Acerca de las bases de datos de Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Una base de datos es una colección de información relacionada con un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo partes de él, puede seguimiento información desde una gran variedad de orígenes que tiene que coordinar y organizar usted mismo.

Por ejemplo, supongamos que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono del proveedor, archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene la información del pedido. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, es posible que tenga que actualizar la información en los tres lugares. En una base de datos, sin embargo, solo tiene que actualizar la información en un único lugar, número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente siempre que utilizar en la base de datos.

Archivos de base de datos de Access

Con Microsoft Access, puede administrar toda la información de un archivo de base de datos. En el archivo, puede usar:

  • Tablas para almacenar los datos.

  • Consultas para buscar y recuperar solo los datos que desee.

  • Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.

  • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

  • Páginas para ver, actualizar o analizar datos de la base de datos de Internet o en una intranet de acceso a datos.

Formulario, informe, consulta y página de acceso a datos que muestran datos de la misma tabla

1. almacenar datos una vez en una tabla, pero ver desde varias ubicaciones. Cuando actualiza los datos, se actualizan en cualquier lugar.

2. mostrar datos en una consulta

3. mostrar datos en un formulario

4. mostrar datos en un informe

5. mostrar datos en una página de acceso a datos

Relaciones y tablas

Para almacenar los datos, crear una tabla para cada tipo de información que realiza un seguimiento. Para colocar los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, definir relaciones entre las tablas.

Dos tablas, cada una con un campo Id. de cliente que las relaciona

1. información del cliente que antes de que se guardaba en una lista de distribución de correo ahora reside en la tabla Customers.

2. información de orden que antes de que se guardaba en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla Orders.

3. un identificador único, por ejemplo, un ID de cliente, distingue a un registro de otro dentro de una tabla. Agregando el campo identificador exclusivo de una tabla a otra tabla y definir una relación, Microsoft Access puede hacer coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que aparezca juntos en un formulario, informe o consulta.

Consultas

Para buscar y recuperar solo los datos que cumpla las condiciones que especifique, incluidos los datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

Consulta con campos de dos tablas

1. esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar el ID de pedido, fecha requerida, nombre de la compañía e información de la ciudad de los clientes de Londres cuyos pedidos se requerían en abril.

Formularios

Para ver, especificar y cambiar datos directamente en una tabla de fácilmente, cree un formulario. Cuando abre un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o varias tablas y lo muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios o con el diseño que haya creado sus propias en vista Diseño.

Formulario que muestra un registro de información y un botón Imprimir factura

1. una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga que desplazarse para ver todos los datos en un único registro. Además, al ver una tabla, no puede actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.

2. un formulario se centra en un registro a la vez y, a continuación, puede mostrar campos de más de una tabla. También puede mostrar imágenes y otros objetos.

3. un formulario puede contener un botón que se imprime, abra otros objetos o tareas automáticamente.

Informes

Para analizar los datos o presentar una determinada manera de imprimir, crear un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcula los totales y otro informe con datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Informa sobre el total, muestra gráficos o genera etiquetas de distribución de correo

1. Utilice un informe para crear etiquetas postales.

2. Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.

3. Utilice un informe para calcular totales.

Páginas de acceso a datos

Para disponer de datos en Internet o en una intranet para entrada de datos de informes, interactiva o análisis de datos, use una página de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o varias tablas y lo muestra en la pantalla con el diseño que haya creado en la vista Diseño o con el diseño elegido en el Asistente para la página.

Página de acceso a datos agrupados con botones de expansión y barras de exploración de registros

1. Haga clic en el indicador de expansión...

2.... para mostrar la barra de herramientas de exploración de datos y registro para el siguiente nivel de detalle.

3. Utilice las barras de herramientas de exploración de registros para desplazarse a ordenar y filtrar registros y para obtener ayuda.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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