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10 razones principales para usar Access con Excel

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¿Cuando se utiliza la familia de productos de Office, debe usar Excel o debe usar Access para administrar los datos tabulares? Un artículo companion, usar Access o Excel para administrar los datos, describe los beneficios de cada producto y aparezca en la tabla. Pero, ¿por qué elegir entre uno u otro? Si almacenar los datos en Access y conectarse a él desde Excel, obtendrá las ventajas de ambos. Estas son diez razones por qué usar Excel y Access conjuntamente convierte una gran cantidad de sentido.

Aunque Excel no es una base de datos, ampliamente se utiliza para almacenar datos y con qué frecuencia se utiliza para solucionar problemas de la base de datos simple. Sin embargo, Excel es una base de datos de archivo plano, no una base de datos relacional. Cuando necesitan tablas simples evolucionando en varias tablas de datos relacionados, Access es la primera opción para trabajadores de la información crear rápidamente una aplicación de base de datos. Access siempre ha sido un "teclado de inicio de datos" de recopilación y consolidación de datos diferentes en toda la empresa de gran volumen de que reside dentro de libros de Excel. Una vez los datos en Access, puede agregar más tablas y combinarlas, crear consultas (o vistas de los datos), estructurar los datos y definir tipos de datos para ayudar a garantizar la integridad, compartir y actualizar datos entre muchos usuarios y crear formularios e informes eficaces.

A diferencia de diseño de sencilla hoja de cálculo de Excel, Access es organizados de forma distinta con varios objetos interrelacionados que podrían parecer complicados en primer lugar. Pero no tiene que ser un experto para usar Access. Access está diseñado para todos los tipos de usuarios y que puede realizar sólo en cuanto debe ir.

Despegar volver acceder a una capa a la vez.

Capas de Access

1. use Access de tres maneras: como un usuario ocasional, un usuario avanzado o un desarrollador.

2. tablas, consultas, formularios, informes y parta entre sí y conforman el centro de una aplicación de base de datos.

3. ocasionales usuarios tienen asistentes, generadores de propiedades, la interfaz de usuario de Office Fluent y las características de Excel para obtener rápidamente un trabajo hecho.

4. los usuarios avanzados tienen macros, el panel de propiedades, expresiones y herramientas de diseño de base de datos para profundizar más y más.

5. los desarrolladores pueden trabajar con módulos y desarrollar el código de VBA para crear soluciones personalizadas de la base de datos e implementar aplicaciones de tiempo de ejecución.

copiar datos de excel a access

Es una buena manera de empezar a copiar datos de Excel a Access. Puede crear una tabla de Access y mostrar en la vista Hoja de datos, que se parezca a una hoja de cálculo de Excel. Puede realizar tareas comunes de creación de tabla, como la definición de un tipo de datos, un nombre de campo, o un nuevo campo, derecha en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, si escribe una fecha en un campo en blanco, escriba conjuntos de acceso a los datos de fecha y hora para ese campo. Si escribe texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos de texto al campo. Si desea mover un campo, simplemente haga clic y arrástrela.

Al copiar datos de Excel y pegarlos en Access, no necesita incluso para crear una tabla en primer lugar, o abra una tabla en la vista Hoja de datos. Access automáticamente le pide que si los datos tienen encabezados, hace sugerencias buenas en utilizando el tipo de datos correcto y crea una tabla de Access. No se pudo sea más sencillo.

Para obtener más información, vea Abrir una hoja de datos en blanco.

vincular datos de excel a access

Una de las formas más sencillas para obtener las ventajas de Excel y Access es vincular una hoja de cálculo de Excel a una tabla de Access. Use un vínculo en Access cuando planea mantener los datos en Excel, pero también periódicamente aprovechar algunas de las muchas características de Access, como informes y las consultas. Vincular datos de Access y no de Excel.

Access admite dos formas muy diferentes de crear tablas de base de datos. Los usuarios pueden crear nuevas tablas nativas para almacenar los datos en una base de datos de Access o que puedan crear vínculos a los datos existentes fuera de la base de datos de Access. Datos de tablas vinculadas aparecen y se comportan de muchas formas como tablas nativas. En el Asistente de administrador de tablas vinculadas para le ayuda a realizar un seguimiento, busque y actualice la hoja de cálculo de Excel u otro origen de datos si se desplaza y los saltos de vínculo.

Cuando se vincula a una hoja de cálculo de Excel o un rango con nombre, Access crea una nueva tabla que está vinculada a los datos de Excel. Si desea agregar, editar o eliminar datos, realice los cambios en Excel y actualizar los datos de la tabla de Access (o volver a la consulta). Sin embargo, no puede editar el contenido de la tabla de Access. Con los datos vinculados a Excel, puede crear informes, consultas y formularios de sólo lectura en Access.

Para obtener más información, consulte importar o vincular a datos en un libro de Excel.

importar datos de excel a access

Si decide cortar el cable de datos, puede mover los datos a Excel importando los datos en Access. Observe que la palabra Importar tiene dos significados diferentes entre Excel y Access. En Excel, al importar (o conectar), realice una conexión permanente con datos que se pueden actualizar. En Access, al importar, reunir datos en Access una vez, pero sin una conexión de datos permanente. Al importar datos, Access almacena los datos en una tabla nueva o existente sin alterar los datos en Excel. En Access, puede importar alguna o todas las hojas de cálculo en un libro de Excel en una operación.

El Asistente para importación le guiará por los pasos de la importación y le ayudará a tomar decisiones importantes sobre si desea cambiar los tipos de datos y agregar encabezados. Si se producen errores al importar los datos, Access le advierte y guarda los errores en una tabla de modo que puede buscar rápidamente y corregirlos. Por ejemplo, puede haber un código postal alfanumérico oculta profundo hacia abajo en una columna que considera fue numérico o se ha detectado un identificador duplicado para un campo de clave principal. Puede realizar los cambios en el libro de Excel y volver a importar los datos o realizar los cambios en la nueva tabla de Access. Cuando complete la operación, puede guardar los pasos que ha usado e incluso crear una tarea de Outlook para recordarle cuándo hacer la operación de importación de forma regular.

Una vez importados los datos, ahora es nativo a Access y puede usar formularios y hojas de datos para agregar, editar y eliminar los datos. Después de importar los datos, puede decidir si desea eliminar los datos de Excel. Normalmente, es aconsejable tener una única ubicación para actualizar los datos.

Nota: Importar datos de Excel a Access no importará fórmulas, solo los resultados de las fórmulas.

Para obtener más información, vea:

conectarse a datos de acceso desde excel

También puede volver a conectar datos de Access a Excel. Para ello, cree una conexión en Excel, con qué frecuencia se almacenan en un archivo de conexión de datos de Office (ODC), la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o consulta. Después de conectarse a los datos, puede también automáticamente actualizar (o actualizar) los libros de Excel desde la base de datos de Access original siempre que se actualiza la base de datos con información nueva.

Para obtener más información, vea:

Informe de empleados con formato de tabla

Una vez los datos en Access, puede aprovechar las ventajas de la matriz maravilloso de informe de herramientas de creación y personalización. ¿Desea crear un informe con unos pocos clics? Use el Asistente para informes. Desea diseñar y modificar el diseño de informe en tiempo real con datos actualizados, mover y cambiar el tamaño de los bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios como crearlo? Utilizar la vista Diseño. ¿Desea interactuar con el informe para buscar, filtrar y ordenar datos live? Use la vista informe. ¿Desea agregar botones de comando, números de página, imágenes, hipervínculos y estilos de aspecto profesional en su propio? Use las galerías de los grupos de controles y el Diseño y asistentes para controles en la ficha Diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente informes sencillos, grupo y los informes de resumen, etiquetas postales, informes gráficos y subinformes.

Una vez creado el informe, use Access para distribuir electrónicamente el informe. Por ejemplo, puede enviar el informe mediante un mensaje de correo electrónico o guardar el informe en diferentes formatos, como una instantánea de Access o un archivo PDF, agregar a una página web o un sitio de SharePoint.

Para obtener más información, vea:

formulario de ejemplo

Una vez los datos en Access, puede aprovechar las ventajas de las muchas herramientas de creación y personalización de formulario. ¿Desea crear un formulario con unos pocos clics? Use el Asistente para formularios. Desea diseñar y modificar el diseño del formulario en tiempo real con datos actualizados, mover y cambiar el tamaño de los bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios como crearlo? Utilizar la vista Diseño. ¿Desea agregar botones de comando, cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opciones, imágenes, las máscaras de entrada, gráficos, hipervínculos y estilos de aspecto profesional en su propio? Use las galerías de los grupos de controles y el Diseño y asistentes para controles en la ficha Diseño de la cinta de opciones. Utilizando Access puede crear fácilmente formularios simples, formularios con pestañas, formularios continuos, formularios emergentes, cuadros de diálogo modales y subformularios.

En Access, puede crear fácilmente un formulario dividido, que muestra una hoja de datos sincronizado y la vista formulario para que pueda obtener lo mejor de ambos. Después de crear un formulario pulido, es fácil desplazarse, filtrar y buscar incluso los datos subyacentes del formulario usando los botones de navegación estándar y el cuadro de búsqueda en la parte inferior del formulario.

Formulario dividido

Para obtener más información, vea:

Autofiltro

Cualquier producto utiliza, filtrar los datos para trabajar con un subconjunto de datos y ordenar datos para pedir como desee. En Access, Excel, los usuarios pueden ver filtrar y ordenar datos en una hoja de datos sin tener que volver a obtener una interfaz de usuario completamente nuevo. Iconos, menús de comando, comandos, criterios y cuadros de diálogo son muy similares, si trabaja con texto, números, fechas o espacios en blanco. Incluso puede guardar los filtros y ordenaciones junto con la vista Hoja de datos.

Puede crear una consulta en Access y ni siquiera saber qué significa SQL. Cuatro asistentes de consulta ayudan a crear consultas sencillas, buscar duplicados, busque los registros no coincidentes y crear consultas de tabla de referencias cruzadas. Aún no tiene que crear una consulta; simplemente filtrar y ordenar los datos de la manera que desea buscar y se guarda con una hoja de datos.

Criterio PaísRegión

Para obtener más información, vea:

Primera página del Asistente para etiquetas

Ahora que ha crecido su familia, su lista de tarjetas de vacaciones repente tiene más grande y necesita realizar un seguimiento de mucho más cumpleaños y aniversarios. No es un problema. Puede usar una tabla de Access o una consulta como origen de datos de combinación de correspondencia y crear una operación de combinación de correspondencia mediante el Asistente para la combinación de correspondencia de Word, cartas, tarjetas, mensajes de correo electrónico y sobres. Si desea crear etiquetas postales, use el Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir las etiquetas de un informe de que crear. Puede agregar incluso automáticamente un código de barras correspondiente a cada dirección del cliente.

Para obtener más información, vea:

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a datos en listas de SharePoint. Excel proporciona una conexión (unidireccional) de solo lectura a listas vinculadas de SharePoint; mientras que Access le permite leer y escribir datos (bidireccionales) vinculadas en listas de SharePoint. Access y SharePoint funcionan las listas muy bien juntos. Tipos de datos de Access y SharePoint, como texto enriquecido, sólo anexar (para admitir historial de revisión en un campo memo de seguimiento), datos adjuntos, autonumeración, búsquedas y campos multivalor: realizar para perfecta integración y pocos, si la hay, incoherencias de los datos.

Una vez que los datos de la lista de SharePoint se vinculan a una base de datos de Access, incluso puede disfrutar de la lista de SharePoint sin conexión de datos en una base de datos de acceso local, trabajan con los datos de forma local y vuelve a conectar al sitio de SharePoint para cargar los cambios. Los cambios de datos conflictivos realizados por otros usuarios se tratará por un Asistente para la resolución de conflictos. Los formularios e informes creados en Access son basados en los mismos datos, pero vinculados a listas de SharePoint.

Excel proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

Puntos de integración centrados en datos de Excel

1. Importar datos de hoja de cálculo de Excel en una lista de SharePoint una única vez o exportar datos de hoja de cálculo de Excel a una lista de SharePoint para crear una conexión de datos permanente y unidireccional.

2. Usar la conexión de datos permanente y unidireccional para actualizar los datos en una hoja de cálculo de Excel desde la lista de SharePoint.

3. publicar libros de Excel en Excel Services y mostrar e interactuar con los datos mediante el uso del elemento Web Excel Web Access en una página de elementos Web.

4. importar (conectar) datos en un libro de Excel desde servidores OLAP, bases de datos de SQL Server y Access y archivos sin formato.

Access proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

1. Importar o exportar datos una única vez entre las vistas de Access y una lista de SharePoint.

2. vincular datos entre las tablas de Access y una lista de SharePoint mediante la creación de una conexión bidireccional permanente. (Lista actualizada pueden en ver los datos en una tabla de Access, se pueden ver datos actualizados de la tabla de Access en una lista).

3. Trabajar sin conexión con los datos de la lista, actualizarlos en Access, volver a trabajar con conexión, sincronizar las actualizaciones y resolver los conflictos.

4. Mostrar y editar datos de lista en hojas de datos, formularios y vistas de informes de Access,.

Para obtener más información, vea:

Puede crear aplicaciones de base de datos de escritorio bastante sofisticado sin tener que escribir una línea de código VBA. Cada objeto de Access tiene un amplio conjunto de propiedades y eventos fácilmente accesibles desde una hoja de propiedades para ayudarle a personalizar la solución. Cada objeto contiene detallada a diseñadores que mostrar todas las características disponibles para usted. Plantillas de bases de datos adicionales están disponibles en Office Online. Plantillas de tabla y campo le ayudan a crear y personalizar nuevas tablas rápidas. Puede diseñar una base de datos nuevo desde cero con herramientas de diseño de base de datos integrados.

Macros de Access use un entorno descriptiva que no necesita escribir código VBA, por lo que no es necesario ser un desarrollador. Cada acción de macro realiza una tarea, como abrir un formulario o informe, ejecuta una consulta, buscar registros o mostrar un mensaje. Puede incrustar macros en cualquier evento de un control, formulario o informe. La mayoría de las macros tienen argumentos y puede agregar lógica condicional a ellos conseguirlos lo que necesita. Incluso puede definir variables y realizar la comprobación de errores, vuelva a sin tener que escribir código VBA.

Diseñar un prototipo y ejecute el departamento de TI. Crear una solución para su equipo cuando necesita LAP y lo hace en presupuestos muy restringidos con una plantilla básica. Realizar un seguimiento de vales vendidos para una fiesta de empresa, realizar un seguimiento de la vida útil de materiales de producción o imprimir etiquetas de aceptación de elementos. Realizar un seguimiento de las tareas, problemas y las entregas de proyectos de equipo. Crear una base de datos de canalización de ventas para supervisar perspectivas de ventas en un pequeño grupo de profesionales de ventas.

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