Acceder a los Contactos profesionales remotamente: usar la sincronización en Business Contact Manager

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Si utiliza Outlook en un dispositivo móvil, o si inicia sesión en Office Outlook Web Access (OWA) para comprobar los mensajes de correo, ya sabe lo útil que es tener un fácil acceso a la información profesional y personal cuando no tiene acceso a su equipo. Ahora puede usar el teléfono móvil, OWA, una cuenta de Windows Live, o un sitio de SharePoint para obtener acceso a los contactos profesionales de Business Contact Manager para Outlook del mismo modo que obtendría acceso a Outlook, Windows Live, o un contacto de SharePoint.

Este artículo describe cómo configurar y usar la sincronización para tener acceso a los contactos profesionales utilizando Internet, cómo trabajar con registros de contacto profesional remotamente, cómo detener la sincronización, y los resultados de cambiar a una base de datos diferente mientras la sincronización está activada.

Para obtener información sobre cómo llevar consigo todos los datos profesionales, vea Trabajar sin conexión con Business Contact Manager.

¿Qué desea hacer?

¿Por qué sincronizar los contactos profesionales?

Cómo funciona la sincronización

Ejemplo: viaje de ventas

Hacer los contactos profesionales accesibles en Internet

Elegir una carpeta de sincronización

Cambiar la carpeta de sincronización de los contactos profesionales

Dejar de sincronizar los contactos profesionales

Crear registros de Business Contact Manager desde registros de contactos

¿Cómo afecta a la sincronización cambiar a una base de datos diferente?

Cambiar bases de datos al sincronizar contactos profesionales

Quitar contactos profesionales sincronizados que se importaron de una base de datos diferente

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¿Por qué sincronizar los contactos profesionales?

Al sincronizar, o "reflejar", los contactos profesionales de Business Contact Manager para Outlook, puede acceder a los contactos profesionales remotamente, junto con las demás listas de contactos. Como ejemplo, si estaba planeando un viaje ventas para hacer la demostración de un nuevo producto a sus clientes, y necesitaba tener acceso a su información a través de Internet de la misma forma que accede de forma remota a los demás contactos, puede configurar que los contactos profesionales se sincronicen.

Nota: Si necesita llevarse todos los datos profesionales consigo, y no solo la información de contacto profesional, vea Trabajar sin conexión con Business Contact Manager.

Para configurar el acceso remoto a los contactos profesionales, simplemente elija el tipo de carpeta de contactos de Outlook que utiliza con OWA, o un dispositivo móvil cuando se encuentre fuera de la oficina. Las carpetas que puede elegir en Outlook incluyen contactos de Outlook, contactos de Windows Live, o contactos de SharePoint, así como cualquier carpeta de contactos personalizada que haya creado.

Cómo funciona la sincronización

A través del proceso de sincronización, los contactos profesionales se copian en la carpeta de contactos de Outlook que seleccione. Los dos tipos de registros aparecen en la lista de contactos que utiliza cuando está fuera de la oficina. Los registros de contacto profesional están marcados con un icono de "persona profesional" Icono de contacto profesional sincronizado A continuación, puede tener acceso a los registros de contactos profesionales través de Internet, del mismo modo que tiene acceso a los contactos de Outlook.

La sincronización actualiza los registros de la base de datos de Business Contact Manager con cualquier cambio que realice en los registros sincronizados a través de Internet, y actualiza los registros sincronizados con los cambios realizados en los registros de la base de datos. Todas las actualizaciones se realizan en segundo plano y no interferirán con su trabajo.

Nota: Al dejar de sincronizar los contactos profesionales, se eliminan automáticamente de Outlook, SharePoint, Windows Live, u otras carpetas de contactos sincronizadas.

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Ejemplo: viaje de ventas

Durante un viaje ventas, visita a un cliente y se entera de que el gestor de compras, Arturo López, dejado la empresa, y se ha contratado a una nueva gestora de compras, Sara Rodríguez. Desea eliminar el registro de Arturo de los contactos profesionales, y crear un nuevo registro para Sara. Inicie sesión en OWA, haga clic en registro de Arturo, y elimínelo. A continuación, haga clic en Nuevo, escriba los datos de Sara, y a continuación, guarde el registro nuevo.

En tan solo unos minutos, los cambios se copian hasta el Outlook del equipo de oficina. Arturo López se elimina de la carpeta de contactos de Outlook y su registro se mueve a la carpeta Elementos eliminados de Business Contact Manager para Outlook Sara Rodríguez se agrega a la carpeta de contactos de Outlook, pero su registro es un contacto de Outlook, no un registro de contacto profesional. Solo se sincronizan los registros de contacto profesional existentes, no puede crear nuevos registros profesionales a través de Internet.

Después del viaje, puede configurar a Sara Rodríguez como contacto profesional, si sigue los pasos de la sección Crear registros profesionales de Business Contact Manager desde registros de contacto, más adelante en este artículo.

Si decide que necesita todos los registros profesionales mientras está de viaje, puede configurar la base de datos para que esté disponible en el ordenador portátil que lleve con usted. Para obtener información sobre cómo llevar consigo todos los datos profesionales, vea Trabajar sin conexión con Business Contact Manager.

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Hacer los contactos profesionales accesibles en Internet

Para poder trabajar con su la información de los contactos profesionales de su empresa dondequiera que esté, puede mover o copiar los registros profesionales, uno por uno, a la carpeta que utiliza para tener acceso a los contactos remotamente, pero entonces perdería los datos asociados con los registros de Business Contact Manager para Outlook, y la ventaja de la sincronización. Cada vez que cambiase un registro, tendría que realizar manualmente los mismos cambios en la otra copia del registro, ya sea en la base de datos o en la copia los registros de Internet.

En su lugar, puede agregar los contactos profesionales a la carpeta de contactos de Outlook, ponerlos a su disposición en Internet, cuando utiliza OWA, o un dispositivo móvil. Con la sincronización de contactos profesionales, puede actualizar un registro de contacto en un lugar y ver los cambios reflejados en la otra copia del registro, esté en la base de datos o en Internet.

La característica de sincronización de contactos profesionales copia los contactos profesionales al tipo seleccionado de la carpeta Contactos y deja los registros originales en la base de datos de Business Contact Manager. La información de ambas copias de los registros profesionales se sincroniza automáticamente siempre que se produzca una actualización, independientemente de cómo acceda a los registros.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + F.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + B.

  3. Haga clic en Sincronizar y a continuación, haga clic en Empezar a Sincronizar los contactos profesionales.

    Método abreviado de teclado. Para abrir el menú Sincronizar, presione ALT + M.

  4. En el cuadro de diálogo Configuración de sincronización, elija el tipo de carpeta de contactos de Outlook a la que copiar los contactos profesionales.

    Las opciones que elija variarán, dependiendo de los programas o aplicación web que use para obtener acceso a los datos de forma remota. Para obtener información sobre cómo elegir una carpeta, vea Elegir una carpeta de sincronización más adelante en este artículo.

  5. Si desea archivar los contactos profesionales en una categoría específica en la carpeta de contactos de Outlook, deje la casilla Categoría seleccionada y, a continuación, haga clic en la categoría que desea. De lo contrario, borre esta selección.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Los contactos profesionales se copian a la carpeta de contactos seleccionada y se conservan automáticamente en sincronización entre las dos carpetas.

    Los registros de contacto profesional muestran un icono de "persona de negocios" Icono de contacto profesional sincronizado para distinguirlos de los contactos de Outlook.

Nota: Al dejar de sincronizar los contactos profesionales, se eliminan automáticamente de la carpeta de contactos de Outlook.

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Elegir una carpeta de sincronización

Al iniciar el proceso de sincronización, se le pedirá que seleccione una carpeta que contendrá la copia de los registros de contacto profesional. Esta es la carpeta que ya usa para tener acceso a los contactos en el equipo portátil o dispositivo móvil cuando se encuentra fuera de la oficina.

Nota: Si utiliza un dispositivo móvil, este debe estar configurado para sincronizar los contactos de Outlook.

Su elección de carpetas en el cuadro de diálogo Configuración de sincronización depende de los programas o aplicación Web que utiliza para acceder a datos de forma remota, y de la configuración de Outlook. Las carpetas de contactos de Outlook pueden incluir archivos .pst, .ost, contactos de Windows Live, o contactos de SharePoint.

Los siguientes son los tipos de carpetas de contactos que puede utilizar para sincronizar los contactos profesionales:

Cuenta de Microsoft Exchange    Haga clic en esta opción si accede al correo electrónico con una cuenta de Microsoft Exchange Server 2010. Los contactos profesionales se copiarán a la misma carpeta que utiliza para los contactos de Outlook.

Archivo de datos de Outlook (.pst)    Haga clic en esta opción si desea copiar los contactos profesionales a la misma carpeta que usa para obtener acceso a los contactos de Outlook. Puede usar esta opción si tener acceso a los contactos en el teléfono móvil, o con Exchange, POP u otras cuentas de correo de Internet.

Cuenta de Windows Live    Haga clic en esta opción para sincronizar los contactos profesionales con los contactos de Windows Live si accede a los contactos de Windows Live en un ordenador remoto o un dispositivo móvil.

Lista de contactos de SharePoint Haga clic en esta opción si usa SharePoint y tiene una lista de contactos en el sitio de SharePoint al que usted tiene acceso. Los contactos profesionales se sincronizarán con la lista de contactos de SharePoint.

Carpeta Otros contactos Haga clic en esta opción si creó otra carpeta de contactos de Outlook que desea utilizar para sincronizar los contactos profesionales.

Notas: 

  • Puede sincronizar a solo una cuenta de correo y un tipo de carpeta de contactos a la vez.

  • Si utiliza un dispositivo móvil, este debe estar configurado para sincronizar los contactos.

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Cambiar la carpeta de sincronización de los contactos profesionales

Puede sincronizar los registros profesionales a solo una carpeta en cualquier momento. Sin embargo, puede cambiar la carpeta siempre que lo necesite, incluso si ya está sincronizando a una carpeta diferente. Para cambiar la carpeta, cambie la configuración de sincronización.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + F.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

    Método abreviado de teclado   Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + B.

  3. Haga clic en Sincronizar y luego haga una de estas acciones:

    • Si está sincronizando actualmente contactos profesionales en una carpeta, haga clic en Cambiar la configuración.

    • Si actualmente no sincroniza los contactos profesionales, haga clic en Empezar a Sincronizar los contactos profesionales.

  4. En el cuadro de diálogo Configuración de sincronización, haga clic en una carpeta de contactos.

    Para obtener información sobre las opciones disponibles, vea Elegir una carpeta de sincronización más adelante en este artículo.

  5. Si desea archivar los contactos profesionales en una categoría específica en la carpeta de contactos de Outlook, deje la casilla Categoría seleccionada y, a continuación, haga clic en la categoría que desea. De lo contrario, borre esta selección.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Nota: Al elegir una carpeta diferente, todos los contactos profesionales sincronizados se quitan de la carpeta anterior.

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Dejar de sincronizar los contactos profesionales

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + F.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + B.

  3. Haga clic en Sincronizar y, a continuación, haga clic en Empezar a sincronizar contactos profesionales.

    Método abreviado de teclado    Para abrir el menú Sincronizar, presione ALT + M.

Todos los registros de contacto profesional sincronizados se quitan de la carpeta Contactos.

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Crear registros de Business Contact Manager desde registros de contactos

Solo se sincronizan los registros profesionales basados en contactos de la base de datos de Business Contact Manager. Cuando se activa la sincronización, los contactos nuevos que se crean en la carpeta de contactos sincronizados solo aparecerán como contactos de Outlook, a menos que también copie o mueva los contactos a Business Contact Manager para Outlook.

Puede agregar los contactos como cualquier tipo de registro de cuenta o contacto profesional, incluyendo los tipos de registro que haya creado.

Nota: Si mueve un contacto de Outlook a Business Contact Manager para Outlook como un registro de cuenta, ya no podrá sincronizar dicho registro para utilizarlo a través de Internet.

  1. En el panel de navegación, haga clic en el botón Contactos

  2. Haga clic en el contacto que desea copiar o mover a Business Contact Manager para Outlook.

  3. En la cinta de opciones, en el grupo Profesional, haga clic en Crear registro.

  4. Realice una de las siguientes acciones para elegir el tipo de registro que desea crear:

    • Haga clic en Copiar a Business Contact Manager y, a continuación, haga clic en el tipo de registro.

    • Haga clic en Mover a Business Contact Managery a continuación, haga clic en el tipo de registro.

El registro se crea automáticamente. Para ver el registro en Business Contact Manager para Outlook, en el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Administración de contactos.

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¿Cómo afecta a la sincronización cambiar a una base de datos diferente?

En Business Contact Manager para Outlook, puede trabajar en una sola base de datos en cualquier momento.

Si necesita cambiar a una base de datos diferente, puede, incluso cuando esté activada la sincronización de contactos profesionales. Al elegir una nueva base de datos, se le preguntará cómo tratar los registros sincronizados desde la base de datos que va dejando. Elija entre las opciones siguientes:

  • Mantener en contactos de Outlook. Haga clic en esta opción para mantener los contactos sincronizados que ya existían en la carpeta Contactos de Outlook. Estos registros de contactos permanecerán en la carpeta Contactos y se marcarán con un icono de persona de negocios. No aparecerán en la lista de contactos profesionales de la base de datos nueva a menos que los agregue. Los registros se mantendrán sin cambios en la base de datos anterior.

Si elige esta opción, más tarde puede eliminar estos contactos sincronizados de la carpeta Contactos de Outlook, con el proceso descrito en Quitar contactos profesionales sincronizados que se importaron de una base de datos diferente más adelante en este artículo.

  • Eliminar de contactos de Outlook. Haga clic en esta opción para eliminar los contactos profesionales sincronizados que ya existían en la carpeta Contactos de Outlook. Los contactos profesionales se mantienen intactos en la base de datos anterior.

  • Importar a la base de datos actual de Business Contact Manager. Haga clic en esta opción para agregar todos los registros de contacto profesional sincronizados que ya existían a la base de datos nueva como contactos profesionales. Los cambios realizados en los contactos profesionales importados no afectan a los registros de la base de datos anterior.

    Nota: Si elige importar, los contactos profesionales sincronizados no se eliminan de la carpeta Contactos de Outlook.

cuadro de diálogo sincronización de contactos profesionales

La sincronización se activa automáticamente para la nueva base de datos.

Para obtener información acerca de cómo cambiar bases de datos, vea crear o seleccionar una base de datos de Business Contact Manager.

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Cambiar bases de datos al sincronizar contactos profesionales

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + F.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + B.

  3. Haga clic en Administrar bases de datos y, a continuación, haga clic en la opción de base de datos que desee.

    Método abreviado de teclado    Para abrir el menú Administrar bases de datos presione ALT + D.

  4. Siga los pasos de crear o seleccionar una base de datos de Business Contact Manager para conectarse a una base de datos.

  5. Si la carpeta de contactos ya contiene contactos profesionales sincronizados de otra base de datos de Business Contact Manager, se abre el cuadro de diálogo Sincronización de contactos profesionales. Haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Mantener en contactos de Outlook

    • Eliminar de contactos de Outlook

    • Importar a la base de datos actual de Business Contact Manager

  6. Haga clic en Aceptar.

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Quitar contactos profesionales sincronizados que se importaron de una base de datos diferente

Es posible que descubra que tiene registros de contacto profesional extraños si ha importado los contactos profesionales de la base de datos anterior. Use el siguiente procedimiento para quitar los registros.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + F.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

    Método abreviado de teclado    Para abrir la vista Backstage de Microsoft Outlook, presione ALT + B.

  3. Haga clic en Sincronizar y, a continuación, haga clic en Quitar contactos eliminados de Outlook.

    Método abreviado de teclado    Para abrir el menú Sincronizar, presione ALT + M.

Los contactos eliminados se eliminan de la base de datos.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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