Administrar el uso compartido externo en su entorno de SharePoint Online

Si su organización realiza tareas que conllevan el uso compartido de documentos y una colaboración directa con proveedores o clientes, entonces puede usar las características de uso compartido externo de SharePoint Online para compartir contenido con personas de fuera de la organización. Si no es el caso, quizá desee limitar el uso compartido externo en su organización. En este artículo se analizan las distintas opciones de uso compartido de SharePoint Online y su planificación.

Si desea ir directamente a la configuración del uso compartido, vea Activar o desactivar el uso compartido para SharePoint Online. Si intenta compartir un archivo o una carpeta, vea Compartir archivos y carpetas de OneDrive o Compartir archivos de SharePoint o carpetas en Office 365.

La planificación del uso compartido externo debe considerarse una parte de la planificación general de los permisos de SharePoint Online.

Observe que el uso compartido externo está activado de manera predeterminada en todo su entorno de SharePoint Online y las colecciones de sitios incluidas en él. Es posible que desee desactivarlo globalmente antes de que los usuarios empiecen a utilizar los sitios o hasta que sepa exactamente cómo desea usar la característica.

¿Cuáles son las características de uso compartido externo de SharePoint Online?

En SharePoint Online, el uso compartido externo se puede configurar tanto a nivel global (aplicable a todo el espacio empresarial) como de colección de sitios. La configuración que se aplica en el espacio empresarial anula a la configuración definida en el nivel de la colección de sitios.

Para el espacio empresarial de SharePoint Online y para cada colección de sitios, puede elegir entre las siguientes opciones básicas de uso compartido:

  • No compartir externamente: los sitios y los documentos solo se pueden compartir con usuarios internos de su suscripción de Office 365.

  • Compartir solo con usuarios externos en el directorio: los sitios, las carpetas y los documentos solo se pueden compartir con aquellos usuarios externos que ya están en su directorio de usuarios de Office 365. Son, por ejemplo, usuarios que han aceptado previamente una invitación para uso compartido o que se han importado desde otro espacio empresarial de Office 365 o Azure Active Directory.

  • Compartir con usuarios externos autenticados: los sitios se pueden compartir con usuarios externos que tienen una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa de otra suscripción de Office 365 o de una suscripción de Azure Active Directory. Cuando se comparten documentos o carpetas, se envía un código único al usuario con el que se comparte que se pueden usar para comprobar su identidad. No es necesario iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa.

  • Compartir con usuarios anónimos: los documentos y las carpetas (pero no los sitios) se pueden compartir a través de un vínculo anónimo. De este modo, los usuarios que tengan el vínculo podrán ver o editar el documento o subir archivos a la carpeta.

La lista anterior muestra las opciones de la más a la menos restrictiva. Sea cual sea la opción que elija, siempre podrá seleccionar la funcionalidad más restrictiva. Por ejemplo, si decide permitir el uso compartido con usuarios anónimos, también podrá compartir con usuarios externos autenticados y con usuarios que ya formen parte de su directorio, incluidos los usuarios internos.

Uso compartido y seguridad   

Si tiene información confidencial que jamás deberá compartirse con usuarios externos, considere la posibilidad de tener una o varias colecciones de sitios y desactivar el uso compartido externo en la que desee guardar la información confidencial. Cree tantas colecciones de sitios como sea necesario para el uso compartido. Al impedir el acceso externo a la información confidencial, contribuirá a administrar los riesgos de seguridad.

¿Qué es un usuario externo?

Un usuario externo es alguien ajeno a su suscripción de Office 365 a quien ha concedido acceso a uno o varios sitios, archivos o carpetas. Existen dos tipos de usuarios externos:

Usuarios autenticados   

Los usuarios autenticados son usuarios que tienen una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa perteneciente a otra suscripción de Office 365. Puede compartir sitios y documentos con estos usuarios prácticamente del mismo modo que con los usuarios internos. Los permisos y los grupos funcionan igual tanto para los usuarios externos autenticados como para los usuarios internos.

Dado que usuarios externos no tienen una licencia para su suscripción de Office 365, se limitan a las tareas de colaboración básicas:

  • Los usuarios externos autenticados pueden realizar tareas en un sitio según el nivel de permisos que hayan sido asignados. Por ejemplo, si agrega un usuario externo al grupo Miembros, tendrá permisos de edición y podrá agregar, editar y eliminar listas; además, también podrá ver, agregar, actualizar y eliminar elementos de listas y documentos.

  • Los usuarios externos autenticados pueden usar Office Online para ver y editar documentos. Si su plan incluye Office Profesional Plus, no podrán instalar la versión de escritorio de Office en sus propios equipos a no ser que les asigne una licencia.

  • Los usuarios externos autenticados pueden ver otros tipos de contenido en los sitios, dependiendo de los permisos que les dé. Por ejemplo, pueden navegar a diferentes subsitios en la colección de sitios a la que hayan sido invitados. Además, también podrán realizar otras acciones como ver las fuentes de un sitio.

Si los usuarios externos autenticados necesitan mayor funcionalidad, debe asignarles una licencia adecuada de Office 365. Realice este procedimiento de la misma forma que haría para asignar una licencia a un usuario interno.

Usuarios anónimos   

Los usuarios anónimos son usuarios con los que se ha compartido un vínculo a una carpeta o documento. Pueden ver o editar el documento o subir archivos a la carpeta (según el tipo de vínculo) sin tener que iniciar sesión con un nombre de usuario o contraseña. Los vínculos anónimos se pueden distribuir libremente entre los usuarios y son válidos hasta que se deshabiliten o expiren (si se ha configurado una fecha de expiración).

Los usuarios anónimos no tienen acceso a los sitios y no se les pueden asignar licencias. Tan solo pueden ver o editar el documento o la carpeta para los cuales tienen el vínculo de acceso anónimo.

¿Qué ocurre cuando se comparte un sitio o un documento?

Al compartir un sitio, una carpeta o un documento, lo que entre bastidores depende de si opta por compartir con usuarios externos autenticados o con usuarios anónimos.

Compartir sitios con usuarios externos autenticados   

Al compartir un sitio con un usuario externo autenticado, se envía a ese usuario una invitación por correo electrónico que contiene un vínculo al sitio o documento. Cuando el usuario haga clic en el vínculo, se le pedirá que inicie sesión con el nombre de usuario y la contraseña de su cuenta de Microsoft o de su cuenta profesional o educativa. Al iniciar sesión, el usuario se agrega a la lista de usuarios de la suscripción de Office 365 (en la lista, el nombre de usuario incluirá #EXT#) y se le concede acceso al sitio o documento.

Una vez que están en la lista de usuarios de la suscripción de Office 365, puede concederles acceso a otros sitios o documentos sin necesidad de enviarles más invitaciones. (Puede enviarles un vínculo al sitio o documento para que lo encuentren). También puede asignarles una licencia de Office 365 si así lo desea.

Para dejar de compartir con un usuario externo autenticado, retírele los permisos del sitio, o quítelos de la lista de usuarios en Office 365.

Compartir archivos y carpetas con usuarios externos autenticados   

Al compartir archivo o carpeta con un usuario externo autenticado, se envía a ese usuario una invitación por correo electrónico que contiene un vínculo al sitio o documento. Cada vez que acceden al archivo o carpeta mediante el vínculo, se les envía un código sensible al tiempo que se puede usar para comprobar su identidad. Deben escribir el código para obtener acceso a la carpeta o archivo.

Puede dejar de compartir con usuarios externos autenticados quitando los permisos del archivo o carpeta.

Compartir con usuarios anónimos   

Al compartir con usuarios anónimos, puede permitir que editen o visualicen un documento o que suban archivos a una carpeta. Los vínculos de visualización y edición se crean por separado y se pueden configurar para que expiren en una fecha determinada. Una vez creados los vínculos, se pueden reutilizar y distribuir libremente. Cualquier usuario que tenga el vínculo puede acceder al documento.

Los usuarios anónimos no se agregan a la lista de usuarios de Office 365. Para suspender el uso compartido con ellos, vaya al documento o la carpeta que ha compartido y elimine el vínculo anónimo.

Colaboración con empresas externas

Si tiene socios comerciales o proveedores con los que necesita colaborar o compartir documentos, considere la posibilidad de configurar un sitio de extranet de SharePoint Online. Un sitio de extranet es una colección de sitios exclusiva que puede destinar a la colaboración con un proveedor o socio comercial en particular. Este sitio se puede bloquear para que únicamente los propietarios del sitio puedan invitar a usuarios externos y que tan solo se pueda invitar a usuarios externos de dominios específicos.

Los sitios de extranet de SharePoint Online son muy fáciles de configurar y mucho más fáciles y económicos de mantener que los sitios de extranet locales. Para obtener más información, vea Usar Office 365 SharePoint Online como una solución de extranet de empresa a empresa (B2B).

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