Acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Los flujos de trabajo de SharePoint son miniaplicaciones preprogramadas que simplifican y automatizan una amplia variedad de procesos empresariales (desde la recopilación de firmas, comentarios o aprobaciones para un plan o documento, hasta el seguimiento del estado actual de un procedimiento rutinario). Los flujos de trabajo de SharePoint están diseñados para ahorrarle tiempo y esfuerzo, con el objetivo de que las tareas que realiza regularmente resulten coherentes y eficaces.

Comparación de procesos manuales con el flujo de trabajo automatizado

Este artículo trata sobre los flujos de trabajo preprogramados que se incluyen con SharePoint 2010, que se selecciona opciones en un formulario de asociación al agregar versiones de ellas para su uso en listas, bibliotecas y colecciones de sitios completa.

También es posible realizar personalizaciones más amplias de estos tipos de flujo de trabajo incluidos e incluso crear sus propios flujos de trabajo personalizados desde cero, con SharePoint Designer y otras aplicaciones. Para obtener más información sobre estos procesos, vea el artículo Introducción al diseño y personalizar flujos de trabajo.

Mientras tanto, en este artículo va a aprender más acerca de todo el conjunto de flujos de trabajo incluidos.

Si prefiere omitir directamente a las instrucciones detalladas para el flujo de trabajo, encontrará vínculos a cada una en ¿qué es la siguiente sección, que puede vincular a partir de la siguiente tabla de contenido.

¿Qué desea saber?

¿Qué es un flujo de trabajo de SharePoint?

¿Qué procesos puedo automatizar con un flujo de trabajo de SharePoint?

Aprobación (redirigir un documento o elemento para que se apruebe o rechace)

Recopilar comentarios (redirigir un documento o elemento para comentarios)

Recopilar firmas (redirigir un documento, libro o formulario para firmas digitales)

Aprobación de disposición (administrar la retención y expiración de los documentos)

Tres estados (realizar un seguimiento de un problema, proyecto o tarea a través de tres estados o fases)

¿Quién puede agregar e iniciar un flujo de trabajo de SharePoint?

¿Cómo agregar y ejecutar un flujo de trabajo de SharePoint?

¿Puedo crear flujos de trabajo de SharePoint personalizados de la mía?

¿Qué es el siguiente?

¿Qué es un flujo de trabajo de SharePoint?

Probablemente ya sepa lo que es un diagrama de flujo. Es un mapa gráfico de un proceso, con instrucciones sobre lo que sucede en cada paso.

Proceso del flujo de trabajo

Un flujo de trabajo de SharePoint es como un diagrama de flujo automatizado que elimina mucho trabajo, conjeturas y aleatoriedad de los procesos de trabajo estándar.

Por ejemplo, mire el proceso de aprobación de documentos de la ilustración. Ejecutar este proceso manualmente puede conllevar un gran número de comprobaciones, seguimientos, reenvíos de documentos y envíos de recordatorios, tareas que deberían realizar usted o sus compañeros. Esto significa una gran carga de trabajo adicional e, incluso peor, constantes interrupciones.

Sin embargo, si ejecuta este proceso con el flujo de trabajo de aprobación de documentos de SharePoint, todas estas tareas de comprobación, seguimiento, recordatorio y reenvío se realizan automáticamente en el flujo de trabajo. Si algún usuario no realiza una tarea a tiempo, o si surge otro tipo de asunto, la mayoría de los flujos de trabajo que se incluyen generan una notificación para hacérselo saber. Ningún usuario del grupo tendrá que supervisar el proceso de forma proactiva, ya que, con un flujo de trabajo de SharePoint, es el propio proceso el que realiza esta supervisión.

Y ejecuta un flujo de trabajo de SharePoint es fácil. Simplemente elija el tipo de flujo de trabajo que desee, especifique las opciones que funcionan mejor en su situación, a continuación, permitir que SharePoint tomar el control. Y, por supuesto, puede cancelar o finalizar un flujo de trabajo siempre que lo necesite.

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¿Qué procesos puedo automatizar con un flujo de trabajo de SharePoint?

Cada uno de los tipos de flujo de trabajo que se incluyen con SharePoint actúa como una plantilla. Agregar una versión del flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, o para una colección de sitios completa, con un formulario de inicio para especificar las opciones y selecciones que desee para esta versión, que el flujo de trabajo asigna tareas a la tarea de plazos, cómo el flujo de trabajo puede comenzar y quién las instrucciones que se incluirán en las notificaciones de tarea y así sucesivamente.

SharePoint 2010 proporciona cinco tipos de flujo de trabajo preprogramados

Nota: Con SharePoint Server 2010 y SharePoint Online para Office 365 para empresas, cinco de los siguientes tipos de flujo de trabajo se incluyen. Sin embargo, con SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas, solo el tipo de flujo de trabajo de tres estados se incluye.

Aprobación (redirigir un documento o elemento para que se apruebe o rechace)

Marca de verificación Un flujo de trabajo de aprobación distribuye un documento u otro elemento a las personas para su aprobación o rechazo que designe.

También puede usar un flujo de trabajo de aprobación para controlar la aprobación de contenido en una lista o biblioteca

Para más información e instrucciones detalladas, vea el artículo todo sobre los flujos de trabajo de aprobación.

(También hay tipo de flujo de trabajo de otra, de forma similar para su uso en los sitios de publicación de web, el flujo de trabajo de aprobación de publicación.)

Recopilar comentarios (redirigir un documento o elemento para que se aporte comentarios)

Flujo de trabajo para recopilar comentarios Un flujo de trabajo de recopilar comentarios distribuye un documento u otro elemento a personas designados para sus comentarios.

El flujo de trabajo de recopilar comentarios consolida todos los comentarios de los participantes para el propietario del flujo de trabajo y proporciona un registro del proceso de revisión.

Para más información e instrucciones detalladas, vea el artículo todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios.

Recopilar firmas (redirigir un documento, libro o formulario para que se inserten firmas digitales)

Flujo de trabajo para recopilar firmas El flujo de trabajo para recopilar firmas enruta un documento de Microsoft Office a las personas designados para sus firmas digitales.

Tenga en cuenta que las funciones de flujo de trabajo para recopilar firmas solo con Word documentos, libros de Excel, formularios de InfoPath de amd.

Para más información e instrucciones detalladas, vea el artículo todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas.

Aprobación de disposición (administrar la retención y expiración de los documentos)

Flujo de trabajo de aprobación de disposición El flujo de trabajo de aprobación de disposición está diseñado para admitir registros necesidades de administración de una organización. Este flujo de trabajo administra el proceso de retención y expiración de los documentos al permitir a los participantes decidir si desean retener o eliminar elementos o documentos vencidos.

Cuando se inicia un flujo de trabajo de aprobación de disposición, crea tareas de flujo de trabajo de aprobación de disposición para documentos y elementos específicos en la lista de tareas del flujo de trabajo. Dado que es probable que el flujo de trabajo de aprobación de disposición puede generar un gran volumen de tareas (especialmente si está configurado para iniciarse automáticamente cuando expiren elementos), el flujo de trabajo de aprobación de disposición ofrece soporte para la finalización de la tarea de forma masiva, así que registros los administradores o a otras personas autorizadas pueden procesar un gran número de elementos para su eliminación en un solo paso.

Puede configurar el flujo de trabajo de aprobación de disposición para que funcione en colaboración con la característica de directiva de expiración de una directiva de administración de información, para que el flujo de trabajo se inicie automáticamente cada vez que caduca un documento o elemento en un sitio.

Para más información e instrucciones detalladas, vea el artículo usar un flujo de trabajo de aprobación de disposición.

Tres estados (realizar el seguimiento de un asunto, proyecto o tarea a través de tres estados o fases)

Flujo de trabajo con tres estados El flujo de trabajo con tres estados se ha diseñado para realizar un seguimiento del estado de un elemento de la lista a través de tres estados (fases). Puede usarlo para administrar los procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento de asuntos o elementos de gran volumen, como asuntos de atención al cliente, clientes potenciales de ventas o tareas de proyectos.

Con cada transición entre estados, el flujo de trabajo asigna una tarea a una persona y le envía una alerta por correo electrónico sobre la tarea. Una vez completada la tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado del elemento y pasa a la siguiente fase. El flujo de trabajo con tres estados está diseñado para trabajar con la plantilla de la lista Seguimiento de asuntos, pero puede utilizarlo con cualquier lista que contenga una columna Opción con al menos tres valores.

Para más información e instrucciones detalladas, vea el artículo usar un flujo de trabajo de tres estados.

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¿Quién puede agregar e iniciar un flujo de trabajo de SharePoint?

Para agregar o iniciar un flujo de trabajo, debe tener el permiso correcto para la lista, biblioteca o colección de sitios donde desea ejecutar dicho flujo:

  • Para agregar un flujo de trabajo    De forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. (El grupo de propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada, el grupo de miembros y el grupo de visitantes no).

  • Para iniciar un flujo de trabajo    También de forma predeterminada, debe tener permiso para editar elementos para Iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (El grupo de miembros y propietarios del grupo tienen permiso para editar elementos de forma predeterminada, el grupo de visitantes no).
    Como alternativa, pueden elegir propietarios configurar flujos de trabajo específicos para que se pueden comenzar solo por miembros del grupo propietarios.

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¿Cómo puedo agregar y ejecutar un flujo de trabajo de SharePoint?

El siguiente diagrama proporciona una vista de alto nivel de las fases básicas de planeación, adición, ejecución y modificación de un flujo de trabajo de SharePoint. A continuación puede ver las secciones individuales de cada uno de los pasos.

Proceso del flujo de trabajo

Plan Compruebe sabe qué opciones que desee y la información debe tener disponible cuando se utiliza el formulario intiation para agregar una versión del flujo de trabajo.

  • Obtenga información sobre    Averigüe cuál de los tipos de flujo de trabajo incluyen va a hacer el trabajo que desee.

  • Adición    Rellene el formulario de inicio para agregar una versión del flujo de trabajo a una lista, biblioteca o colección de sitios.

  • Inicio    Inicie el nuevo flujo de trabajo, manual o automáticamente, en un documento u otro elemento de una lista o biblioteca. Si lo inicia manualmente, tendrá la oportunidad de cambiar algunos valores del formulario de asociación del flujo de trabajo en un formulario de iniciomás breve. Cuando inicie el flujo de trabajo, creará las tareas, enviará mensajes de notificación y empezará a realizar un seguimiento de las acciones y los eventos.

  • Supervisión    Mientras el flujo de trabajo está en ejecución, puede ver la página de estado del flujo de trabajo para averiguar las tareas que están completas y las acciones que se han producido. Si es necesario, desde aquí puede ajustar tareas actuales y futuras, e incluso cancelar o finalizar la ejecución del flujo de trabajo.

  • Revisión    Una vez completado el flujo de trabajo, puede revisar el historial completo en la página de estado del flujo de trabajo. También desde esta página, puede crear informes estadísticos del rendimiento general de este flujo de trabajo.

  • Cambio    Si el flujo de trabajo no funciona exactamente como desea, puede abrir el formulario de asociación original que ha usado para agregar el flujo de trabajo y realizar los cambios que considere oportunos.

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¿Puedo crear flujos de trabajo de SharePoint personalizados?

Si necesita más flexibilidad con un flujo de trabajo integrado, puede personalizar aún más con una herramienta como SharePoint Designer. También puede crear su propio flujo de trabajo original desde cero.

Con el Diseñador de flujo de trabajo puede crear reglas para asociar condiciones y acciones con elementos de las listas y bibliotecas de SharePoint, de modo que los cambios que realice en los elementos de estas listas o bibliotecas desencadenen acciones en el flujo de trabajo.

Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo que inicie un flujo de trabajo de aprobación adicional si el costo de un elemento supera un importe específico.

También puede definir un flujo de trabajo para un conjunto de documentos relacionados. Por ejemplo, si el flujo de trabajo está asociado a una biblioteca de documentos, o si se filtra para el tipo de contenido de documento, aparece un grupo de contextuales acciones del conjunto de documentos. Un conjunto de documentos es una nueva característica de SharePoint Server 2010 que permite a un grupo de documentos que se tratará como una sola unidad, por lo que se ejecutará una acción de flujo de trabajo para un conjunto de documentos en cada uno de los elementos de ese conjunto de documentos.

Para obtener más información, vea Introducción al diseño y personalizar flujos de trabajo.

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¿Y ahora qué?

Ver cualquiera de los siguientes artículos para obtener instrucciones detalladas sobre cómo trabajar con los tipos de flujo de trabajo incluyen:

Y si está interesado en realizar otras personalizaciones a cualquiera de lo basic incluyen tipos de flujo de trabajo, más allá de lo que puede hacer usando el formulario de asociación, es decir, o si desea crear su propio flujo de trabajo original desde el principio, consulte el artículo Introducción al diseño y personalizar flujos de trabajo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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