Administrar buzones inactivos en Office 365

Office 365 permite conservar el contenido de los buzones eliminados. Esta característica se denomina buzones inactivos. Los buzones inactivos permiten conservar el correo electrónico de antiguos empleados después de que salgan de su organización. Un buzón pasa a inactivo cuando se aplica una retención por juicio o una directiva de retención de Office 365 (creada en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365) en el buzón antes de eliminar la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente. El contenido de un buzón inactivo se conserva mientras dura la retención que se colocó en el buzón antes de que pasara a inactivo. Gracias a ello, los administradores, los responsables de cumplimiento normativo y los administradores de registros pueden usar la Búsqueda de contenido en el Centro de cumplimiento y seguridad para buscar y exportar contenido de un buzón inactivo. Los buzones inactivos no pueden recibir correos electrónicos y no aparecen en la libreta de direcciones compartida de la organización ni en ninguna otra lista.

Contenido

Crear un buzón inactivo

Administrar buzones inactivos

Nota: Hemos aplazado la fecha límite del 1 de julio de 2017 para crear nuevas retenciones locales para hacer que un buzón esté inactivo. Pero, a partir de finales de este año o principios del siguiente, ya no podrá crear retenciones locales en Exchange Online. A partir de ese momento, solo se podrán usar retenciones por juicio y directivas de retención de Office 365 para crear un buzón inactivo. Sin embargo, los buzones inactivos existentes que están en una retención local seguirán siendo compatibles y podrá seguir administrando las retenciones locales en buzones inactivos. Esto incluye el cambio de la duración de una retención local y la eliminación permanente de un buzón inactivo mediante la eliminación de la retención local.

Antes de empezar

  • Si quiere pasar un buzón a estado de inactividad, este debe tener asignada una licencia de Exchange Online (plan 2) para que se pueda aplicar una retención por juicio o una directiva de retención de Office 365 al buzón antes de eliminarlo. Las licencias de Exchange Online (plan 2) forman parte de una suscripción a Office 365 1 Enterprise E3 y E5. Si a un buzón se le ha asignado una licencia de Exchange Online (plan 1), que forma parte de una suscripción a Office 365 Enterprise E1, deberá asignarle una licencia independiente de Archivado de Exchange Online, de forma que se pueda aplicar una retención al buzón antes de eliminarlo. Para obtener más información, consulte Archivado de Exchange Online.

  • La licencia asociada al buzón de Exchange Online eliminado estará disponible después de que se elimine la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente. Después, puede asignar esa licencia a otro usuario.

  • Si no se aplica una retención por juicio o una directiva de retención de Office 365 en un buzón antes de eliminarlo, su contenido no se conservará y no podrá detectarse. Aun así, el buzón eliminado se puede recuperar en un plazo de 30 días a partir de su eliminación, pero el buzón junto con su contenido se eliminará permanentemente transcurrido dicho plazo, si no se recupera.

  • Para obtener más información sobre la retención por juicio, consulte Retenciones por juicio y conservación local. Para obtener más información sobre las directivas de retención de Office 365 en el Centro de cumplimiento y seguridad, consulte Resumen de directiva de retención en Office 365.

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Crear un buzón inactivo

Para pasar un buzón a estado inactivo son necesarios dos pasos: 1) poner el buzón en retención por juicio o aplicar una directiva de retención de Office 365 y 2) eliminar el buzón o la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente. Tras pasar el buzón a inactivo, su contenido se conservará hasta que se quite la retención o la directiva de retención.

Paso 1: poner un buzón en retención por juicio o aplicar una directiva de retención de Office 365

Si se coloca un buzón en retención por juicio o si se aplica una directiva de retención de Office 365, se conserva el contenido del buzón antes de eliminarlo. Ambos tipos de retenciones conservarán todo el contenido del buzón, incluidos los elementos eliminados y las versiones originales de elementos modificados. Los elementos eliminados y modificados se conservan en el buzón inactivo durante un período de tiempo especificado o hasta que se elimine permanentemente el buzón inactivo mediante la eliminación de la retención o la directiva de retención aplicada a los buzones inactivos.

Si ya se ha colocado una retención en un buzón, o si ya se le ha aplicado una directiva de retención de Office 365, lo único que hay que hacer es eliminar la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente, como se explica en el paso 2.

Para consultar los procedimientos detallados para poner un buzón en retención por juicio o aplicar una directiva de retención de Office 365, consulte:

Nota: Para las retenciones por juicio y las directivas de retención de Office 365, puede crear una retención indefinida o una retención con duración definida. En una retención indefinida, el contenido del buzón inactivo se conservará siempre, hasta que se elimine la retención o hasta que se cambie la duración de la retención. Una vez quitada la retención o la directiva de retención (y siempre y cuando hayan pasado más de 30 días desde que el buzón se eliminara), el buzón inactivo se marcará para su eliminación permanente y su contenido se dejará de conservar o detectar. En una retención o directiva de retención de Office 365 con duración definida, se especifica lo que va a durar dicha retención. Esta duración se establece para cada elemento, y se calcula a partir de la fecha en que un elemento de buzón se ha recibido o creado. Una vez que ha expirado la retención para un elemento de buzón, y ese elemento se ha movido a la carpeta Elementos recuperables del buzón inactivo o se encuentra en ella, el elemento se elimina permanentemente (purga) del buzón inactivo.

Paso 2: Eliminar el buzón.

Después de poner el buzón en retención o de aplicarle una directiva de retención de Office 365, el paso siguiente consiste en eliminar el buzón. La mejor forma de hacerlo es eliminar la cuenta de usuario de Office 365 correspondiente en el Office365AdminCenter. Para obtener más información sobre cómo eliminar cuentas de usuario de Office 365, consulte Eliminar un usuario de la organización.

Nota: También puede eliminar el buzón mediante el cmdlet Remove-Mailbox en Exchange Online PowerShell. Para obtener más información, consulte Eliminar o restaurar buzones de usuarios en Exchange Online.

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Administrar buzones inactivos

En las siguientes secciones, se describen las acciones que puede realizar después de crear buzones inactivos.

Ver una lista de los buzones inactivos

Buscar y exportar el contenido de un buzón inactivo

Cambiar la duración de retención para un buzón inactivo

Recuperar un buzón inactivo

Restaurar el contenido de un buzón inactivo en otro buzón de correo

Eliminar un buzón inactivo

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Ver una lista de los buzones inactivos

Para ver una lista de los buzones inactivos de su organización:

  1. Vaya a https://protection.office.com/ e inicie sesión con las credenciales de una cuenta de administrador de su organización de Office 365.

  2. En el panel izquierdo del Centro de cumplimiento y seguridad, haga clic en Gobierno de datos > Retención.

  3. En la página Retención, haga clic en Más Puntos suspensivos de la barra de navegación y, después, haga clic en Buzones inactivos.

    En la página Retención, haga clic en Más y, después, haga clic en Buzones inactivos para que se muestre una lista de buzones inactivos.

    Se muestra la página Buzones inactivos. Tenga en cuenta que se muestra el número total de buzones inactivos de su organización.

    Se muestra una lista de todos los buzones inactivos de su organización.

Como alternativa, puede ejecutar el comando siguiente en el PowerShell de Exchange Online para que se muestre la lista de buzones inactivos.

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

También puede ejecutar el comando siguiente para exportar la lista de buzones inactivos a un archivo CSV. En este ejemplo, se crea el archivo CSV en el directorio actual.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

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Buscar y exportar el contenido de un buzón inactivo

Puede obtener acceso al contenido del buzón inactivo mediante la herramienta Búsqueda de contenido en el Centro de cumplimiento y seguridad. Al buscar en un buzón inactivo, puede crear una consulta de búsqueda de palabras clave para buscar elementos concretos, o bien obtener todo el contenido del buzón inactivo. Se puede obtener una vista previa de los resultados de la búsqueda o exportarlos a un archivo de datos de Outlook (PST) o como mensajes de correo electrónico individuales. Para ver procedimientos detallados para realizar búsquedas en los buzones y exportar los resultados de la búsqueda, vea los temas siguientes:

Cambiar la duración de retención para un buzón inactivo

Después de pasar un buzón a estado de inactividad, puede cambiar la duración de la retención o la directiva de retención de Office 365 que se haya aplicado al buzón inactivo. Para conocer los procedimientos paso a paso, consulte Cambiar la duración de la retención de un buzón inactivo en Office 365.

Recuperar un buzón inactivo

Si un antiguo empleado vuelve a la organización o si se contrata a un nuevo empleado para que asuma las responsabilidades del empleado anterior, puede recuperar el contenido del buzón inactivo. Al recuperar un buzón inactivo, el buzón se convierte en un nuevo buzón, el contenido y la estructura de carpetas del buzón inactivo se conservan y el buzón se vincula a una nueva cuenta de usuario. Una vez recuperado, el buzón inactivo deja de existir. Para conocer los procedimientos detallados y obtener más información sobre lo que sucede cuando se recupera un buzón inactivo, consulte Recuperar un buzón inactivo en Office 365.

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Restaurar el contenido de un buzón inactivo en otro buzón de correo

Si otro empleado asume las responsabilidades de un antiguo empleado o si otra persona necesita acceso al contenido del buzón inactivo, puede restaurar (o combinar) el contenido del buzón inactivo en un buzón existente. Cuando se restaura un buzón inactivo, el contenido se copia a otro buzón. El buzón inactivo se conserva y sigue siendo un buzón inactivo. Todavía se pueden realizar búsquedas en el buzón inactivo mediante la exhibición de documentos electrónicos, su contenido se puede restaurar en otro buzón, o se puede recuperar o eliminar en una fecha posterior. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Restaurar un buzón inactivo en Office 365.

Eliminar un buzón inactivo

Si ya no necesita conservar el contenido de un buzón inactivo, puede quitar la retención o la directiva de retención de Office 365 aplicada al buzón para eliminarlo permanentemente. En caso de que el buzón se eliminara hace más de 30 días, se marcará para su eliminación permanente después de quitar la retención y el buzón no podrá recuperarse. Si el buzón se eliminó durante los últimos 30 días, podrá seguir recuperando el buzón una vez quitada la retención o la directiva de retención. Si quiere conocer los procedimientos detallados para quitar una retención o la directiva de retención de Office 365 para eliminar de forma permanente un buzón inactivo, vea Eliminar un buzón inactivo en Office 365.

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