Actualizar datos importados

Puede actualizar los datos importados a un dibujo de Visio mediante el comando Vincular datos a las formas del menú Datos.

¿Qué desea hacer?

Actualizar los datos de un dibujo

Configurar Visio para que actualice los datos de un dibujo automáticamente

Resolver conflictos entre datos antiguos y nuevos

Actualizar los datos de un dibujo

  1. Abra la ventana que contenga los datos que desee actualizar.

  2. En el menú Datos, haga clic en Actualizar datos.

    La opción Actualizar datos no está disponible (aparece atenuado) en los siguientes casos:

    • No usó las características de Vincular datos para importar sus datos.

    • Trabaja en un diagrama dinámico. Para actualizar los datos de este diagrama, haga clic en la opción Actualizar datos del menú Diagrama dinámico.

  3. En el cuadro de diálogo Actualizar datos, siga uno de estos procedimientos:

    • Para actualizar un solo origen de datos, selecciónelo en la lista Origen de datos y, a continuación, haga clic en Actualizar.

    • Para actualizar varios orígenes de datos, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona los orígenes de datos en la lista Origen de datos y, a continuación, haga clic en Actualizar.

    • Para actualizar todos los orígenes de datos, haga clic en Actualizar todo.

      Sugerencia: Para elegir el orden de actualización de los orígenes de datos, haga clic en el encabezado de columna Origen de datos.

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Configurar Visio para que actualice los datos de un dibujo automáticamente

  1. Abra la ventana que contenga los datos que desee actualizar.

  2. En el menú Datos, haga clic en Actualizar datos.

  3. En el cuadro de diálogo Actualizar datos, seleccione uno o varios orígenes de datos.

  4. Active la casilla de verificación Mostrar este cuadro de diálogo al abrir archivo.

  5. Haga clic en Configurar.

  6. En el cuadro de diálogo Configurar actualización, en Actualización automática, active la casilla de verificación Actualizar cada y, a continuación, haga clic en las flechas para elegir un intervalo.

Importante: Para actualizar el trabajo correctamente, asegúrese de seleccionar el identificador único correcto.

Cómo se selecciona el identificador único correcto

Debe elegir un identificador único para cada tabla con el fin de actualizar el dibujo cuando cambien los datos del origen de datos. Un identificador único (o columna clave) debe ser una columna que no cambie. Esa clave permite a todas las filas de los datos actualizados coincidir con precisión con una fila del origen de datos desde la que está actualizando.

En el ejemplo siguiente de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, el identificador único o clave, es la columna IdEmpleado.

Tabla de Excel con datos sobre los empleados

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Resolver conflictos entre datos antiguos y nuevos

Puede que deba resolver algunos conflictos entre los datos nuevos del origen de datos y los antiguos del dibujo. Por ejemplo, pueden surgir conflictos si elimina una fila de datos o crea una nueva fila con el mismo identificador único que el de otra fila del origen de datos. En ambos casos, el comando Actualizar datos no puede actualizar los datos de todas las formas, porque ya no se puede hacer coincidir cada forma con una fila del origen de datos actualizado. En tal caso, aparece la ventana Conflictos de actualización. La ventana contiene opciones que le ayudan a resolver los conflictos.

Resolver conflictos causados por la eliminación de filas de datos

Puede quitar o conservar las formas cuyas filas de datos se hayan eliminado.

  1. En la ventana Conflictos de actualización, en la lista de formas, seleccione las formas a las que desee aplicar uno de los siguientes comandos.

  2. Haga clic en:

    • Eliminar forma para eliminar sólo las formas seleccionadas

    • Eliminar todas las formas de la vista para eliminar todas las formas sin filas

    • Conservar forma para conservar sólo las formas seleccionadas

    • Conservar todas las formas de la lista para conservar todas las formas sin filas

      Nota: No están disponibles los comandos Eliminar forma ni Conservar forma (aparecen atenuados) si no se selecciona ninguna forma en la lista.

Resolver los conflictos causados por datos que no se pueden identificar exclusivamente

Si los datos no tienen un identificador único o si cambia el identificador único en el origen de datos antes de actualizar el dibujo, el comando Actualizar datos quizá no pueda hacer coincidir la fila correcta con su forma correspondiente.

  1. En la ventana Conflictos de actualización, en la lista de formas, seleccione las formas a las que desee aplicar uno de los siguientes comandos.

  2. Haga clic en:

    • Seleccionar fila coincidente para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar fila coincidente, donde puede determinar las filas que se deben asociar con la forma en cuestión.

    • Omitir todos los conflictos para conservar las filas duplicadas en la ventana Datos externos. Se eliminan los vínculos a estas filas.

      Nota: Si hace clic en Omitir todos los conflictos, se conservan las filas con identificadores únicos duplicados en la ventana, los datos originales se siguen almacenados en el cuadro de diálogo Datos de formas y no existe ningún vínculo entre la forma y los datos.

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