Actualizar datos externos en Excel Services

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Los datos de un libro de Microsoft Office Excel que se muestra en Excel Services pueden proceder de dos ubicaciones distintas: pueden estar almacenados directamente en el libro o estar almacenados en un origen de datos externo, por ejemplo en una base de datos o en un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Si los datos proceden de un origen de datos externo, el administrador o el autor del libro define la información de conexión, generalmente en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), que describe cómo localizar, iniciar sesión, consultar y tener acceso al origen de datos externo.

Si está conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que se actualizan los datos, verá la versión más reciente, incluidos los cambios que hayan experimentado desde la última actualización.

¿Qué desea hacer?

Obtenga más información sobre la actualización de datos

Obtenga más información sobre problemas de seguridad

Controlar cómo se actualizan los datos

Obtener información sobre la actualización de los datos

En la siguiente información se explica el proceso básico que tiene lugar cuando se actualizan datos conectados a un origen de datos externo.

Proceso básico de actualización de datos externos

1. Una operación de actualización obtiene datos actualizados.

2. Una conexión, que normalmente se guarda en un archivo de conexión, define toda la información necesaria para tener acceso a los datos y recuperarlos desde un origen de datos externo.

3. Existen diversos orígenes de datos a los que se puede tener acceso: OLAP, SQL Server, proveedores OLEDB y controladores ODBC.

4. Los datos actualizados se agregan al libro actual.

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Obtener información sobre problemas de seguridad

Cuando se está conectado a un origen de datos externo y se intenta actualizar los datos, es importante ser consciente de los problemas potenciales de seguridad y conocer las medidas que se pueden tomar al respecto.

Un archivo de conexión de datos contiene, por lo general, una o más consultas que se utilizan para actualizar los datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con intenciones maliciosas puede diseñar una consulta que permita el acceso a información confidencial y distribuirla entre otros usuarios o realizar otras acciones perjudiciales. Por tanto, es importante asegurarse de que:

  • El autor del archivo de conexión es de confianza.

  • El archivo de conexión es seguro y procede de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) confianza.

Para obtener más información sobre cómo un administrador puede crear archivos de conexión, crear ubicaciones de confianza y proteger archivos de conexión, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007 y la Ayuda de la Administración central de Office SharePoint Server.

Nota de seguridad : El acceso a un origen de datos externo suele requerir credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se utilizan para autenticar al usuario. Asegúrese de que dichas credenciales se proporcionan de manera segura y de no revelarlas accidentalmente a terceras personas.

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Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo actualizar los datos de un origen de datos externo siguiendo uno o varios de los procedimientos siguientes:

Actualizar al abrir

En Microsoft Office Excel 2007, el autor de un libro puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos al abrirlo activando la casilla de verificación Actualizar al abrir archivo del cuadro de diálogo Propiedades de conexión (en la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades, haga clic en la ficha Uso y, después, haga clic en Actualizar al abrir el archivo). En este caso, Excel Services siempre actualiza los datos antes de mostrar un libro y crea una nueva sesión. Si el autor del libro desactiva la casilla Actualizar al abrir el archivo, se muestran los datos almacenados en la caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza los datos manualmente, el usuario ve datos actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardan en el libro. Si desea asegurarse de que siempre se muestran datos actualizados al mostrar el libro en Excel Services, active la casilla de verificación Actualizar al abrir el archivo mediante Office Excel. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

Si está utilizando un archivo de conexión de datos de Office (.odc), asegúrese de activar también la casilla Utilizar siempre archivo de conexión del cuadro de diálogo Propiedades de conexión (en la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Conexiones, seleccione la conexión, haga clic en Propiedades, haga clic en la ficha Definición y, después, haga clic en Utilizar siempre archivo de conexión).

La configuración del sitio de la ubicación del archivo de confianza, Tiempo de espera de sesión breve y Duración en caché de datos externos también puede tener efecto sobre las operaciones de actualización. Para obtener más información, consulte con su administrador o vea la Ayuda de la Administración central de Microsoft Office SharePoint Server.

Actualización manual

Nota: Sólo puede actualizar manualmente un informe de tabla dinámica.

  1. Seleccione una celda en un informe de tabla dinámica.

  2. En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar la conexión seleccionada.

    Notas: 

    • Cualquier operación interactiva que cause una nueva consulta en un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

    • Si este comando Actualizar no está visible, se debe a que el autor del elemento Web ha desactivado la propiedad actualizar la conexión seleccionada, actualizar todas las conexiones. Para obtener más información, vea Propiedades personalizadas del elemento Web de Excel Web Access.

Actualizar todas las conexiones

  • En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar, haga clic en Actualizar todas las conexiones.

Actualización periódica

Con Office Excel 2007, el autor del libro puede especificar que los datos se actualicen automáticamente a intervalos determinados después de abrir el libro para cada conexión del mismo. Por ejemplo, una base de datos de inventario se actualiza cada hora y por ello el autor del libro ha definido que el libro se actualice automáticamente cada 60 minutos. Para obtener más información, vea la Ayuda de Microsoft Office Excel 2007.

El autor de un elemento Web puede activar o desactivar la propiedad Permitir a Excel Web Access la actualización periódica de datos para habilitar o deshabilitar esta operación de actualización periódica, si el autor del libro ha definido la propiedad. Cuando transcurre el intervalo de tiempo, de forma predeterminada se muestra el siguiente mensaje de alerta de actualización en la parte inferior del elemento Web Excel Web Access:

¿Desea actualizar los datos de <Lista de conexiones>? (ahora) (siempre) (no volver a preguntarme)

El autor de un elemento Web Excel Web Access también puede definir que la propiedad Mostrar mensaje de actualización periódica de datos controle el comportamiento del mensaje que se muestra cuando Excel Services realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:

  • Siempre    significa que se muestra el mensaje en cada intervalo.

  • Opcionalmente    , significa que un usuario puede elegir continuar la actualización periódica sin mostrar un mensaje.

  • Nunca    significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje.

Para obtener más información, vea Propiedades personalizadas del elemento Web de Excel Web Access.

Cancelar una actualización

Dado que una operación de actualización puede demorarse más tiempo del esperado, es posible cancelarla. Mientras tiene lugar la operación de actualización, Excel Services muestra un mensaje con una pregunta. Haga clic en Cancelar para interrumpir la operación y llevar a cabo la actualización en otro momento más adecuado. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la operación de actualización.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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