Administrar el calendario con la plantilla de información de calendario de Excel 2016

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Con Excel 2016, puede usar la plantilla de Información de calendario para obtener una amplia, precisos y personalizable información acerca de su calendario. La plantilla surge cuánto tiempo dedica en reuniones, que cumplen con el mayor número (y quién omite), en qué parte del día normalmente reunirse con otras personas y mucho más.

Con la plantilla de Información de calendario , puede ver el calendario como un panel e interactuar con él para profundizar los períodos de tiempo específicos o tipos de reuniones, que le interesa. Puede usar la plantilla de Calendario perspectivas a controlar mejor en las reuniones, su tiempo libre y su vida. Vamos a empezar.

Con la plantilla de la información de calendario

Para usar la plantilla de la Información de calendario necesita Excel 2016 o posterior, o una suscripción a Office 365. Para obtener acceso a su calendario con la plantilla, necesita una cuenta activa en un servidor de Exchange o en Exchange Online como parte de su suscripción de Office 365.

Abra la plantilla de la información de calendario

Para abrir la plantilla de la Información de calendario , en Seleccionar Excel Nuevo > calendario perspectivas.

Si no ve la plantilla, use el cuadro de búsqueda, escriba la información del calendarioy, a continuación, seleccione el botón de lupa para iniciar la búsqueda (o haga clic en la tecla ENTRAR). Aparece la plantilla de la Información de calendario .

Una vez abierta la plantilla, vea la primera ficha de libro, titulada inicio. Seleccione el botón Empecemos para comenzar.

Plantilla Información del calendario

Se selecciona la ficha de Importar el calendario , que proporciona los pasos sobre cómo conectarse a Exchange Server e importar el calendario.

Importar el calendario

Cuando seleccione el botón de Inicio de sesión, Excel muestra un cuadro de diálogo que le permite escribir su dirección de correo electrónico y contraseña, para que puedan conectarse al servidor de Exchange y cargar la información del calendario en el libro de Excel. El proceso puede tardar unos minutos, dependiendo de cuántos reuniones Excel tiene que descargar.

Credenciales de Exchange

Cuando haya finalizado, la hoja de cálculo de la Información de la reunión aparece y muestra un panel llena que contiene una colección de análisis detallado basado en el calendario.

Hoja Información de la reunión rellenada

Guarde el libro de información del calendario con los datos

Ahora ya está listo para guardarlo como un libro habilitado para macros, para que pueda actualizar los datos siempre que lo desee. Para guardar el libro, haga lo siguiente:

  1. Seleccione archivo > Guardar como, a continuación, seleccione un destino y elija Libro de Excel habilitado para macros en el menú desplegable Guardar como tipo.

    Guardar como libro habilitado para macros

    Guardar el libro como libro habilitado para macros garantiza que todos los gráficos se actualizará automáticamente cada vez que se seleccione el botón Actualizar información en la hoja de cálculo de la Información de la reunión .

  2. Si desea que los datos más recientes desde el calendario, abra el libro y seleccione el botón de Actualizar la información en la parte inferior de la hoja de cálculo de la Información de la reunión .

Obtener información sobre el calendario mediante la hoja de información de la reunión

Cuando se selecciona la hoja de cálculo de la Información de la reunión , verá un panel que contiene a todos los tipos de perspectivas interesantes sobre los datos de calendario. La imagen siguiente muestra la hoja de cálculo y debajo de la imagen es una descripción de cada sección numerada.

Áreas de información del calendario
  1. Segmentación de datos de Respuesta a la reunión

  2. Escala de tiempo para seleccionar el período de tiempo para los análisis; todos los gráficos reflejan la escala de tiempo seleccionado

  3. Resumen de los datos recopilados

  4. Gráfico de columnas (gráfico dinámico) de su tiempo empleado en las reuniones por mes y año

  5. Gráfico de columnas (gráfico dinámico) de las reuniones por día , mes y año

  6. Gráfico de columnas (gráfico dinámico) de la Hora de cada una de las reuniones por hora del día

  7. Gráfico de barras (gráfico dinámico) de las personas (usted) trato con el mayor número

  8. El gráfico circular (gráfico dinámico) de la reunión, invitar a las respuestas, que muestra el número de reuniones asistido, no ha respondido a o estaba provisional

  9. El gráfico circular (gráfico dinámico) del número de reuniones organizado o con supervisión

Controles de filtrado

Hay dos controles de filtrado en la hoja de cálculo de la información de la reunión, que corresponden a los números 1 y 2 en la imagen anterior:

  1. La segmentación de datos Seleccione respuesta le permite seleccionar cualquier combinación de las respuestas de la reunión (use CTRL+clic o MAYÚS+clic para seleccionar varios elementos), que filtra todos los gráficos en la hoja de cálculo:

    • La organizados

    • Confirmado

    • Asistido provisionalmente

    • Pasan por alto

    La segmentación de datos tiene las respuestas había confirmado y se organizan como las opciones seleccionadas al cargar la hoja.

    Sugerencia: Puede seleccionar el botón de pasan por alto de la segmentación de datos y luego consulte en el gráfico 6 vea de qué período del día que suele ignorar invitaciones a reuniones y, a continuación, en el gráfico 7 que asiste a las reuniones que se pasa por alto.

    Puede obtener más información acerca de la segmentación de datos en Excel.

  2. La segmentación de datos de escala de tiempo (ha titulado Seleccione un período de tiempo para el análisis) le permite filtrar gráficos en la hoja de cálculo basado en el período de tiempo. En la esquina superior derecha de la segmentación de datos es un menú desplegable que le permite seleccionar si la selección de período de tiempo estará años, trimestres, meses o días.

    filtro de tiempo

    Puede obtener más información acerca de las escalas de tiempo en Excel.

Personalizar la plantilla de la información de calendario

La plantilla de Calendario perspectivas utiliza Expresiones de análisis de datos (DAX) para medir el porcentaje de tiempo empleado en reuniones (con respecto al total de tiempo de trabajo). Los resultados se muestran en la hoja de cálculo de Información de la reunión , en los gráficos identificados como 3 y 4.

Las hipótesis utilizadas en los cálculos son un día laborable de 8 horas y una semana de 5 días. Además, se excluyen más de 4 horas de reuniones para reducir el sesgo de cálculo que resulta de eventos de tiempo en el calendario.

Puede personalizar la plantilla para satisfacer sus hábitos de trabajo específicos y afectan a los cálculos del tiempo empleado en reuniones, realizando los siguientes pasos:

  1. Haga clic en una hoja de cálculo y seleccione Mostrar … para abrir el menú que aparece.

    mostrar la hoja de cálculo
  2. Seleccione la hoja de parámetros de la ventana Mostrar que aparece y haga clic en Aceptar.

    Mostrar selecciones
  3. Hojas de cálculo ocultas solo se muestran en la ventana Mostrar. Seleccione la hoja de cálculo de parámetros y personalizar los valores de la tabla para reflejar el patrón de trabajo.

    personalizar los patrones de trabajo en la hoja de cálculo Parámetros

    Pueden cambiar los siguientes valores:

    • Horas de trabajo por día

      Puede cambiar este parámetro a cualquier valor entre 1 y 24. Por ejemplo, si tiene un trabajo a tiempo parcial y cada día laborable puede establecer este parámetro a 4.

    • Días de trabajo por semana

      Puede cambiar este parámetro a cualquier valor entre 1 a 7. Por ejemplo, si tiene un trabajo a tiempo parcial y trabajar solo dos días a la semana, puede establecer este parámetro en 2. Y si parece que trabajar todos los días de la semana, solo tiene que configurar este parámetro a 7 para reflejar mejor todas las reuniones que tiene en los fines de semana.

    • Omitir reuniones largo (horas)

      Si tiene más de 4 horas que desea incluir en los cálculos de reuniones, puede aumentar este parámetro. Por ejemplo, si a menudo participar en cursos de 8 horas y desea incluirlos en sus datos, establezca este parámetro en 8 a solo las reuniones de filtro con más de 8 horas.

  4. Si modifica cualquiera de los valores de la hoja de cálculo de parámetros, debe actualizar el libro seleccionando datos > Actualizar todo, después de que los nuevos valores surtan efecto.

Hacer más con la plantilla de la información de calendario

Las secciones anteriores ofrecen gran oportunidad para ver cómo puede emplear su tiempo de la reunión y para obtener datos interesantes sobre cómo ejecutar las reuniones (o cómo inician las reuniones de la programación). Pero hay más cosas que puede hacer con el libro de la Información de calendario , como las siguientes secciones describen.

¿Se puede desglosar ver reuniones específicos?

Para obtener más información acerca de las reuniones, puede ver los datos asociados con cada reunión. Haga clic en cualquier etiqueta de la hoja de cálculo, seleccione Mostrar... y seleccione la hoja de Datos de las reuniones .

Hoja Datos de reuniones

En la hoja de Datos de reuniones puede ver todas las reuniones y filtrar los datos desglosar reuniones específicas. Un ejemplo donde resulta útil es iniciar en la hoja de cálculo de la Información de la reunión y encontrar a valores atípicos (reuniones que parece inusual o fuera de su rutina normal, como un aumento de reuniones de febrero de 2015), a continuación, para buscar las reuniones correspondientes en la hoja de datos de la reunión.

¿Puedo compartir este libro?

Una vez que Excel carga los datos de calendario en el libro Información de calendario , los datos de la reunión se almacenan en el modelo de datos del libro y también en la hoja de cálculo oculta denominada Datos de las reuniones.

Sus credenciales son no almacenadas en el libro, así que si comparte el libro con un compañero de trabajo y que elige el botón Actualizar información para actualizar el libro, se pedirá que introduzca sus credenciales y los datos de la reunión se elimina como parte del proceso de actualización del libro (los datos se reemplazan por los datos de su compañero de trabajo).

Si desea volver el libro a su estado inicial y quitar los datos de la reunión, presione CTRL+R y guarde el libro como archivo .xlsm o .xltm.

¿Cómo puedo obtener más?

Es el objetivo de este libro, además de ayudarlo a obtener recomendaciones sobre su calendario aprender a las funciones de Excel y sus características de Análisis de datos . Hay una lista de vínculos útiles en la hoja de cálculo, cada una de las cuales es un vínculo a recursos técnicos que le ayudarán a empezar a trabajar con las características utilizadas en esta plantilla aprender más.

Hoja de cálculo Obtener más información

¿Cómo puedo crear un libro similar en la mía?

Puede crear libros como con las características de análisis de datos integradas en Excel 2016.

Para conectarse al Servidor de Exchange, extraer el calendario y los datos de análisis de forma, esta plantilla utiliza tecnología de Power Query que se ha integrado en Excel 2016 y está disponible a través de la cinta de opciones de datos en la sección obtener y transformar. Puede obtener más información acerca de obtener y transformar.

Para comenzar a importar el calendario de un libro nuevo, en la cinta de opciones, seleccione datos > nueva consulta > desde otros orígenes > desde Microsoft Exchange.

Obtener datos de Exchange

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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