Abrir una hoja de datos en blanco

Importante   Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Este artículo explica cómo abrir una nueva hoja de datos en blanco en Microsoft Office Access 2007. El artículo también explica cómo utilizar el diseño de vista, una nueva característica que le permite diseñar grandes partes de una hoja de datos visualmente en lugar de tener que utilizar el Diseñador de tablas.

En este artículo...

Acerca de la apertura de las hojas de datos en blanco

Crear una hoja de datos en blanco en una base de datos

Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos

Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos

Establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE

Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos

Se relacionan con la hoja de datos nueva con el resto de la base de datos

Cambiar el tipo de datos de un campo

Administrar los campos de una hoja de datos

Cómo Access asigna a los tipos de datos cuando se especifica información manualmente

Asignación de tipos de datos en Access cuando se pega información

Acerca de la apertura de las hojas de datos en blanco

Una hoja de datos es la representación visual de los datos contenidos en una tabla, o de los resultados devueltos por una consulta. Hojas de datos se parecen a las hojas de cálculo Microsoft Office Excel 2007, pero con funcionalidad diferente en algunos casos. Por ejemplo, normalmente puede agregar sólo un registro a cada campo en una hoja de datos, y generalmente se debe especificar un tipo de datos específico en un campo determinado, como las fechas y horas o valores Sí/No. Un campo también puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, algo que no Office Excel 2007 de forma predeterminada. Por ejemplo, puede introducir un máximo de 256 caracteres en algunos campos de texto.

Nuevas características de la hoja de datos

Office Access 2007 simplifica el proceso de creación de una tabla. Ahora puede abrir una hoja de datos en blanco (una tabla) y realizar la mayoría de las tareas de diseño que anteriormente podían hacerse utilizando el Diseñador de tablas. Por ejemplo, después de crear una nueva hoja de datos, puede establecer el tipo de datos para la mayoría de los campos en la nueva tabla escribiendo manualmente los datos o pegando datos en los campos. Por ejemplo, si escribe una fecha en un campo en blanco, escriba conjuntos de acceso a los datos de fecha y hora para ese campo. Si escribe el texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos texto al campo, y así sucesivamente.

También puede establecer o cambiar los nombres de los campos sin tener que usar el Diseñador de tablas, y puede agregar nuevos campos escribiendo texto en la columna en blanco en el lado derecho o izquierdo de la cuadrícula, dependiendo de la configuración de idioma. Además, puede utilizar los comandos de formato como negrita y cursiva para agregar formatos de presentación a los campos, una tarea que antes también se hacía en el Diseñador de tablas.

Nota  Finalmente, aunque Access hace que sea más rápido y más fácil de crear una tabla, las tablas aun deben seguir las reglas de diseño de base de datos.

Para obtener más información acerca de estas reglas, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

El proceso de apertura de una hoja de datos en blanco

Cuando abre una hoja de datos en blanco, se agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos. No se puede abrir una hoja de datos en blanco sin crear una nueva tabla. Cuando Access haya cargado la nueva hoja de datos, siga estos pasos generales:

  • Introduzca un nombre para cada campo, o puede aceptar los nombres predeterminados que proporciona Access.

  • Puede introducir datos en los campos manualmente, o puede pegar datos. Ya no debe establecer un tipo de datos para cada campo en primer lugar, porque a medida que escribe, Access deduce un tipo de datos basado en el tipo de datos que especifique. Por ejemplo, si escribe un nombre en el primer campo de la nueva tabla, Access establece ese campo con el tipo de datos de texto. Si especifica una fecha en el siguiente campo, Access establece los datos de fecha y hora tipo y así sucesivamente. Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y cómo Access asigna los tipos de datos cuando se pega información, más adelante en este artículo.

    Nota  Algunos tipos de datos no se puede establecer para un campo simplemente pegando datos. Por ejemplo, no puede establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE pegando un archivo en un campo en blanco. Además, no se puede crear un campo de búsqueda pegando una lista de datos en un campo. Para obtener más información acerca de cómo utilizar los tipos de datos, vea las secciones establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE y Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos, más adelante en este artículo.

  • Si más tarde necesita cambiar el tipo de datos definido para un campo, puede utilizar herramientas que proporciona Access.

Cómo afectan las reglas de diseño a las hojas de datos

Como abrir y comenzar a rellenar una hoja de datos, recuerde que las bases de datos relacionales deben cumplir un conjunto de reglas de diseño, y debe seguir las reglas de diseño al crear las hojas de datos. Las reglas permiten las bases de datos funcionen correctamente y le ayudan a asegurarse de que puede recuperar los datos correctos de una base de datos. Es una descripción de las reglas de diseño más allá del alcance de este artículo. .

Si no está familiarizado con las reglas de diseño de base de datos, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

Cómo agrega Access una clave principal a hojas de datos nuevas

De forma predeterminada, Access crea un campo de clave principal denominado "ID" para todas las hojas de datos nuevas y establece el tipo de datos para el campo en Autonumérico. También de forma predeterminada, Access oculta el campo en la vista Hoja de datos, pero puede mostrar el campo de identificación en cualquier momento haciendo clic en cualquier encabezado de columna, haga clic en Mostrar columnas y usando el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar el campo oculto. Esta figura muestra el cuadro de diálogo Mostrar columnas de una tabla nueva:

El cuadro de diálogo Mostrar columnas

También puede ver el campo de identificación y otros campos ocultos abriendo la tabla en la vista Diseño, y también al consultar la lista de campos de tabla en el panel Lista de campos. Para obtener más información acerca de cómo utilizar el panel de tareas, vea la sección relacionar una hoja de datos nueva con el resto de la base de datos, más adelante en este artículo.

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Crear una hoja de datos en blanco en una base de datos

Cuando se necesita crear una base de datos simple, como una lista de contactos, puede crear una nueva base de datos con una hoja de datos en blanco. Office Access 2007 hace que el proceso más rápido y fácil que las versiones anteriores porque usted no tiene que utilizar la vista Diseño para crear la nueva tabla. Recuerde que puede utilizar la vista Hoja de datos para realizar todas las tareas de diseño de tabla, excepto la creación de un campo de búsqueda. Para obtener más información acerca de cómo agregar un campo de búsqueda a una tabla, vea la sección Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos, más adelante en este artículo.

Crear una nueva tabla en una base de datos

  1. Inicie Access y en la página Introducción a Microsoft Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

  2. En La base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la nueva base de datos. Para cambiar la ubicación de la nueva base de datos, haga clic en el icono de carpeta. Cuando termine, haga clic en crear.

    Access crea la base de datos nueva y abrirá una tabla denominada Tabla1 en la vista Hoja de datos, como:

    Tabla nueva vacía en una nueva base de datos

  3. En la hoja de datos, haga doble clic en el primer encabezado de columna (la celda coloreada en la que pone Agregar nuevo campo ) y escriba un nombre para el campo.

  4. Haga clic en el siguiente encabezado de columna o utilice las teclas de flecha para colocar el enfoque en el siguiente encabezado y, a continuación, escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de nombres de los campos de tabla.

  5. En la primera celda en blanco a continuación de un nombre de campo, escriba los datos apropiados.

    Access utiliza los datos que se especifican para establecer un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establece el campo para los datos de fecha y hora tipo.

    Importante  Recuerde que un campo debe contener sólo un tipo de datos. Por ejemplo, un campo de fecha no debe contener los nombres de los clientes y un campo de precio no debe contener números de teléfono.

    Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente y cómo Access asigna los tipos de datos cuando se pega información, más adelante en este artículo.

  6. Haga clic en Guardar.

    Método abreviado de teclado presione CTRL+G.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  7. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

    Notas  

    • Cuando Access crea la tabla, agrega un campo de clave principal denominado ID y establece el tipo de datos para el campo en Autonumérico. Además, Access oculta el campo de forma predeterminada. Para ver el campo, haga clic en cualquier encabezado de columna, haga clic en Mostrar columnas y, a continuación, utilice el cuadro de diálogo Mostrar columnas para mostrar la columna.

      O

      Haga clic en la ficha de documento de la tabla y haga clic en La vista Diseño.

    • Puede cambiar o quitar la clave principal, sólo tiene que abrir la tabla en la vista Diseño. Para obtener información sobre cómo hacerlo, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal.

    • Si está familiarizado con el diseño de la base de datos y por qué se necesitan las claves principales y en Access, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

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Agregar una hoja de datos en blanco a una base de datos

Cuando se agrega una nueva hoja de datos (una tabla) a una base de datos, la tabla nueva es sola hasta que se relaciona con las otras tablas. Por ejemplo, supongamos que necesita realizar el seguimiento de pedidos realizados por un organismo gubernamental. Para ello, agregue una tabla denominada Contactos estatales a una base de datos de venta. Para aprovechar la potencia que puede proporcionar una base de datos relacional, para buscar los pedidos realizados por un determinado contacto, por ejemplo, debe crear una relación entre la nueva tabla y la tabla (o tablas) que contiene los datos del pedido.

Para obtener más información acerca de las relaciones de tabla y de diseño de base de datos, vea los artículos conceptos básicos del diseño de base de datos y crear, modificar o eliminar una relación.

Además, recuerde que debe agregar campos datos adjuntos u objeto OLE a la nueva tabla manualmente mediante la lista Tipo de datos (en la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos ) o mediante el Diseñador de tablas. En la sección establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE, más adelante en este artículo, se explica cómo agregar dichos tipos de campos.

Agregar una hoja de datos a una base de datos

  1. Abra la base de datos que desea cambiar.

  2. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    Access agrega una nueva tabla en blanco y abre en la vista Hoja de datos.

    Hoja de datos nueva agregada a una base de datos existente

  3. En la hoja de datos, haga doble clic en el primer encabezado de columna (la celda coloreada en la que pone Agregar nuevo campo ) y escriba un nombre para el campo.

  4. Haga clic en el siguiente campo o utilice las teclas de dirección para colocar el enfoque en el siguiente campo y escriba un nombre para ese campo. Repita este proceso hasta que termine de nombres de los campos de tabla.

  5. En la primera celda en blanco a continuación de un nombre de campo, escriba los datos apropiados.

    Access utiliza los datos que se especifican para establecer un tipo de datos para el campo. Por ejemplo, si escribe una fecha, Access establece el campo para los datos de fecha y hora tipo.

    Para obtener más información acerca de los tipos de datos que Access establece a medida que se escriben datos, vea asignación de los tipos de datos en Access cuando se especifica información manualmente, más adelante en este artículo.

  6. Haga clic en Guardar.

    Método abreviado de teclado presione CTRL+G.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  7. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

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Agregar una hoja de datos con plantilla a una base de datos

Además de tablas en blanco, Office Access 2007 también proporciona un conjunto de tablas con plantilla. Cada una de las tablas con plantilla corresponde a las plantillas de base de datos que Office Access 2007 proporciona. Por ejemplo, puede agregar una tabla diseñada para aceptar datos de activo, contacto o asunto. Las tablas con plantilla proporcionan un método para crear bases de datos pequeñas en menos tiempo porque no tiene nombre a los campos y establecer los tipos de datos.

Cuando proceda, recuerde que puede agregar una tabla con plantilla únicamente a una base de datos.

Agregar una tabla con plantilla a una base de datos

  1. Abra la base de datos que desea cambiar.

  2. En la ficha crear, en el grupo tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles en la lista.

    Imagen de la cinta de opciones de Access

    Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Cada campo de la nueva tabla contiene un nombre y un tipo de datos y puede introducir datos sin más trabajo adicional.

  3. Introducir los datos

  4. Haga clic en Guardar.

    Método abreviado de teclado presione CTRL+G.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  5. En el campo Nombre de la tabla, escriba un nombre para la nueva tabla y haga clic en Aceptar.

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Establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE

Cuando utiliza la vista Hoja de datos para crear una nueva tabla, puede establecer la mayoría de los tipos de datos simplemente escribiendo datos en la primera fila de un campo. Sin embargo, este método no sirve para establecer los tipos de datos datos adjuntos y objeto OLE; los tipos de datos debe establecer manualmente mediante la lista Establecer tipo de datos en la ficha hoja de datos, o utilizando el Diseñador de tablas. En esta sección se explica cómo utilizar ambos métodos para establecer los tipos de datos.

Utilice la lista Establecer tipo de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.

    Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Seleccione un campo nuevo.

    De forma predeterminada, nuevos campos que se encuentran en el lado derecho o izquierdo de la hoja de datos (dependiendo de la configuración Regional de Windows y de idioma) y el encabezado aparece: Agregar nuevo campo.

    Un nuevo campo en una hoja de datos

    Nota  Debe seleccionar un campo nuevo. No puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos de datos adjuntos u objeto OLE.

  3. Si desea agregar un campo objeto OLE, haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el campo. De lo contrario, vaya al paso siguiente porque cuando se agrega un campo datos adjuntos, Access cambia la fila de encabezado en un icono de clip.

  4. Haga clic en la primera fila de datos en blanco situada debajo del título.

  5. En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo junto al Tipo de datos (la lista en la parte superior del grupo) y seleccione Objeto OLE o datos adjuntos.

    Lista de tipos de datos

    Si selecciona el tipo de datos adjuntos, Access establece el encabezado de fila para mostrar el icono del clip, como: Un nuevo campo de tabla establecido al tipo de datos Datos adjuntos

  6. Guarde los cambios.

  7. Para agregar un dato al nuevo campo, haga doble clic en la primera fila en blanco y utilice el cuadro de diálogo datos adjuntos para localizar los datos.

    Para obtener más información sobre cómo adjuntar archivos a la base de datos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

Utilizar la vista Diseño de tabla

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. En la columna Nombre de campo, seleccione una fila vacía y escriba un nombre para el nuevo campo.

    Nota  Debe seleccionar un campo nuevo. No puede cambiar el tipo de datos de un campo existente a los tipos de datos adjuntos u objeto OLE.

  3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha hacia abajo junto al nombre del nuevo campo y seleccione Objeto OLE o datos adjuntos de la lista.

  4. Guarde los cambios.

Para obtener información sobre cómo adjuntar archivos a los registros de la hoja de datos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

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Agregar un campo de búsqueda a una hoja de datos

Un campo de búsqueda es la otra característica que debe establecer manualmente para una hoja de datos nueva. Un campo de búsqueda, muestra un conjunto de valores en el formulario de una lista. Como regla general, siempre que seleccione un elemento de una lista desplegable en una base de datos de Access utiliza una lista de búsqueda. Puede crear dos tipos de listas de búsqueda.

  • Listas basadas en tablas    se usan consultas para recuperar valores de otras tablas. La consulta reside en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos. Crear una lista basada en tablas cuando necesite usar valores que residen en otro lugar en la base de datos. Por ejemplo, suponga que mantiene una base de datos de problemas de soporte técnico. La información del problema reside en una tabla, pero la lista de personas que tratan problemas reside en otra tabla y los datos cambian con frecuencia. Mediante una lista de tabla le evita tener que escribir una larga lista de nombres y proporciona los datos más actuales. Puede utilizar los datos de una tabla para rellenar una lista basada en la tabla, o puede utilizar los datos devueltos por otra consulta para rellenar una lista basada en la tabla.

  • Listas basadas en valores    son relativamente corto listas de elementos que sólo se usan en un lugar en una base de datos. Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y administrar información sobre los activos de la empresa. Puede crear un campo de búsqueda denominado estado (o algo similar) y permitir que los usuarios elijan un valor de la lista, como Bueno, justo, pobre y así sucesivamente. Para crear listas de valores, escriba una lista de elementos directamente en la tabla subyacente a la nueva hoja de datos.

Cuando se agrega una lista de búsqueda basada en tablas a la nueva hoja de datos, Access crea una relación entre la tabla subyacente a la nueva hoja de datos y la tabla desde la que el campo de búsqueda toma sus datos. El campo de búsqueda resultante también actúa como clave externa, una columna cuyos valores coinciden con los valores de clave principales en la otra tabla. Si está familiarizado con Access y necesita más información acerca de relaciones, claves principales y claves externas, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos.

Por último, puede agregar una lista de búsqueda basada en valores o basada en tablas mediante un asistente o creándolas manualmente en el Diseñador de tablas. El asistente proporciona el método más rápido y sencillo para crear un campo de búsqueda, por lo que en esta sección se explica cómo utilizar ese método.

Agregar un campo de búsqueda en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.

    Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Columna de búsqueda.

    Se abre el Asistente para búsquedas.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Crear una lista basada en tablas   

      1. Seleccione Deseo que la columna de búsquedas busque los valores en una tabla o consulta y, a continuación, haga clic en siguiente.

      2. En vista, seleccione una opción, seleccione una tabla o consulta en la lista resultante y, a continuación, haga clic en siguiente.

        Por ejemplo, si desea usar valores de una tabla en el campo de búsqueda, haga clic en tablas. Si desea utilizar una consulta, haga clic en consultas. Para ver una lista de todas las tablas y consultas en la base de datos, haga clic en ambas.

      3. Mueva los campos que desea que aparezca en la lista de búsqueda desde el panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados y, a continuación, haga clic en siguiente.

      4. Opcionalmente, seleccione una o más opciones de ordenación para los campos que ha seleccionado en el paso anterior y, a continuación, haga clic en siguiente.

      5. Opcionalmente, ajustar el ancho de cada columna de la lista de búsqueda y, a continuación, haga clic en siguiente.

      6. Opcionalmente, en ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda, escriba un nombre en el cuadro de texto.

      7. Opcionalmente, seleccione la casilla de verificación Permitir varios valores.

        Esta opción le permite seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

      8. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .

        Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De manera predeterminada, la consulta recupera los campos que usted especifique, más los valores de clave principal de la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos del campo de búsqueda para que coincida con el tipo de datos definido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal en la tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda para el tipo de datos numérico.

      9. Volver a la vista Hoja de datos, vaya al campo de búsqueda y seleccione un elemento de la lista.

    • Crear una lista basada en valores   

      1. Haga clic en Escribiré los valores que desee y, a continuación, haga clic en siguiente.

      2. En el cuadro número de columnas, escriba el número de columnas que desea que aparezcan en la lista y, a continuación, vaya a la primera celda en blanco y escriba un valor.

        Cuando especifique el primer valor, aparecerá otra celda en blanco debajo de la celda actual.

      3. Cuando termine de escribir el primer valor, utilice el tabulador o la tecla flecha abajo para desplazarse a la siguiente celda y, a continuación, introduzca un segundo valor.

      4. Repita los pasos 2 y 3 hasta que termine de crear la lista y, a continuación, haga clic en siguiente.

      5. Opcionalmente, escriba un nombre para el nuevo campo y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Agregar un campo de búsqueda en la vista Diseño

  1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla subyacente de la hoja de datos nueva y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Seleccione el campo que se va a convertir.

    O

    Seleccione una fila vacía y, en la columna Nombre de campo, escriba un nombre para el nuevo campo.

  3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha abajo y seleccione Asistente para búsquedas.

    Aparece el Asistente para búsquedas.

  4. Siga los pasos descritos en la sección anterior para utilizar al asistente.

Nota  Cuando se crea un campo de búsqueda, puede utilizar una nueva característica denominada lista multivalor. Para obtener más información acerca de las listas multivalor y la tecnología asociada a ellas (una función denominada campos multivalor), vea los artículos Agregar o cambiar un campo de búsqueda que le permite almacenar varios valores, Guía de campos multivalory usar una lista que almacene varios valores.

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Se relacionan con la hoja de datos nueva con el resto de la base de datos

De manera predeterminada, la información en una hoja de datos nueva permanece aislada de la información en una base de datos hasta que se crea al menos una relación entre la tabla subyacente a la hoja de datos y las otras tablas en la base de datos. Office Access 2007 simplifica el proceso de crear relaciones, puesto que ahora puede arrastrar y colocar los campos desde un panel de tareas en una hoja de datos abierta.

Puede crear dos tipos de relaciones mediante la nueva técnica.

  • Agregar un campo de clave externa a la tabla subyacente a la nueva hoja de datos. Esto coloca la nueva hoja de datos en el lado varios de una relación uno a varios.

  • Compartir los valores de clave principales de la nueva hoja de datos con otra tabla. Esto coloca la nueva hoja de datos en el lado "uno" de una relación uno a varios.

Al crear cualquier tipo de relación, utilice el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda basado en la tabla. Los pasos siguientes explican cómo crear ambos tipos de relaciones.

Importante    Debe estar familiarizado con el diseño de la base de datos para crear correctamente relaciones entre tablas.

Para obtener más información acerca del diseño de base de datos y las relaciones, vea los artículos conceptos básicos del diseño de base de datos, Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal, Guía de relaciones de tablas y crear, editar o eliminar una relación.

Agregar un campo de clave externa a la nueva hoja de datos

  1. Si aún no está, abra la hoja de datos nueva en la vista Hoja de datos. Para ello, en el panel de exploración, haga doble clic en la tabla.

  2. En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

    El panel de tareas Lista de campos aparece y enumera las otras tablas de la base de datos.

  3. Expanda la entrada de la tabla que desea utilizar.

  4. Arrastre el campo de clave principal de la Lista de campos hasta la hoja de datos abierta y coloque el campo entre dos de los campos existentes en la hoja de datos. El cursor del mouse cambia a un rayo cuando se selecciona un válido quitar punto.

    Arrastrar un campo desde la Lista de campos y soltarlo entre dos columnas

    Cuando haya soltado el nuevo campo, se inicia el Asistente para búsquedas.

  5. Vaya al siguiente conjunto de pasos para completar el proceso.

Utilice al Asistente para búsquedas para crear la relación

  1. Mueva los campos que desea que aparezca en la lista de búsqueda desde el panel Campos disponibles al panel Campos seleccionados y, a continuación, haga clic en siguiente.

  2. Opcionalmente, seleccione una o más opciones de ordenación para los campos que ha seleccionado en el paso anterior y, a continuación, haga clic en siguiente.

  3. Opcionalmente, ajustar el ancho de cada columna de la lista de búsqueda y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. Opcionalmente, en ¿Qué etiqueta desea para la columna de búsqueda, escriba un nombre en el cuadro de texto.

  5. Opcionalmente, seleccione la casilla de verificación Permitir varios valores.

    Esta opción le permite seleccionar y almacenar más de un elemento de la lista.

  6. Haga clic en Finalizar. Si Access le pregunta si desea guardar la tabla, haga clic en .

    Access agrega la consulta de búsqueda a la nueva tabla. De manera predeterminada, la consulta recupera los campos que usted especifique, más los valores de clave principal de la tabla de origen. Después, Access establece el tipo de datos del campo de búsqueda para que coincida con el tipo de datos definido para el campo de clave principal en la tabla de origen. Por ejemplo, si el campo de clave principal en la tabla de origen usa el tipo de datos Autonumérico, Access establece el tipo de datos para el campo de búsqueda para el tipo de datos numérico.

Agregar la clave principal de la hoja de datos nueva a otra tabla

  1. Si tiene una nueva hoja de datos abierta, ciérrela.

  2. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar la nueva clave externa.

  3. En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

    El panel de tareas Lista de campos aparece y enumera las otras tablas de la base de datos, incluida la nueva hoja de datos.

  4. En el panel de tareas, haga clic en el signo más junto a la entrada de la hoja de datos nueva, arrastre el campo de clave principal (el nombre predeterminado para el campo es ID.) desde el panel de tareas hasta la hoja de datos abierta y suéltelo en una ubicación adecuada.

    De manera predeterminada, debe soltar el campo nuevo entre dos de los campos existentes en la hoja de datos. El cursor del mouse cambia a un rayo cuando se selecciona un válido quitar punto.

    Arrastrar un campo desde la Lista de campos y soltarlo entre dos columnas

    Cuando haya soltado el nuevo campo, se inicia el Asistente para búsquedas.

  5. Siga el conjunto de pasos anterior para completar al Asistente para búsquedas.

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Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, encontrará que ha introducido los datos resultantes en Access selecciona el tipo de datos incorrecto. Por ejemplo, si sólo introduce los cinco primeros dígitos de un código posta de Estados Unidos, Access aplica el tipo de datos numérico al campo, una opción que impide introducir códigos postales de otros lugares del mundo. Para corregir este tipo de problema, puede cambiar el tipo de datos para el campo.

Access proporciona dos formas de cambiar un tipo de datos. Puede utilizar los comandos en la ficha hoja de datos o puede utilizar el Diseñador de tablas. Los siguientes pasos explican cómo usar ambas técnicas.

Importante    Cambiar tipos de datos puede provocar que Access elimine datos existentes. Por ejemplo, si se cambia un campo de texto para el tipo de datos numérico y el campo contiene letras además de números, Access borrará los datos existentes porque no puede realizar cálculos con caracteres de texto.

Utilice los comandos de la cinta de opciones para cambiar un tipo de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que quiera cambiar.

    Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Seleccione el campo que quiera cambiar.

  3. En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, seleccione una opción en la lista Establecer tipo de datos, situada en la parte superior del grupo.

    Nota  La cinta es parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

  4. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en sólo si está seguro de que desea continuar.

  5. Guarde los cambios.

Utilizar el Diseñador de tablas para cambiar un tipo de datos

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic en la columna Tipo de datos y seleccione un tipo de datos.

  3. Si Access le pide que confirme el cambio, haga clic en sólo si está seguro de que desea continuar.

  4. Guarde los cambios.

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Administrar los campos de una hoja de datos

Puede realizar varias tareas de administración de la tabla haciendo clic en la fila de encabezado y seleccionando un comando del menú contextual. Por ejemplo, puede insertar un campo en una ubicación específica, eliminar o cambiar el nombre de un campo, mostrar u ocultar una columna e iniciar al Asistente para búsquedas y convertir una columna en un campo de búsqueda.

Utilice los comandos en el menú contextual

  • Haga clic en un encabezado de columna y seleccione un comando en el menú contextual.

    Esta figura muestra el menú contextual:

    El menú contextual del campo de tabla

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Cómo Access asigna a los tipos de datos cuando se especifica información manualmente

Cuando se crea una hoja de datos en blanco, Access asigna a un tipo de datos a cada campo cuando se escriben datos en ese campo. La tabla siguiente enumeran los distintos tipos de datos que puede introducir y el tipo de datos que Access aplica a cada uno de ellos.

Nota  Los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE no se pueden establecer escribiendo datos en un campo en blanco. Para obtener información sobre cómo establecer esos tipos de datos, vea establecer los tipos de datos datos adjuntos u objeto OLE anteriormente en este documento.

Si escribe:

Office Access 2007crea uncampo con un tipo de datos:

Diego

Texto

Un bloque de texto o texto y números de más de 256 caracteres.

Memo

Nota  No puede utilizar el diseño de la vista para habilitar el formato de texto enriquecido. Para obtener información sobre la habilitación del formato de texto enriquecido, vea el artículo escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

http://www.contoso.com

Access reconoce los siguientes protocolos de Internet: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Nota  Para que Access reconozca el protocolo y establezca el tipo de datos hipervínculo, debe seguir el protocolo con un carácter no está en blanco.

Hipervínculo

50.000

Número, entero largo

50.000

Número, entero largo

50,000.99

Número, doble

50000.389

Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora especificados en la configuración de idioma y regionales de Windows controlan cómo Access aplique formato a los datos de fecha y hora.

Mostrarme cómo establecer o cambiar esta configuración

En Windows Vista   

  1. Haga clic en el botón Inicio,Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

  2. Si utiliza la vista por defecto en el Panel de Control, haga doble clic en reloj, idioma y región.

    O

    Si utiliza la vista clásica, haga doble clic en

    Configuración regional e idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  3. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  4. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo de un formato de número, haga clic en la ficha número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (¿? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista clásica)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

  2. En el Panel de Control, haga doble clic en Configuración Regional e idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  3. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  4. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo de un formato de número, haga clic en la ficha número y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (¿? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista por categorías)

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

    Aparecerá el Panel de control.

  2. Haga clic en fecha, hora, idioma y Configuración Regional.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma y.

  3. Haga clic en cambiar el formato de números, fechas y horas.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  4. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  5. Haga clic en la ficha que contiene la configuración que desea modificar y realice los cambios. Por ejemplo, para cambiar parte o todo de un formato de número, haga clic en la ficha números y cambie la configuración que desee. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (¿? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

Fecha/Hora

31 de diciembre de 2006

Nota  Access no reconoce los nombres de los días (el lunes, el martes, etc.) como entradas válidas para seleccionar los datos de fecha y hora tipo. Debe escribir el nombre de un mes.

Fecha/Hora

10:50:23

Fecha/Hora

10:50 a.m.

Fecha/Hora

17:50

Fecha/Hora

12,50 EUR

Access reconoce el símbolo de moneda especificado en la configuración Regional de Windows y de idioma.

Mostrarme cómo establecer o cambiar esta configuración

En Windows Vista   

  1. Haga clic en el botón Inicio,Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

  2. Si utiliza la vista por defecto en el Panel de Control, haga doble clic en reloj, idioma y región.

    O

    Si utiliza la vista clásica, haga doble clic en

    Configuración regional e idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  3. En la ficha formatos, bajo formato actual, haga clic en Personalizar este formato.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  4. Haga clic en la ficha moneda y en la lista símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desea utilizar. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (¿? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista clásica)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

    Aparecerá el Panel de control.

  2. En el Panel de Control, haga doble clic en Configuración Regional e idioma.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  3. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  4. Haga clic en la ficha moneda y en la lista símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desea utilizar. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (¿? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

En Microsoft Windows XP (vista por categorías)   

  1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de Control.

    Aparecerá el Panel de control.

  2. Haga clic en fecha, hora, idioma y Configuración Regional.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones regionales, de idioma y.

  3. Haga clic en cambiar el formato de números, fechas y horas.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración Regional e idioma.

  4. En estándares y formatos, haga clic en Personalizar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Personalizar la configuración Regional.

  5. Haga clic en la ficha moneda y en la lista símbolo de moneda, seleccione el símbolo que desea utilizar. Para obtener ayuda con una opción, haga clic en el botón de Ayuda (¿? ) y, a continuación, haga clic en la opción.

Moneda

21,75

Número, doble

123.00%

Número, doble

46E + 03.

Número, doble

Principio de página

Asignación de tipos de datos en Access cuando se pega información

Al pegar datos en la hoja de cálculo nueva, puede pegar tipos de datos mezclados o inconsistentes en uno o más campos. Por ejemplo, suponga que pega varias columnas de datos de contacto y que los datos incluyen códigos postales de todo el mundo, una mezcla de registros y números.

Al pegar datos, Access procesa cada registro (cada fila de la columna) y determina el tipo de datos para cada registro. Después, Access trata de elegir un tipo de datos que almacena toda la información sin perder ni truncar ningún registro. Como parte de la, Access a veces aplica un tipo de datos general a un campo.

Esta lista proporciona algunos ejemplos de cómo Access elige los tipos de datos.

  • Cuando Access encuentra tipos mixtos de datos, establece normalmente el campo con el tipo de datos texto porque los campos de texto proporcionan la mayor flexibilidad.

  • Cuando Access encuentra números junto con un símbolo de moneda, Access establece el tipo de datos número y elimina el símbolo de moneda. Hacerlo así proporciona mayor de ordenación y filtrado de capacidades y un mayor número de funciones de agregado. Si desea que un símbolo de moneda, puede aplicar un formato de moneda al campo número o convertir el campo a un tipo de datos moneda.

  • Si pega datos con una combinación de símbolos de moneda, Access aplica el tipo de datos texto al campo y conserva los símbolos.

  • Si pega fechas y horas con una mezcla de formatos de presentación (como 14/12/2005 y 14.12.2005), Access aplica los datos de fecha y hora tipo y el formato de fecha general.

Principio de página

Nota  Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

Se aplica a: Access 2007



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