Actualizar los datos de una base de datos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo actualizar datos existentes. Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas para actualizar registros existentes, incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar y la nueva característica Recopilación de datos.

Cuando empiece a trabajar, recuerde que actualizar datos no es el mismo proceso que escribir datos nuevos. Para obtener información sobre cómo escribir nuevos datos en una base de datos, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

En este artículo

Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualización

Cómo afectan los tipos de datos a la actualización

Cómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualización

Usar un formulario para actualizar datos

Usar una hoja de datos para actualizar datos

Usar una consulta de actualización para cambiar datos existentes

Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablas

Usar la característica Recopilación de datos para actualizar registros

Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y externas

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Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualización

Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los principios básicos del diseño de bases de datos.

Una base de datos de Access no es un archivo como lo es un documento de Microsoft Office Word 2007 o un conjunto de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. Por el contrario, una base de datos de Access típica es un conjunto de tablas más una serie de objetos construidos entorno a dichas tablas: formularios, informes, consultas, etc.

Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo contrario, la base de datos tendrá deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben los datos. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando empiece a trabajar.

  • Con algunas excepciones (como, por ejemplo, un tipo de lista llamado lista de valores), Access almacena todos los datos en una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Aunque vea o actualice los datos en un formulario, en un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos únicamente en tablas.

  • Cada tabla debería almacenar datos de una materia, categoría o propósito determinado. Por ejemplo, una tabla con información de contactos profesionales no debe contener información de ventas ya que, en ese caso, puede resultar difícil encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.

  • Cada uno de los campos de una tabla debería admitir únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, no se debería poder almacenar notas en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en dicho campo, Access muestra un mensaje de error.

  • Salvo en un caso, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por ejemplo, una base de datos que esté bien diseñada impedirá que se incluya más de una dirección en un campo de dirección, a diferencia de lo que ocurre en Microsoft Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite incluir cualquier número de nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a no ser que defina esa celda para que admita tipos de datos restringidos.

    Sin embargo, Office Access 2007 proporciona también una nueva característica denominada campo multivalor. Los campos multivalor sirven para adjuntar varios fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que acepten varios valores. Por ejemplo, puede adjuntar un archivo de texto, una diapositiva de Office PowerPoint 2007 y el número de imágenes que desee a un registro de la base de datos. Puede crear también una lista de nombres y seleccionar tantos nombres de la lista como sea necesario. Puede parecer que el uso de campos multivalor infringe las reglas de diseño de bases de datos al permitir almacenar varios fragmentos de datos en un campo de tabla, pero no es así, ya que Access exige el cumplimiento de estas reglas "entre bastidores" al almacenar los datos en tablas ocultas especiales.

Los vínculos siguientes llevan a artículos que proporcionan más información acerca de las materias y características descritas en esta sección.

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Cómo afectan los tipos de datos a la actualización

Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los principios básicos del diseño de bases de datos.

Cuando se diseña una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de esa tabla, proceso mediante el cual se garantiza una entrada de datos más exacta. Suponga, por ejemplo, que especifica un tipo de datos Número para un campo porque necesita calcular cifras de ventas. Si alguien intenta escribir texto en ese campo, Access muestra un mensaje de error y no permite que el usuario guarde el registro cambiado con el fin de proteger los datos.

Cómo se ven los tipos de datos

Access ofrece ahora dos formas de ver los tipos de datos de un campo de una tabla. Puede usar los comandos de la ficha Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.

Ver tipos de datos usando comandos en la ficha Hoja de datos

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.

  2. Haga clic en el campo en el que desee investigar.

  3. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo de la lista Tipo de datos para ver el conjunto de tipo de datos para el campo.

Ver tipos de datos en la vista Diseño

  • En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño, y en la sección superior de la cuadrícula se muestra el nombre y el tipo de datos de cada campo de la tabla.

    Campos en la vista Diseño

El tipo de datos definido para cada campo de la tabla proporciona el primer nivel de control sobre lo que se puede y no se puede incluir en un campo. En algunos casos, la definición de un tipo de datos impide la inclusión de cualquier dato. En la tabla siguiente se ofrece un listado de los tipos de datos que proporciona Office Access 2007 y una descripción de cómo afectan a la entrada de datos.

Tipo de datos

Efecto en la entrada de datos

Texto

Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numéricos, incluidas las listas delimitadas de elementos. Un campo de texto acepta menos caracteres que un campo Memo (de 0 a 255 caracteres). En algunos casos, puede usar funciones de conversión para realizar cálculos con los datos de un campo de texto.

Memo

Puede escribir una gran cantidad de texto y de datos numéricos en este tipo de campo. Además, si el diseñador de la base de datos define el campo para que admita formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que se encuentran normalmente en los programas de procesamiento de texto como Office Word 2007. Por ejemplo, puede aplicar fuentes y tamaños de fuentes distintos a caracteres específicos del texto y aplicarles formato de negrita, cursiva, etc. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcas de hipertexto (HTML) a los datos.

Para obtener más información sobre el uso del formato de texto enriquecido en un campo Memo, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversión con los datos de un campo Memo.

Número

Sólo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo Número.

Fecha/Hora

Sólo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo haya definido el campo el diseñador de la base de datos, pueden darse las siguientes condiciones:

  • Si el diseñador de la base de datos ha definido una máscara de entrada para el campo (una serie de caracteres literales y de marcador de posición que aparecen al seleccionar el campo), deberá escribir los datos en los espacios y en el formato proporcionado por la máscara. Por ejemplo, si la máscara es DD_MMM_AAAA, debe escribir una fecha en ese formato en los espacios provistos, por ejemplo, Oct 11 2006. No puede escribir el nombre completo del mes (como por ejemplo, julio) ni el año con dos dígitos.

  • Si el diseñador no ha creado una máscara de entrada para controlar el modo en que se escriben las fechas o las horas, puede escribir el valor utilizando cualquier formato de fecha u hora válido. Por ejemplo, puede escribir 11 Oct. 2006, 11/10/06, 11 de octubre, 2006, etc.

  • El diseñador de la base de datos puede aplicar un formato de presentación al campo. En ese caso, si no hay una máscara de entrada, puede escribir un valor en prácticamente cualquier formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de visualización. Por ejemplo, puede escribir 11/10/2006, pero el formato de presentación puede estar establecido para que muestre el valor como 11-oct-2006.

    Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Moneda

Sólo puede escribir valores monetarios en este tipo de campo. Además, no es necesario que incluya manualmente un símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.) especificado en la configuración regional de Windows.

Autonumérico

No puede escribir ni cambiar los datos en este tipo de campo. Access incrementa los valores de un campo Autonumérico cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Sí/No

Al hacer clic en un campo definido en este tipo de datos, Access muestra una casilla de verificación o una lista desplegable, según el formato que aplique al campo. Si establece el formato del campo para que muestre una lista, podrá seleccionar o No, Verdadero o Falso o Activado o Desactivado en la lista, en función del formato aplicado al campo. No puede escribir valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o tabla.

Objeto OLE

Este tipo de campo se utiliza cuando se desean mostrar datos de un archivo creado con otro programa. Por ejemplo, puede mostrar un archivo de texto, un diagrama de Excel o un grupo de diapositivas de PowerPoint en un campo Objeto OLE.

Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de otros programas. Vea la entrada Datos adjuntos, más adelante en esta tabla, para obtener información adicional.

Hipervínculo

Puede introducir los datos en este tipo de campo y, a continuación, Access lo convertirá en una dirección Web. Por ejemplo, si escribe un valor en el campo, Access coloca el texto con el localizador uniforme de recursos (URL) de este modo: http://www..comde texto del usuario. Si escribe una dirección Web válida, el vínculo funcionará; de lo contrario, se mostrará un mensaje de error. Además, modificar hipervínculos existentes puede ser difícil porque haciendo clic en un campo de hipervínculo con el mouse se inicia el explorador Web y abre el sitio especificado en el vínculo. Para editar un campo de hipervínculo, seleccione un campo adyacente, use las teclas TAB o flecha para mover el foco al campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para habilitar la edición.

Datos adjuntos

Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir ni incluir de ninguna otra forma datos de texto o numéricos.

Para obtener información sobre cómo usar un campo Datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos.

Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas no es para tipos de datos. Este asistente se usa para crear dos tipos de listas desplegables: las listas de valores y los campos de búsqueda. Una lista de valores utiliza una lista delimitada de elementos que se especifican manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Estos valores pueden ser independientes de cualquier otro dato u objeto de la base de datos.

En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las otras tablas de la base de datos o de otra ubicación como, por ejemplo, un servidor que ejecute Windows SharePoint Services 3.0. El campo de búsqueda muestra entonces los datos en una lista desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas establece el tipo de datos del campo de tabla en Número.

Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas, pero también en los formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado: una lista con una flecha desplegable: Lista de búsqueda en blanco . Dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseñador de la base de datos tiene que configurar una propiedad del campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y el diseñador tiene que desactivarla).

Si no se pueden editar directamente los valores de una lista de búsqueda, se deben agregar o cambiar los datos en la lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del campo de búsqueda. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea la sección titulada "Editar los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, es posible configurarlo de manera opcional para que admita varios valores. De hacerlo, la lista resultante muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista, y se pueden activar o desactivar tantos elementos como sean necesarios. Esta figura muestra una lista típica de varios valores:

Lista de casillas de verificación.

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas resultantes, vea los artículos Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor. .

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Cómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualización

Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de datos relacionales. No puede realizar correctamente actualizaciones a gran escala a menos que entienda cómo afectan a la actualización las propiedades definidas para los campos de una tabla.

Cuando diseñe una base de datos, normalmente comenzará diseñando una o varias tablas. Tendrá que decidir qué tipos de datos debe contener cada tabla, definir claves principales (campos que identifican inequívocamente cada registro o fila) para cada tabla y crear las relaciones entre las tablas.

Como parte de ese proceso, definirá las propiedades de los campos de cada tabla. Por ejemplo, puede definir un campo Texto para que no acepte más de 50 caracteres, y un campo Número para que sólo acepte valores monetarios.

La mayoría de las propiedades de los campos se definen mediante la vista Diseño. Sin embargo, puede definir también algunas propiedades mediante los comandos de los grupos de la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Por ejemplo, puede definir formatos visuales para los campos Texto y Memo mediante los comandos del grupo Fuente en la ficha Inicio. Para obtener más información sobre estos comandos, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Mostrar cómo se definen o cambian las propiedades de un campo de tabla.

Access ofrece ahora dos formas de ver las propiedades de un campo de una tabla. Puede usar los controles de la ficha  Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.

Ver propiedades de tabla usando comandos en la ficha Hoja de datos

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.

  2. Haga clic en la ficha Hoja de datos y utilice los comandos del grupo Tipo de datos y formato para ver las propiedades de cada campo de la tabla.

Cómo ver las propiedades de una tabla en la vista Diseño

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y haga clic en Vista Diseño.

    Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.

  2. En la parte inferior de la cuadrícula, bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha General, si aún no está seleccionada.

    O bien,

    Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

    Un campo de búsqueda es un campo de tabla que utiliza una lista preestablecida de valores o una consulta que recupera valores de una o varias tablas de una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores en forma de lista. Según cómo haya definido el campo de búsqueda el diseñador de la base de datos, puede seleccionar uno o varios elementos de esa lista.

    Los campos de búsqueda suelen provocar confusión en los usuarios nuevos de Access, porque la lista de elementos aparece en una ubicación (la lista que Access crea a partir de los datos del campo de búsqueda), pero los datos pueden encontrarse en otra ubicación (la tabla que contiene los datos). Recuerde que cuando actualice los datos de un campo de búsqueda, debe actualizar la tabla de origen (la segunda ubicación). No puede actualizar un campo de búsqueda desde la lista.

En la tabla siguiente se ofrece un listado de las propiedades de tabla que más repercuten en la entrada de datos, así como una explicación de su repercusión.

Propiedad

Ubicación en la cuadrícula de diseño de la tabla

Valores posibles

Comportamiento al intentar escribir datos

Tamaño del campo

Ficha General

De 0 a 255

El límite de caracteres sólo se aplica a los campos establecidos en el tipo de datos Texto. Si intenta incluir más caracteres de los especificados, el campo los corta.

Requerido

Ficha General

Sí/No

Cuando está activada, esta propiedad obliga a escribir un valor en un campo y Access no permite guardar los nuevos datos hasta que se rellena el campo. Cuando está desactivada, el campo acepta valores nulos, es decir, el campo puede quedar en blanco.

Nota: Un valor nulo no es lo mismo que un cero. El cero es un dígito y Access lo utiliza en los cálculos. Un valor nulo es un valor inexistente, no definido o no reconocido.

Permitir cadenas de longitud cero

Ficha General

Sí/No

Cuando está activada, puede incluir cadenas de longitud cero (cadenas que no contienen caracteres). Para crear una cadena de longitud cero, escriba un par de comillas dobles sin ningún espacio entre ellas ("") y presione ENTRAR.

Indizado

Ficha General

Sí/No

Cuando se indiza una tabla, Access impide que se agreguen valores duplicados.

Máscara de entrada

Ficha General

Conjuntos predefinidos o personalizados de caracteres literales y marcadores de posición

Una máscara de entrada obliga a escribir los datos en un formato predefinido. Las máscaras aparecen al seleccionar un campo de una tabla o un control de un formulario. Suponga, por ejemplo, que hace clic en un campo Fecha y ve este conjunto de caracteres: DD-MMM-AAAA. Este conjunto de caracteres se conoce como máscara de entrada. Obliga a escribir los meses como abreviaturas de tres letras, como OCT, y los años con cuatro dígitos en lugar de dos. Por tanto, si ve esa máscara, debe escribir una fecha como 15-OCT-2006.

Nota: Recuerde que las máscaras de entrada sólo controlan el modo en que se escriben los datos y no la forma en que Access los muestra. Por ejemplo, puede escribir una fecha como 15-OCT-2006, pero Access podría almacenar el valor como 15102006; es decir, sin caracteres de formato. Posteriormente, cuando vea la fecha en una tabla, formulario o informe, Access puede definirla para que se muestre como 15/10/2006.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar máscaras de formato, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Control de pantalla

Ficha Búsqueda

Los valores dependen del tipo de datos definido para el campo

Para los campos Texto y Número, puede elegir entre un control de cuadro de texto, de cuadro de lista o de cuadro combinado. Para los campos Sí/No, puede elegir entre un control de casilla de verificación, de cuadro de texto o de cuadro combinado.

Nota: Si selecciona un valor distinto de Cuadro de lista o Cuadro combinado, Access oculta las demás propiedades de la ficha Búsqueda.

Tipo de origen de la fila

Ficha Búsqueda

Tabla o consulta
Lista de valores
Lista de campos

Si establece el cuadro de propiedad Control de pantalla en Cuadro de lista o Cuadro combinado, puede establecer esta propiedad en Tabla o consulta, Lista de valores o Lista de campos. A su vez, esta propiedad controla el tipo de valor que se puede utilizar en la propiedad Origen de la fila. Vea la siguiente entrada.

Origen de la fila

Ficha Búsqueda

Depende de la propiedad Tipo de origen de la fila.

Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Tabla o consulta, este campo de propiedad puede contener el nombre de una tabla o consulta. Si establece la propiedad en Lista de valores, esta propiedad contiene una lista de valores separador por caracteres de punto y coma (;). Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Lista de campos, esta propiedad contiene el nombre de una tabla, consulta o instrucción SQL (Lenguaje de consulta estructurado).

Limitar a la lista

Ficha Búsqueda

Sí/No

Si se establece en , Access busca valores coincidentes cuando los usuarios escriben texto en un control de cuadro combinado. Es decir, el valor activa la anticipación de valores (type-ahead). El valor impide además que los usuarios modifiquen los elementos de una lista directamente desde un control de lista o de cuadro combinado. Los usuarios tienen que modificar los elementos en el cuadro de propiedad Origen de la fila o, en el caso de los campos de búsqueda, en la tabla que contiene los datos de origen de dicho campo. Para obtener más información sobre los campos de búsqueda, vea la sección "Modificar los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

Permitir ediciones de lista de valores

Ficha Búsqueda

Sí/No

Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para las listas de valores, pero no para los campos de búsqueda. Si desea habilitar este comando para los campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario válido en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista. Aparece el comando Permitir ediciones de lista de valores en un menú contextual que se abre cuando se hace clic con el botón secundario en un control de cuadro de lista o cuadro combinado. Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de diálogo Editar elementos de lista. Asimismo, si se especifica el nombre de un formulario en el cuadro de la propiedad Formulario de edición de elementos de lista, Access inicia ese formulario en vez de mostrar el cuadro de diálogo.

Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista desde los controles de cuadro de lista y cuadro combinado situados en los formularios y desde los controles de cuadro combinado situados en las tablas y en los conjuntos de resultados. Los formularios deben abrirse en la vista Diseño o Examinar, y las tablas y los conjuntos de resultados de las consultas deben abrirse en la vista Hoja de datos.

Formulario de edición de elementos de lista

Ficha Búsqueda

Nombre de un formulario de entrada de datos

Si especifica el nombre de un formulario de entrada de datos en esta propiedad de la tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar elementos de lista. En caso contrario, el cuadro de diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los usuarios ejecutan el comando.

Para obtener información sobre el diseño de tablas de base de datos y la definición de propiedades, vea los artículos siguientes.

  • En Conceptos básicos del diseño de una base de datos se ofrece una explicación de los conceptos fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y la eliminación de datos redundantes).

  • En Crear tablas en una base de datos se proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves principales (campos que identifican inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y propiedades de la tabla.

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Usar un formulario para actualizar datos

Los formularios se utilizan para actualizar pequeñas cantidades de datos. En este caso, por "pequeño" se entiende cualquier número de registros que desee actualizar manualmente. Los formularios proporcionan un modo más sencillo, rápido y preciso de modificar y actualizar pequeñas cantidades de datos.

La manera en que se utiliza un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto y botones, y hojas de datos (cuadrículas similares a hojas de cálculo de Excel). A su vez, cada control del formulario lee o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se puede hacer con un control determinado depende del tipo de datos definido para el campo de tabla subyacente, de las propiedades definidas para ese campo y posiblemente de varias propiedades establecidas por el diseñador de la base de datos para el control. Para obtener más información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan a la entrada de datos, vea Cómo afectan los tipos de datos al modo en que se escriben los datos y Cómo afectan las propiedades de los campos al modo en que se escriben los datos, anteriormente en este artículo.

En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada de datos más comunes. Si tiene alguna duda relativa a su base de datos específica, póngase en contacto con el administrador del sistema o con el diseñador de la base de datos.

Agregar o editar texto en un cuadro de texto

Access proporciona un control de texto para su uso con campos Texto y Memo. Normalmente, puede saber si el campo subyacente es un campo Texto o Memo por el tamaño del control, que suele indicar el tamaño del campo de tabla subyacente. Por ejemplo, si asocia el control a un campo de texto que no acepta más de 50 caracteres, el tamaño del control se ajustará en consecuencia. Sin embargo, si asocia el control a un campo Memo, puede definir el tamaño del control para que muestre uno o dos párrafos de texto sin tener que desplazarse.

Asimismo, puede definir un campo Memo para que admita formato de texto enriquecido. A continuación, puede aplicar fuentes, tamaños, estilos y colores diferentes al texto.

Editar texto en un cuadro de texto

  • Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no puede realizar cálculos con los números en un campo Texto o Memo.

Aplicar formato de texto enriquecido

Nota: Sólo puede seguir estos pasos si ha asociado un cuadro de texto a un campo Memo. Vea los pasos de la sección Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.

  1. Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción".

  2. En la ficha Inicio, en el grupo fuente, use los botones y menús para dar formato al texto.

    Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

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Usar una hoja de datos para actualizar datos

Puede cambiar los datos directamente en la vista Hoja de datos (una cuadrícula de filas y columnas similar a una hoja de cálculo de Excel). Puede cambiar datos en las tablas, los conjuntos de resultados de la consulta y los formularios que muestran las hojas de datos.

Normalmente, las hojas de datos se utilizan cuando es necesario cambiar solamente un pequeño número de registros o partes de un único registro. Si está familiarizado con Excel, entenderá con relativa facilidad cómo funcionan las hojas de datos, y podrá efectuar cambios aunque no posea amplios conocimientos de Excel, como la capacidad de crear y ejecutar consultas.

Recuerde lo siguiente antes de continuar:

  • No es necesario guardar explícitamente los cambios. Access los valida en la tabla cuando el cursor se desplaza a un nuevo campo de la misma fila o a otra fila.

  • De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access deberían estar definidos para aceptar un tipo específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De lo contrario, Access muestra un mensaje de error.

  • Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico. Por ejemplo, una máscara de entrada de un código postal puede exigir que los datos se ajusten al formato francés, mientras que una máscara de entrada de un número de teléfono puede exigir que los números se especifiquen en el formato alemán.

    Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

  • Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, en la mayoría de los campos sólo se puede escribir un valor. Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, póngase en contacto con el diseñador de la base de datos o con el administrador del sistema. Puede identificar fácilmente una lista multivalor porque Access muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista.

Cambiar los datos de una hoja de datos

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o en la consulta que contiene los datos que desea cambiar.

    De forma predeterminada, Access abre la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos (una cuadrícula con una apariencia similar a una hoja de cálculo de Excel).

  2. Haga clic o coloque el foco en el primer campo que desea cambiar y modifique los datos.

  3. Para pasar al campo siguiente, presione TAB, utilice una de las teclas de dirección o haga clic en el campo siguiente.

    De forma predeterminada, al presionar la tecla TAB, Access utiliza la configuración regional de Windows para determinar si el cursor se mueve a la izquierda o a la derecha. Si el equipo está configurado para usar un idioma que se lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo está configurado para un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda.

Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo Memo

  1. Con la tabla o los resultados de la consulta abiertos en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo.

    Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción". Si no es capaz de encontrar el campo Memo, siga los pasos descritos en Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo fuente, use los botones y menús para dar formato al texto.

    Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

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Usar una consulta de actualización para cambiar datos existentes

Las consultas de actualización sirven para agregar, cambiar o eliminar parte de uno o varios registros existentes (pero no todo el registro). Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se especifica un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de sustitución). A diferencia del cuadro de diálogo, las consultas de actualización pueden aceptar varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar registros en varias tablas.

Recuerde que no se pueden utilizar consultas de actualización para agregar registros completos. Para ello, se utiliza una consulta de datos anexados.

Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

Nota: La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de selección que pruebe los criterios de selección. Suponga, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de No a para un cliente determinado. Para ello, agrega criterios a la consulta de selección hasta que se obtienen los registros No de ese cliente. Cuando está seguro de que dispone de los registros correctos, convierte la consulta de selección en una consulta de actualización, especifica los criterios de actualización y ejecuta la consulta para actualizar los valores seleccionados. En los pasos de esta sección se explica cómo crear una consulta de selección y después convertirla en una consulta de actualización.

Crear una consulta de selección

  1. Abra la base de datos que contiene los registros que desea actualizar.

  2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  3. Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

    La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consultas en las que se muestran todos los campos de cada tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con una tabla típica.

    Una tabla en el diseñador de consultas

  4. Haga doble clic en los campos que desea actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la sección inferior del diseñador de consultas.

    Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior o puede agregar rápidamente todos los campos de una tabla haciendo doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con todos los campos agregados:

    Una consulta con todos los campos de tabla agregados

  5. Si lo desea, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la tabla siguiente se incluyen algunos criterios de ejemplo y una explicación del efecto que tienen en una consulta.

Criterios

Efecto

> 234

Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, utilice < 234.

>= "Díaz"

Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #2/2/2006# y #1/12/2006#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2-feb-06 y el 1-dic-06 (ANSI-89). Si la base de datos utiliza los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en lugar de signos de almohadilla. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'

Sin "Alemania"

Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*"

Busca todos los registros salvo los que empiezan por T. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

No "*t"

Busca todos los registros salvo los que empiezan por t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

En(Canadá,Reino Unido)

En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*"

En un campo de texto, busca todos los registros que empiezan por las letras comprendidas entre la A y la D. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

Como "*ar*"

Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco.

Como "Casa Dewe?"

Busca todos los registros que empiezan por "Casa" y contienen una segunda cadena de cinco letras en la que las cuatro primeras letras son "Dewe" y la última se desconoce. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en lugar del signo de interrogación.

#2/2/2006#

Busca todos los registros del 2 de febrero de 2006. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de entre signos de almohadilla ('2/2/2006').

< Fecha() - 30

Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha()

Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y AgregFecha("M", 3, Fecha())

Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.

Es Nulo

Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo

Devuelve todos los registros que contienen un valor.

""

Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Compruebe que la consulta devuelve sólo los criterios que desea actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los campos que no desea actualizar y presionar SUPR para quitarlos, arrastrar otros campos a la cuadrícula de diseño y cambiar los criterios hasta que quede satisfecho con los resultados de la consulta.

  2. Realice los pasos siguientes.

Actualizar registros

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

    Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access agrega la fila Actualizar a en la sección inferior del diseñador de consultas.

    Una consulta de actualización con un solo criterio de actualización

  2. Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y especifique la expresión (que cambiará los datos) en la fila Actualizar a de ese campo.

    En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los datos.

Expresión

Resultado

"Vendedor"

En un campo Texto, cambia un valor de texto a Vendedor.

#10/8/06#

En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10-ago-06.

En un campo Sí/No, cambia el valor No a .

"NP" & [NúmeroPieza]

Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.

[PrecioUnidad] * [Cantidad]

Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.

[Transporte] * 1,5

Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por ciento.

DSuma("[Cantidad] * [PrecioUnidad]",
"Detalles de pedidos", "[IdProducto]=" & [IdProducto])

Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de un campo denominado Cantidad por los valores de un campo denominado PrecioUnidad.

Derecha([CódigoPostalEnvío], 5)

Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de texto o numérica y deja los cinco caracteres que están más a la derecha.

SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, [PrecioUnidad])

Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por un cero (0) en un campo denominado PrecioUnidad.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje:

    Mensaje de alerta de la consulta de actualización

  2. Haga clic en para ejecutar la consulta.

    Nota: Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Access, elija Avanzadas y en Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

  3. Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, elija Vista Hoja de datos. También puede hacer clic en el botón Vista Hoja de datos que se encuentra en la barra de estado de Access.

    Nota: Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. Si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access quita esos campos de forma predeterminada. Por ejemplo, puede incluir campos Id. de dos tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y utiliza los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., Access los quita.

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Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablas

Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas de una base de datos de origen a una o varias tablas de una base de datos de destino. Suponga, por ejemplo, que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para no tener que proporcionar los nuevos datos manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas correspondientes de la base de datos. Puede usar también consultas de datos anexados para:

  • Anexar registros basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos pendientes.

  • Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Suponga, por ejemplo, que la tabla Compradores contiene 11 campos y que en la tabla Clientes de otra base de datos hay 9 campos que coinciden con los de la primera tabla. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los datos de los campos coincidentes y omitir el resto.

El proceso de creación de una consulta de datos anexados desde una base de datos a otra consta de los siguientes pasos básicos:

  • Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y cree una consulta de selección que devuelva sólo los registros que desee anexar.

  • Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados.

  • Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está anexando registros a otra base de datos, abra dicha base de datos en primer lugar y, a continuación, seleccione las tablas.

  • Ejecute la consulta para anexar los registros.

Nota: Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete algún error, podrá eliminar los registros anexados de la tabla de destino, pero tenga en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande de registros puede requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a arreglar cualquier problema en menos tiempo.

Crear una consulta de selección

  1. Abra su base de datos; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee anexar.

  2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

    Se muestra la cuadrícula de diseño de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  3. Seleccione la tabla que contiene los registros que desea anexar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

    La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

    Una tabla en el diseñador de consultas

  4. Arrastre los campos que desea anexar desde la tabla hasta la fila Campo de la sección inferior de la cuadrícula de diseño de consultas.

    Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los campos, haga clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra el diseñador de consultas con varios campos de tabla agregados:

    Consulta con tres campos en la cuadrícula de diseño

    En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:

    Una consulta con todos los campos de tabla

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

    Compruebe que la consulta devuelve los criterios que desea anexar. Si es necesario, puede desactivar la casilla de verificación Mostrar o presionar SUPR para eliminar los campos que no necesite. También puede arrastrar otros campos a la cuadrícula de diseño hasta que quede satisfecho con la consulta.

  6. Continúe con los pasos siguientes.

Convertir la consulta en una consulta de datos anexados

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

    Aparece el cuadro de diálogo Anexar.

  2. En este punto, puede anexar registros de una tabla a otra de la misma base de datos o anexar registros a una tabla de otra base de datos.

    • Anexar registros a una tabla de la misma base de datos

      1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada) y, a continuación, seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la tabla.

      2. Haga clic en Aceptar.

        En el paso 4 de la sección anterior, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la cuadrícula de diseño. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

        Una consulta de datos anexados que incluye todos los campos de dos tablas

        O bien,

        Si agregó campos individuales en el paso 4 de la sección anterior y los nombres de campo de las tablas de origen y de destino coinciden, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

        Una consulta de datos anexados con campos coincidentes

        O bien,

        Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:

        Seleccionar los campos de destino para una consulta de datos anexados

      3. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.

      4. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

    • Anexar registros a una tabla de otra base de datos

      1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.

      2. En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.

      3. En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        O bien,

        Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base de datos de destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el primer cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Escriba el nombre de la tabla de destino y haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Anexar.

        En el paso 4 de la sección anterior, agregó algunos o todos los campos de la tabla de origen a la fila Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

        Una consulta de datos anexados que incluye todos los campos de dos tablas

        O bien,

        Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de destino, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, por ejemplo:

        Una consulta de datos anexados con campos coincidentes

        O bien,

        Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de origen que desee en la lista resultante, por ejemplo:

        Seleccionar los campos de destino para una consulta de datos anexados

      4. Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.

      5. Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

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Usar la característica Recopilación de datos para actualizar registros

Office Access 2007 proporciona una nueva característica denominada Recopilación de datos. Puede configurar un formulario de entrada de datos en Microsoft Office Outlook 2007, reunir información y almacenar los datos en una base de datos de Access. En este artículo no se explica cómo usar la característica Recopilación de datos.

Para obtener más información acerca del uso de la característica Recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.

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Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es otra forma de cambiar pequeñas cantidades de datos más rápida y fácilmente. En este artículo no se explica cómo usar el cuadro de diálogo.

Para obtener información sobre cómo usar el cuadro de diálogo, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

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Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y externas

En ocasiones, puede ser necesario actualizar un valor de clave principal. Si utiliza esa clave principal como clave externa, puede actualizar automáticamente los cambios a través de todas las instancias secundarias de la clave externa.

Recordemos que una clave principal es un valor que identifica inequívocamente cada fila (registro) de una tabla de base de datos. Una clave externa es una columna que coincide con la clave principal. Normalmente, las claves externas residen en otras tablas y permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas.

Suponga, por ejemplo, que utiliza un número de Id. de producto como clave principal. Un número de Id. identifica inequívocamente un producto. Utiliza también ese número de Id. como clave externa en una tabla de datos de pedido. De esa forma, puede encontrar todos los pedidos correspondientes a cada producto, ya que siempre que alguien realiza un pedido para ese producto, el Id. pasa a formar parte del pedido.

Algunas veces, esos números de Id. (u otros tipos de claves principales) cambian. Cuando eso ocurre, puede modificar el valor de la clave principal y hacer que el cambio se propague automáticamente en cascada a todos los registros secundarios relacionados. Este comportamiento se habilita activando la integridad referencial y las actualizaciones en cascada entre las dos tablas.

Recuerde estas reglas a medida que avance:

  • Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada para los campos de clave principal establecidos en los tipos de datos Texto y Número. No puede utilizar las actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de datos Autonumérico.

  • Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada entre tablas con una relación de uno a varios.

Los siguientes pasos explican cómo se crea una relación y cómo se habilitan las actualizaciones en cascada para dicha relación.

Crear la relación

  1. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

  2. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

    Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  3. Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que desee modificar, elija Agregar y haga clic en Cerrar.

    Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada tabla de forma individual. Seleccione sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.

  4. En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de la relación y colóquela en el campo de clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación.

    Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:

    Cuadro de diálogo Modificar relaciones

  5. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

  6. Realice el siguiente grupo de pasos.

Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principales

  1. Si no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que contiene la relación que desea cambiar.

  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

    Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma de líneas de conexión) entre las tablas de la base de datos. La siguiente figura muestra una relación típica:

    Relación entre dos tablas

  3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas principal y secundaria y haga clic en Modificar relación.

    Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:

    Cuadro de diálogo Modificar relaciones con una relación existente

  4. Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados, asegúrese de que la casilla de verificación Exigir integridad referencial esté activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información acerca de la creación de relaciones, vea los siguientes artículos:

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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