Abrir una hoja de datos en blanco

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se explica cómo abrir una hoja de datos en blanco en Microsoft Office Access 2007. También se explica cómo usar diseño en Examinar, una nueva característica que le permite diseñar grandes partes de una hoja de datos visualmente en lugar de tener que utilizar el Diseñador de tablas.

En este artículo

Acerca de cómo abrir hojas de cálculo en blanco

Crear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datos

Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existente

Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existente

Establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE

Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos

Relacionar la nueva hoja de datos con el resto de la base de datos

Cambiar el tipo de datos de un campo

Administrar los campos de una hoja de datos

¿Cómo Access asigna los tipos de datos cuando se introduce información manualmente

¿Cómo Access asigna los tipos de datos cuando se pega información

Acerca de cómo abrir hojas de cálculo en blanco

Una hoja de datos es la representación visual de los datos contenidos en una tabla o de los resultados devueltos por una consulta. Hojas de datos son similares a las hojas de cálculo Microsoft Office Excel 2007, pero con funcionalidad diferente en algunos casos. Por ejemplo, normalmente puede agregar un único registro a cada campo en una hoja de datos y normalmente se debe escribir un tipo específico de datos en un campo determinado, como fechas y horas o valores Sí/No. Un campo también puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, lo Office Excel 2007 no de manera predeterminada. Por ejemplo, puede escribir un máximo de 256 caracteres en algunos campos de texto.

Nuevas características de hoja de datos

Office Access 2007 simplifica el proceso de creación de una tabla. Ahora puede abrir una hoja de datos en blanco (una tabla) y realizar la mayoría de las tareas de diseño que anteriormente podían hacerse sólo mediante el Diseñador de tablas. Por ejemplo, después de crear una nueva hoja de datos, puede establecer el tipo de datos para la mayoría de los campos en la nueva tabla escribiendo manualmente los datos o pegando datos en los campos. Por ejemplo, si escribe una fecha en un campo en blanco, escriba conjuntos de acceso a los datos de fecha y hora para ese campo. Si escribe texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos de texto al campo y así sucesivamente.

También puede establecer o cambiar los nombres de campo sin tener que utilizar el Diseñador de tablas, y puede agregar nuevos campos escribiendo texto en la columna en blanco en el lado izquierdo o derecho de la cuadrícula, dependiendo de la configuración de idioma. Además, puede usar los comandos de formato como negrita y cursiva para agregar formatos de presentación a los campos de una tarea que hizo anteriormente en el Diseñador de tablas.

Nota: Por último, aunque Access hace que sea más rápida y más fácil crear una tabla, las tablas aun deben seguir las reglas de diseño de base de datos.

Para obtener más información acerca de estas reglas, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

El proceso de abrir una hoja de datos en blanco

Al abrir una hoja de datos en blanco, agregar una nueva tabla en blanco a la base de datos. No puede abrir una hoja de datos en blanco sin necesidad de crear una nueva tabla. Una vez que Access cargue la nueva hoja de datos, siga estos pasos generales:

  • Puede escribir un nombre para cada campo o aceptar los nombres predeterminados que proporciona acceso.

  • Puede introducir datos en los campos manualmente, o puede pegar datos. Ya no tendrá que configurar un tipo de datos para cada campo en primer lugar, porque mientras escribe, Access deduce un tipo de datos basado en el tipo de datos que especifique. Por ejemplo, si escribe un nombre en el primer campo en la nueva tabla, Access establece ese campo en el tipo de datos de texto. Si especifica una fecha en el siguiente campo, Access establece a los datos de fecha y hora tipo y así sucesivamente. Para obtener más información sobre los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea asignación de los tipos de datos en Access cuando se introduce información manualmente y cómo Access asigna los tipos de datos cuando se pega información, más adelante en este artículo.

    Nota: Algunos tipos de datos no se puede establecer para un campo simplemente pegando datos. Por ejemplo, no puede establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE pegando un archivo en un campo en blanco. Además, no puede crear un campo de búsqueda pegando una lista de datos en un campo. Para obtener más información sobre el uso de los tipos de datos, vea las secciones establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE y Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos, más adelante en este artículo.

  • Si más adelante necesita cambiar el tipo de datos definido para un campo, puede usar herramientas que le ofrece acceso.

Cómo afectan las reglas de diseño a las hojas de datos

Cuando abra y empezar a rellenar en una hoja de datos, recuerde que bases de datos relacionales cumplen con un conjunto de reglas de diseño y que debe seguir estas reglas cuando cree las hojas de datos. Las reglas habilitan bases de datos para que funcione correctamente y ayudan a garantizar que puede recuperar los datos correctos de una base de datos. Una explicación de las reglas de diseño está fuera del ámbito de este artículo. .

Si no está familiarizado con las reglas de diseño de base de datos, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

Cómo agrega Access una clave principal a hojas de datos nuevas

De forma predeterminada, Access crea un campo de clave principal denominado "ID" para todas las hojas de datos nuevas y establece el tipo de datos del campo a autonumeración. También de forma predeterminada, Access oculta el campo de la vista Hoja de datos, pero puede mostrar el campo identificador en cualquier momento haciendo clic en cualquier encabezado de columna, haga clic en Mostrar columnas y usando el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar el campo oculto. Esta ilustración muestra el cuadro de diálogo Mostrar columnas para una nueva tabla:

El cuadro de diálogo Mostrar columnas

También puede ver el campo identificador y otros campos ocultos abriendo la tabla en la vista Diseño, y también cuando se ve la lista de campos de tabla en el panel Lista de campos. Para obtener más información sobre cómo usar el panel de tareas, vea la sección relacionar la nueva hoja de datos para el resto de la base de datos, más adelante en este artículo.

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Crear una hoja de datos en blanco en una nueva base de datos

Cuando tenga que crear una base de datos simple, como una lista de contactos, puede crear una nueva base de datos con una hoja de datos en blanco. Office Access 2007 hace que el proceso más rápido y fácil que en versiones anteriores porque no es necesario que use la vista Diseño para crear la nueva tabla. Recuerde que puede usar la vista Hoja de datos para realizar todas las tareas de diseño de tabla excepto la creación de un campo de búsqueda. Para obtener más información sobre cómo agregar un campo de búsqueda a una tabla, vea la sección Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos, más adelante en este artículo.

Crear una tabla en una nueva base de datos

  1. Inicie Access y, en la página Introducción a Microsoft Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

  2. En Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva base de datos. Para cambiar la ubicación de la nueva base de datos, haga clic en el icono de carpeta. Cuando haya terminado, haga clic en crear.

    Access crea la nueva base de datos y abrirá una tabla denominada Tabla1 en la vista Hoja de datos, así:

    Tabla nueva vacía en una nueva base de datos

  3. En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada título Agregar nuevo campo ) y escriba un nombre para el campo.

  4. Haga clic en el encabezado de columna siguiente, o use las teclas de flecha para colocar el foco en el encabezado siguiente y, a continuación, escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de nombres de los campos de tabla.

  5. En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos adecuados.

    Access usa los datos que escriba para establecer un tipo de datos del campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establece el campo para los datos de fecha y hora tipo.

    Importante: Recuerde que un campo debe contener un solo tipo de datos. Por ejemplo, un campo de fecha no debe contener nombres de cliente y un campo de precio no debe contener números de teléfono.

    Para obtener más información sobre los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea asignación de los tipos de datos en Access cuando se introduce información manualmente y cómo Access asigna los tipos de datos cuando se pega información, más adelante en este artículo.

  6. Haga clic en Guardar.

    Método abreviado de teclado: presione CTRL+G.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  7. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

    Notas: 

    • Cuando Access crea la tabla, agrega un campo de clave principal denominado ID y establece el tipo de datos del campo a autonumeración. Access también oculta el campo de forma predeterminada. Para ver el campo, haga clic en cualquier encabezado de columna, haga clic en Mostrar columnas y, a continuación, use el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar la columna.

      o

      Haga clic en la ficha de documento de la tabla y haga clic en Vista Diseño.

    • Puede cambiar o quitar la clave principal solo abriendo la tabla en la vista Diseño. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal.

    • Si es nuevo en Access y familiarizado con el diseño de la base de datos y por qué necesita claves principales, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

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Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos existente

Cuando agrega una nueva hoja de datos (una tabla) a una base de datos existente, dicha tabla nueva es independiente hasta que se relaciona con las otras tablas. Por ejemplo, supongamos que necesita realizar el seguimiento de pedidos realizados por una autoridad gubernamental. Para ello, agregue una tabla denominada gobierno contactos a una base de datos de venta. Aprovechar la potencia que puede proporcionar una base de datos relacional, para buscar los pedidos de un determinado contacto, por ejemplo, debe crear una relación entre la nueva tabla y la tabla (o las tablas) que contienen los datos del pedido.

Para obtener más información acerca de las relaciones de tabla y de diseño de base de datos, vea los artículos conceptos básicos del diseño de base de datos y crear, modificar o eliminar una relación.

Además, recuerde que debe agregar campos datos adjuntos u objeto OLE a la nueva tabla manualmente mediante la lista Tipo de datos (en la pestaña de la hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos ) o mediante el Diseñador de tablas. En la sección establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE, más adelante en este artículo se explica cómo agregar dichos tipos de campos.

Agregar una hoja de datos a una base de datos

  1. Abra la base de datos que desea cambiar.

  2. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Imagen de la cinta de Access

    Access agrega una nueva tabla en blanco y abre en la vista Hoja de datos.

    Hoja de datos nueva agregada a una base de datos existente

  3. En la hoja de datos, haga doble clic en el encabezado de la primera columna (la celda coloreada título Agregar nuevo campo ) y escriba un nombre para el campo.

  4. Haga clic en el campo next o use las teclas de flecha para colocar el foco en el siguiente campo y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de nombres de los campos de tabla.

  5. En la primera celda en blanco debajo de un nombre de campo, escriba los datos adecuados.

    Access usa los datos que escriba para establecer un tipo de datos del campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establece el campo para los datos de fecha y hora tipo.

    Para obtener más información sobre los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea asignación de los tipos de datos en Access cuando se introduce información manualmente, más adelante en este artículo.

  6. Haga clic en Guardar.

    Método abreviado de teclado: presione CTRL+G.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  7. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

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Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos existente

Además de tablas en blanco, Office Access 2007 proporciona un conjunto de tablas con plantilla. Cada una de las tablas con plantilla corresponde a las plantillas de base de datos que Office Access 2007 proporciona. Por ejemplo, puede agregar una tabla diseñada para que acepte datos de activos, contacto o asunto. Las tablas con plantilla proporcionan una manera de crear bases de datos pequeñas en menos tiempo porque no es necesario que el nombre de los campos y defina los tipos de datos.

Durante el proceso, recuerde que puede agregar una tabla con plantilla solo a una base de datos existente.

Agregar una tabla con plantilla a una base de datos

  1. Abra la base de datos que desea cambiar.

  2. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y luego seleccione una de las plantillas disponibles en la lista.

    Imagen de la cinta de Access

    Access abre la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Cada campo de la nueva tabla contiene un nombre y un tipo de datos y puede introducir datos sin más trabajo adicional.

  3. Escriba los datos.

  4. Haga clic en Guardar.

    Método abreviado de teclado: presione CTRL+G.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  5. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

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Establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE

Al usar la vista Hoja de datos para crear una nueva tabla, puede establecer la mayoría de los tipos de datos simplemente escribiendo datos en la primera fila de un campo. Sin embargo, no puede usar este método para establecer los tipos de datos datos adjuntos y objeto OLE; debe establecer manualmente los tipos de datos mediante el uso de la lista Establecer tipo de datos en la ficha hoja de datos, o mediante el Diseñador de tablas. En esta sección se explica cómo usar ambos métodos para establecer los tipos de datos.

Utilice la lista Establecer tipo de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.

    Se abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Seleccione un nuevo campo.

    De forma predeterminada, nuevos campos residen en el lado derecho o izquierdo de la hoja de datos (según la configuración Regional de Windows y de idioma) y el encabezado aparece: Agregar nuevo campo.

    Un nuevo campo en una hoja de datos

    Nota: Debe seleccionar un nuevo campo. No puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos de datos adjuntos u objeto OLE.

  3. Si va a agregar un campo objeto OLE, haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el campo. En caso contrario, vaya al paso siguiente porque cuando agrega un campo datos adjuntos, Access cambia la fila de encabezado en un icono de clip.

  4. Haga clic en la primera fila de datos en blanco debajo de la cabecera.

  5. En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha abajo situada junto a Tipo de datos (la lista en la parte superior del grupo) y seleccione Objeto OLE o datos adjuntos.

    Lista de tipos de datos

    Si selecciona el tipo de datos adjuntos, Access establece el encabezado de fila para mostrar el icono de clip, así: Un nuevo campo de tabla establecido al tipo de datos Datos adjuntos

  6. Guarde los cambios.

  7. Para agregar un elemento de datos para el nuevo campo, haga doble clic en la primera fila en blanco y use el cuadro de diálogo datos adjuntos para localizar los datos.

    Para obtener más información sobre cómo adjuntar archivos a la base de datos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

Utilizar la vista Diseño de tabla

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila vacía y escriba un nombre para el nuevo campo.

    Nota: Debe seleccionar un nuevo campo. No puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos de datos adjuntos u objeto OLE.

  3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha abajo junto al nombre del nuevo campo y seleccione Objeto OLE o datos adjuntos de la lista.

  4. Guarde los cambios.

Para obtener información sobre cómo adjuntar archivos a los registros de la hoja de datos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

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Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos

Un campo de búsqueda es la otra característica que debe establecer manualmente para una nueva hoja de datos. Un campo de búsqueda muestra un conjunto de valores en el formulario de una lista. En general, siempre que seleccione un elemento de una lista desplegable en una base de datos de Access, está usando una lista de búsqueda. Puede crear dos tipos de listas de búsqueda.

  • Utilice consultas con listas de tabla    para recuperar los valores de otras tablas. La consulta reside en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos. Crear una lista basada en la tabla cuando necesita usar valores que residen en otra parte de la base de datos. Por ejemplo, suponga que mantiene una base de datos de problemas de compatibilidad. La información de problema reside en una tabla, pero la lista de personas que trabajan con problemas reside en otra tabla y los datos cambian con frecuencia. Usar una lista basada en la tabla evita tener que escribir una larga lista de nombres de forma manual y proporciona los datos más actuales. Puede usar los datos de una tabla para rellenar una lista basada en la tabla, o puede usar los datos devueltos por otra consulta para rellenar una lista basada en la tabla.

  • Listas de valor    son relativamente corta listas de elementos que solo se usa en un lugar en una base de datos. Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y administrar la información de activos de la empresa. Puede crear un campo de búsqueda denominado estado (o algo similar) y permitir que los usuarios para elegir un valor de esa lista, como Bueno, muy, deficiente y así sucesivamente. Para crear listas de valores, escriba una lista de elementos directamente en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos.

Cuando agrega una lista de búsqueda basada en la tabla a la nueva hoja de datos, Access crea una relación entre la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y la tabla desde la que el campo de búsqueda toma sus datos. El campo de búsqueda resultante también se convierte en una clave externa: una columna cuyos valores coinciden con los valores de clave principales de la otra tabla. Si es nuevo en Access y necesita más información sobre las relaciones, las claves principales y claves externas, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

Por último, puede agregar una lista de búsqueda basado en la tabla o valor con un asistente o mediante la creación de forma manual en el Diseñador de tablas. El asistente proporciona el método más rápido y sencillo para crear un campo de búsqueda, por lo que en esta sección se explica cómo usar ese método.

Agregar un campo de búsqueda en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.

    Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

    Se abre el Asistente para búsquedas.

  3. Siga uno de los siguientes procedimientos:

    • Crear una lista basada en la tabla   

      1. Seleccione deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta y, a continuación, haga clic en siguiente.

      2. En la vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o consulta en la lista resultante y, a continuación, haga clic en siguiente.

        Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en tablas. Si desea usar una consulta, haga clic en las consultas. Para ver una lista de todas las tablas y consultas en la base de datos, haga clic en ambos.

      3. Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda desde el panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados y, a continuación, haga clic en siguiente.

      4. Si lo desea, elija una o más opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior y, a continuación, haga clic en siguiente.

      5. Opcionalmente, ajustar el ancho de cada columna de la lista de búsqueda y, a continuación, haga clic en siguiente.

      6. Opcionalmente, en ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda, escriba un nombre en el cuadro de texto.

      7. Opcionalmente, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

        Al seleccionar esta opción permite seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

      8. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .

        Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos que especifique, además de los valores de clave principal de la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos del campo de búsqueda para que coincida con el tipo de datos definido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal en la tabla de origen usa el tipo de datos autonumeración, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda para el tipo de datos número.

      9. Volver a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la lista.

    • Crear una lista basada en valores   

      1. Haga clic en escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en siguiente.

      2. En el cuadro número de columnas, escriba el número de columnas que desea que aparezcan en la lista y, a continuación, vaya a la primera celda vacía y escriba un valor.

        Cuando escriba el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la celda actual.

      3. Cuando termine de escribir el primer valor, use la PESTAÑA o las teclas de flecha abajo para mover el enfoque a la siguiente celda y, a continuación, introduzca un segundo valor.

      4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que haya terminado de crear la lista y, a continuación, haga clic en siguiente.

      5. Si lo desea, escriba un nombre para el nuevo campo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Agregar un campo de búsqueda en la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla subyacente de la hoja de datos nueva y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Seleccione el campo que desea convertir.

    o

    Seleccione una fila en blanco y, en la columna Nombre de campo, escriba un nombre para el nuevo campo.

  3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Asistente para búsquedas.

    Aparece el Asistente para búsquedas.

  4. Siga los pasos de la sección anterior para usar al asistente.

Cuando se crea un campo de búsqueda, puede usar una nueva característica denominada lista multivalor. Para obtener más información sobre las listas multivalor y la tecnología detrás de ellas (una función denominada campos multivalor), vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que le permite almacenar varios valores, Guía de campos multivalory usar una lista que almacene varios valores.

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Relacionar la nueva hoja de datos con el resto de la base de datos

De forma predeterminada, la información en una hoja de datos nueva permanece aislada desde el resto de información en una base de datos hasta que se crea al menos una relación entre la tabla subyacente de la hoja de datos y las otras tablas en la base de datos. Office Access 2007 simplifica el proceso de creación de relaciones, porque ahora puede arrastrar y colocar los campos desde un panel de tareas en una hoja de datos abierta.

Puede crear dos tipos de relaciones mediante la nueva técnica.

  • Agregar un campo de clave externa a la tabla subyacente a la nueva hoja de datos. Esto coloca la nueva hoja de datos en el lado varios de una relación uno a varios.

  • Compartir los valores de clave principales de la nueva hoja de datos con otra tabla. Esto coloca la nueva hoja de datos en el lado "uno" de una relación uno a varios.

Al crear cualquier tipo de relación, utilice al Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda basado en la tabla. Los siguientes pasos explican cómo crear ambos tipos de relaciones.

Importante    Debe estar familiarizado con el diseño de la base de datos para crear correctamente relaciones entre tablas.

Para obtener más información acerca del diseño de base de datos y las relaciones, vea los artículos conceptos básicos del diseño de base de datos, Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal, Guía de relaciones de tabla y crear, editar o eliminar una relación.

Agregar un campo de clave externa a la nueva hoja de datos

  1. Si todavía no lo ha, abra la hoja de datos nueva en la vista Hoja de datos. Para ello, en el panel de navegación, haga doble clic en la tabla.

  2. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

    El panel de tareas Lista de campos aparece y muestra las otras tablas en la base de datos.

  3. Expanda la entrada de la tabla que desee usar.

  4. Arrastre el campo de clave principal desde la Lista de campos a la hoja de datos abierta y coloque el campo entre dos de los campos existentes en la hoja de datos. El cursor del mouse cambia a un rayo cuando se selecciona un válido anulación de punto.

    Arrastrar un campo desde la Lista de campos y soltarlo entre dos columnas

    Cuando termine de soltar el nuevo campo, se inicia el Asistente para búsquedas.

  5. Vaya al siguiente conjunto de pasos para completar el proceso.

Usar al Asistente para búsquedas para crear la relación

  1. Mueva los campos que desea que aparezcan en la lista de búsqueda desde el panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados y, a continuación, haga clic en siguiente.

  2. Si lo desea, elija una o más opciones de ordenación para los campos que seleccionó en el paso anterior y, a continuación, haga clic en siguiente.

  3. Opcionalmente, ajustar el ancho de cada columna de la lista de búsqueda y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. Opcionalmente, en ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda, escriba un nombre en el cuadro de texto.

  5. Opcionalmente, active la casilla de verificación Permitir varios valores.

    Al seleccionar esta opción permite seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

  6. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .

    Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De forma predeterminada, la consulta recupera los campos que especifique, además de los valores de clave principal de la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos del campo de búsqueda para que coincida con el tipo de datos definido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal en la tabla de origen usa el tipo de datos autonumeración, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda para el tipo de datos número.

Agregar la clave principal de la hoja de datos nueva a otra tabla

  1. Si tiene la nueva hoja de datos abierta, cerrarla.

  2. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar la nueva clave externa.

  3. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

    El panel de tareas Lista de campos aparece y muestra las otras tablas en la base de datos, incluyendo la nueva hoja de datos.

  4. En el panel de tareas, haga clic en el signo más situado junto a la entrada para la nueva hoja de datos, arrastre el campo de clave principal (el nombre predeterminado para el campo es Id.) desde el panel de tareas a la hoja de datos abierta y suéltelo en una ubicación adecuada.

    De forma predeterminada, debe colocar el campo nuevo entre dos de los campos existentes en la hoja de datos. El cursor del mouse cambia a un rayo cuando se selecciona un válido anulación de punto.

    Arrastrar un campo desde la Lista de campos y soltarlo entre dos columnas

    Cuando termine de soltar el nuevo campo, se inicia el Asistente para búsquedas.

  5. Siga el conjunto de pasos anterior para completar al Asistente para búsquedas.

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Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando se crea una tabla en la vista Hoja de datos, es posible que insertó datos que ha generado Access seleccionando el tipo de datos incorrecto. Por ejemplo, si escribe sólo los cinco primeros dígitos de un código postal de Estados Unidos, Access aplica el tipo de datos número para el campo, una opción que impide introducir códigos postales de otras partes del mundo. Para corregir este tipo de problema, puede cambiar el tipo de datos del campo.

Access proporciona dos formas de cambiar un tipo de datos. Puede usar los comandos en la ficha hoja de datos o puede usar el Diseñador de tablas. Los siguientes pasos explican cómo usar ambas técnicas.

Importante    Cambiar los tipos de datos puede hacer que Access eliminar los datos existentes. Por ejemplo, si cambia un campo de texto con el tipo de datos número y el campo contiene letras, así como números, Access elimina los datos existentes porque no puede realizar cálculos en caracteres de texto.

Use los comandos de la cinta de opciones para cambiar un tipo de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.

    Se abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Seleccione el campo que quiera cambiar.

  3. En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, seleccione una opción de la lista Establecer tipo de datos, situada en la parte superior del grupo.

    La cinta de opciones es parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

  4. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en si está seguro de que querer continuar.

  5. Guarde los cambios.

Usar el Diseñador de tablas para cambiar un tipo de datos

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic en la columna Tipo de datos y seleccione un nuevo tipo de datos.

  3. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en si está seguro de que querer continuar.

  4. Guarde los cambios.

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Administrar los campos de una hoja de datos

Puede realizar varias tareas de administración de la tabla haciendo clic en la fila de encabezado y seleccionando un comando del menú contextual. Por ejemplo, puede insertar un campo en una ubicación específica, eliminar o cambiar el nombre de un campo, mostrar u ocultar una columna e iniciar al Asistente para búsquedas y convertir una columna en un campo de búsqueda.

Usar los comandos en el menú contextual

  • Haga clic en un encabezado de columna y seleccione un comando en el menú contextual.

    Esta ilustración muestra el menú contextual:

    El menú contextual del campo de tabla

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¿Cómo Access asigna los tipos de datos cuando se introduce información manualmente

Cuando se crea una hoja de datos en blanco, Access asigna a un tipo de datos para cada campo cuando se escriben datos en ese campo. La siguiente tabla enumeran los distintos tipos de datos que se pueden escribir y el tipo de datos Access se aplica a cada uno de ellos.

Nota: No se pueden establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE escribiendo datos en un campo en blanco. Para obtener información sobre cómo establecer esos tipos de datos, vea establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE más adelante en este documento.

Si escribe:

Office Access 2007crea uncampo con un tipo de datos:

Diego

Texto

Un bloque de texto o texto y números de más de 256 caracteres.

Memorando.

Nota: No puede usar el diseño en Examinar para habilitar el formato de texto enriquecido. Para obtener información sobre la habilitación del formato de texto enriquecido, vea el artículo escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

http://www.contoso.com

Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, archivo, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Nota: Para que obtener acceso a reconocer el protocolo y establezca el tipo de datos hipervínculo, debe seguir el protocolo por un carácter no espacios en blanco.

Hipervínculo

50000

Número, entero largo

50.000

Número, entero largo

50.000,99

Número, doble

50000,389

Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora especificados en la configuración de idioma y Regional de Windows controlan cómo Access aplique formato a los datos de fecha y hora.

Mostrar cómo establecer o cambiar esta configuración

En Windows Vista   

  1. Haga clic en el botón Inicio, Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

  2. Si usa la vista predeterminada en el Panel de Control, haga doble clic en reloj, idioma y región.

    o

    Si usa la vista clásica, haga doble clic en

    Configuración regional e idioma.

    Aparece el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  3. Estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  4. Haga clic en la pestaña que contiene la configuración que desea modificar y a continuación, realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista clásica)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

  2. En el Panel de Control, haga doble clic en Configuración Regional e idioma.

    Aparece el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  3. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  4. Haga clic en la pestaña que contiene la configuración que desea modificar y a continuación, realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista por categorías)

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

    Aparece el Panel de control.

  2. Haga clic en fecha, hora, idioma y Configuración Regional.

    Aparece el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma y.

  3. Haga clic en cambiar el formato de números, fechas y horas.

    Aparece el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  4. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  5. Haga clic en la pestaña que contiene la configuración que desea modificar y a continuación, realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo el formato de un número, haga clic en la ficha números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

Fecha y hora

Domingo, 31 de diciembre de 2006

Nota: Access no reconoce los nombres de los días (el lunes, el martes, etc.) como entradas válidas para seleccionar los datos de fecha y hora tipo. Debe escribir el nombre de un mes.

Fecha y hora

10:50:23

Fecha y hora

10:50

Fecha y hora

17:50

Fecha y hora

12,50 $

Access reconoce el símbolo de moneda especificado en la configuración Regional de Windows y de idioma.

Mostrar cómo establecer o cambiar esta configuración

En Windows Vista   

  1. Haga clic en el botón Inicio, Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

  2. Si usa la vista predeterminada en el Panel de Control, haga doble clic en reloj, idioma y región.

    o

    Si usa la vista clásica, haga doble clic en

    Configuración regional e idioma.

    Aparece el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  3. En la pestaña formatos, en formatos actuales, haga clic en Personalizar este formato.

    Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  4. Haga clic en la ficha moneda y, en la lista símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista clásica)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

    Aparece el Panel de control.

  2. En el Panel de Control, haga doble clic en Configuración Regional e idioma.

    Aparece el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  3. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  4. Haga clic en la ficha moneda y, en la lista símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista por categorías)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

    Aparece el Panel de control.

  2. Haga clic en fecha, hora, idioma y Configuración Regional.

    Aparece el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma y.

  3. Haga clic en cambiar el formato de números, fechas y horas.

    Aparece el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  4. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparece el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  5. Haga clic en la ficha moneda y, en la lista símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desee usar. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

Moneda

21,75

Número, doble

123,00 %

Número, doble

3,46 E+03

Número, doble

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¿Cómo Access asigna los tipos de datos cuando se pega información

Al pegar datos en la hoja de cálculo nueva, puede pegar tipos de datos mixtos o incoherentes en uno o más campos. Por ejemplo, suponga que pega varias columnas de datos de contacto y que los datos incluyen códigos postales de todo el mundo: una mezcla de registros y números.

Al pegar los datos, Access procesa cada registro (cada fila de la columna) y determina el tipo de datos de cada registro. Access intenta a continuación, elija un tipo de datos que almacena toda la información sin perder ni truncar ningún registro. Como parte de ese, Access a veces aplica un tipo de datos general a un campo.

Esta lista proporciona algunos ejemplos de cómo Access elige tipos de datos.

  • Cuando Access encuentra tipos de datos mixtos, normalmente establece el campo en el tipo de datos de texto porque los campos de texto proporcionan la mayor flexibilidad.

  • Cuando Access encuentra números junto con un símbolo de moneda, Access establece el tipo de datos número y elimina el símbolo de moneda. Hacerlo proporciona mayor de ordenación y filtrado de capacidades y un mayor número de funciones de agregado. Si desea que un símbolo de moneda, puede aplicar un formato de moneda al campo número o convertir el campo a un tipo de datos de moneda.

  • Si pega datos con una combinación de símbolos de moneda, Access aplica el tipo de datos de texto al campo y conserva los símbolos.

  • Si pega fechas y horas con una mezcla de formatos de presentación (como 14/12/2005 y 14.12.2005), Access aplica a los datos de fecha y hora tipo y el formato de fecha general.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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