Acceso de invitado en Grupos de Office 365

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Le permite el acceso de invitado en Grupos de Office 365 y su equipo de colaborar con otras personas de fuera de su organización mediante la concesión de acceso a conversaciones de grupo, archivos, invitaciones del calendario y el Bloc de notas de grupo. Se puede conceder acceso a un invitado: por ejemplo, un partner, proveedor, distribuidor o consultor: cualquier propietario del grupo.

Cómo funciona

Personas que usen Grupos de Office 365 pueden usar Outlook en la Web o Outlook 2016 para agregar y administrar los invitados en sus grupos Office 365. Los invitados pueden tener cualquier dirección de correo electrónico y su cuenta de correo electrónico puede ser un trabajo, personal o educativa.

Nota: Acceso como invitado está configurado por el Administrador de TI.

  • Paso 1    Un propietario del grupo agrega a un invitado al grupo o invitado está designado por un miembro del grupo. El propietario del grupo apruebe al nominados.

  • Paso 2    El propietario del grupo se le informará de contenido y los recursos pueden tener acceso los invitados dentro del grupo. Una combinación de texto y los iconos ofrece una indicación clara de participación de invitado de todos los miembros del grupo.

  • Paso 3    El invitado recibe un correo electrónico de bienvenida y puede participar en conversaciones de grupo, recibir y responder invitaciones de calendario y acceder a los archivos del grupo.

  • Paso 4    Los invitados pueden dejar el grupo en cualquier momento a través de un vínculo en el pie de página de todos los mensajes de correo electrónico de grupo y las invitaciones del calendario.

Los administradores pueden administrar los invitados y su acceso a los recursos del grupo de Office 365 con PowerShell. Para obtener instrucciones, vea administrar el acceso de invitado en grupos de Office 365 .

Cuando recibe una invitación invitado a unirse a un grupo, reciben un mensaje de correo electrónico de bienvenida que incluye un poco de información sobre el grupo y lo que pueden esperar ahora que están un miembro.

Los invitados reciben un correo electrónico de bienvenida

Todas las interacciones del miembro invitado se producen a través de su Bandeja de entrada de correo electrónico. No pueden tener acceso al sitio de grupo, pero puede recibir invitaciones del calendario, participar en conversaciones de correo electrónico y, si el administrador ha activado la configuración, puede abrir los archivos compartidos con un vínculo o datos adjuntos.

Todos los mensajes de correo electrónico de grupo e invitaciones de calendario que recibe el invitado incluirá un aviso para usar la respuesta en las respuestas al grupo, junto con vínculos a Ver archivos de grupo y deja el grupo. Aquí tenemos un ejemplo:

Todos los mensajes de correo electrónico que el invitado reciba de los miembros del grupo tendrán un pie de página con instrucciones y vínculos

La siguiente tabla es un resumen de qué pueden hacer los invitados y qué no.

Característica

¿El usuario invitado tiene permiso?

Crear un grupo

No

Agregar miembros al grupo y quitarlos

No

Eliminar un grupo

No

Unirse a un grupo

Sí, mediante invitación

Iniciar una conversación

Responder a una conversación

Buscar una conversación

@mencionar a un miembro del grupo

No

Anclar un grupo o marcarlo como favorito

No

Eliminar una conversación

Agregar "Me gusta" a mensajes

No

Administrar reuniones

No

Ver el calendario del grupo

No

Modificar eventos del calendario

No

Agregar un calendario de grupo a un calendario personal

No

Ver y editar los archivos de grupo

Sí, si el administrador de inquilinos lo ha habilitado

Obtener acceso al bloc de notas de OneNote del grupo

Sí, mediante un vínculo de un miembro del grupo

Explorar grupos

No

Preguntas más frecuentes

Invitado es alguien que no es un empleado, estudiantes o miembro de su organización. No tienen una cuenta profesional o educativa dentro de su organización.

No. Solo se puede agregar como invitados a personas que sean externas a la organización, como asociados o consultores. Puede invitar a personas que pertenecen a la organización para que se unan como miembros habituales del grupo.

Sí, puede hacerlo. Los contactos de correo externo son contactos de su organización está lista global de direcciones. Un ejemplo de este tipo de contacto es una empresa de proveedor que proporciona servicios a su organización de forma periódica.

El administrador debe activar la característica de invitado antes de agregar a invitados. Cuando vea el mensaje ponerse en contacto con el administrador, es probable que la característica de invitado no se ha activado todavía. Para obtener más información, vea administrar el acceso de invitado en grupos de Office 365 .

Miembros de invitado no pueden ver los mensajes protegidos con Information Rights Management (IRM).

Puede que aparezca un informe de no entrega al responder a un mensaje de grupo con una dirección de correo electrónico que es diferente del que utilizó cuando Unido o se han agregado al grupo. Por ejemplo, si había unido al grupo como seanc@contoso.com pero intente responder a un mensaje de grupo en la Bandeja de entrada de seanc@service.contoso.com, recibirá un informe de no entrega.

No, solo puede compartir los archivos del grupo de Office 365 con invitados que hayan sido invitados a unirse al grupo.

Un adjunto moderna es un archivo almacenado en OneDrive para la Empresa. Un vínculo que se va a todos los destinatarios. Porque el archivo está almacenado en la nube, todos los destinatarios pueden leer y editar el archivo sin tener que conciliar copias individuales.

En un grupo de Office 365, archivos adjuntos modernos solo se comparten con los miembros del grupo. Cuando se reenvía un mensaje con datos adjuntos moderno a un miembro de invitado en el grupo, podrá obtener acceso a los datos adjuntos después de iniciar sesión con un nombre de usuario y contraseña. Si se reenvía el mensaje a alguien que no es un miembro del grupo, esa persona no podrá abrir el archivo adjunto.

Es posible que los invitados no reciban las conversaciones del grupo por varias razones. Consulte Los usuarios invitados no reciben una conversación de grupo para obtener información.

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