Administrar la información que comparte a través de Mi sitio y el perfil

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se describen los métodos para compartir información a través de Mi sitio y el perfil, y se proporcionan algunos pasos para ayudarle a controlar la cantidad de información que comparte.

Nota: Si esta información no se corresponde con lo que ve, puede que esté utilizando Office 365 tras la actualización de servicio. Intente Ver y configurar su perfil para encontrar la información que se aplica a usted.

¿Qué desea hacer?

Información general

Compartir y administrar el acceso al contenido de Mi sitio

Descripción de la forma en que los usuarios agregan compañeros y realizan un seguimiento de las actividades

Trabajar con etiquetas, clasificaciones, notas y mensajes de estado

Descripción de sugerencias de palabras clave y compañeros

Administrar el acceso a determinados datos de su perfil

Información general

Compartir información personal le ayuda a conectarse con otros usuarios y crear su red profesional. No obstante, es importante comprender los tipos de información que comparte y en qué grado comparte dicha información. Por ejemplo, es posible que desee compartir información personal, como su número de teléfono móvil, solo con su grupo de trabajo o su administrador en vez de con toda la compañía.

Además, debe comprobar si su organización tiene directivas acerca de cómo compartir información. Por ejemplo, la organización puede tener directivas sobre si determinados tipos de información deben almacenarse o no en línea o si algunos tipos de contenidos requieren un proceso de aprobación.

A continuación, se presentan algunas formas clave en las que se comparte la información en Mi sitio:

  • Contenido de Mi sitio, incluidos los documentos, las listas y los blogs.

  • Etiquetas y notas que se aplican a páginas y documentos.

  • Palabras clave sugeridas y compañeros que aprobó, los cuales se pueden usar para actualizar rápidamente Mi sitio y establecer contacto con otros usuarios.

  • Información personal, como información de contacto, intereses, responsabilidades, compañeros y pertenencia a listas de correo electrónico en su perfil, y actualizaciones realizadas en los detalles del perfil.

Tenga en cuenta que la organización puede personalizar Mi sitio (por ejemplo, mediante el control del tipo de información que usted puede agregar o personalizar). La organización también puede agregar información a Mi sitio desde otros orígenes de datos, como una base de datos de recursos humanos.

Principio de página

Compartir y administrar el acceso al contenido de Mi sitio

Mi sitio ya incluye opciones para compartir documentos:

  • Documentos compartidos. Use esta biblioteca para almacenar documentos que desea compartir con varios usuarios. Según la configuración de Mi sitio, puede editar los permisos para la biblioteca, así como carpetas y elementos específicos.

  • Documentos privados. Use esta biblioteca para aquellos documentos que no desea compartir con otros usuarios. Almacenar documentos en esta biblioteca puede resultar útil si necesita tener acceso frecuentemente a un documento desde diferentes equipos, pero no desea compartirlo con sus compañeros.

Según la configuración de Mi sitio, también puede agregar otro contenido, como bibliotecas, listas y un sitio de blog para compartir ideas.

Puede administrar los permisos de estos elementos mediante un método similar al de los permisos para el contenido de otros sitios. Los permisos se pueden personalizar en el nivel de sitio, así como para listas, bibliotecas, carpetas, documentos específicos y elementos de lista.

En la ficha Contenido de su perfil, los usuarios también pueden ver documentos públicos creados por usted en otros sitios de SharePoint de los que sea miembro, si cuentan con los permisos para ver ese contenido.

La organización puede tener directivas adicionales sobre qué tipo de documentos puede almacenar en Mi sitio.

Principio de página

Descripción de la forma en que los usuarios agregan compañeros y realizan un seguimiento de las actividades

Puede hacer un seguimiento de las actividades de sus compañeros para ver cuándo etiquetan un artículo interesante, publican una nota en el panel de notas de alguien o cambian de cargo. Las actividades aparecen en orden cronológico inverso en el suministro de noticias. A la inversa, las personas de la organización con las que usted trabaja pueden agregarle como compañero y hacer un seguimiento de sus actividades en sus redes.

Los usuarios pueden agregarlo como compañeros y realizar un seguimiento de sus actividades, independientemente de si los agrega como compañeros, y viceversa. Si está interesado en las actividades de ese usuario, es posible que desee agregarlos como compañeros, para que también pueda realizar un seguimiento de sus actividades. Algunas actividades, como la aplicación de una palabra clave que otra persona enumeró como un interés, pueden aparecer en el suministro de noticias de cualquier usuario que tenga permiso para ver Mi sitio.

Según cómo el administrador ha configurado Mi sitio, puede cambiar las actividades que verá en el suministro de noticias mediante la edición de la sección Preferencias de su perfil. Por ejemplo, puede elegir si desea recibir o no una notificación en el suministro de noticias cuando un compañero cambia equipos o escribe una nota en la página de perfil de alguien. La configuración no cambia las actividades que los usuarios pueden ver en sus suministros de noticias.

Según cómo se configuran Mis sitios, puede recibir una notificación por correo electrónico cuando alguien lo agrega como compañero. El mensaje le informa que alguien lo ha agregado como compañero y realiza un seguimiento de sus actividades, pero no da la opción de decidir si esa persona puede agregarlo como compañero o no.

Si no desea que se le notifique cuando alguien lo agrega como compañero, use el procedimiento siguiente:

  1. Siga uno de estos pasos:

    • Si ya está viendo el perfil de un usuario o una página en Mi sitio, haga clic en Mi perfil. My Profile

    • Si está viendo un tipo diferente de la página en el sitio de SharePoint, haga clic en su nombre en la esquina superior derecha Profile Name y, a continuación, haga clic en Mi perfil.

  2. Haga clic en Editar mi perfil.

  3. En la sección Preferencias, junto a Notificaciones de correo electrónico, desactive la casilla de verificación Notificarme cuando alguien me agregue como compañero.

Principio de página

Trabajar con etiquetas, clasificaciones, notas y mensajes de estado

Las etiquetas, las notas y los mensajes de estado son formas de descubrir información y conectarse con otras personas de su organización.

Etiquetas

Si el administrador habilitó el etiquetado social, puede etiquetar el contenido, para poder recordarlo, clasificarlo o compartirlo con otros usuarios fácilmente. Puede etiquetar páginas y documentos en un sitio de SharePoint, así como otras páginas de Internet e intranet. Al aplicar una etiqueta, puede especificar si es pública o privada.

Para ayudar a los usuarios a descubrir el contenido de interés, hay diferentes maneras de ver cuando alguien ha aplicado una etiqueta pública al contenido, lo que les otorga a las personas permiso para ver el contenido:

  • Puede recibir actualizaciones en el suministro de noticias cuando uno de sus compañeros aplica una etiqueta al contenido que tiene permiso para ver. Los compañeros también pueden ver sus compañeros cuando usted aplica etiquetas al contenido que tienen permiso para ver.

  • Si agregó palabras clave a la sección Intereses de su perfil, podrá ver cuándo los usuarios usan esa palabra clave como una etiqueta, siempre que tenga permiso para ver el contenido que etiquetan. Por ejemplo, si está siguiendo "fotografía" como interés y alguien usa el término "fotografía" en una etiqueta pública, recibirá una actualización en el suministro de noticias.

  • Del mismo modo, otros usuarios podrán ver cuando usa una palabra clave que hayan agregado como un interés. Cuando los usuarios siguen una palabra clave como un interés, no necesitan ser compañeros para recibir una actualización cuando alguien etiqueta contenido con esa palabra clave o comparte un interés común.

  • La sección Actividades recientes de su perfil se muestra cuando ha etiquetado recientemente contenido, si el visor tiene permiso para ver el contenido. Si los usuarios tienen permiso para ver su perfil, podrán ver la sección Actividades recientes, independientemente de si lo siguen como compañero.

Las etiquetas también aparecen en una colección de etiquetas, a menudo conocida como nube de etiquetas, que los usuarios pueden ver en su perfil. Los usuarios también pueden ver más información acerca de una etiqueta, así como las actividades recientes relacionadas con una etiqueta, por ejemplo, cuando alguien aplica dicha etiqueta. Las etiquetas que aplique también pueden interactuar con palabras clave de la empresa que la organización administra centralmente. Para obtener más información, consulte al usuario que administra los conjuntos de términos y palabras clave de la empresa para su organización.

Puede marcar una etiqueta como pública o privada. Si crea una etiqueta como una etiqueta pública, pero la marca como privada o la elimina más adelante, no afectará la actualización que reciben de personas en sus suministros de noticias cuando se creó por primera vez la etiqueta. La actualización inicial acerca de la etiqueta permanecerá en los suministros de noticias de los usuarios. Cuando se marca una etiqueta como privada, la dirección URL o el documento a los que apunta la etiqueta dejan de estar accesibles para los usuarios. Sin embargo, los usuarios todavía podrán ver el texto de la etiqueta que se marca como privada.

Clasificaciones

Si se habilitó la característica de clasificaciones en una biblioteca, los usuarios con permiso para tener acceso al contenido pueden clasificarlo con un sistema de estrellas. Según cómo esté configurada la biblioteca, el autor y los usuarios que tienen permiso para ver el contenido verán el número total de clasificación para el documento, pero no los detalles acerca de quién aplicó la clasificación (por ejemplo, los nombres de usuario no se muestran junto a las clasificaciones). Sin embargo, Microsoft SharePoint Server no almacena nombres de usuario; se puede tener acceso a los nombres de usuario mediante las soluciones y los programas compatibles con SharePoint.

Si los usuarios lo han agregado como compañero recibirán una actualización en el suministro de noticias cuando clasifique contenido, siempre que tenga permiso para ver el contenido. Pueden ver un vínculo al contenido que ha clasificado y la clasificación que ha aplicado a él. Una actualización también aparece en la sección Actividades recientes de su perfil, que la puede ver cualquiera que tenga permiso para ver Mi sitio y el contenido que ha clasificado.

Notas

Puede escribir notas acerca de documentos y páginas, que las personas pueden ver cuando visitan los documentos y las páginas donde se aplicaron las notas. También puede escribir notas en los perfiles de otros usuarios, así como su propio perfil.

Las personas que realizan un seguimiento de sus actividades como compañero recibirán una actualización en el suministro de noticias acerca de las notas que escribe. La sección Actividades recientes de su perfil muestra las notas que escribió recientemente en las distintas partes de contenido, si el visor tiene acceso al contenido.

Las notas que expone serán visibles para todos. Puede editar o eliminar una nota después de crearla, pero no afectará la actualización que reciben las personas en los suministros de noticias o que aparece en Actividades recientes cuando se crea por primera vez la nota.

Mensajes de estado

Puede compartir sus pensamientos a través de un mensaje de estado corto, que aparece junto a su nombre e imagen cuando las personas visitan su perfil.

Las personas que realizan un seguimiento de sus actividades como compañero recibirán una actualización en el suministro de noticias cuando cambie su mensaje de estado. Las actualizaciones de su mensaje de estado también aparecen en la sección Actividades recientes en su perfil. Puede editar o eliminar un mensaje de estado, pero no afectará la actualización original que reciben las personas en los suministros de noticias o que aparece en Actividades recientes.

Principio de página

Descripción de sugerencias de palabras clave y compañeros

En función de cómo esté configurado Mi sitio y qué programas estén instalados, puede recibir sugerencias de compañeros y palabras clave para ayudarlo a conectarse más rápidamente con personas e información.

Estas sugerencias se pueden basar en cómo usar programas de compatible con SharePoint, como Microsoft Outlook 2010.

La característica complemento SharePoint Server Colleague en Outlook 2010, por ejemplo, analiza la carpeta de correo electrónico enviado a buscar nombres específicos y palabras clave y la frecuencia de los nombres y palabras clave. La lista se actualiza periódicamente y se almacena en su disco duro.

Puede ver la lista de posibles compañeros en la página Agregar compañeros de su perfil, donde puede aprobar o rechazar a los compañeros.

Puede ver una lista de palabras claves sugeridas cuando edita su perfil y puede aprobar o rechazar las palabras clave. Las palabras clave aprobadas se agregan a las secciones Preguntarme sobre o Intereses de su perfil.

Administrar si se analizan los correos enviados para las sugerencias de palabras clave y compañeros

Puede optar por tener el correo electrónico analizado al administrar la configuración de algunos programas de correo electrónico. Por ejemplo, puede usar el siguiente procedimiento en Outlook 2010 para desactivar el análisis de correo electrónico. Si usa otro programa que puede analizar envía correo electrónico para obtener sugerencias de compañeros y palabras clave, consulte la Ayuda en el programa.

  1. En Outlook 2010, haga clic en el menú archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en Avanzadas y desplácese hasta la sección Otros.

  3. Desactive la casilla de verificación Permitir el análisis del correo electrónico enviado para identificar a quiénes suele enviar mensajes y los asuntos que normalmente trata, y cargar esta información en el servidor SharePoint Server predeterminado.

  4. Haga clic en Aceptar.

Administrar si SharePoint Server enviará sugerencias de compañeros y palabras clave por correo electrónico

Según cómo esté configurado Mi sitio, puede recibir sugerencias en el correo electrónico de compañeros y palabras clave para agregar. Puede optar por recibir estos correos electrónicos mediante el procedimiento siguiente en SharePoint Server.

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si ya está viendo el perfil de un usuario o una página en Mi sitio, haga clic en Mi perfil. My Profile

    • Si está viendo un tipo diferente de la página en el sitio de SharePoint, haga clic en su nombre en la esquina superior derecha Profile Name y, a continuación, haga clic en Mi perfil.

  2. Haga clic en Editar mi perfil.

  3. Vaya a la sección Preferencias y, junto a Notificaciones de correo electrónico, desactive la casilla de verificación Enviarme sugerencias de nuevos compañeros y palabras clave.

Principio de página

Administrar el acceso a determinada información del perfil

Según cómo esté configurado su perfil, puede usar categorías de privacidad para especificar que solo determinadas personas pueden ver algunos de los detalles de su perfil, sitio, pertenencia a listas de distribución y lista de compañeros. Por ejemplo, es posible que desee que todos los que ven su perfil puedan ver todos los sitios web de los que es miembro.

Nota: El administrador puede personalizar o limitar si se pueden aplicar las categorías de privacidad a los detalles del perfil, lista de pertenencias a grupos y lista de compañeros.

Los detalles de su perfil pueden contener algunos datos especificados por el administrador, pero es posible que pueda modificar quién ve algunos de los detalles personales, como su número de teléfono personal.

La página Pertenencia a grupos del perfil contiene una lista de sitios y listas de distribución a las que pertenece. Según cómo esté configurado Mi sitio, puede aplicar la categoría de privacidad para cada suscripción.

Sus compañeros, por lo general, incluyen miembros de su equipo, así como otras personas cuyas actividades desea seguir. Puede organizar a los compañeros en grupos, pero solo puede administrar quién ve a sus compañeros mediante la aplicación de las siguientes categorías de privacidad:

  • Todos

  • Mis compañeros

  • Mi equipo

  • Mi administrador

  • Sólo yo

Aplicar categorías de privacidad a la lista de compañeros, pertenencias a grupos y detalles de perfil

Puede cambiar las categorías de privacidad para la lista de compañeros, pertenencias a grupos y detalles de perfil en el perfil.

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si ya está viendo el perfil de un usuario o una página en Mi sitio, haga clic en Mi perfil. My Profile

    • Si está viendo un tipo diferente de la página en el sitio de SharePoint, haga clic en su nombre en la esquina superior derecha Profile Name y, a continuación, haga clic en Mi perfil.

  2. Para modificar algunos de los detalles de su perfil, haga clic en Editar mi perfil, debajo de su fotografía.

  3. Para editar las pertenencias a grupos, haga clic en Pertenencia a grupos. Active la casilla de verificación junto a las pertenencias a grupos que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Editar pertenencias a grupos.

  4. Para modificar la lista de su compañero, haga clic en Compañeros, active las casillas de verificación junto a los compañeros cuya configuración desea cambiar y, a continuación, haga clic en Editar compañeros.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Agregar un compañero a su equipo

Puede aplicar la configuración de privacidad de Mi equipo a algunos detalles de su perfil, las pertenencias a grupos o la lista de compañeros, si desea administrar quién tiene acceso a verlos. Por ejemplo, puede compartir un elemento únicamente con su equipo, en lugar de con todos los compañeros o todos los usuarios que tienen acceso para ver su perfil.

Puede agregar alguien a su equipo, siempre que tenga permisos para ver Mi sitio, sin importar si es alguien directamente de su departamento o alguien con quien trabaja estrechamente en otro departamento.

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si ya está viendo el perfil de un usuario o una página en Mi sitio, haga clic en Mi perfil. My Profile

    • Si está viendo un tipo diferente de la página en el sitio de SharePoint, haga clic en su nombre en la esquina superior derecha Profile Name y, a continuación, haga clic en Mi perfil.

  2. Haga clic en Compañeros, seleccione el que desea agregar al equipo y, a continuación, haga clic en Editar compañeros. Puede seleccionar a varios compañeros, si lo desea.

  3. En la sección Agregar al grupo, en Agregar a mi equipo, haga clic en .

  4. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Al agregar nuevas personas como compañeros, puede agregarlas a su equipo mediante la configuración Agregar a mi equipo configuración.

Principio de página

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×