Administrar contactos en SharePoint Workspace 2010

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Los contactos son las personas que interactúa. Puede agregar contactos a su lista personal de la barra de inicio. También puede administrar su propios contacto.

¿Qué desea hacer?

Agregar nuevos contactos

Guardar un contacto como un archivo

Enviar un contacto a otras personas

Comprobar la identidad de contactos

Resolver conflictos de nombres de contacto

Crear un alias para un contacto

Eliminar un contacto

Ocultar un contacto

Ver información de diagnóstico sobre un contacto

Ver propiedades de contactos

Agregar nuevos contactos

Para buscar y agregar nuevos contactos a su lista de contactos en la barra de inicio, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Inicio.

  2. Haga clic en Agregar contacto.

  3. En el cuadro de diálogo Buscar usuario, escriba el nombre o texto que desea buscar en el campo Buscar.

    Detalles

    Puede buscar por "nombre completo", "nombre", "apellido", "correo electrónico corporativo" o "correo electrónico personal". La búsqueda devolverá todos los contactos en los que se encuentre una coincidencia en cualquiera de los campos válidos. Por ejemplo, la cadena de búsqueda "cout" devolvería contactos llamados "Jesús Couto" puesto que "cout" incluye los primeros cuatro caracteres en el campo "Apellido". Como regla general, cuanto más específica sea la cadena de búsqueda (cuando se escriban más caracteres), más específico y exacto será el resultado de la búsqueda.

    Para reorganizar el orden de las columnas en el cuadro de diálogo Buscar usuario, puede arrastrar los elementos. También puede quitar las columnas (excepto "Nombre completo"); para ello, debe hacer clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna y cancelar la selección del nombre de la columna que desea quitar. Para restaurar una columna eliminada, haga clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna y seleccione el nombre de la columna que se va a restaurar. Los cambios que realice en el cuadro de diálogo Buscar usuario solo se aplican a la sesión de búsqueda actual. Todos los valores predeterminados se restaurarán la próxima vez que abra el cuadro de diálogo Buscar usuario.

  4. Opcional: Seleccione Incluir Directorio público de contactos de área de trabajo si desea incluir este directorio en la búsqueda.

    De forma predeterminada, SharePoint Workspace busca en su red corporativa (si pertenece a una), así como los Contactos conocidos.

  5. Haga clic en Buscar.

  6. Si encuentra una coincidencia, selecciónela en la lista.

    Junto a cada nombre de contacto en la lista, se muestra un icono de presencia mediante el cual puede ver su estado en línea. Sin embargo, las coincidencias de contactos halladas mediante el Directorio público de contactos de área de trabajo, siempre muestra al principio un icono de estado "Desconocido" hasta que se selecciona y agrega al contacto a la lista de contactos.

  7. Para ver más información sobre una coincidencia de contacto seleccionada, haga clic en Propiedades.

    Por ejemplo, que desea tomar medidas para verificar la identidad del contacto.

  8. Haga clic en Agregar para agregar el contacto a la lista.

Agregar a un miembro del área de trabajo a la lista de contactos

A medida que nuevas personas se convierten en miembros de sus áreas de trabajo, es posible que desee agregar los contactos de estas personas a su lista personal. Haga clic con el botón secundario en el miembro que desea agregar y seleccione Agregar a Mis contactos.

También puede arrastrar el miembro del área de trabajo hasta la lista de contactos para agregarlo.

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Guardar un contacto como un archivo

Puede guardar un contacto como un archivo y, a continuación, enviar el archivo de contactos como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico.

  1. Haga clic con el botón secundario en el contacto y seleccione Guardar contacto como archivo.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar información de contacto como, seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo del contacto y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Enviar un contacto a otras personas

Puede enviar un contacto a otras personas como archivo adjunto en un mensaje de correo electrónico o en un mensaje de Groove.

  1. Haga clic con el botón secundario en el contacto.

  2. Seleccione Enviar por correo electrónico a los contactos seleccionados.

  3. Escriba una o más direcciones de correo electrónico en el campo Para.

  4. Si lo desea, modifique el asunto y el texto del mensaje.

    Tenga en cuenta que el mensaje de texto estándar incluye las instrucciones para descargar SharePoint Workspace, en el caso de que un destinatario aún no tenga una cuenta.

  5. Haga clic en Aceptar.

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Comprobar las identidades de los contactos

Se recomienda comprobar las identidades de los contactos para reducir el riesgo de compartir información confidencial con personas no deseadas. De acuerdo con la instalación de su cuenta, varias identidades de contactos podrían ya estar comprobadas por el administrador de su organización. SharePoint Workspace indica el estado de comprobación de las personas en sus listas de contactos y miembros mediante los siguientes colores:

  • Negro: no comprobado.

  • Verde: verificado por el usuario.

  • Azul verdoso: comprobado por la organización.

  • Azul: comprobado por la organización pero fuera de su dominio o con certificación cruzada.

  • Rojo: conflicto de nombres. Mostrar dos contactos que tienen nombres similares en rojo, independientemente de su estado de verificación. Para obtener más información, vea resolver conflictos de nombres .

Las directivas de comunicación que se aplican a su identidad determinan su capacidad de interactuar con otros usuarios según su estado de comprobación. Es posible que estas directivas:

  • No le permitan comunicarse con los usuarios cuya identidad no fue comprobada por el administrador de la organización.

  • Abra el cuadro de diálogo Alerta de verificación de contacto (descrito a continuación) para recibir una advertencia antes de que se le permita comunicarse con usuarios cuya identidad no haya sido comprobada.

  • Le permitan comunicarse con cualquier contacto sin advertencias ni restricciones.

La comprobación de otros usuarios de su organización puede proporcionarle suficiente seguridad sobre sus identidades. En algunos casos, especialmente si trabaja con información confidencial, puede también desea verificar manualmente la identidad de un usuario.

Responder al cuadro de diálogo contacto Alerta de verificación de contacto.

El cuadro de diálogo Alerta de verificación de contacto se muestra cuando intenta comunicarse con usuarios cuya identidad no ha sido comprobada y si las directivas de comunicación de la identidad de su cuenta determinan que se le advierta acerca de dichos usuarios. Puede realizar lo siguiente:

  • Seleccione el usuario y haga clic en Comprobar identidad. Siga las instrucciones en la sección siguiente para comprobar la identidad de un contacto de forma manual.

  • Haga clic en Propiedades para ver las propiedades de contacto de un usuario seleccionado.

  • Haga clic en Continuar para pasar por alto la alerta de comprobación de usuario y continuar con la actividad.

  • Haga clic en Cancelar para cancelar la actividad que estaba realizando y que originó la alerta de comprobación de usuario.

Comprobar manualmente un contacto

SharePoint Workspace asigna una única "huella digital" a la identidad de cada contacto. Una huella digital aparece como una cadena larga de letras y números (con signos de puntuación de legibilidad). Estos huellas digitales se usan para verificar manualmente las identidades reales de contactos vean en las áreas de trabajo y listas de contactos. También puede Ver la huella digital asignada a su identidad.

Para comprobar manualmente la identidad de un contacto, haga lo siguiente:

  1. Haga clic con el botón secundario en el contacto (o en el miembro del área de trabajo) que desea comprobar y luego haga clic en Comprobar identidad.

    El cuadro de diálogo Comprobar identidad muestra la información sobre las relaciones actuales con el contacto seleccionado, tales como áreas de trabajo compartidas, cantidad de mensajes enviados entre sí y su relación empresarial. Si no tiene ningún tipo de relación con el contacto seleccionado, el cuadro de diálogo Comprobar identidad ofrecerá las instrucciones para comprobar la identidad del contacto mediante la comprobación de su huella digital.

    Nota: Si SharePoint Workspace detecta que dos o más contactos tienen el mismo nombre, el cuadro de diálogo Comprobar identidad mostrará un mensaje de advertencia solicitándole que asigne un alias cuando realice la comprobación de este contacto.

  2. Siga uno de estos pasos:

    • Si está seguro de la identidad del contacto en base a la información que puede ver, haga clic en Comprobar.

      En el cuadro de diálogo Comprobar identidad como, escriba un nombre alternativo para el contacto si cree que necesita uno y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Si no está completamente seguro de la identidad del contacto y desea ejecutar más pasos para comprobar su identidad, haga clic en ¿No está seguro? - Compruebe la huella.

      Siga los pasos en el cuadro de diálogo Comprobar identidad para comprobar la huella digital del contacto y, luego, haga clic en Comprobar.

      En el cuadro de diálogo Comprobar identidad como, escriba un nombre alternativo para el contacto si cree que necesita uno y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambiar el estado de comprobación de identidad de un contacto

Posiblemente en algún momento desee cambiar el estado de comprobación de los contactos comprobados de forma manual de modo que se muestren como si no estuvieran comprobados.

  1. Haga clic con el botón secundario en el contacto (o miembro del área de trabajo) que desea mostrar como no comprobado y seleccione Comprobar identidad.

  2. Haga clic en No comprobar.

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Resolver conflictos de nombre de los contactos

Cuando dos o más contactos tienen nombres para mostrar idénticos, los nombres se muestran en rojo en las listas de contactos, en las listas de miembros del área de trabajo y en las tarjetas de información del contacto. Los nombres para mostrar se consideran idénticos si coinciden exactamente después de quitar espacios iniciales, finales y otros espacios incrustados, y después de pasar el nombre a minúsculas.

Por ejemplo, "Ana  Díaz" y "Ana Díaz" ocasionarán un conflicto de nombres. Sin embargo, "Ana Díaz" y "AnaDíaz" no presentarán ningún conflicto.

Es importante distinguir los nombres de contacto para evitar iniciar actividades con el contacto incorrecto de forma involuntaria. Puede crear un alias para cualquiera de los nombres de contacto conflictivos.

Asimismo, en algunos casos excepcionales, un nombre conflictivo podrá originarse al tener contactos obsoletos almacenados en la cuenta. Por ejemplo, quizás un contacto ha activado una cuenta nueva o ha abandonado todas las actividades de la cuenta anterior pero continúa usando el mismo nombre para mostrar en ambas cuentas. En este caso, oculte al contacto obsoleto tal como se indica a continuación de modo que éste ya no se muestre en ninguna de sus listas de contactos.

Para resolver un conflicto de nombres, haga lo siguiente:

  1. Haga clic con el botón secundario en el nombre que presenta un conflicto y, a continuación, haga clic en Resolver conflicto de nombres.

  2. Realice cualquiera de las siguientes acciones:

    • Haga clic en Ver vCard para ver los detalles del contacto seleccionado. Esto le puede servir para distinguir los contactos con el mismo nombre.

    • Haga clic en Poner alias al contacto para abrir el cuadro de diálogo Alias en el cual puede crear un nombre para mostrar único para el contacto.

    • Haga clic en Comprobar identidad para seguir los pasos de comprobación de identidad del contacto.

  3. Haga clic en Listo.

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Crear un alias para un contacto

Puede mostrar cualquier contacto (que no sea el suyo) con un alias. Esto es útil cuando tiene problemas para distinguir los contactos con el mismo nombre.

  1. Haga clic con el botón secundario en el contacto y, luego, haga clic en Poner alias al contacto.

  2. Escriba un alias y luego haga clic en Aceptar.

    Muestra el nombre de alias en lugar del nombre original. Para ver el nombre del contacto original puede abrir su información de contactoo punto en los alias de nombre para mostrar una ventana emergente que muestra el nombre original.

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Eliminar un contacto

Para eliminar un contacto de la lista de contactos en la barra de inicio:

  1. Seleccione el contacto que desea eliminar.

  2. Presione la tecla SUPR y, a continuación, haga clic en para confirmar la eliminación.

Es posible que los contactos que elimina de la lista de contactos de la barra de inicio continúen apareciendo en otras listas de contactos, tales como las listas desplegables Para en los cuadros de diálogo Enviar mensaje o Enviar Invitación. Esto ocurre porque SharePoint Workspace guarda la información de contacto de todos los usuarios con los que interactúa en una lista adicional llamada "Contactos conocidos". Esta incluye a los contactos agregados a su lista de contactos en la barra de inicio y a los miembros de sus áreas de trabajo. Recuerde que es posible que tenga miembros del área de trabajo que no estén incluidos en su lista de contactos.

No puede eliminar los contactos que aparecen en la lista de contactos conocidos. Sin embargo, al menos puede ocultar estos contactos.

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Ocultar un contacto

A veces los contactos pueden volverse obsoletos por varios motivos. Si tiene contactos obsoletos, puede ocultarlos para que ya no se incluyan en los menús desplegables que muestran contactos.

  1. Abra el Administrador de contacto.

  2. Seleccione los contactos que desee ocultar.

  3. Haga clic en Ocultar para colocar los contactos seleccionados en la lista Contactos ocultos.

  4. Haga clic en Aceptar.

Nota: Ocultar un contacto no se ocupará automáticamente un conflicto de nombre asociado. Si un contacto que desea ocultar aparece como un conflicto de nombres, vea resolver conflictos de nombres para obtener más información.

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Ver la información de diagnóstico de un contacto

Puede ver la información de diagnóstico de los contactos seleccionados. En ocasiones, es posible que necesite ver esta información para fines de soporte técnico. Si necesita enviar información de diagnóstico a un técnico, puede copiar y pegar la información del cuadro de diálogo Diagnóstico en un mensaje de correo electrónico.

  1. Abra el Administrador de contacto.

  2. Seleccione el contacto que desee.

  3. Haga clic en Diagnóstico.

    Para copiar la información del panel Contactos, haga clic con el botón secundario y luego haga clic en Seleccionar todo. A continuación haga clic con el botón secundario y finalmente haga clic en Copiar.

    Para copiar la información de los paneles Conocimiento o Diagnóstico de red, haga clic en Copiar al Portapapeles.

  4. Haga clic en Aceptar.

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Ver las propiedades del contacto

Para ver las "propiedades" de alguno de los contactos, haga clic con el botón secundario en el contacto y, a continuación, haga clic en Propiedades. En las propiedades del contacto puede:

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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