Administrar la base de datos de Business Contact Manager en un servidor

La nueva Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2013 solo funciona con instalaciones de Microsoft Outlook 2013. Si su PC ejecuta Outlook 2010, use la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2010.

Si desea hospedar una base de datos de Business Contact Manager en un servidor en el que usted es administrador, puede usar la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2013. No es necesario que el servidor tenga instalado Microsoft Office o Business Contact Manager para Outlook, pero sí una versión compatible de Microsoft SQL Server.

La herramienta abre los puertos de firewall necesarios, concede a los usuarios acceso a la base de datos y configura la instancia de SQL Server para permitir conexiones externas. Una vez instalada la herramienta, le permite administrar la base de datos del servidor.

Este artículo explica cómo usar la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook en un servidor para crear, migrar y compartir bases de datos de Business Contact Manager, así como para hacer copias de seguridad de estas y restaurarlas.

¿Qué desea hacer?

Instalar la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook

Abrir la Herramienta de base de datos

Crear una base de datos con la Herramienta de base de datos

Migrar una base de datos con la Herramienta de base de datos

Compartir una base de datos con la Herramienta de base de datos

Hacer una copia de seguridad de la base de datos con la Herramienta de base de datos

Restaurar una base de datos con la Herramienta de base de datos

Quitar la Herramienta de base de datos

Instalar la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook

Para hospedar una base de datos de Business Contact Manager en un servidor, primero debe descargar e instalar la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook en el servidor.

Notas: 

  1. Descargue la Herramienta de base de datos de 2010 o descargue la Herramienta de base de datos de 2013 en su servidor.

  2. Siga los pasos del Asistente InstallShield para instalar la Herramienta de base de datos.

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Abrir la Herramienta de base de datos

Nota: Debe ser administrador para poder usar la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2013.

Windows XP

  1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Todos los programas.

  2. Apunte a Microsoft Small Business y a Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook. A continuación, haga clic en Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook.

    Windows Vista o Windows 7

  3. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Todos los programas.

  4. Haga clic en las carpetas Microsoft Small Business y Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook. A continuación, haga clic en Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook.

  5. Si aparece un mensaje Control de cuentas de usuario cuando abra la Herramienta de base de datos, haga clic en o Permitir.

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Crear una base de datos con la Herramienta de base de datos

Si desea crear una base de datos nueva en un servidor para compartirla con otros usuarios, puede crearla con la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2013.

  1. Abrir la Herramienta de base de datos.

  2. Haga clic en la opción Crear una nueva base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. En la lista Instancia del servidor de base de datos, seleccione la instancia de SQL Server en la que desee crear la base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En el cuadro Nombre de la base de datos, escriba un nombre para la base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Cuando aparece el mensaje La tarea se completó correctamente, haga clic en Siguiente.

  6. Haga clic en Finalizar si desea volver a la página principal del asistente para realizar otras tareas; de lo contrario, haga clic en el botón Cerrar.

Sugerencia: Si es el propietario de la base de datos, puede usar Business Contact Manager para Outlook para importar datos en la base de datos. Después de compartir la base de datos en el servidor, abra Business Contact Manager para Outlook en el equipo, conéctese con la base de datos y, a continuación, importe los datos. Para obtener más información, vea los temas sobre cómo conectarse con una base de datos compartida de Business Contact Manager y cómo importar datos en Business Contact Manager.

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Migrar una base de datos con la Herramienta de base de datos

Si tiene una base de datos de Business Contact Manager que se creó con una versión anterior de la Herramienta de base de datos, puede migrarla con la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2013 para que resulte compatible con Business Contact Manager para Outlook 2013. Por ejemplo, si creó una base de datos en Business Contact Manager para Outlook 2010, puede migrarla con la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2013.

  1. Abrir la Herramienta de base de datos.

  2. Haga clic en la opción Migrar una base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. En la lista Instancia del servidor de base de datos, seleccione la instancia de SQL Server a la que desee migrar la base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la lista Nombre de la base de datos, haga clic en el nombre de la base de datos que desee migrar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Cuando aparece el mensaje La tarea se completó correctamente, haga clic en Siguiente.

  6. Haga clic en Finalizar si desea volver a la página principal del asistente para realizar otras tareas; de lo contrario, haga clic en el botón Cerrar.

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Compartir una base de datos con la Herramienta de base de datos

Los usuarios pueden tener acceso a su base de datos solo si la comparte con ellos. Para compartir la base de datos desde un servidor, use la Herramienta de base de datos. Para obtener información acerca de cómo compartir una base de datos desde un equipo, consulte Compartir datos de Business Contact Manager con otros usuarios. Para obtener información sobre cómo conectarse a una base de datos compartida, consulte Conectarse con una base de datos compartida de Business Contact Manager.

Importante: Si desea conectar con una base de datos compartida que se creó o migró con la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2013, no es necesario que el servidor tenga instalado Business Contact Manager para Outlook, pero todos los equipos que se conecten con la base de datos compartida sí deben tener instaladoBusiness Contact Manager para Outlook 2013.

  1. Abrir la Herramienta de base de datos.

  2. Haga clic en la opción Compartir una base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. En la lista Instancia del servidor de base de datos, seleccione la instancia de SQL Server que desee usar para compartir la base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la lista Nombre de la base de datos, haga clic en el nombre de la base de datos que desee compartir y haga clic en Siguiente.

  5. En la columna Compartir, active la casilla de verificación situada junto a los usuarios con los que desee compartir la base de datos.

  6. Si necesita agregar un usuario que no está en la lista, haga clic en Agregar nuevo usuario.

    En el cuadro de diálogo Agregar usuario, siga uno de estos procedimientos:

    • Si el servidor es parte de un grupo de trabajo   

      1. En el cuadro Contraseña temporal, escriba una contraseña que el usuario no haya usado con anterioridad.

        Esta contraseña temporal solo puede usarse una vez. La primera vez que este nuevo usuario tenga acceso a la base de datos de Business Contact Manager, el sistema le pedirá que escriba esta contraseña temporal y, a continuación, la contraseña de red o local actual. De allí en adelante, la contraseña de red del usuario le concederá acceso tanto a la red como a la base de datos.

        Nota: Debe escribir una contraseña temporal para cada usuario. Cualquier contraseña usada, sea temporal o permanente, debe ajustarse a los estándares de seguridad de la red local. La contraseña no puede estar en blanco.

      2. En el cuadro Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña temporal.

      3. Active la casilla de verificación Permitir a este usuario iniciar sesión en este equipo si desea que el nuevo usuario tenga permiso para iniciar y cerrar sesión en su equipo, así como para obtener acceso a otros archivos de su equipo, incluida la base de datos.

    • Si el servidor es parte de un dominio   

      1. Escriba el nombre del dominio al que pertenece el usuario.

      2. Escriba el Nombre de usuario del usuario al que desee conceder acceso al equipo. Este nombre debe coincidir con el nombre de usuario (o Id. de inicio de sesión) que escribe el usuario al iniciar sesión en la red.

        -O bien-

        Haga clic en Examinar para buscar un nombre de usuario y dominio.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. Compruebe la lista de usuarios y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  9. Cuando aparece el mensaje La tarea se completó correctamente, haga clic en Siguiente si desea volver a la página principal del asistente para realizar otras tareas; de lo contrario, haga clic en el botón Cerrar.

    Importante: Cuando comparte una base de datos, comparte toda la información de la misma con todos los que tienen acceso a ella. Si configuró la vinculación y el seguimiento automáticos de los mensajes de correo, todos los mensajes de correo existentes y futuros y otros elementos del historial de comunicaciones que estén vinculados a las cuentas y los contactos profesionales estarán disponibles para todos los usuarios que tienen acceso a la base de datos. Si no desea compartir mensajes de correo ni elementos del historial de comunicaciones existentes, quite estos elementos antes de compartir la base de datos. Para obtener más información sobre cómo eliminar elementos del historial de comunicaciones, consulte Seguir las comunicaciones con clientes en Business Contact Manager.

Nota: Si desea quitar el acceso a la base de datos para cualquier usuario, en la Herramienta de base de datos, haga clic en Compartir una base de datos y, a continuación, desactive la casilla de verificación situada junto al nombre del usuario en la página A continuación, seleccione los usuarios que desea que tengan acceso a la base de datos de Business Contact Manager del asistente.

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Hacer una copia de seguridad de la base de datos con la Herramienta de base de datos

Es aconsejable realizar frecuentemente una copia de seguridad de la base de datos para evitar perder datos profesionales. Además, antes de desinstalar Business Contact Manager para Outlook, es aconsejable realizar una copia de seguridad de la base de datos. Puede restaurar los datos profesionales si vuelve a instalar Business Contact Manager para Outlook más adelante. Si se daña la base de datos e hizo una copia de seguridad recientemente, también puede restaurar el archivo de copia de seguridad con pocas pérdidas de datos.

  1. Abrir la Herramienta de base de datos.

  2. Haga clic en la opción Realizar copia de seguridad de una base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. En la lista Instancia del servidor de base de datos, seleccione la instancia de SQL Server para la base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la lista Nombre de la base de datos, haga clic en el nombre de la base de datos de la que desee realizar una copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En el cuadro Hacer copia de seguridad de la base de datos en, escriba la ubicación en la que desee guardar la copia de seguridad o haga clic en Examinar para buscar la ubicación.

    Si desea usar una contraseña para proteger el archivo de la copia de seguridad, escriba una contraseña en los cuadros Contraseña y Repetir contraseña.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. Cuando aparece el mensaje La tarea se completó correctamente, haga clic en Siguiente.

  8. Haga clic en Finalizar si desea volver a la página principal del asistente para realizar otras tareas; de lo contrario, haga clic en el botón Cerrar.

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Restaurar una base de datos con la Herramienta de base de datos

Si ha guardado en el servidor un archivo de copia de seguridad de la base de datos, con la Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook 2013 puede restaurar la base de datos desde este archivo.

  1. Abrir la Herramienta de base de datos.

  2. Haga clic en la opción Restaurar una base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. En la lista Instancia del servidor de base de datos, seleccione la instancia de SQL Server para la base de datos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la lista Nombre de la base de datos, haga clic en el nombre de la base de datos que desee restaurar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Haga clic en Examinar para buscar el archivo de copia de seguridad que desea restaurar. Haga clic en el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

  6. Si el archivo de copia de seguridad requiere una contraseña, en el cuadro Contraseña, escriba la contraseña y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Nota: Si elige un archivo de copia de seguridad de una versión anterior de Business Contact Manager para Outlook, aparecerá un mensaje que le indicará que el archivo debe migrarse. Haga clic en Aceptar.

  7. Cuando aparece el mensaje La tarea se completó correctamente, haga clic en Siguiente.

  8. Haga clic en Finalizar si desea volver a la página principal del asistente para realizar otras tareas; de lo contrario, haga clic en el botón Cerrar.

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Quitar la Herramienta de base de datos

Windows XP

  1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

  2. Haga clic en Agregar o quitar programas.

  3. En la lista de programas, haga clic en Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook y en Quitar.

  4. Para confirmar que desea quitar la Herramienta de base de datos, haga clic en .

    Windows Vista

  5. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

  6. Haga clic en Ventana principal del Panel de control en el panel de navegación.

  7. En Programas, haga clic en Desinstalar un programa.

  8. En la lista de programas, haga clic en Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook y en Desinstalar.

    Windows 7

  9. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

  10. En Programas, haga clic en Desinstalar un programa.

  11. En la lista de programas, haga clic en Herramienta de base de datos de Business Contact Manager para Outlook y en Desinstalar.

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