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¿Qué formato de archivo se debe usar en Access 2010?

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Microsoft Access 2010 usa de forma predeterminada la extensión de formato de archivo. accdb introducida en Access 2007. Access continúa proporcionando cierta compatibilidad con el formato de archivo usado en versiones anteriores de Access. En este artículo se explica por qué debería usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible y por qué es posible que necesite usar el formato de archivo de versiones anteriores en algunas instancias. También aprenderá explícitamente a convertir una base de datos al nuevo formato de archivo.

En este artículo

El nuevo formato de archivo (. accdb)

El formato de archivo de la versión anterior (. mdb)

Convertir al nuevo formato de archivo

El nuevo formato de archivo (. accdb)

Access 2010 emplea un formato de archivo que admite varias mejoras de producto. Cuando se crea una base de datos nueva, la base de datos usa el nuevo formato de archivo de forma predeterminada y recibe la extensión de archivo. accdb.

Debe usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible porque admite nuevas características, como los campos multivalor y los datos adjuntos. Además, si desea convertir la base de datos de escritorio en una base de datos Web mediante servicios de Access, el archivo de base de datos de escritorio debe tener el formato. accdb.

Sin embargo, el nuevo formato de archivo no se puede abrir o vincular con versiones anteriores de Access, pero no admite la replicación y no es compatible con la seguridad por usuarios. Si necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access o si necesita usar la replicación o la seguridad por usuarios, debe usar un formato de archivo de versiones anteriores.

Características proporcionadas por el formato de archivo. accdb

  • Publicación web con servicios de Access    

    Si tiene un servidor que ejecuta servicios de Access, un componente de SharePoint Server, puede publicar un formato de archivo. accdb en la web, suibject a determinadas restricciones de compatibilidad. Algunas características y paradigmas de diseño son diferentes para las bases de datos Web y para las bases de datos de escritorio: algunas bases de datos de escritorio no se pueden publicar en la web sin antes realizar cambios de diseño.

    Después de publicar una base de datos en la web, aún puede abrir el archivo. accdb para realizar cambios de diseño, y también puede sincronizar esos cambios con la versión publicada. Los usuarios pueden usar la base de datos Web Publicada en un explorador, sin tener instalado Access.

  • Campos multivalor    

    Suponga que necesita asignar una tarea a uno de sus empleados, pero decide que necesita asignarla a más de una persona. En Access 2010 puede crear un campo multivalor en el que se pueden seleccionar los nombres de los empleados o escribirlos en un cuadro.

    Al hacer clic en el cuadro, las casillas que están activadas indican las opciones. Los empleados seleccionados se almacenan en el campo multivalor y están separados por comas (de forma predeterminada) cuando se muestran.

    La idea que subyace en los campos multivalor es facilitar la selección y el almacenamiento de más de una opción, sin necesidad de crear un diseño de base de datos más avanzado. Los campos multivalor también son importantes para la integración con Microsoft SharePoint Foundation, ya que las listas de SharePoint también admiten campos multivalor.

  • Tipo de datos datos adJuntos    

    El nuevo tipo de datos datos adJuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en la base de datos sin un crecimiento excesivo del tamaño físico de la base de datos. Los datos adJuntos se comprimen automáticamente cuando corresponde para maximizar el uso de espacio. Puede adjuntar un documento de Word a un registro o guardar una serie de imágenes digitales. Incluso puede mantener varios datos adjuntos adjuntos a un solo registro.

  • Integración mejorada con SharePoint y Outlook    

    En el pasado, SharePoint o Outlook bloquea los archivos de Access en el formato. mdb debido al hecho de que se puede incluir código no seguro en una base de datos de Access. Access 2010 permite que el código se verifique como seguro o esté deshabilitado. Esto permite integrar bases de datos de Access de forma más completa con SharePoint o Outlook.

  • Seguimiento del historial de campos memo    

    Los campos memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. A partir de Access 2007, puede establecer una propiedad (AppendOnly) que fuerce a Access a conservar un historial de todos los cambios realizados en un campo Memo. Puede ver un historial de esos cambios. Esta característica también es compatible con la característica de control de versiones de Windows SharePoint Services 3.0, por lo que puede usar Access para realizar un seguimiento de los cambios en varias líneas de un campo de texto almacenado en una lista de SharePoint (siempre que el campo tenga la opción anexar cambios a texto existente establecida en ).

  • Cifrado mejorado    

    Puede elegir establecer una contraseña para la base de datos y cifrar el contenido de la base de datos. Al hacerlo con Access 2007 y un archivo que usa el nuevo formato de archivo, Access usa la API Crypto de Windows para cifrar los datos. También se pueden usar las herramientas de cifrado de terceros.

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El formato de archivo de la versión anterior (. mdb)

Las versiones de Access anteriores a Office Access 2007 admiten formatos de archivo que usan la extensión de archivo. mdb. En Access 2010, aún puedes abrir archivos. mdb. Si el archivo está almacenado en el formato de archivo Access 2002-2003 o Access 2000, puede abrirlo y usarlo en Access 2010 como lo haría normalmente. Sin embargo, no puede aprovechar las nuevas características que requieren el formato de archivo. accdb.

Si el archivo está almacenado en el formato de archivo de Access 95 o Access 97, cuando lo abre por primera vez en Access 2010, Access le permite actualizar la base de datos al formato de archivo establecido actualmente como formato de archivo predeterminado (generalmente, el formato de archivo. accdb, a menos que usted o un administrador tenga c ha bloqueado la configuración). Si no tiene previsto usar la base de datos con las versiones de Access anteriores a Access 2007 y no va a compartir la base de datos con otros usuarios que usan las versiones de Access anteriores a Access 2007 y no usa replicación o seguridad a nivel de usuario, debe actualizar el archivo de base de datos al nuevo formato. accdb. Después de actualizar la base de datos al formato de archivo. accdb, ya no puede abrir la base de datos con una versión de Access anterior a Access 2007.

Si el archivo está almacenado en formato de Access 95 o Access 97 y elige no actualizar al formato. accdb, no podrá realizar cambios de diseño. Puede ver los objetos y realizar cambios en los datos a través de Access 2010, pero no puede realizar cambios de diseño.

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Convertir al nuevo formato de archivo

Para convertir de forma explícita una base de datos de Access al nuevo formato de archivo. accdb, primero debe abrir la base de datos y, a continuación, guardarla en el formato de archivo. accdb.

Importante: El siguiente procedimiento es para los archivos creados en Access 97, Access 2000, Access 2002 o Access 2003.

En primer lugar, abra la base de datos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. A la izquierda, haga clic en abrir.

  3. En el cuadro de diálogo abrir , seleccione y abra la base de datos que desea convertir.

Ahora, convierta su base de datos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. A la izquierda, haga clic en compartir.

  3. En Guardar base de datos completa, haga clic en Guardar base de datos como.

  4. A la derecha, en tipos de archivo de base de datos, haga clic en base de datos de Access.

  5. En el cuadro de diálogo Guardar como , en el cuadro nombre de archivo , escriba un nombre de archivo o use el nombre de archivo proporcionado.

  6. Haga clic en Guardar.

    Se crea una copia de la base de datos en el formato de archivo. accdb.

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