Acerca del diseño de una base de datos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Diseño de base de datos buena garantiza que la base de datos es fácil de mantener. Almacenar datos en tablas y cada tabla contiene datos sobre un tema, como los clientes. Por tanto, actualizar un dato concreto, como una dirección, en un solo lugar y ese cambio aparece automáticamente en toda la base de datos.

Una base de datos bien diseñada suele contener distintos tipos de consultas que muestran la información que necesita. Una consulta puede mostrar un subconjunto de datos, como todos los clientes de Londres o combinaciones de datos de tablas diferentes, como la información de pedidos combinada con la información del cliente.

A query with fields from two tables

Imagen del botón Esta consulta recupera el ID de pedido, nombre de la compañía, ciudad e información de los clientes de Londres cuyos pedidos se requerían en abril.

Los resultados que desee de la base de datos:: los formularios y páginas de acceso a datos que desea usar y los informes que desea imprimir:-no proporcionan pistas necesariamente acerca de cómo estructurar las tablas en la base de datos, ya que a menudo basar las páginas de acceso a formularios, informes y datos en las consultas en lugar de tablas.

Antes de utilizar Microsoft Access para crear tablas, consultas, formularios y otros objetos, es una buena idea esbozar y trabajar el diseño en papel en primer lugar. También puede examinar bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar, o puede abrir la base de datos de ejemplo Neptuno y, a continuación, abra la ventana Relaciones para examinar su diseño.

Siga estos pasos básicos al diseñar la base de datos.

Determinar el propósito de la base de datos

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se para pueden usar:

  • Hable con personas que usarán la base de datos. Piense acerca de las preguntas y desea que la base de datos para responder.

  • Esbozar los informes que le gustaría para generar la base de datos.

  • Recopilar los formularios que utiliza actualmente para grabar los datos.

Determinar el propósito de la base de datos, una lista de información que desee en la base de datos comenzará a aparecer. De eso, puede determinar qué hechos necesita almacenar en la base de datos y a qué tema cada hecho que pertenece. Estos hechos se corresponden con los campos (columnas) en la base de datos y los asuntos que pertenecen los hechos son para corresponden a las tablas.

Determinar los campos que necesite en la base de datos

Cada campo es un hecho sobre un tema concreto. Por ejemplo, debe almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes: nombre, dirección, ciudad, estado y número de teléfono de la compañía. Debe crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. Al determinar los campos que necesita, recuerde estas principios de diseño:

  • Incluir toda la información que necesita.

  • Almacene información en partes lógicas más pequeñas. Por ejemplo, los nombres de los empleados a menudo se dividen en dos campos, nombre y apellidos, para que sea más fácil ordenar los datos por apellido.

  • No crear campos de datos que contiene listas de varios elementos. Por ejemplo, en una tabla de proveedores, si crea un campo de productos que contiene una lista de valores separados por comas de cada producto que recibir del proveedor, resultará más difícil de encontrar los proveedores que proporcionan un determinado producto.

  • No incluya datos derivados ni calculados (datos que es el resultado de un expresión ). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnidad y una cantidad, no crear un campo adicional que multiplica los valores de estos dos campos.

  • No cree campos que son similares entre sí. Por ejemplo, en una tabla de proveedores, si crea los campos Product1, producto2 y producto3, resultará más difícil de encontrar todos los proveedores que proporcionan un determinado producto. Además, tendrá que cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más de tres productos. Necesita un solo campo para productos si coloca dicho campo en la tabla productos en lugar de en la tabla proveedores.

Determinar las tablas que necesita en la base de datos

Cada tabla debe contener información sobre un asunto. La lista de campos le proporcionará pistas a las tablas que necesita. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha de contratación, asunto es un empleado, por lo que pertenece en la tabla Employees. Es posible que tenga una tabla de clientes, una tabla de productos y una tabla Pedidos.

Determinar qué tabla pertenece cada campo

Cuando decida qué tabla pertenece cada campo, tenga estos principios de diseño en cuenta:

  • Agregue el campo a una única tabla.

  • No agregar el campo a una tabla si da la misma información que aparece en varios registros de la tabla. Si determina que un campo en una tabla contendrá una gran cantidad de información duplicada, ese campo esté en la tabla incorrecta.

    Por ejemplo, si coloca el campo que contiene la dirección de un cliente en la tabla pedidos, esa información probablemente se repetirá en más de un registro, porque el cliente probablemente colocará más de un pedido. Sin embargo, si coloca el campo dirección de la tabla clientes, aparecerá una sola vez. En este sentido, una tabla en un Base de datos de Microsoft Access difiere de una tabla en una base de datos de archivo plano como una hoja de cálculo.

    Cuando cada fragmento de información se almacena solo una vez, se actualiza en un solo lugar. Esto es más eficaz, y también se elimina la posibilidad de que las entradas duplicadas que contengan información diferente.

Identificar el campo o campos con valores únicos en cada registro

Para Microsoft Access conecte información almacenada en tablas separadas, por ejemplo, para conectar un cliente con todos los pedidos del cliente, cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifica inequívocamente cada registro de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina una clave principal.

Determinar las relaciones entre tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas e identificar campos clave principal, necesita una manera de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir información relacionada de forma significativa. Para ello, definir relaciones entre tablas.

Le resultará muy útil para ver las relaciones de una base de datos bien diseñada existente como la base de datos de ejemplo Northwind.

Refinar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más fácil cambiar el diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Use Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas y escriba suficientes datos de ejemplo en las tablas, por lo que puede probar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree los borradores de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos de que lo esperado. Buscar duplicados innecesarios de datos y eliminarlos.

Introducir datos y crear otros objetos de base de datos

Cuando esté satisfecho que las estructuras de tabla cumplen los principios de diseño que se describen aquí, a continuación, es hora de continuar y agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear otros objetos de base de datos:-consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos.

Usar herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de un Base de datos de Microsoft Access.

  • El analizador de tablas puede analizar el diseño de una tabla a la vez, puede proponer nuevas estructuras y relaciones si corresponde y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario.

  • El analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias de mejora. El asistente también puede implementar estas recomendaciones y sugerencias.

Para obtener más información acerca del diseño de una base de datos en Access, vea el artículo de Knowledge Base dónde encontrar información sobre cómo diseñar una base de datos en Accessdónde encontrar información sobre cómo diseñar una base de datos en Access.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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