Ejecutar ahora esta regla en los mensajes que ya están en la carpeta) en la última página del Asistente para reglas y alertas.

    Todos los mensajes de la Bandeja de entrada o de cualquier carpeta que elija, que cumplan las condiciones y excepciones asociadas a la regla se mueven a la carpeta especificada. Para probar la nueva regla, abra la nueva carpeta. ¿Se han movido los mensajes correctos?

Si quiere ejecutar una regla periódicamente pero no siempre, haga lo siguiente:

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas y alertas.

  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, desmarque la casilla situada junto a la regla para desactivar la regla.

  3. Haga clic en Ejecutar reglas ahora.

  4. En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desea ejecutar, marque la casilla situada junto a la regla que quiere ejecutar.

  5. Seleccione la carpeta a la que quiere aplicar la regla.

  6. Seleccione la categoría de los mensajes a los que quiere aplicar la regla.

    Por ejemplo, puede aplicar la regla solo a los mensajes no leídos de una carpeta.

  7. Haga clic en Ejecutar ahora.

Reglas basadas en servidor    Si tiene una cuenta de Microsoft Exchange, el servidor puede aplicar reglas a los mensajes aunque Outlook no esté en ejecución. Estas reglas se denominan reglas basadas en servidor. Las reglas deben establecerse para que se apliquen a los mensajes que se entregan en la Bandeja de entrada en el servidor y han de poder ejecutarse hasta el final en el servidor. Por ejemplo, una regla no puede ejecutarse hasta el final en el servidor si la acción especifica que se imprima un mensaje. Si una regla no puede aplicarse en el servidor, se aplica al iniciar Outlook.

Reglas solo de cliente    Un "cliente" es el programa de correo electrónico que se ejecuta en el equipo de un usuario. Una regla que no puede aplicar el servidor es una "regla solo de cliente" porque se ejecuta solo en el equipo de un usuario. Si su lista de reglas contiene reglas que pueden ejecutarse en el servidor además de otras que no, primero se aplicarán aquellas reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas de solo cliente.

Las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y los avisos de fuera de la oficina se tratan como mensajes. Por ejemplo, cuando se crea una regla que mueve elementos que incluyan la palabra "reunión" en el cuadro Asunto a una carpeta determinada, se mueven también todas las confirmaciones de entrega, las respuestas de voto y los mensajes de fuera de la oficina que cumplan esta condición.

Nota: Si una respuesta de voto se saca de la Bandeja de entrada, el mensaje original no hará un seguimiento automático de la respuesta.

Las convocatorias de reunión, las solicitudes de tarea y los documentos se tratan como mensajes. Por ejemplo, si crea una regla que mueve elementos con la palabra "reunión" en el cuadro Asunto a una carpeta específica, se mueve también cualquier solicitud de tarea o convocatoria de reunión que cumpla esa condición. Pero tenga en cuenta las siguientes limitaciones cuando cree reglas que afecten a este tipo de elementos:

  • Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si mueve un mensaje a la carpeta Calendario, no se crea una nueva cita.

  • Si una respuesta a la reunión o la tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados aplicando una regla, el elemento original no hará un seguimiento de la respuesta.

  • Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.

  • Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican ni a las solicitudes de tareas ni a las convocatorias de reunión.

Una nueva regla para una lista de distribución se comportará de forma distinta en función de cómo se crea la regla:

  • Mover a una carpeta mensajes enviados a una lista de distribución    Si elige esta plantilla de regla, solo los mensajes que se envían a la lista de distribución se mueven a la carpeta especificada. Los mensajes de usuarios que estén en la lista de distribución no se moverán a la carpeta especificada.

    Nota: Esta regla solo funciona con cuentas de Exchange.

  • Mover a una carpeta los mensajes de una persona    Si elige esta plantilla de regla, los mensajes de los usuarios que son miembros de la lista de distribución que se especifique también se mueven a la carpeta especificada.

Si trabaja en una organización que usa Exchange, los mensajes que reenvíe con una regla a direcciones de correo electrónico externas fuera de la organización no se enviarán de forma predeterminada. Esta configuración tiene por objeto evitar que los datos corporativos sean revelados y los controle el administrador de Exchange.

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×