Administrar documentos y contenido en Microsoft SharePoint Server 2010

Información general

Curso de SharePoint 2010 Este curso proporciona una introducción a las características nuevas y actualizadas de la administración de documentos de SharePoint Server 2010. Si ya conoce las tareas básicas de administración de documentos (como la protección o desprotección de documentos y el trabajo con la historia de versiones de documentos) pero desea adquirir conocimientos básicos de algunas de las funcionalidades más avanzadas de la administración de documentos de SharePoint Server 2010, este curso es para usted. Le ayudaremos a familiarizarse con las nuevas características de administración de documentos y podrá ver estas cómo pueden facilitar su trabajo.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Comprender cómo el sitio del Centro de documentación facilita la administración de grandes cantidades de documentos.

  • Utilizar metadatos para encontrar contenidos y navegar por grandes bibliotecas.

  • Crear y administrar productos de trabajo de documentos múltiples mediante los conjuntos de documentos.

  • Comprender cómo puede administrar y utilizar los activos de multimedia enriquecidos, como los archivos de vídeo y audio, en un sitio de SharePoint Server 2010.

  • Aprovechar la sofisticada integración de SharePoint Server con los programas cliente de Office para llevar a cabo tareas de administración de documentos dentro del conocido contexto de los programas cliente de Office.

Este curso incluye:

  • Cuatro lecciones autoguiadas.

  • Una pequeña prueba al final del curso. La prueba no se puntuará.

  • Una tarjeta de referencia rápida que se puede imprimir al finalizar el curso.

Si nunca ha trabajado con documentos en un sitio de SharePoint, puede que le interese realizar tareas básicas, como cargar documentos o protegerlos y desprotegerlos. Comience con este artículo Tareas básicas en SharePoint Server 2010.

Si está realizando una actualización desde SharePoint Server 2007 y solo desea aumentar la productividad con la nueva interfaz de cinta de opciones, considere comenzar con el curso de formación Cambiar a la interfaz de usuario de SharePoint 2010.

Versión sin conexión (66 MB)

Encontrar y administrar contenido en un Centro de documentación

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Crear y administrar productos de trabajo de documentos múltiples con los conjuntos de documentos.

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Administrar activos digitales

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Utilizar Microsoft Word 2010 con un sitio de SharePoint

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Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cuál de los siguientes dos métodos son maneras eficientes de encontrar contenido en un sitio de Centro de documentación?

Buscar contenidos mediante el identificador de documentos.

Correcto, puede buscar un documento mediante su identificador, incluso si se ha movido de sitio.

Mediante vínculos guardados como accesos directos en el explorador.

Incorrecto. Aunque podría ser útil guardar los vínculos de los recursos en sitios de SharePoint, no necesita depender de este tipo de soluciones cuando esté utilizando un sitio de Centro de documentación.

Exploración de contenido mediante la navegación por metadatos

Correcto, si se ha configurado la navegación por metadatos para la biblioteca, puede ser una manera eficiente de filtrar y encontrar contenido.

Pedir a un compañero el vínculo a un documento.

Incorrecto. Aunque con este método podría obtener los resultados deseados, existen herramientas que puede utilizar para encontrar el contenido usted mismo.

De las siguientes afirmaciones, ¿qué dos son verdaderas con respecto a la nueva plantilla de biblioteca de activos de SharePoint Server 2010?

La biblioteca de activos incluye la vista Miniaturas que facilita la exploración de imágenes y vídeos.

Correcto. Puede utilizar la vista Miniaturas para explorar los activos visualmente en lugar de por nombre.

La biblioteca de activos es una nueva característica de Business Intelligence que puede utilizarse para seguir y administrar activos financieros.

Incorrecto. Una biblioteca de activos está diseñada para almacenar activos como archivos de audio, vídeo e imagen.

La biblioteca de activos está preconfigurada con los nuevos tipos de contenido de activos digitales para imagen, audio y vídeo.

Correcto. Tan pronto como cree una biblioteca de activos, podrá cargar imágenes y vídeos en ella.

La Biblioteca de activos no admite características básicas de administración de documentos como la protección y desprotección o el control de versiones.

Incorrecto. Una biblioteca de activos tiene las mismas características que una biblioteca de documentos pero con funcionalidades adicionales para la administración de archivos de audio, vídeo e imagen.

¿Cuál de las siguientes dos afirmaciones sobre los conjuntos de documentos son correctas?

Cuando crea una nueva instancia de un conjunto de documentos, el contenido siempre se creará automáticamente.

Incorrecto. Todo depende de cómo se configure el tipo de contenido del conjunto de documentos. Los conjuntos de documentos pueden configurarse para que creen contenido predeterminado automáticamente. No obstante, también pueden configurarse para que no creen contenido predeterminado. En ambos casos, puede cargar o crear nuevos documentos y agregarlos al conjunto de documentos.

Un conjunto de documentos es un tipo de contenido basado en carpetas que le permite crear y administrar productos de trabajo de documentos múltiples.

Correcto. Los conjuntos de documentos son útiles para proyectos para los que es necesario crear y administrar un conjunto de documentos relacionados entre sí.

Puede crear instantáneas de versiones de un conjunto de documentos.

Correcto. Puede utilizar el comando Versión de captura de la cinta de opciones que muestra la página de bienvenida de un conjunto de documentos.

No se pueden ejecutar flujos de trabajo en un conjunto de documentos.

Incorrecto. Puede ejecutar flujos de trabajo en todo el conjunto de documentos o en elementos individuales del mismo.

Para agregar una biblioteca a los accesos directos que aparecen cuando guarda o abre documentos en los programas clientes de Microsoft Office como Word, Excel o PowerPoint, ¿qué comando de la cinta de opciones puede utilizar?

Abrir en el Explorador

Incorrecto. El comando de Abrir en el Explorador abrirá la biblioteca como una carpeta estándar del Explorador de Windows.

Exportar a Excel

Incorrecto. El comando Exportar a Excel exportará la lista de elementos de la biblioteca a una hoja de cálculo de Excel.

Conectar a Office

¡Correcto! Cuando seleccione el comando Conectar a Office y seleccione la opción Agregar a sitios de SharePoint, agregará un acceso directo a una biblioteca en los cuadros de diálogo de Abrir y Guardar como de sus programas cliente. También podrá iniciar documentos con programas cliente mediante cualquier plantilla que esté disponible para una biblioteca específica.

Sincronizar con SharePoint Workspace

Incorrecto. Sin embargo, el comando Sincronizar con SharePoint Workspace es muy útil. Creará una copia sincronizada de toda la biblioteca en su equipo local mediante el programa cliente llamado SharePoint Workspace. A continuación, podrá actualizar documentos cuando esté sin conexión y hacer que sus datos se sincronicen más tarde cuando vuelva a conectarse.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

¿Dónde está el control de navegación por metadatos?

Está en la izquierda de la página y tiene este aspecto:

Control de navegación por metadatos

¿Cómo puedo crear un conjunto de documentos?

Si se han configurado los conjuntos de documentos en su biblioteca, puede crearlos seleccionando un conjunto de documentos en el menú Nuevo documento.

Comando Conjunto de documentos en el menú Nuevo documento

¿Cómo puedo realizar acciones en una imagen desde una vista de miniatura de una biblioteca de activos?

Mantenga el mouse sobre la vista previa y haga clic en el vínculo que desee en la ventana de vista previa.

Vista previa de la imagen en la biblioteca de activos

¿Cómo puedo agregar una biblioteca a la lista de sitios de SharePoint en mis cuadros de diálogo de Abrir y Guardar como en programas cliente de Microsoft como Word, Excel y PowerPoint?

Haga clic en el comando Conectar a Office en la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Agregar a sitios de SharePoint.

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