Administrar los asistentes en un sitio Área de reuniones

La lista Asistentes de un sitio Área de reuniones realiza un seguimiento de las personas a las que se invita a la reunión, si van a asistir y cualquier nota que deseen comunicar sobre su asistencia (como recordar al organizador que llegarán tarde). Durante la reunión o después de ella, se puede actualizar la lista para reflejar quién asiste realmente.

Nota: Los asistentes se asignan automáticamente al grupo Miembros para el sitio Área de reuniones, lo que les concede permisos para ver y colaborar en el sitio, a menos que el propietario del sitio haya personalizado los niveles de permisos en su sitio. Para agregar o cambiar otros asistentes, debe ser un propietario del sitio Área de reuniones o el organizador de la reunión. Para obtener más información, consulte a la persona que organiza o administra el sitio.

En este artí­culo

Cómo se crea la lista Asistentes

Usar un sitio Área de reuniones para agregar asistentes a la reunión

Editar el asistente de la reunión

Eliminar asistentes de la reunión

Cómo se crea la lista Asistentes

La forma en que se crea la lista Asistentes depende de cómo se haya configurado el sitio Área de reuniones.

Algunas aplicaciones de correo electrónico y calendario que son compatibles con los sitios Área de reuniones actualizan automáticamente la lista Asistentes en el sitio Área de reuniones después de que se envíe la convocatoria de reunión. Los nombres de los asistentes proceden de aquellos incluidos en la línea Para de la convocatoria de reunión.

Si la aplicación de correo electrónico y calendario configura automáticamente los asistentes, a estos se les concederá el nivel de permisos Colaborar, que les permite ver páginas y editar elementos de lista y documentos. El nivel de permisos y las acciones que el usuario puede realizar se heredan del sitio primario, pero también se pueden aplicar permisos exclusivos. Para hacerlo, modifique los permisos de usuario avanzados en la configuración del sitio Área de reuniones. Encontrará vínculos a más información sobre la modificación de los niveles de permisos en la sección Vea también.

Si existe un problema para conceder el permiso automáticamente, recibirá un mensaje que le indica dónde en el sitio Área de reuniones se debe agregar al asistente como usuario.

Sabrá si los asistentes se configuraron automáticamente porque aparecerán en la lista Asistentes del sitio Área de reuniones. Para obtener más información sobre cómo configurar un sitio Área de reuniones en aplicaciones de correo electrónico y calendario que sean compatibles con un sitio Área de reuniones, vea la Ayuda en dicha aplicación.

Si configura asistentes desde la aplicación de correo electrónico o calendario y después los edita en el sitio Área de reuniones, es posible que deba actualizar dicha información en la aplicación de correo electrónico o calendario.

Si configura el sitio Área de reuniones mediante un sitio, o si la aplicación de correo electrónico o calendario no agrega automáticamente los asistentes, tendrá que actualizarlos mediante la lista Asistentes de un sitio.

Notas: 

  • Solo puede haber una lista Asistentes en un sitio Área de reuniones. Si agrega otro elemento web Asistentes al sitio Área de reuniones, se muestra otra vista de la lista Asistentes original y no una nueva lista.

  • Cuando se configura un sitio Área de reuniones desde un explorador web, tanto usted como los demás asistentes que ya tengan permiso para tener acceso al sitio primario tendrán permiso para obtener acceso al sitio Área de reuniones si hereda los permisos. Para que esto funcione, debe escribir una dirección de correo electrónico válida (por ejemplo, alguien@example.com) o un nombre de usuario válido (DOMINIO\nombre) en la lista Asistentes. En el caso de los asistentes que carezcan de permiso para obtener acceso al sitio, un administrador o propietario del sitio debe concederles el permiso en primer lugar.

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Usar un sitio Área de reuniones para agregar asistentes a la reunión

  1. En la parte inferior de la lista Asistentes en la página principal, haga clic en Administrar asistentes.

  2. En Herramientas de listas, haga clic en Elementos.

  3. Haga clic en Nuevo elemento.

  4. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la persona. Haga clic en Comprobar nombres Imagen del botón para determinar si el nombre de la persona se encuentra en el servicio de directorio usado para el sitio. Para buscar a aquellas personas que desee que trabajen en la tarea, haga clic en Examinar Examinar .

  5. En el cuadro Comentario, escriba un comentario opcional, como un elemento que esa persona vaya a llevar a la reunión o información de estado.

  6. En el cuadro Respuesta, especifique si la persona ha aceptado, rechazado o respondido provisionalmente a la convocatoria.

  7. En el cuadro Asistencia, especifique si alguien es un asistente obligatorio u opcional, o si es el organizador de la reunión.

  8. Haga clic en Guardar.

  9. Para volver a su sitio Área de reuniones, haga clic en su nombre en la navegación superior.

    Notas: 

    • La obtención automática de permisos en el sitio Área de reuniones personalmente o por parte de los demás asistentes después de que se les agregue a la lista Asistentes depende de la configuración de permisos que se usó cuando se creó el sitio Área de reuniones.

    • Los únicos que pueden agregar asistentes son el organizador de la reunión y el propietario del sitio.

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Editar el asistente de la reunión

  1. En la parte inferior de la lista Asistentes, haga clic en Administrar asistentes.

  2. Señale el nombre del asistente para mostrar una flecha abajo.

  3. Haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Editar elemento.

  4. Cambie la información que desee y después haga clic en Guardar.

Nota: Los únicos que pueden cambiar las respuestas u otra información son el organizador de la reunión, el propietario del sitio o el asistente.

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Eliminar asistentes de la reunión

  1. En la parte inferior de la lista Asistentes, haga clic en Administrar asistentes.

  2. Señale el nombre del asistente para mostrar una flecha abajo.

  3. Haga clic en la flecha abajo que aparece y, a continuación, haga clic en Eliminar elemento.

  4. Cuando se le pregunte si desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje, haga clic en Aceptar.

    Notas: 

    • Los únicos que pueden eliminar a otros asistentes son el organizador de la reunión y el propietario del sitio.

    • No se puede eliminar la lista Asistentes en sí de un sitio Área de reuniones. No obstante, puede ocultarla para que no se muestre. Encontrará más información sobre cómo personalizar un Área de reuniones en la sección Vea también.

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