Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas

Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas

Las reglas le permiten mover, marcar y responder a mensajes de correo electrónico automáticamente. También puede usar reglas para reproducir sonidos, mover mensajes a carpetas o mostrar alertas de nuevos elementos.

La regla para crear más fácil y común es una que le permite mover un elemento de un remitente determinado o con determinadas palabras en la línea de asunto a otra carpeta. Puede crear esta regla directamente desde un mensaje que haya recibido.

  1. Haga clic derecho en un mensaje en la Bandeja de entrada o en otra carpeta de correo electrónico y seleccione Reglas.

    Haga clic con el botón secundario en un mensaje recibido para crear una regla.
  2. Seleccione una de las opciones. Outlook automáticamente sugiere crear una regla basada en el remitente y los destinatarios. Para ver más opciones, seleccione Crear regla.

  3. En el cuadro de diálogo Crear regla, seleccione una o varias de las tres primeras casillas de verificación.

    Seleccione Crear regla para crear una nueva regla.
  4. En la sección Haga lo siguiente, si desea la regla para mover un mensaje a una carpeta, active la casilla Mover el elemento a la carpeta; a continuación, seleccione la carpeta en el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta que aparece y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Puede mover elementos a una carpeta nueva o existente.
  5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.

    Nota: Si desea ejecutar la regla en mensajes que ya ha recibido, active la casilla en el cuadro de diálogo de confirmación que aparece y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Crear una regla mediante el Asistente para reglas

Existen tres tipos de reglas que puede crear con el Asistente para reglas.

  • Mantenerse organizado: estas reglas ayudan a filtrar, archivar y controlar el seguimiento de mensajes.

  • Mantenerse actualizado: esta regla le notifica cuando recibe un mensaje que se ajusta a un conjunto de criterios específicos.

  • Reglas personalizadas: estas son reglas que se crean sin una plantilla.

Las reglas son casi indefinidamente personalizables. Hay una gran variedad de opciones que puede establecer para cada tipo de regla que cree. Realice los pasos siguientes para aprender a crear una regla mediante el Asistente para reglas.

  1. Seleccione Archivo > Administrar reglas y alertas para abrir el cuadro de diálogo Reglas y alertas.

  2. En la pestaña Correo electrónico, seleccione Nueva regla.

  3. Seleccione una de las plantillas del paso 1. Para iniciar desde una regla en blanco, seleccione Aplicar regla a los mensajes recibidos o Aplicar regla a los mensajes que envío.

  4. En el paso 2: edite la descripción de la regla en el cuadro, haga clic en las opciones subrayadas para establecerlas. Por ejemplo, si seleccionó Marcar los mensajes de alguien para su seguimiento en el paso 1, haga clic en Personas o grupo público para seleccionar los mensajes de los remitentes que desea marcar. A continuación, haga clic en Seguimiento en este momento para seleccionar un indicador y un seguimiento de la fecha.

  5. Haga clic en Siguiente.

En la segunda página del Asistente para reglas, puede agregar condiciones adicionales a la regla. Por ejemplo, puede seleccionar los mensajes enviados por una persona determinada que también contengan palabras específicas en el cuerpo del mensaje o el asunto.

  1. En el paso 1: Seleccione el cuadro de condición(es); cualquier condición que ha establecido en la pantalla anterior estará activada. Puede seleccionar varias condiciones adicionales marcando sus casillas de verificación.

  2. En el paso 2: Edite la descripción de la regla en el cuadro; haga clic en cualquier condición subrayada adicional que acabe de agregar. A continuación, haga clic en Siguiente.

En la tercera página del Asistente para reglas puede seleccionar acciones adicionales en el mensaje. Por ejemplo, puede marcar los mensajes para seguimiento y marcar un mensaje como de importancia alta.

  1. En el paso 1: Seleccione el cuadro de condición(es); cualquier acción establecida en la primera pantalla estará activada. Puede seleccionar varias acciones adicionales marcando sus casillas de verificación.

  2. En el paso 2: Edite la descripción de regla en el cuadro; haga clic en cualquier acción adicional subrayada que acabe de agregar. A continuación, haga clic en Siguiente.

En la cuarta página del Asistente para reglas, puede agregar las excepciones a la regla. Por ejemplo, puede marcar excepto si está marcado como de importancia para asegurarse de que todos los mensajes marcados con un nivel de importancia específica no están marcados para seguimiento.

  1. En el paso 1: Seleccione el cuadro de condición(es); seleccione cualquier excepción para la regla marcando sus casillas de verificación.

  2. En el paso 2: Edite la descripción de regla en el cuadro; haga clic en las excepciones adicionales subrayadas que acaba de agregar. A continuación, haga clic en Siguiente.

  1. En la última página del Asistente para reglas, escriba un nombre para la regla.

  2. Si desea ejecutar esta regla para los mensajes que ya estén en la Bandeja de entrada, seleccione la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la "Bandeja de entrada".

  3. Activar esta regla está activada de forma predeterminada. Puede desactivar esta casilla si no desea que la regla esté activada en este momento.

  4. Haga clic en Finalizar para guardar y activar la regla.

Puede eliminar una regla cuando ya no la necesite.

  1. En la pestaña Archivo, elija Administrar reglas y alertas.

  2. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la pestaña Reglas de correo electrónico, elija la regla que quiera eliminar.

  3. Elija Eliminar Icono Eliminar > Aceptar.

Puede ejecutar manualmente una o más reglas.

  1. En la pestaña Archivo, elija Administrar reglas y alertasy, en la pestaña Reglas de correo electrónico, elija Ejecutar reglas ahora.

  2. En el cuadro Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que quiere ejecutar, marque las casillas de las reglas que quiera ejecutar.

  3. En el cuadro Ejecutar en la carpeta, si quiere seleccionar otra carpeta, elija Examinar, luego la carpeta y, por último, Aceptar.

    Active la casilla Incluir subcarpetas para incluir todas las carpetas contenidas en la carpeta que seleccionó en el paso 3.

  4. En la lista Aplicar reglas a, acepte la configuración predeterminada de todos los mensajes o cámbiela a mensajes leídos o no leídos.

  5. Elija Ejecutar ahora.

Existen dos tipos de reglas en Outlook: reglas basadas en servidor y reglas solo de cliente.

  • Reglas basadas en servidor   
    Cuando usa una cuenta de Microsoft Exchange Server, algunas de las reglas están basadas en el servidor. Estas reglas se ejecutan en el buzón del servidor de correo de Exchange aunque no se esté trabajando en Outlook.

    Las reglas basadas en servidores se aplican a los mensajes apenas estos llegan a la Bandeja de entrada y deben poder ejecutarse hasta que se hayan completado en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje debe imprimirse no puede ejecutarse hasta que se haya finalizado en el servidor. Si no se puede aplicar una regla en el servidor, se aplica al iniciar Outlook y después se convierte en una regla solo de cliente.

  • Reglas solo de cliente   
    Las reglas solo de cliente son reglas que se ejecutan solo en su PC. Se trata de reglas que se ejecutan en Outlook en lugar de en el servidor de Exchange. Las reglas solo de cliente se pueden ejecutar únicamente cuando Outlook se esté ejecutando.

Sugerencia: Si su lista de reglas contiene ambos tipos de reglas, primero se aplicarán aquellas reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas de solo cliente.

Confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas

Cuando se aplican reglas, las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve a una carpeta determinada los mensajes que contienen la palabra "reunión" en el cuadro Asunto, también mueve todas las confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas a esa misma carpeta.

Nota: Cuando una regla mueve respuestas de voto de la Bandeja de entrada a otra carpeta, el seguimiento de los votos se ve afectado. Cuando se abre un mensaje enviado que incluía un botón de voto, la información de seguimiento no incluirá un registro de las respuestas que haya movido una regla. Mover o eliminar una respuesta manualmente no afecta al seguimiento.

Convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos

Las convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos se consideran mensajes. Si crea una regla que mueve un elemento a una carpeta específica según si se cumplen (coinciden) determinadas condiciones (criterios), entonces también se moverá cualquier solicitud de reunión y de tarea que coincidan con estas condiciones. Pero tenga en cuenta las siguientes limitaciones al crear reglas que afecten a estos tipos de elementos:

  • Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que el elemento no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si mueve un mensaje a la carpeta Calendario, no se crea una cita nueva.

  • Si una respuesta de reunión o tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados aplicando una regla, el elemento original no hará un seguimiento de la respuesta.

  • Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.

  • Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican ni a las solicitudes de tareas ni a las convocatorias de reunión.

Grupos de contacto

Una regla que incluye un grupo de contactos puede comportarse de forma diferente que otras reglas, dependiendo de cómo se creó la regla.

  • Mover a una carpeta los mensajes enviados a un grupo público   
    Esta regla solo está disponible si usa una cuenta de Exchange Server. Solo se mueven a la carpeta especificada los mensajes que se envían al grupo de contactos. Los mensajes de las personas que pertenecen a un grupo de contactos no se mueven a la carpeta especificada.

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