Administrar el tamaño del buzón de correo

¿Está recibiendo semanales o incluso diarios mensajes de advertencia que está a punto de quedarse sin espacio en el buzón? Limpieza de buzón es una herramienta de uno-detener-limpieza que se puede utilizar para recortar el tamaño del buzón.

  1. En Outlook, elija archivo > Herramientas de limpieza > Limpieza de buzón.

    Herramienta Limpieza de buzón

  2. Realice uno de los pasos siguientes:

    • Visualice el tamaño total del buzón de correo y de las carpetas individuales que este contiene.

    • Busque elementos anteriores a una fecha o un tamaño específico.

    • Archive elementos mediante Autoarchivar.

    • Visualice el tamaño de la carpeta Elementos eliminados y vacíe la carpeta.

    • Visualice el tamaño de la carpeta Conflictos y elimine la carpeta.

Prácticas recomendadas para mantener el buzón de correo limpio

Si el correo electrónico está almacenado en un servidor de correo electrónico como Exchange, cuando el buzón alcanza el límite superior el administrador puede comenzar a limitar la funcionalidad. Por ejemplo, en 90 MB podría ir una advertencia de 100 MB, es posible que no se puede enviar correo electrónico y a continuación, en 110 MB, es posible que pueda recibir correo electrónico.

A continuación se indican algunas maneras de mantener el tamaño del buzón de correo bajo control:

  • Archivar los elementos antiguos : Mover elementos antiguos que desee conservar a un archivo. Puede crear un Archivo de datos de Outlook (.pst) independiente que puede abrir desde Outlook siempre que lo necesite. De forma predeterminada, Outlook automáticamente Archive elementos a intervalos regulares. También puede Archivar elementos manualmente siempre que lo desee. De este modo, puede decidir qué elementos desea archivar cuándo archivarlos y dónde desea almacenar.

    Nota: Si no ve el comando Archivar, es posible que haya desactivado la característica de su organización.

  • Vaciar la carpeta Elementos eliminados : vaciar la carpeta Elementos eliminados con frecuencia para asegurarse de no está conservando mensajes que no necesita.

  • Vaciar la carpeta correo electrónico no deseado – Para ahorrar espacio en la Bandeja de entrada para los mensajes que realmente desea periódicamente Vaciar la carpeta correo electrónico no deseado .

  • Datos adjuntos de la tienda fuera de su buzón de correo : como datos adjuntos se acumulan con el tiempo, pueden tardar hasta una gran cantidad de espacio. Los datos adjuntos que desee conservar, considere la posibilidad de guardar a un sitio de grupo, para OneDrive o a las carpetas en el equipo.

Puede usar la herramienta Limpieza de buzón, que le permite ver el tamaño del buzón y carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos a un archivo de carpetas personales (.pst) y vaciar la carpeta Elementos eliminados.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Limpieza de buzón.

  2. Realice una de las siguientes acciones:

    • Para ver el tamaño total del buzón y de las carpetas individuales dentro de ella, haga clic en Ver tamaño del buzón.

    • Para ubicar elementos antiguos, seleccione Buscar elementos anteriores a n días, escriba un número comprendido entre 1 y 999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para ubicar elementos grandes, seleccione Buscar elementos superiores a n kilobytes, escriba un número entre 1 y 9999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para mover elementos antiguos del buzón a un archivo de carpetas personales (.pst), haga clic en Autoarchivar. La carpeta predeterminada para archivar archivos .pst es c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Configuración Settings\ aplicación Data\Microsoft\Outlook.

    • Para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Ver tamaño de elementos eliminados.

    • Para vaciar la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Vaciar.

    • Para ver el tamaño de la carpeta conflictos, haga clic en Ver tamaño de conflictos.

    • Para eliminar el contenido de la carpeta conflictos, haga clic en Eliminar.

Reducir el tamaño de un archivo de carpetas personales (.pst)

Si elimina elementos de un archivo de carpetas personales (.pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no está utilizando el equipo y Outlook se está ejecutando. Si desea reducir el tamaño del archivo de inmediatamente, puede forzar una compactar. El procedimiento para compactar el archivo de datos puede tardar varios minutos.

  1. En el menú archivo, haga clic en Administración de archivos de datos.

  2. Haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en configuración.

  3. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo .pst.

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Reducir el tamaño del archivo de carpetas sin conexión (.ost)

Reducir el tamaño del archivo de carpetas sin conexión (.ost) puede mejorar el rendimiento si ha eliminado una gran cantidad de elementos. Este procedimiento elimina todos los elementos que se guardan en el servidor.

  1. Elimine los elementos que no desea conservar y, a continuación, vaciar la carpeta Elementos eliminados.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

    Falta el comando Configuración de la cuenta.

    El comando Configuración de la cuenta se encuentra en el menú Herramientas de Microsoft Office Outlook 2007. Si está utilizando una versión anterior de Outlook, no se aplican las siguientes instrucciones. Utilice la Ayuda que se incluye con ese producto. Si la barra de título del programa que utiliza muestra Microsoft Outlook Express, está usando un programa que no es igual a Outlook. Para obtener ayuda, vea Ayuda de Outlook Express.

  3. En la lista, seleccione Microsoft Exchange Server y, a continuación, haga clic en cambiar.

  4. Haga clic en Más configuraciones.

  5. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Configurar archivo de carpeta sin conexión.

  6. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: 

  • Para eliminar un elemento de la conexión y carpetas, seleccione el elemento y, a continuación, presione SUPR.

  • Si está utilizando una cuenta de Exchange en el modo caché de Exchange, solo la carpeta seleccionada se eliminará especificada en el archivo .ost local. Los elementos en el servidor se descargarán nuevamente el archivo .ost en la siguiente sincronización, si la carpeta está seleccionada en Opciones de carpeta en la Configuración de envío o recepción de la cuenta de correo electrónico de Exchange Server.

  • Cuando se utiliza el modo caché de Exchange, favoritos de las carpetas públicas no se sincronizan de forma predeterminada. Si elige sincronizar las carpetas públicas, puede aumentar considerablemente el tamaño de su archivo de carpetas sin conexión (.ost).

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Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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