Administrar mensajes de correo electrónico mediante reglas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente sobre los mensajes entrantes o salientes que cumplen las condiciones especificadas en la misma. Las reglas pueden crearse a partir de plantillas, a partir de un mensaje o imponiendo condiciones propias.

¿Utiliza Outlook Web App? Vea Reglas de la bandeja de entrada para obtener información sobre cómo crear y administrar reglas que también funcionarán en el programa de escritorio de Outlook.

En este artículo

Cómo ayudan las reglas a administrar mensajes de correo electrónico

Crear una regla

Importar o exportar reglas

Ejecutar reglas manualmente

Reglas de servidor y de cliente

Aplicar reglas a otros elementos de Outlook

Reenviar mensajes fuera de su organización

Ventajas del uso de reglas para administrar mensajes de correo

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente sobre los mensajes entrantes y salientes que cumplen las condiciones especificadas en la misma. Puede elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas.

Existen dos categorías: de organización y de notificación. Las reglas solo operan sobre los mensajes que aún no se han leído.

Plantillas de regla en el Asistente para reglas

El Asistente para reglas incluye plantillas con las más utilizadas, entre ellas las siguientes

  • Mantenerse organizado    Estas reglas le ayudan a archivar y realizar seguimiento de los mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un remitente específico (por ejemplo, Bobby Moore) que incluyan la palabra "ventas" en Asunto separa su seguimiento, se como Ventas y se trasladen a una carpeta llamada Ventas de Bobby.

  • Mantenerse actualizado    Estas reglas le envían alguna clase de notificación cuando recibe un mensaje en particular. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su dispositivo móvil cuando reciba un mensaje de un familiar.

  • Iniciar desde una regla en blanco    Estas son reglas creadas sin la ayuda de una plantilla y es posible personalizarlas por completo.

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Crear una regla

Outlook incluye plantillas de reglas para situaciones comunes. Puede usar estas plantillas o diseñar sus propias reglas personalizadas.

Usar las plantillas de reglas de Outlook

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

  4. En Paso 1: seleccione una plantilla, seleccione la plantilla que desee del grupo de plantillas Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado.

  5. En el Paso 2: editar una descripción de regla, haga clic en un valor subrayado. Por ejemplo, si hace clic en el vínculo personas o grupo público, se abre la libreta de direcciones.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.

  8. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición agregada y especifique su valor.

  9. Haga clic en Siguiente.

  10. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.

  11. En el Paso 2: editar una descripción de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción agregada y especifique su valor.

  12. Haga clic en Siguiente.

  13. En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, seleccione las excepciones de la regla y haga clic en Siguiente.

  14. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especifique su valor.

  15. Haga clic en Siguiente.

  16. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre.

  17. En Paso 2: configure las opciones de regla, active las casillas de verificación de las opciones que desee.

    • Si desea ejecutar esta regla en los mensajes que ya estén en la Bandeja de entrada, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentran en "Bandeja de entrada".

    • De forma predeterminada, la nueva regla queda activada. Para desactivarla, desmarque la casilla de verificación Activar esta regla.

    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, marque la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.

  18. Haga clic en Finalizar.

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Diseñar una regla personalizada

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, en la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.

  4. En Iniciar desde una regla en blanco, haga clic en Comprobar los mensajes cuando lleguen o en Comprobar mensajes después de enviar.

  5. Haga clic en Siguiente.

  6. En Paso 1: seleccione condiciones, seleccione las condiciones que desee que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.

  7. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición agregada y especifique su valor.

  8. Haga clic en Siguiente.

  9. En Paso 1: seleccione una o varias acciones, seleccione la acción que desee que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.

  10. En el Paso 2: editar una descripción de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción agregada y especifique su valor.

  11. Haga clic en Siguiente.

  12. En Paso 1: seleccione una o varias excepciones, seleccione las excepciones de la regla y haga clic en Siguiente.

  13. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especifique su valor.

  14. Haga clic en Siguiente.

  15. En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, escriba un nombre.

  16. En Paso 2: configure las opciones de regla, active las casillas de verificación de las opciones que desee.

    • Si desea ejecutar esta regla en los mensajes que ya estén en la Bandeja de entrada, active la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentran en "Bandeja de entrada".

    • De forma predeterminada, la nueva regla queda activada. Para desactivarla, desmarque la casilla de verificación Activar esta regla.

    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, marque la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.

  17. Haga clic en Finalizar.

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Crear una regla basada en los remitentes o destinatarios de un mensaje

Es posible crear rápidamente una regla a partir de cualquier mensaje. La ventaja de este método es que se le sugerirán reglas según el remitente o los destinatarios del mensaje. Por ejemplo, una de las reglas sugeridas traslada todos los mensajes del remitente a una carpeta de su elección.

  1. Haga clic en el mensaje a partir del cual quiere crear una regla y, en el grupo Mover de la ficha Inicio, haga clic en Reglas.

    Las reglas sugeridas dependen del remitente y los destinatarios del mensaje.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en una de las reglas sugeridas, haga clic en una carpeta de destino y después haga clic en Aceptar.

    • Si quiere más opciones de reglas basadas en el remitente, los destinatarios o el asunto de un mensaje, haga clic en Crear regla.

Si elige Crear regla en el paso 2, aparece el cuadro de texto Crear regla. Siga con los pasos siguientes.

  1. En Al recibir correo electrónico con todas las condiciones seleccionadas, elija las casillas de verificación de las condiciones que quiera.

  2. En Hacer lo siguiente, elija la casilla de la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.

  3. Active la casilla de verificación Mover el elemento a la carpeta.

  4. Haga clic en una carpeta existente o en Nueva para crear una carpeta donde almacenar los mensajes.

    Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haga clic en Opciones avanzadas y siga el resto de las instrucciones del Asistente para reglas. Se trata del mismo asistente que aparece al hacer clic en Administrar reglas y alertas en la vista Backstage (haciendo clic en la ficha Archivo). Vea Diseñar una regla personalizada para obtener más información.

  5. Haga clic en Aceptar.

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Importar o exportar reglas

Vea Importar o exportar un conjunto de reglas para aprender a importar o exportar reglas de modo que otros usuarios puedan utilizarlas.

Ejecutar reglas manualmente

Si desea ejecutar manualmente una o más reglas, siga este procedimiento:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.

  3. Haga clic en Ejecutar reglas ahora.

  4. En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desea ejecutar, marque las casillas de verificación de las reglas que quiera ejecutar.

  5. En el cuadro Ejecutar en la carpeta, si desea seleccionar otra carpeta, haga clic en Examinar, luego en la carpeta y, por último, en Aceptar.

    Active la casilla Incluir subcarpetas para incluir todas las carpetas contenidas en la carpeta especificada en el paso 5.

  6. En la lista Aplicar reglas a, está establecido de forma predeterminada que las reglas se apliquen a todos los mensajes. Puede cambiar esto para que se apliquen solo a los mensajes leídos o no leídos.

  7. Haga clic en Ejecutar ahora.

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Reglas basadas en servidor y reglas sólo de cliente

Hay dos tipos de reglas en Outlook: de servidor y de cliente.

  • Reglas de servidor    Si utiliza una cuenta Microsoft Exchange Server, algunas de las reglas que cree son reglas de servidor. Estas se aplican al correo del servidor de correo Exchange, aunque Outlook no se esté ejecutando en su equipo. Las reglas de servidor deben aplicarse a los mensajes cuando llegan a su bandeja de entrada y deben poder ejecutarse hasta completarse en el servidor. Por ejemplo, una regla que especifica que un mensaje se imprima no puede ejecutarse hasta que se complete en el servidor. Si una regla no puede aplicarse en el servidor, se aplica al iniciar Outlook y se convierte en una regla solo de cliente.

  • Reglas de cliente    Las reglas de cliente solo se ejecutan en su equipo. Son reglas que no pueden ejecutarse hasta completarse en el servidor, como especificar que se impriman determinados mensajes. Las reglas de cliente solo pueden ejecutarse cuando Outlook está abierto.

Si su lista de reglas contiene ambos tipos de reglas, primero se aplicarán aquellas reglas basadas en servidor, seguidas de las reglas de sólo cliente.

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Aplicación de reglas a otros elementos de Outlook

Confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas

Cuando se aplican reglas, las confirmaciones de entrega, las confirmaciones de lectura, las respuestas de voto y las respuestas automáticas (notificaciones de fuera de la oficina) se procesan como si fueran mensajes. Por ejemplo, una regla que mueve a una carpeta determinada los elementos que contienen la palabra "reunión" en el asunto, también mueve todas las confirmaciones de entrega, respuestas de voto y respuestas automáticas que contienen esta palabra en el asunto.

Nota:  Cuando una regla mueve respuestas de votación de la Bandeja de entrada a otra carpeta, el seguimiento de la votación se ve afectado. La información de seguimiento no incluye las respuestas (mensajes enviados con un botón de votación) movidas por una regla. Mover o eliminar manualmente una respuesta no afecta al seguimiento.

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Convocatorias de reunión, solicitudes de tareas y documentos

Al aplicar las reglas, las solicitudes de reunión, solicitudes de tarea y documentos son tratados como mensajes. Por ejemplo, Si crea una regla que mueve elementos con la palabra "reunión" en el campo Asunto a una carpeta específica, cualquier solicitud de tarea o reunión que satisfaga la condición se mueve también. Sin embargo, debe conocer las siguientes limitaciones cuando cree reglas que afecten a esta clase de elementos:

  • Si un elemento se mueve a una carpeta que no es de correo, puede que no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si mueve un mensaje a la carpeta Calendario, no se crea una cita nueva.

  • Si una respuesta de reunión o tarea se mueve a la carpeta Elementos eliminados mediante una regla, el elemento original no tiene en cuenta la respuesta.

  • Si una convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Elementos eliminados, la reunión no se agrega al Calendario.

  • Las reglas que afectan a los mensajes que envía no se aplican ni a las solicitudes de tareas ni a las convocatorias de reunión.

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Grupos de contacto

Una regla que incluye un grupo de contactos puede comportarse de manera distinta dependiendo de cómo se creó la regla.

  • Carpeta Mover mensajes enviados a un grupo de contactos     Esta regla solo está disponible si utiliza una cuenta Exchange Server. Solo los mensajes enviados al grupo de contactos se mueven a la carpeta indicada. Los mensajes de miembros del grupo de contactos no se mueven a la carpeta indicada.

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Reenviar mensajes fuera de la organización

Si usa una cuenta Microsoft Exchange Server 2010, de forma predeterminada no puede emplear reglas para reenviar mensajes a direcciones de correo ajenas a su organización. Esta configuración previene la revelación de información confidencial y privada de la organización. Este comportamiento solo puede cambiarlo un administrador de Exchange.

Para obtener más información, vea Determinar la versión de Microsoft Exchange Server a la que se conecta mi cuenta.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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