Actualizar la información de tareas para Project Web Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Con la versión 2007 de Microsoft Office Project Web Access, puede ver y actualizar las asignaciones de tareas en Microsoft Office Outlook con la carpeta tareas y el calendario, independientemente de si está conectado actualmente. Esto es útil para aquellas personas que no tenga siempre acceso a la red. Si actualiza las asignaciones de tareas mientras está desconectado, puede actualizar el servidor con su información de estado y la hora de actualización cuando vuelva a conectarse.

Nota: Para ver y actualizar las tareas desde Outlook, debe tener el Microsoft Office 2007 complemento de Project para Outlook está instalado. Este complemento funciona con Microsoft Office Outlook 2007 y Microsoft Office Outlook 2003. Para obtener más información sobre cómo descargar e instalar el Microsoft Office 2007 complemento de Project para Outlook, vea Importar asignaciones desde Project Web Access a Outlook.

En este artículo

Acerca de cómo actualizar su información de la tarea en Outlook

Enviar el estado de tareas en Project Web Access y su supervisor

Enviar sus horas de parte de horas en Project Web Access

Enviar sus horas de tarea combinada de estado y parte de horas en Project Web Access

Configurar la actualización automática tareas en Outlook

Acerca de cómo actualizar la información de tareas en Outlook

Muchas organizaciones y jefes de proyectos deciden realizar el seguimiento del estado de las tareas de forma independiente de las horas de trabajo con diferentes aprobadores de cada tipo. Por ejemplo, es posible que se le asigne a una tarea durante 40 horas, y que pueda completarla en 30. Si la organización realiza el seguimiento del estado de las tareas de forma independiente de las horas de trabajo, puede indicar que la tarea está completa un 100%, pero que sólo requirió 30 de las 40 horas asignadas a la tarea. Si la organización realiza el seguimiento del estado de las tareas y de las horas de trabajo a la vez, y completó 30 de las 40 horas asignadas a la tarea, el estado de la tarea mostraría un 75% de trabajo completado.

Los formularios que se usan para informar del estado y jornada laboral en Outlook son diferentes, según el método de seguimiento usado por la organización o jefe de proyecto.

Para determinar qué método se usa en una de las asignaciones de tarea:

  1. Abrir una tarea de Outlook o cita que se importaron de Office Project Web Access.

    • Si ha abierto una cita, en la ficha Cita, en el grupo Mostrar, haga clic en Project Web Access para ver el formulario que se usa para informar de las tareas.

    • Si ha abierto una tarea, de forma predeterminada se muestra el formulario que se usa para informar de las tareas.

  2. En el formulario usado para informar de las tareas:

    • Si ve dos pestañas, Administración de tareas y parte de horas, la organización realiza un seguimiento de estado de la tarea independientemente del parte de horas de trabajo. Deberá introducir estos datos por separado en Outlook y las horas de trabajo no cambiará la información de estado de la tarea. Siga los pasos descritos en las secciones de enviar el estado de las tareas en Project Web Access y su supervisor y enviar sus horas de trabajo en Project Web Access .

      La organización puede decidir realizar el seguimiento del estado de las tareas de forma independiente de las horas de trabajo para separar la cantidad de horas de trabajo reales de la cantidad de esfuerzo que se dedica a las tareas.

    • Si no ve dos pestañas y hay una cuadrícula donde puede introducir sus horas para la tarea, su organización combina estado y seguimiento de parte de horas. Deberá introducir sus horas de trabajo en Outlook y el complemento calculará su información de estado de la tarea. Siga los pasos de la sección enviar el estado de tarea combinada y horas de trabajo en Project Web Access .

Volver al principio

Enviar el estado de una tarea a Project Web Access y al jefe de proyecto

Información de estado de tarea publicado mediante Outlook sobrescribirá los datos de estado de la tarea que ya se capturan en Office Project Web Access. Si no está seguro de qué datos se pueden capturar ya en Office Project Web Access, compruebe la información de estado de Office Project Web Access antes de enviar la información de tareas con Outlook.

  1. En Outlook, abra la tarea sincronizada o la cita cuya información esté proporcionando desde la carpeta Tareas o el Calendario. Si ha abierto una cita, en la ficha Cita, en el grupo Mostrar, haga clic en Project Web Access para ver el formulario de informe de la tarea. Si ha abierto una tarea, de forma predeterminada se muestra el formulario de informe de la tarea.

  2. En la ficha Administración de la tarea del formulario de informe de la tarea, escriba los datos apropiados en el cuadro Porcentaje completado del trabajo, Trabajo restante o Trabajo real, según la configuración de la organización. Si se escriben datos en alguno de estos cuadros, se calculan automáticamente los otros dos.

    Por ejemplo, si una tarea requiere un total de 40 horas de trabajo y, a continuación, escriba 20% en el cuadro porcentaje completado del trabajo, el cuadro trabajo real se actualizará automáticamente para reflejar un día de trabajo (1D) y el cuadro trabajo restante se actualizará para reflejar los cuatro días para completar la tarea (4 d). Si cree que el trabajo restante en la tarea va a tardar más de 4 días, puede aumentar el trabajo restante, por lo que aumenta la duración total de la tarea.

  3. Si desea enviar el estado de Office Project Web Access y su supervisor, active la casilla de verificación y enviar a jefe de proyecto.

  4. Haga clic en Guardar en Project Web Access.

    Si desea enviar el estado en un momento posterior, haga clic en Guardar y cerrar en el grupo Guardar en la pestaña tarea o una cita. Los cambios se guardan localmente en Outlook sin enviarlos a Office Project Web Access o el administrador. Use esta opción cuando trabaja sin conexión.

Como alternativa, si ha capturado información de estado de varias tareas y que desea enviar todos ellos a Office Project Web Access, haga clic en Actualizar Project Web Access en la barra de herramientas de Project Web Access en Outlook. Se envía todos los cambios a la vez, en lugar de exigir enviar individualmente de cada tarea.

Este método de enviar el estado de la tarea también envía los cambios del parte de trabajo.

Volver al principio

Enviar sus horas de parte de horas en Project Web Access

Horas publicados mediante Outlook sobrescribirá cualquier horas ya se capturan en Office Project Web Access. Si no está seguro de qué datos se pueden capturar ya en Office Project Web Access, compruebe la horas en Office Project Web Access antes de enviar la información de tareas con Outlook.

  1. En Outlook, abra la cita o la tarea sincronizada de la que esté informando en la carpeta Tareas o en el Calendario. Si ha abierto una cita, en la ficha Cita, en el grupo Mostrar, haga clic en Project Web Access para ver el formulario de informe de la tarea. Si ha abierto una tarea, de forma predeterminada se muestra el formulario de informe de la tarea.

  2. En la ficha Parte de horas del formulario de informe de la tarea, escriba las horas reales que trabajó en la tarea cada día que se muestre en la cuadrícula. Estas horas no cambiarán ningún dato de estado que pueda haber especificado en la ficha Administración de tareas tab.

    Haga clic en Anterior o en Siguiente para desplazarse en el calendario por semanas. No puede especificar horas de partes de horas anteriores a una semana antes de la fecha de comienzo planeada para la asignación de la tarea, ni posteriores a una semana después de la fecha de finalización planeada para la asignación.

    Si sus horas estrechamente coincide con el tiempo planificado para la asignación de tarea, puede copiar fácilmente las horas planeadas en la cuadrícula y, a continuación, modifique las horas, según sea necesario. Haga clic en Copiar desde planeado para rellenar la cuadrícula con las horas de trabajo predeterminada para la tarea. Por ejemplo, si una tarea tiene 40 horas de trabajo programado durante un período de una semana y está programados para trabajar 8 horas por día durante 5 días, haga clic en Copiar desde planeado introduce automáticamente 8 horas para cada día en que la tarea se programará durante el período informes de muestra. Si su trabajo real varía ligeramente desde el trabajo planeado, puede modificar los números de la cuadrícula antes de guardar el trabajo en Office Project Web Access.

  3. Haga clic en Guardar en Project Web Access.

    Si ya está listo para enviar el parte de horas al jefe de proyecto, haga clic en Ir a parte de horas Web. Se abre otra ventana y se muestra la página Centro de partes de horas.

    Para guardar el parte de horas para enviar a Office Project Web Access más tarde, haga clic en Guardar y cerrar en el grupo Guardar en la pestaña tarea o una cita. Los cambios se guardan localmente en Outlook sin enviarlos a Office Project Web Access o el administrador. Use esta opción cuando trabaja sin conexión.

Como alternativa, si ha capturado jornada laboral varias tareas y desea guardar todos ellos en Office Project Web Access, haga clic en Actualizar Project Web Access en la barra de herramientas de Project Web Access en Outlook. Esto guarda todos los cambios a la vez, en lugar de exigir que guarde cada tarea individualmente. Después de guardar sus horas de trabajo en Outlook, debe enviar su parte de horas a su jefe en Office Project Web Access.

Este método de guardar sus horas de trabajo en Office Project Web Access también envía los cambios al estado de la tarea.

Volver al principio

Enviar el estado de las tareas y las horas del parte de horas combinados a Project Web Access

  1. En Outlook, abra la cita que en la que está informando de la carpeta tareas o el calendario o tarea sincronizada. Si ha abierto una cita, en la ficha cita, en el grupo Mostrar, haga clic en Project Web Access para ver la tarea informes de formulario. Si ha abierto una tarea, se muestra la tarea de informes de forma predeterminada.

  2. Escriba las horas reales que ha trabajado en la tarea cada día que se muestra en la cuadrícula.

    Haga clic en Anterior o en Siguiente para desplazarse en el calendario por semanas. No puede especificar horas de partes de horas anteriores a una semana antes de la fecha de comienzo planeada para la asignación de la tarea, ni posteriores a una semana después de la fecha de finalización planeada para la asignación.

    Las horas que se especifiquen en la cuadrícula se presentan automáticamente para llenar los cuadros Porcentaje completado del trabajo y Trabajo total.

    Por ejemplo, si una tarea requiere dos semanas de trabajo (2 s) y especifica 16 horas de trabajo durante el período de informe actual en la cuadrícula, el cuadro Porcentaje completado del trabajo se actualizará automáticamente para reflejar un 20% completado. Si necesita más tiempo para completar la tarea, puede escribir el trabajo restante en el cuadro Trabajo restante para ampliar la duración de la tarea. También puede reducir la duración de la tarea escribiendo un número menor en el cuadro Trabajo restante.

    Si sus horas estrechamente coincide con el tiempo planificado para la asignación de tarea, puede copiar fácilmente las horas planeadas en la cuadrícula y, a continuación, modifique las horas según sea necesario. Haga clic en Copiar desde planeado para rellenar la cuadrícula con las horas de trabajo predeterminada para la tarea. Por ejemplo, si una tarea tiene 40 horas de trabajo programado durante un período de una semana y está programados para trabajar 8 horas por día durante 5 días, haga clic en Copiar desde planeado introduce automáticamente 8 horas para cada día en que la tarea se programará durante el período de generación de informes de muestra. Si su trabajo real varía ligeramente desde el trabajo planeado, puede modificar los números de la cuadrícula antes de guardar el trabajo en Office Project Web Access.

  3. Haga clic en Guardar en Project Web Access.

    Si ya está listo para enviar el parte de horas al jefe de proyecto, haga clic en Ir a parte de horas Web. Se abre otra ventana y se muestra la página Lista del parte de horas.

    Para guardar el parte de horas para enviar a Office Project Web Access más tarde, haga clic en Guardar y cerrar en el grupo Guardar en la pestaña tarea o una cita. Los cambios se guardan localmente en Outlook, sin enviarlos a Office Project Web Access o el administrador. Use esta opción cuando trabaja sin conexión.

Como alternativa, si ha capturado jornada laboral varias tareas y que desea enviar todos ellos a Office Project Web Access, haga clic en Actualizar Project Web Access en la barra de herramientas de Project Web Access en Outlook. Esto envía todos los cambios a la vez, en lugar de requerir enviar individualmente de cada tarea. Después de enviar los cambios en Outlook, debe enviar su parte de horas a su jefe en Office Project Web Access.

Volver al principio

Configurar la actualización automática de tareas en Outlook

Puede cambiar las opciones predeterminadas y especificar cómo y con qué frecuencia desea actualizar las asignaciones a Office Project Web Access.

Para actualizar Project Web Access automáticamente, debe iniciar sesión en Microsoft Office Project Server con una cuenta de usuario de Windows.

  1. En Outlook, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, en la ficha Project Web Access.

  2. En la sección Actualización de asignaciones, haga clic en Cada.

  3. Especifique el número de días, semanas o meses en los cuadros correspondientes, y escriba cuándo desea que se produzca la siguiente actualización en el cuadro Siguiente actualización.

  4. Active la casilla de verificación Enviarme un mensaje de confirmación para recibir un mensaje de correo electrónico de resumen después de que se produzca cada actualización.

Volver al principio

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Ampliar sus conocimientos
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×