10 razones principales para usar Access con Excel

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Al usar la familia de productos de Office, ¿debería usar Excel o debería usar Access para administrar los datos de las tablas? Un artículo complementario, que usa Access o Excel para administrar los datos, explica las ventajas de cada producto y lo que aportan a la tabla. Pero, ¿por qué elegir entre una u otra? Si almacena los datos en Access y se conecta a él desde Excel, obtendrá las ventajas de ambos. Estas son diez razones por las que el uso conjunto de Excel y Access tiene mucho sentido.

Aunque Excel no es una base de datos, se usa mucho para almacenar datos y a menudo se usa para resolver problemas de base de datos sencillos. Sin embargo, Excel es una base de datos de archivos sin formato, no una base de datos relacional. Cuando es necesario que las tablas simples evolucionen en varias tablas de datos relacionados, Access es la primera opción para que los trabajadores de información creen rápidamente una aplicación de base de datos. Access siempre ha sido un excelente Pad de inicio de datos para recopilar y consolidar datos dispares en toda la empresa, muchos de ellos viven dentro de libros de Excel. Una vez que los datos estén en Access, puede agregar más tablas y combinarlas, crear consultas (o vistas de los datos), estructurar los datos y definir tipos de datos para ayudar a garantizar la integridad de los datos, compartir y actualizar los datos entre muchos usuarios y crear informes y formularios eficaces.

A diferencia del diseño de hoja de cálculo simple de Excel, Access se organiza de forma diferente con varios objetos interrelacionados que pueden parecer desalentadora al principio. Sin embargo, no es necesario ser un experto para usar Access. Access está diseñado para todos los tipos de usuarios y puede llevarlo solo en la medida en que necesite ir.

DesCascarilla el acceso de una capa a la vez.

Capas de acceso

1. Use Access de tres formas: como usuario ocasional, como usuario avanzado o desarrollador.

2. las tablas, las consultas, los formularios y los informes se basan entre sí y constituyen el corazón de una aplicación de base de datos.

3. los usuarios ocasionales tienen asistentes, generadores de propiedades, la interfaz de usuario de Office Fluent y características similares a Excel, para realizar rápidamente una tarea.

4. los usuarios avanzados tienen macros, el panel de propiedades, las expresiones y las herramientas de diseño de bases de datos para profundizar y hacer más.

5. los desarrolladores pueden trabajar con módulos y desarrollar código de VBA para crear soluciones de base de datos personalizadas e implementar aplicaciones en tiempo de ejecución.

copiar datos de excel a access

Una buena manera de empezar es copiar datos de Excel a Access. Puede crear una tabla de Access y mostrarla en la vista Hoja de cálculo, que es muy similar a una hoja de cálculo de Excel. Puede realizar tareas de creación de tablas comunes, como definir un tipo de datos, un nombre de campo o un campo nuevo, directamente en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, si escribe una fecha en un campo en blanco, Access establece el tipo de datos de fecha y hora para ese campo. Si escribe texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos texto al campo. Si desea mover un campo, solo tiene que hacer clic y arrastrarlo.

Al copiar datos de Excel y pegarlos en Access, no es necesario crear primero una tabla o abrir una tabla en la vista Hoja de datos. Access le pregunta automáticamente si los datos tienen encabezados y hace buenas adivinaciones en cuanto al uso del tipo de datos correcto y crea una tabla de Access. No podía ser más simple.

Para obtener más información, vea abrir una hoja de datos en blanco.

vincular datos de excel a access

Una de las formas más sencillas de obtener las ventajas de Excel y Access es vincular una hoja de cálculo de Excel a una tabla de Access. Use un vínculo de Access cuando tenga previsto mantener los datos en Excel, pero también tenga que aprovechar algunas de las muchas características de Access, como los informes y las consultas. Puede vincular datos desde Access y no desde Excel.

Access admite dos formas fundamentalmente diferentes de crear tablas de base de datos. Los usuarios pueden crear nuevas tablas nativas para almacenar los datos en una base de datos de Access o pueden crear vínculos a los datos existentes fuera de la base de datos de Access. Los datos de las tablas vinculadas aparecen y se comportan de varias maneras, como las tablas nativas. El Asistente para el administrador de tablas vinculadas le ayuda a realizar un seguimiento, localizar y actualizar la hoja de cálculo de Excel u otro origen de datos si se mueve y el vínculo se rompe.

Al vincular a una hoja de cálculo de Excel o un rango con nombre, Access crea una tabla nueva que está vinculada a los datos de Excel. Si desea agregar, editar o eliminar datos, haga los cambios en Excel y actualice (o vuelva a consultar) los datos en la tabla de Access. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla en Access. Con los datos vinculados a Excel, puede crear informes, consultas y formularios de solo lectura en Access.

Para obtener más información, consulte Importar o vincular a los datos de un libro de Excel.

importar datos de excel a access

Si decide cortar el cable de datos, puede mover los datos a Excel importando los datos a Access. Tenga en cuenta que la importación de Word tiene dos significados diferentes entre Excel y Access. En Excel, al importar (o conectar), se realiza una conexión permanente a los datos que se pueden actualizar. En Access, cuando se importa, los datos se cometern a Access una vez, pero sin una conexión de datos permanente. Al importar datos, Access almacena los datos en una tabla nueva o existente sin alterar los datos en Excel. En Access, puede importar algunas o todas las hojas de cálculo de un libro de Excel en una sola operación.

El Asistente para importación le guiará por los pasos de importación y le ayudará a tomar decisiones importantes sobre si debe cambiar los tipos de datos y agregar encabezados. Si se producen errores al importar los datos, Access lo alerta y guarda los errores en una tabla para poder encontrarlos rápidamente y corregirlos. Por ejemplo, puede haber un código postal alfanumérico escondido en una columna que pensaba que era numérica o se ha detectado un ID. duplicado para un campo de clave principal. Puede realizar los cambios en el libro de Excel y volver a importar los datos, o bien realizar los cambios en la nueva tabla de Access. Cuando complete la operación, puede guardar los pasos que ha usado e incluso crear una tarea de Outlook para recordarle Cuándo debe realizar la operación de importación regularmente.

Una vez que los datos se han importado, ahora es nativo de acceso y puede usar hojas de datos y formularios para agregar, editar y eliminar los datos. Después de importar los datos, puede decidir si desea eliminar los datos de Excel. Suele ser una buena idea tener una sola ubicación para actualizar los datos.

Nota: Importar datos de Excel a Access no importa fórmulas, solo los resultados de esas fórmulas.

Para obtener más información, vea:

conectarse a datos de acceso desde excel

También puede volver a conectar datos de Access a Excel. Para ello, cree una conexión en Excel, que suele estar almacenada en un archivo de conexión de datos de Office (. odc), con la base de datos de Access y recupere todos los datos de una tabla o consulta. Después de conectarse a los datos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde la base de datos de Access original siempre que la base de datos se actualice con nueva información.

Para obtener más información, vea:

Informe de empleados con formato de tabla

Una vez que los datos estén en Access, podrá aprovechar la matriz Marvelous de herramientas de creación y personalización de informes. ¿Desea crear un informe con tan solo unos clics? Usar el Asistente para informes. ¿Quiere diseñar y modificar el diseño del informe en tiempo real con datos dinámicos, mover y cambiar el tamaño de los bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que los crea? Usar la vista presentación. ¿Desea interactuar con el informe para buscar, filtrar y ordenar datos dinámicos? Use la vista informe. ¿Quiere agregar botones de comando, números de página, imágenes, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes para controles y galerías de los grupos controles y diseño en la pestaña diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente informes, informes de grupo y Resumen, etiquetas postales, informes gráficos e informes secundarios.

Una vez creado el informe, use Access para distribuir el informe electrónicamente. Por ejemplo, puede enviar el informe mediante un mensaje de correo electrónico o guardar el informe en diferentes formatos, como una instantánea de Access o un archivo PDF, para agregarlo a una página web o a un sitio de SharePoint.

Para obtener más información, vea:

formulario de ejemplo

Una vez que los datos estén en Access, podrá aprovechar las numerosas herramientas de creación y personalización de formularios. ¿Desea crear un formulario con tan solo unos clics? Use el Asistente para formularios. ¿Desea diseñar y modificar el diseño del formulario en tiempo real con datos dinámicos, mover y cambiar el tamaño de los bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que los crea? Usar la vista presentación. ¿Desea agregar botones de comando, cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opciones, imágenes, máscaras de entrada, gráficos, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes para controles y galerías de los grupos controles y diseño en la pestaña diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente formularios sencillos, formas con fichas, formularios continuos, formularios emergentes, cuadros de diálogo modales y subformularios.

En Access, puede crear fácilmente un formulario dividido, que muestra una hoja de información y una vista de formulario sincronizados para que pueda obtener lo mejor de ambos. Una vez creado un formulario pulido, es fácil desplazarse, filtrar e incluso buscar en los datos tras el formulario con los botones de navegación estándar y el cuadro de búsqueda en la parte inferior del formulario.

Formulario dividido

Para obtener más información, vea:

Autofiltro

Independientemente del producto que use, filtre los datos para trabajar con un subconjunto de datos y ordene los datos de la forma que desee. En Access, los usuarios de Excel pueden filtrar y ordenar los datos en una vista de hoja de datos sin tener que volver a aprender una interfaz de usuario completamente nueva. Los iconos, los menús de comandos, los comandos, los criterios y los cuadros de diálogo son muy similares, independientemente de si está trabajando con texto, números, fechas o espacios en blanco. Puede incluso guardar los filtros y ordenarlos junto con la vista Hoja de información.

Puede crear una consulta en Access y ni siquiera saber lo que SQL representa. Cuatro asistentes para consultas le ayudan a crear consultas sencillas, encontrar duplicados, localizar registros no coincidentes y crear consultas de referencias cruzadas. Ni siquiera tienes que crear una consulta; simplemente filtre y ordene los datos de la forma en que desea que aparezcan y se guarden con una hoja de datos.

Criterio PaísRegión

Para obtener más información, vea:

Primera página del Asistente para etiquetas

Ahora que su familia ha crecido, la lista de tarjetas de vacaciones se hizo lo más grande y es necesario realizar un seguimiento de mucho más cumpleaños y aniversarios. No es un problema. Puede usar una tabla o consulta de Access como origen de datos de combinación de correspondencia y crear una operación de combinación de correspondencia con el Asistente para combinar correspondencia de Word para cartas, tarjetas, mensajes de correo electrónico y sobres. Si solo necesita crear etiquetas postales, use el Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir las etiquetas a partir de un informe que cree. Puede incluso agregar automáticamente un código de barras correspondiente a cada dirección de cliente.

Para obtener más información, vea:

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a datos de listas de SharePoint. Excel proporciona una conexión de solo lectura (unidireccional) a listas de SharePoint vinculadas; mientras que Access le permite leer y escribir (dos vías) de datos en listas de SharePoint vinculadas. Access y las listas de SharePoint funcionan muy bien en conjunto. Tipos de datos de Access y SharePoint (como texto enriquecido, solo anexar (para admitir el historial de revisiones de seguimiento en un campo memo), datos adjuntos, autoNumeración, búsquedas y campos multivalor, lo que permite una integración fluida y algunas incoherencias de datos, si las hay.

Una vez que haya vinculado los datos de la lista de SharePoint a una base de datos de Access, puede poner los datos de la lista de SharePoint sin conexión en una base de datos de Access local, trabajar con los datos localmente y, a continuación, volver a conectarse al sitio de SharePoint para cargar los cambios. Los cambios de datos conflictivos realizados por otros usuarios se controlarán mediante un asistente para la resolución de conflictos. Los formularios e informes creados en Access se basan en los mismos datos, pero están vinculados a listas de SharePoint.

Excel proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

Puntos de integración centrados en datos de Excel

1. Importar datos de hoja de cálculo de Excel en una lista de SharePoint una única vez o exportar datos de hoja de cálculo de Excel a una lista de SharePoint para crear una conexión de datos permanente y unidireccional.

2. Usar la conexión de datos permanente y unidireccional para actualizar los datos en una hoja de cálculo de Excel desde la lista de SharePoint.

3. publicar libros de Excel en Excel Services y mostrar e interactuar con datos mediante el elemento Web de Excel Web Access de una página de elementos Web.

4. importar (conectar) datos en un libro de Excel desde servidores OLAP, bases de datos de SQL Server y de Access, y archivos planos.

Access proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

1. Importar o exportar datos una única vez entre las vistas de Access y una lista de SharePoint.

2. vincular datos entre tablas de Access y una lista de SharePoint mediante la creación de una conexión bidireccional permanente. (Los datos de lista actualizados se pueden ver en una tabla de Access; los datos de tabla de Access actualizados se pueden ver en una lista).

3. Trabajar sin conexión con los datos de la lista, actualizarlos en Access, volver a trabajar con conexión, sincronizar las actualizaciones y resolver los conflictos.

4. Mostrar y editar datos de lista en hojas de datos, formularios y vistas de informes de Access,.

Para obtener más información, vea:

Puede crear aplicaciones de base de datos de escritorio bastante sofisticadas sin tener que escribir nunca una línea de código de VBA. Cada objeto de Access tiene un amplio conjunto de propiedades y eventos a los que se puede acceder fácilmente desde una hoja de propiedades para ayudarle a personalizar la solución. Cada objeto tiene diseñadores detallados que revelan todas las características disponibles. Las plantillas de base de datos adicionales están disponibles en Office online. Las plantillas de campos y tablas le ayudan a crear y personalizar nuevas tablas rápidamente. Puede diseñar una nueva base de datos desde cero con herramientas de diseño de base de datos integradas.

Las macros de Access usan un entorno declarativo que no requiere escribir código de VBA, por lo que no es necesario que sea desarrollador. Cada acción de macro realiza una tarea, como abrir un formulario, ejecutar una consulta, buscar registros o mostrar un mensaje. Puede incrustar macros en cualquier evento de un informe, formulario o control. La mayoría de las macros tienen argumentos y puede agregarles lógica condicional para que puedan hacer lo que desee. Puede incluso definir variables y realizar comprobaciones de errores, nuevamente sin escribir código de VBA.

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