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Administrar los posibles clientes o clientes potenciales en Business Contact Manager

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Con Business Contact Manager para Outlook puede realizar un seguimiento de clientes potenciales y avanzar hacia el éxito de su empresa.

Un cliente potencial es una persona, la empresa o la organización que potencialmente interesados en los productos o servicios ofrece su empresa. Puede usar Business Contact Manager para Outlook para administrar sus clientes potenciales o clientes potenciales mediante el seguimiento de información sobre los clientes potenciales individuales. Utilice los criterios de calificación a evaluar la calidad de los clientes potenciales para que tenga una idea de dónde deben centrar sus esfuerzos de ventas. También puede usar Business Contact Manager para Outlook para supervisar su progreso o el progreso de su equipo de convertir clientes potenciales en ventas.

¿Qué desea hacer?

Crear clientes potenciales

Crear clientes potenciales

Un cliente potencial puede proceder desde cualquier lugar, desde un actividad de marketing, una referencia de un cliente actual o comentarios de otras personas. Como propietario de una pequeña empresa, es importante para usted captura y seguimiento de cada cliente potencial. Si está suerte tiene una gran cantidad de clientes potenciales, desea tener un proceso para capturar y realizar un seguimiento de información sobre el cliente potencial y si el cliente potencial se convierte en una venta. Por ejemplo, es recomendable que:

  • Capturar información sobre el cliente potencial en un registro de cliente potencial, incluida la información que cumple los requisitos del cliente potencial.

  • Registrar información sobre los productos y servicios que le interesan el cliente potencial en un formulario de oportunidad.

  • Seguimiento con la persona y un seguimiento del cliente potencial tal como se desarrolla en un contacto profesional.

Los clientes potenciales se muestran en una pestaña en el área de trabajo de ventas. Desde el área de trabajo de ventas, puede ver los registros de clientes potenciales y oportunidades individuales.

En esta sección

Crear un nuevo registro de cliente potencial

Crear clientes potenciales de los mensajes de correo electrónico o importando

Crear un cliente potencial desde un mensaje de correo electrónico

Importar y exportar registros de clientes potenciales

Crear un nuevo registro de cliente potencial

Inicial se limitará información sobre alguien que puede hacer negocios con usted, pero aún la pena capturar sabe en un registro de cliente potencial.

Puede especificar información detallada sobre un cliente potencial, vincular otros registros y elementos del historial de comunicaciones y agregar campos personalizados. Toda esta información se almacena como un cliente potencial registro.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo nuevo, haga clic en el cliente potencial.

  3. En la sección de cliente potencial, en el cuadro Nombre completo, escriba el nombre de su jefe.

    Sugerencia: Nombre completo es la única información necesaria en el formulario de cliente potencial.

  4. Escriba cualquier otra información que tiene sobre el cliente potencial.

    Un registro de cliente potencial tiene una página General y una página de historial.

La página General

La página General de un registro de cliente potencial está dividida en secciones, como sigue:

Cliente potencial    Escriba el cargo del contacto y, a continuación, haga clic en la opción de presentación que desee en el campo Archivar como. Si desea asignar un empleado para su seguimiento con el cliente potencial, haga clic en nombre de un empleado en la lista asignado a. Solo las personas con las que ha compartido la base de datos aparecen en esta lista. Si lo desea, puede haga clic en el icono de foto para agregar una foto del cliente potencial haciendo clic en el botón de la foto.

Forma principal con sección de nombre principal

Información de la empresa    Escriba el nombre de la compañía que representa el cliente potencial.

Cuenta vinculada    Si desea asociar el cliente potencial con uno de sus cuentas, haga clic en el botón cuenta y seleccione una cuenta de la lista.

Internet, números de teléfono y direcciones    Escriba la información de contacto del cliente potencial en estas secciones. En los campos que incluyen una flecha, puede especificar varios elementos. Por ejemplo, puede escribir direcciones para la empresa, hogar y otros en la sección direcciones y seleccione la casilla de verificación de la dirección que desea utilizar para la correspondencia.

Información de origen    Utilice esta sección para registrar cómo descubrió sobre este cliente potencial. Puede seleccionar un elemento de la lista de origen o escriba un nuevo origen. A continuación, haga clic en iniciado por para especificar el origen exacto. Si elige de boca como origen, por ejemplo y, a continuación, haga clic en iniciado por, el cuadro de diálogo mostrará una lista de todos los contactos profesionales y puede seleccionar el nombre del empleado o cliente que mencionados el cliente potencial.

Registro inicial que muestra la sección Origen

Dirigir la puntuación    Puntuación o clasificar el cliente potencial por la probabilidad es comprar sus productos o servicios. Manualmente, puede especificar una puntuación haciendo clic en el número de estrellas que desee el cliente potencial que o elija un tipo de resultado de automático. Puntuación automática se basa en los criterios de puntuación, que puede personalizar, o simplemente utilizar las entradas de forma predeterminada.

Registro principal con puntuación principal

Comentarios    Agregar información adicional sobre el cliente potencial en el campo de notas. Haga clic en Agregar marca de tiempo para adjuntar la fecha y hora que haya escrito la información.

La página de historial

Para abrir la página de historial, en la cinta de opciones, haga clic en Mostrar y, a continuación, haga clic en historial. Esta página contiene todos los elementos del historial de comunicaciones vinculados con este registro.

Para crear un historial más detallado sobre el cliente potencial, haga clic en el botón nuevo y, a continuación, vincular un elemento, como nota de negocios, nota telefónica, cita o tarea, en el registro. Para obtener más información sobre el historial de comunicaciones, vea control las comunicaciones con los clientes en Business Contact Manager.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar, o bien, si tiene más registros de clientes potenciales para crear, haga clic en Guardar y nuevo para abrir un formulario de cliente potencial en blanco.

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Crear clientes potenciales de los mensajes de correo electrónico o importando

También puede crear un registro de cliente potencial desde un mensaje de correo electrónico o mediante la importación de registros.

Crear un cliente potencial desde un mensaje de correo electrónico

Puede capturar la dirección de correo electrónico y nombre de un cliente potencial directamente desde un mensaje de correo electrónico.

  1. En Microsoft Outlook, haga doble clic en el mensaje de correo electrónico del contacto.

  2. En la cinta de opciones, en la ficha mensaje, en el grupo profesional, haga clic en Crear registro.

  3. En la lista, haga clic en cliente potencial. Un nuevo formulario de cliente potencial se abre con el nombre de la persona, si se conocen y ya ha introducido de dirección de correo electrónico.

  4. Rellenar el formulario y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.

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Importar y exportar registros de clientes potenciales

Puede importar información de clientes potenciales de otros programas, como ACT! y Microsoft Excel. Para obtener información sobre la importación de registros de clientes potenciales y otros datos, vea Importar datos en Business Contact Manager.

Puesto que los clientes potenciales son un tipo de registro de contacto profesional, puede exportar con los datos de Business Contact Manager para Outlook. Para obtener información sobre cómo exportar registros de clientes potenciales y otros datos, vea exportar los registros profesionales en Business Contact Manager.

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Calificar o puntuación, clientes potenciales

Al calificar un cliente potencial, se indica que el cliente potencial es un usuario que tiene un uso o necesita para su producto o servicio. Por ejemplo, si su empresa vende jardín servicios de atención, su jefe necesarias para tener un jardín.

En el formulario de cliente potencial, se proporcionan varios criterios de calificación de forma predeterminada. Puede utilizar estos criterios para calcular la puntuación de los clientes potenciales automáticamente, personalizarlos para su empresa, o puede eliminarlos y escriba sus propios criterios.

Use la información de puntuación a la puntuación de todos los registros de contacto profesional o cualquier registro personalizado en función del tipo de registro de contacto profesional. Tenga en cuenta que todos los criterios de calificación afecta a un cliente potencial o puntuación del contacto. Casillas de verificación marcadas aumentar calificación de calculado automáticamente de un contacto, mientras que las casillas de verificación no marcadas menor puntuación del contacto.

En esta sección

Puntuación o clasificar los clientes potenciales

Personalizar los criterios de calificación de cliente potencial

Puntuación o clasificar los clientes potenciales

Use los criterios de calificación para clasificar los clientes potenciales en la probabilidad de que se realizan compras.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. Haga clic en la pestaña de clientes potenciales y, a continuación, haga doble clic en un registro para abrirlo.

  3. En el registro de cliente potencial, en la sección dirigir puntuación, seleccione una casilla de verificación para indicar que el cliente potencial cumple los criterios. Ya cada criterio está incluido en los cálculos de puntuación automáticos, puntuación del cliente potencial, se producirá una casilla marcada y una casilla de verificación no marcada se bájelo.

  4. Si lo desea, puede cambiar la base de una puntuación haciendo clic en los Criterios de calificación. Los criterios de calificación se asignan un grosor de baja, normal o alta. Al cambiar el grosor de cada criterio, cambie la extensión a la afecta la puntuación total.

    En función de la cantidad de criterios completadas y la importancia relativa asignada a cada uno, Business Contact Manager para Outlook calcula la puntuación y muestra el número de estrellas amarillas en la sección de cliente potencial puntuación.

  5. Si desea reemplazar el proceso de puntuación automático, puede asignar una calificación fija al cliente potencial. En la lista tipo de puntuación, haga clic en Manual y, a continuación, haga clic en el número de estrellas que desee asignar.

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Personalizar los criterios de calificación de cliente potencial

Business Contact Manager para Outlook incluye criterios de calificación de forma predeterminada, pero puede cambiar los criterios para que mejor coincida con los procesos de ventas.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Business Contact Manager.

  3. Haga clic en Personalizar y, a continuación, haga clic en Modificar criterios de calificación.

    Sugerencia: También puede personalizar los criterios de calificación de cliente potencial abriendo un registro de cliente potencial y, en la sección dirigir puntuación, haga clic en criterios de puntuación.

    Registro principal con puntuación principal

  4. Para editar un criterio, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Editar. Cambiar la descripción del artículo, importancia o ambos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Para crear un criterio de nuevo, haga clic en Agregar. Escriba una descripción, seleccione la importancia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Para eliminar un criterio, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Eliminar.

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Asignar clientes potenciales

Business Contact Manager para Outlook almacena los datos profesionales en una base de datos. Puede compartir datos empresariales con compañeros de trabajo para que tengan la información necesaria para sus clientes. Puede asignar un cliente potencial a cualquier persona con quien ha compartido la base de datos.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. Haga clic en la pestaña de clientes potenciales y, a continuación, seleccione el cliente potencial o clientes potenciales que desea asignar.

¿Cómo se seleccionan varios registros?

Para seleccionar los registros que son adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y último registro del grupo al que desea agregar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en los registros individuales. Para seleccionar todos los registros, haga clic en uno y, a continuación, presione CTRL + A

  1. En la cinta de opciones, en el grupo acciones, haga clic en asignar a y, a continuación, seleccione a la persona que desea trabajar con el cliente potencial.

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Editar más de un cliente potencial a la vez

Es fácil a editar simultáneamente varios registros de clientes potenciales, por ejemplo, actualizar varios puntuaciones manuales o para identificar los clientes potenciales de un origen específico.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. Haga clic en la pestaña de clientes potenciales y, a continuación, haga clic en los registros que desea cambiar.

¿Cómo se seleccionan varios registros?

Para seleccionar registros adyacentes, presione la tecla MAYÚS y, a continuación, haga clic en el primer y el último registro del grupo que desee agregar. Para seleccionar registros no adyacentes, presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada uno de los registros. Para seleccionar todos los registros, haga clic en uno y, a continuación, presione CTRL+E.

  1. En la cinta, en el grupo Editar de la pestaña Inicio, haga clic en Edición en masa.

    Botón de edición en masa de la cinta de opciones

  2. Haga clic en el campo que desea editar en la lista Seleccionar el campo.

  3. Escriba el nuevo valor que desee en el campo o haga clic en Borrar el valor para eliminar la entrada del campo en cada uno de los registros seleccionados.

  4. Haga clic en Aceptar para completar la edición en masa y cerrar el cuadro de diálogo.

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Convertir un cliente potencial en un contacto profesional

En cualquier conjunto de clientes potenciales, algunas no da de ventas y se eliminarán; otras personas, resultará útil. Puede convertir estos clientes potenciales valiosos a los contactos profesionales. Registros de contacto profesional se usan para los contactos con los que tiene una relación de negocios en curso.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En el área de trabajo, seleccione la ficha de clientes potenciales y, a continuación, haga doble clic en un registro de cliente potencial para abrirlo.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo Editar, haga clic en Convertir a y, a continuación, haga clic en el Contacto profesional.

  4. Editar el registro de contacto profesional, según sea necesario y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.

Nota: Formularios de Business Contact son muy similares a los formularios de cliente potencial, pero también tienen páginas adicionales: Detalles y campos definidos por el usuario. Para obtener más información sobre cómo rellenar un formulario de contacto profesional, vea Usar los contactos profesionales en Business Contact Manager.

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Crear informes de registros de clientes potenciales

Informes de clientes potenciales se integran en Business Contact Manager para Outlook y se puede modificar fácilmente para satisfacer sus necesidades.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en una de las siguientes carpetas para mostrar el área de trabajo:

    • Administración de contactos.

    • Ventas.

    • De marketing.

    • Administración de proyectos.

  2. Para ver uno de los informes de cliente potencial, en la cinta de opciones, haga clic en la pestaña informes. En la Administración de contactosde grupo, haga clic en clientes potenciales y, a continuación, seleccione un informe:

    • Clientes potenciales por asignado a .

    • Clientes potenciales por asignado a y de clasificación .

    • Por calificación de clientes potenciales.

  3. Para crear un nuevo informe, abra un informe predeterminado. Haga clic en las opciones en el grupo Diseño u Ordenar y filtrar para cambiar la apariencia del informe y los datos mostrados.

  4. Haga clic en Guardar como y escriba un nombre para el informe. El informe se guarda en la categoría de clientes potenciales. Para abrirlo, haga clic en Informes guardados, haga clic en clientes potenciales en la lista, haga clic en el nombre del informe en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Para obtener más información sobre cómo crear y personalizar informes, consulte uso de informes y gráficos en Business Contact Manager.

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