Administrar documentos en una herramienta Documentos de SharePoint Workspace 2010

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En general, puede administrar documentos en una herramienta de documentos de 2010 del mismo modo que en el Explorador de Windows. Tenga en cuenta que algunas tareas de administración de archivos, como el cambio de nombre o la eliminación de archivos, pueden estar reguladas por permisos del sitio de SharePoint o por permisos de herramienta asignados a su rol (si la herramienta de documentos está en un área de trabajo de Groove). En función de los permisos, es posible que pueda administrar los documentos de las siguientes formas:

¿Qué desea hacer?

Copiar o mover documentos

Eliminar documentos

Cambiar el nombre de documentos

Cambiar la vista actual

Ordenar documentos

Ver propiedades de documentos

Crear carpetas de documentos

Solucionar problemas de descarga

Copiar o mover documentos

Para copiar un documento a otra carpeta (ya sea dentro de una herramienta de documentos o en una carpeta en el Explorador de Windows), use los comandos copiar y pegar del menú contextual, o bien, arrastre el archivo mientras presiona CTRL. Para mover un documento a otra carpeta, use arrastrar y colocar.

En la siguiente tabla se describe la función arrastrar y colocar.

Para

Siga este procedimiento

Copiar un documento a otra carpeta de la misma herramienta de documentos

Presione CTRL mientras arrastra el documento o use copiar y pegar.

Copiar un documento a una carpeta de otra herramienta de documentos o a una carpeta de Windows fuera de SharePoint Workspace

Arrastre y coloque el documento o use copiar y pegar.

Mover un documento a una subcarpeta de la misma herramienta de documentos

Use cortar y pegar.

Mover un documento a una carpeta de otra herramienta de documentos o a una carpeta de Windows fuera de SharePoint Workspace

Use cortar y pegar.

Sugerencia: Si arrastra un documento a Microsoft Outlook, se iniciará automáticamente un nuevo mensaje de Outlook con el documento mostrado como datos adjuntos.

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Eliminar documentos

Para eliminar un documento, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Eliminar. Haga clic en para confirmar que desea eliminar el documento. Si el documento se encuentra en una biblioteca de documentos de SharePoint, se muestra un mensaje para recordarle que al eliminar el documento también se eliminará en el servidor de SharePoint.

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Cambiar el nombre de los documentos

Para cambiar el nombre de un documento, haga clic con el botón secundario en él y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.

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Cambiar la vista actual

En un área de trabajo de SharePoint, las vistas disponibles corresponden a las definidas en el sitio de SharePoint. Las vistas se pueden cambiar para que muestren otros conjuntos de elementos, según los filtros configurados para una vista seleccionada.

  1. Haga clic en la pestaña Vista.

  2. Haga clic en el menú Vista actual y luego en la vista que desee.

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Ordenar documentos

  1. Seleccione la carpeta en la que desee ordenar los documentos.

  2. En un área de trabajo de SharePoint, en la ficha Vista, haga clic en el menú Ordenar documentos y, a continuación, haga clic en una opción de ordenación.

    Para ver las opciones de ordenación, es posible que tenga que establecer la vista actual en "Valor predeterminado del área de trabajo". En la pestaña Vista, haga clic en el menú Vista actual y luego en Valor predeterminado del área de trabajo.

  3. En la pestaña Vista de un área de trabajo de Groove, haga clic en el menú Ordenar documentos y, luego, en una opción de ordenación.

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Ver propiedades de documentos

  1. Seleccione el documento.

  2. En la ficha Inicio, haga clic en Propiedades.

    Si el documento se encuentra en un área de trabajo de SharePoint, se abre la ventana Propiedades desde el sitio de SharePoint.

    Si el documento está en un área de trabajo de Groove, se abre el cuadro de diálogo Propiedades de SharePoint Workspace.

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Crear carpetas de documentos

Puede crear y organizar carpetas de documentos en una estructura de árbol, al igual que en el Explorador de Windows. Todas las herramientas de documentos contienen inicialmente una "Carpeta raíz", que siempre es la carpeta de nivel superior en la lista (análoga a un nombre de unidad de disco como (C:\) en el equipo). Cualquier carpeta que se agregue se mostrará jerárquicamente por debajo de la "Carpeta raíz".

Crear una carpeta nueva

Las carpetas nuevas siempre se ubican jerárquicamente debajo de la carpeta seleccionada.

  1. Seleccione la carpeta en la que desea colocar una nueva carpeta.

  2. En la ficha Inicio, haga clic en Nueva carpeta.

    Si crea una nueva carpeta en una biblioteca de documentos de un área de trabajo de SharePoint, se abrirá la ventana Nueva carpeta, derivada del sitio de SharePoint. Escriba un nombre para la nueva carpeta y haga clic en Guardar y cerrar.

    Si crea una nueva carpeta en una herramienta de documentos de un área de trabajo de Groove, se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta. Escriba un nombre para la nueva carpeta y presione ENTRAR.

Cambiar el nombre de una carpeta

  1. Haga clic con el botón secundario en la carpeta y luego haga clic en Cambiar nombre.

  2. Escriba un nombre nuevo para la nueva carpeta y presione ENTRAR.

Ver las propiedades de la carpeta

  1. Haga clic en la carpeta.

  2. En la ficha Inicio, haga clic en Propiedades.

    Si la carpeta se encuentra en un área de trabajo de SharePoint, se abre la ventana Propiedades desde el sitio de SharePoint.

    Si la carpeta está en un área de trabajo de Groove, se abre el cuadro de diálogo Propiedades de SharePoint Workspace.

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Resolver problemas de descarga

Cuando otros miembros del área de trabajo agreguen nuevos documentos a una herramienta Documentos, estos documentos se descargarán automáticamente en su copia del área. Un icono de sincronización se anexa a cualquier documento que esté aún en proceso de descarga. Por ejemplo:

Hay contenido nuevo o actualizado disponible para su descarga para este documento

Si intenta abrir un documento que aún muestra un icono de sincronización, aparecerá un mensaje "Contenido no disponible" para informarle de que el contenido del documento no se ha descargado o no se ha terminado de descargar.

En algunos casos, es posible que solo tenga que esperar un minuto o dos para que el documento termine de descargarse. Por ejemplo, los documentos muy grandes pueden tardar un tiempo en terminar de descargarse. Pero también es posible que experimente este problema si el miembro del área de trabajo que ha agregado el documento se desconecta antes de que el documento termine de transferirse a su equipo. En ese caso, tendrá que esperar a que esta persona vuelva a conectarse para recibir el documento.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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