¿Ya llegamos?: notas del producto

Estas notas del producto forman parte de la colección "Desde las trincheras". Aquí se describe cómo las implementaciones del sistema de empresa deben adaptarse y evolucionar para tener éxito.

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¿Ya llegamos?

Con los años uno de los mayores obstáculos que he visto con respecto a la selección e implementación de software empresarial es el planteamiento de la implementación como el logro de una finalidad estática. Es posible que esto sea simplemente un signo de nuestros tiempos ya que intentamos que en nuestro mundo todo se describa con una frase atractiva. "Administra nuestros proyectos", "Es nuestra planilla de horas trabajadas ", "Es nuestro sistema ERP" o "Tenemos un sistema EPM" minimizan el hecho de tener que pensar continuamente en todos los aspectos del negocio que pueden estar en contacto con nuestro sistema de empresa. Sin embargo, esas organizaciones que he encontrado que han tenido más éxito al implementar un proyecto empresarial o un sistema de planilla de horas trabajadas para la empresa inevitablemente lo consideran un "sistema activo"; un sistema que evoluciona constantemente por motivos de diseño.

¿Por qué se lo considera un sistema estático?

Si es cierto que hay una mejor oportunidad de éxito en un sistema de empresa que se considera como un entorno dinámico, ¿por qué muchas organizaciones consideran su sistema de empresa como una herramienta de software fija?

Hay muchas razones posibles.

Quizás obtener la aceptación del sistema de empresa significaba crear un caso de negocio en un entorno presupuestario complejo en el que había una oportunidad única para obtener un presupuesto aprobado para el sistema. Es políticamente imposible cada año o cada ciclo presupuestario volver a pedir otra fase y luego otra.

O bien, quizás ha heredado el sistema y ciertas promesas sobre lo que se ofrece o posiblemente ha estado allí algún tiempo y todos en la organización piensan que el sistema proporciona solo una lista determinada de funciones empresariales.

O, tal vez esté en funcionamiento en el área política y los demás integrantes de la organización temen que el sistema no tenga límites.

¿Qué puede estar mal sobre ese concepto?

Es extraño que incluso nosotros pensemos en un sistema de software como algo estático. Normalmente no solemos considerar que el problema que debemos resolver es estático. Los problemas que asociamos a la implementación de un sistema de empresa están casi siempre en evolución. Dependen de las condiciones económicas cambiantes, las condiciones empresariales cambiantes, los cambios de los competidores, los cambios de personal o los cambios realizados en la arquitectura tecnológica. Es poco probable que una organización que crea que las condiciones empresariales no cambiarán nunca permanezca mucho tiempo en el negocio. Si se piensa en software empresarial, se piensa con qué rapidez cambia el aspecto tecnológico de la solución. En nuestra propia planilla de horas trabajadas TimeControl del negocio, hemos pasado por seis cambios importantes en la arquitectura de la tecnología en 20 años. Empezamos en 1994 con una versión DOS, luego seguimos en 1995 con una versión de Windows, una versión cliente/servidor en 1997, una versión basada en un explorador en 1999 y, luego, una versión hospedada en la nube y una versión móvil en 2010. Se trata de una arquitectura de tecnología. Se ha producido una evolución adicional gracias a las condiciones económicas cambiantes, los competidores y la experiencia. Para aquellos de nosotros que estamos en el proyecto empresarial o el negocio de publicación de software de planillas de horas empresariales, debemos aceptar que el cambio es una constante.

No hay ninguna diferencia con respecto a la implementación de un sistema de empresa. En el tiempo que se tarda en implementar un sistema de empresa como Project Server, la organización que realiza la implementación está sujeta a cambios. Habrá nuevos clientes, personal nuevo y personal que deje su trabajo. En el tiempo que se tarda en elegir e implementar el sistema EPM, surgirán otros productos de la competencia. Hemos visto organizaciones paralizadas por este fenómeno. Muchas veces está la preocupación de no haber seleccionado el producto perfecto y el lanzamiento de otro producto de otro proveedor hace que el grupo de selección detenga su trabajo para considerar el nuevo producto. O bien, el lanzamiento de una nueva versión de uno de los productos contemplados genera preocupación de que la evaluación no tendrá en cuenta todas las alternativas. Estos grupos comienzan de cero una y otra vez. Nunca se logra tomar una decisión final porque los requisitos de la organización y las opciones de la solución nunca dejan de cambiar.

El problema para estas organizaciones es que el reto empresarial que los llevó a buscar una solución en primer lugar no desaparece y, ante la ausencia de una decisión, no obtienen una solución.

Entonces, si no es estático, ¿qué sucede?

Las implementaciones de sistemas de empresa tendrán una mejor oportunidad de éxito si se encuentran en entornos activos. Deben crecer, evolucionar y adaptarse a las condiciones cambiantes que los rodean. Y, sí, quizás en algún momento en el futuro cuando sean antiguas, tendrá que retirarlas. El cambio más crítico a este modo de pensar es que la solución perfecta no es el punto de partida. Las prioridades son elegir una solución que satisfaga las necesidades más críticas pero que tenga la capacidad de adaptarse a necesidades más complejas en el futuro aunque aún no se hayan articulado perfectamente. Uno de los criterios de selección más importantes es la flexibilidad en lugar de la variedad de funciones.

¿Cómo podemos evitar aferrarnos a la implementación estática?

Hay una serie de cosas que podemos hacer a fin de evitar atascarnos en un paradigma de implementación estática.

  • Establezca fases en su plan de implementación y nunca se salga de ellas.

    Si se adopta un enfoque por fases para la implementación empresarial, podemos concentrarnos en una primera fase que es mucho más modesta. A nuestro personal de consultoría no se le enseña a identificar lo máximo que podemos realizar, sino lo que podemos hacer como mínimo. Les decimos que "busquen la implementación más pequeña, que genere un continuo retorno de la inversión positivo en curso". La gran noticia de esto es que el valor del sistema se iniciará mucho más rápido y, en el uso del sistema, incluso a un nivel más bajo, los requisitos para uso futuro serán más claros.

  • Realice un presupuesto que tenga en cuenta la evolución.

    Uno de los problemas que hemos visto en muchas implementaciones es el concepto "una visita al pozo" en el que se puede realizar una solicitud para un sistema de empresa únicamente una vez. En cambio, realizar un presupuesto con fases con la expectativa de que el primer par de presupuestos con fases sean bastante detallados pero que las fases futuras contengan menos detalles inevitablemente resulta más correcto.

  • Elija soluciones muy flexibles.

    Nuestro personal ha adoptado el lema "Semper Gumby" (por el juguete flexible Mr. Gumby). Es un juego de palabras que acuñó primero el Ejército militar de los EE. UU., pero que se ajusta a nuestro pensamiento perfectamente. Al igual que Mr. Gumby, nunca podemos saber en qué forma nos convertiremos luego, por lo que es importante pensar en términos de flexibilidad. En cualquier solución empresarial que elija, colocar una prima en flexibilidad es un criterio de éxito.

  • No abandone todo su equipo de implementación al poner todo en marcha.

    Mantenga el curso de los recursos clave. Se trata de un desafío extremadamente común. A menudo, en una implementación empresarial, la organización se ve arrastrada a asignar sus recursos más experimentados y capacitados, lo que seguramente ayuda a seleccionar e implementar el sistema. Sin embargo, esos recursos son los mismos que se necesitarán para el siguiente proyecto crítico y es probable que se lo extraiga de este, ya que se trata de un sistema activo que está en su momento más crítico. Planear con antelación que ciertos recursos clave permanezcan en la implementación durante un período más largo puede hacer una gran diferencia.

  • Conforme un equipo de mejoras permanentes del sistema, tal vez pequeño pero capacitado.

    El equipo que reúne los requisitos para el sistema de empresa analizará los procesos del negocio, la funcionalidad del sistema, la integración con otros sistemas empresariales clave y mucho más. Que estas personas abandonen el sistema una vez instalado hace que la evolución futura resulte muy difícil. Coloque este sistema de empresa y quizás otros sistemas relacionados en un cuidado de evolución a largo plazo donde las necesidades de la organización y las capacidades del sistema se evalúen en forma regular.

Más información de uso real

  • Ponga su sistema en producción temprano.

    Esto es mucho más fácil en el mundo actual que hace 5 años. Puede aprovechar las ventajas de las instalaciones basadas en la nube y de los servicios con acceso remoto para que su sistema se ejecute más rápidamente. La mayoría de los sistemas empresariales que incluyen ofertas de implementación local y en la nube tiene métodos de evolucionar a partir de uno a otro. Esto es especialmente cierto con Project Server. También es cierto para nuestros sistemas.

  • Asegúrese de que haya un bucle de realimentación que dé como resultado una mejora del sistema.

    Es una buena idea ver las cosas que se pueden mejorar, no está mal. Algunos equipos de implementación desalientan las sugerencias para mejorar, les preocupa que las personas sigan usando el sistema que ya implementaron. Nuestra experiencia indica que los que realizan sugerencias para mejorar son generalmente los mayores aliados del sistema de la empresa. Incluso si una idea no se puede implementar inmediatamente, debe ser bienvenida. La creación de un sistema para identificar y fomentar nuevas ideas para el sistema de empresa mantiene a todos los usuarios interesados y puede aportar enormes beneficios.

  • No pierda las esperanzas tan rápido.

    Algunas empresas dirán "el problema está en el software" y abandonarán el barco antes de comprobar si pueden salvarse.

¿Ya llegamos?

Entonces, ¿cuándo llegaremos allí?

Afortunadamente nunca.

Que no quiere decir que las estaciones de paso a lo largo del camino no sean buenos lugares para hacer una pausa. El primer destino de una nueva implementación de software de empresa como un proyecto empresarial o un sistema de planilla de horas trabajadas empresarial debe ser un entorno de producción que proporcione un retorno positivo de la inversión. Busque un sistema que pueda implementar en capas o fases y con suficiente flexibilidad para poder crecer, adaptarse y cambiar, y es muy probable que encuentre más productividad a lo largo del camino que la que puede encontrar mientras espera elegir el destino perfecto.

Acerca del autor

Chris Vandersluis es el presidente y fundador de HMS Software, con base en Montreal, Canadá, un asociado certificado de Microsoft. Tiene una licenciatura en Economía de la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es miembro desde hace muchos años del Project Management Institute (PMI) y ayudó a fundar los capítulos de Montreal, Toronto y Quebec del Grupo de usuarios de Microsoft Project (MPUG). Entre las publicaciones para las que Chris ha escrito se encuentran Fortune, Heavy Construction News, la revista Computing Canada y PMI’s PMNetwork. Además, es columnista estable de Project Times. Dicta Administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y realiza disertaciones sobre las funciones de la asociación de administración de proyectos en Norteamérica y en todo el mundo. HMS Software es el editor del sistema de planillas de horas trabajadas TimeControl orientada a proyectos y ha sido un asociado de Microsoft Project desde 1995.

Puede ponerse en contacto con Chris Vandersluis al siguiente correo electrónico: chris.vandersluis@hms.ca.

Si quiere leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, vea el sitio de información de EPM de HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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