¿Debo guardar mis documentos en OneDrive para la Empresa o en un sitio de grupo?

Guardar todos los documentos en OneDrive para la Empresa es tentador. El vínculo a su biblioteca de OneDrive para la Empresa está siempre en la parte superior de la página, listo para que cargue o cree documentos de OneDrive para la Empresa. Sin embargo, debe tener en cuenta quién podrá y quién no podrá obtener acceso a los documentos que guarde en OneDrive para la Empresa. Si un documento es el resultado de la colaboración relacionada con un proyecto, puede ser una mejor elección guardarlo en un sitio de grupo.

¿Qué diferencia hay entre OneDrive para la Empresa y un sitio de grupo de SharePoint?

OneDrive para la Empresa es un lugar en el que puede almacenar los archivos de su equipo en la nube y obtener acceso a ellos desde cualquier dispositivo o compartirlos con otros usuarios. Como parte de Office 365 o de SharePoint Server, OneDrive para la Empresa le permite actualizar y compartir sus archivos desde cualquier lugar y trabajar en documentos de Office con otros usuarios de forma simultánea.

Un sitio de grupo de SharePoint es un lugar en el que los usuarios pueden colaborar en archivos, documentos e ideas. Está configurado para facilitar la comunicación bidireccional entre los miembros de un equipo. SharePoint ofrece un conjunto completo de bibliotecas de documentos, listas de tareas, calendarios, flujos de trabajo, wikis y otras características que ayudan a que un equipo se comunique y colabore.

Tanto si usa OneDrive para la Empresa como si usa un sitio de grupo de SharePoint, los archivos se almacenarán en la nube. Puede sincronizar OneDrive para la Empresa o SharePoint con su equipo. Consulte Sincronizar sus archivos de OneDrive para la Empresa o Sincronizar bibliotecas de sitios en el equipo para obtener más información.

¿En qué casos deberían guardarse los documentos en OneDrive para la Empresa?

  • No planea compartirlos.
    Los documentos que coloque en OneDrive para la Empresa se mostrarán como privados de forma predeterminada, a no ser que los coloque en la carpeta Compartido con todos los usuarios. Por ello, OneDrive para la Empresa es la mejor opción para guardar los documentos de borrador o personales que nadie más necesite ver.

  • Puede planear compartir los archivos de forma individual y con un ámbito o ciclo de vida limitados.
    Un ejemplo puede ser una entrada de blog que esté redactando, pero que no esté asociada a ningún proyecto, y que le gustaría que algunos compañeros revisaran antes de realizar la publicación. En este caso, esperará que los usuarios usen el documento una sola vez sin necesidad de almacenamiento adicional ni información contextual. Todo lo que necesitan es un vínculo al documento y permisos de edición.

  • No puede identificar un sitio de grupo existente al que pertenezca el documento ni cree que el propósito del documento justifique crear uno.

¿En qué casos deberían guardarse los documentos en la biblioteca de un sitio de grupo?

  • Quiere que los miembros del equipo reconozcan que el documento es relevante para un proyecto en curso.

  • Quiere extender la propiedad y los permisos a un amplio grupo de personas. Si un documento es importante para el éxito de un proyecto, es buena idea que haya otras personas aparte de usted que puedan controlar lo que ocurre en el sitio.

  • Quiere conceder permisos para sitios, no para cada documento. Si los usuarios tienen acceso al sitio del grupo, tendrán acceso a los documentos almacenados en el sitio.

  • Otros documentos relacionados con el proyecto ya se guardan en la biblioteca de sitio de grupo y otros usuarios esperan encontrarlo allí.

  • Quiere crear un flujo de trabajo de control que asigne el documento a otra persona.

Si tiene una pequeña empresa, es ideal para configurar su almacenamiento y uso compartido de archivos de forma que pueda usar OneDrive para la Empresa y su sitio de grupo de Office 365 juntos. Vea este tutorial sobre la personalización del sitio de grupo. Incluye pasos en los que se indica cómo puede promocionar el sitio de grupo para que los miembros de su equipo puedan cambiar rápidamente de la carpeta de OneDrive para la Empresa a su sitio de grupo de Office 365 y viceversa.

Mover documentos de OneDrive para la Empresa a los sitios de grupo

A veces, determinados documentos adquieren importancia y se vuelven relevantes para un proyecto. Si se da este caso, puede que tenga sentido moverlos de OneDrive para la Empresa a un sitio de grupo.

Mover un documento de OneDrive para la Empresa a una biblioteca de sitio de grupo es una operación manual. Se puede copiar o cortar y pegar el documento. La manera más sencilla de mover archivos entre bibliotecas es usar el Explorador. En la biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y, después, elija Abrir con el Explorador.

Comando Abrir con el Explorador de la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones

A continuación figura un breve vídeo de formación que muestra cómo mover documentos:

Su explorador no admite vídeo. Instale Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player o Internet Explorer 9.

Si usa la versión online de SharePoint o la local de SharePoint 2016, es posible que no aparezca la opción Sitios en el menú de la parte superior de la página. Haga clic en el iniciador de aplicaciones Icono del iniciador de aplicaciones y, a continuación, haga clic en Sitios o en SharePoint.

Solucionar problemas al mover los documentos desde OneDrive para la Empresa

Hay un par de problemas que debe tener en cuenta al mover documentos de OneDrive para la Empresa a una biblioteca de sitio de grupo:

  • Los hipervínculos del documento original dejarán de funcionar, debido a que ha eliminado el documento en OneDrive para la Empresa. Es posible que quiera compartir el documento que ha movido al sitio de grupo para proporcionar a los usuarios del sitio un vínculo funcional y actualizado.

  • Si los usuarios seguían el documento original, los vínculos del suministro de noticias a dicho documento dejarán de funcionar. Para restaurar esta asociación, los usuarios tendrán que seguir el documento en su nueva ubicación.

  • Puede que quiera reemplazar el documento original en OneDrive para la Empresa por uno que simplemente proporcione un vínculo al archivo nuevo y anuncie la ubicación nueva.

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