Objetivo del usuario: optimizar el plan del proyecto para que cumpla la fecha de finalización

Sugerencias para la administración de proyectos que debe tener en cuenta antes de empezar

Cuando realice cambios en la planificación, hay tres factores que debe tener en cuenta: coste del proyecto, ámbito de los resultados y tiempo. Estos se muestran a menudo como un triángulo. No puede cambiar un punto del triángulo sin afectar a los demás.

A continuación se indican algunos ejemplos de los que esto significa para la fecha de finalización del proyecto.

• Si se acerca la fecha de finalización programada, el resultado podría ser un incremento de los costes y una reducción del ámbito.

• Si pretende no cambiar nunca los costes del proyecto, el resultado podría ser una programación más larga y una reducción del ámbito.

• Si incrementa el ámbito o el número de resultados, el proyecto puede llevar más tiempo y costar más dinero por la exigencia de trabajadores o recursos adicionales.

Si es nuevo en la administración de proyectos    No importa lo bien que se planee un proyecto, las cosas van a salir mal. Empiece a buscar los problemas ahora y no más adelante cuando las cosas pueden ir mucho peor.

Estas son algunas maneras de empezar a supervisar y corregir el proyecto.

• Mirar las tareas más importantes primero    Algunas tareas son más importantes que otras cuando se necesita resolver problemas en el proyecto. Las tareas que tienen un mayor impacto en la programación son las tareas críticas y es a estas a las que debe prestar mayor atención.

• Obtener la vista adecuada para el proyecto    Project tiene numerosas vistas e informes que le ayudan a ver qué es lo que no va bien en el proyecto. Para proyectos simples, preste atención a la fecha de finalización del proyecto mediante el gráfico Gantt. Para proyectos complicados, compruebe las tablas de variación o los informes de valor acumulado.

• Obtener informes de estado semanales    No resulta fácil para las personas enviar informes de estado del trabajo. Una manera sencilla de obtener el estado sería durante las reuniones semanales del equipo. Recopilar la información de estado con una frecuencia superior a la semanal podría ser contraproducente.

Si tiene experiencia en la administración de proyectos    Ha sido administrador de proyectos por mucho tiempo, pero ahora se enfrenta a un proyecto que requiere un seguimiento exhaustivo para mantenerse dentro del presupuesto.

Además, la patrocinadora ha solicitado informes ejecutivos mensuales.

Estas son algunas sugerencias para empezar a supervisar, crear informes y corregir el proyecto.

• Crear una línea base para el proyecto    Una vez creada la programación, guarde una versión de línea de base. Una línea de base es una versión original del proyecto que se puede usar para comparar con el progreso de las tareas.

• Obtener la vista adecuada para el proyecto    Project tiene una gran cantidad de vistas en informes que le ayudan a detectar los problemas que pueda haber en el proyecto. A medida que los proyectos de van complicando, puede consultar las tablas de variación o los informes de valor acumulado para ver qué va mal.

• Obtener informes de estado semanales    A medida que los proyectos se van complicando, se pueden usar métodos más sofisticados para recopilar informes de estado semanales. Los miembros del equipo pueden introducir información sobre el estado en una lista de tareas de SharePoint que, a continuación, se puede sincronizar con Microsoft Project. Si usa Project Professional, también puede usar Project Web App para recopilar informes de estado del equipo. Recopilar información de estado con una frecuencia superior a la semanal puede ser contraproducente.

• Comprender los análisis de valor acumulado    Los análisis de valor acumulado le ayudan a determinar si el proyecto avanza según lo previsto.