¿Qué es una biblioteca de documentos?

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Una biblioteca de documentos ofrece un lugar seguro para almacenar los archivos que usted y sus compañeros pueden encontrarlos fácilmente, trabajar en conjunto en ellas y acceder a ellos desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Por ejemplo, puede usar una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Online para almacenar todos los archivos relacionados con un proyecto específico o un cliente específico. Agregar archivos o mover archivos entre carpetas es tan fácil como arrastrar y soltar desde una ubicación a otra.

Una vista en miniatura de una biblioteca de documentos sin seleccionar nada.

Nota: ¿Tiene un aspecto diferente a la siguiente pantalla? El administrador puede tener experiencia clásica establecer en la biblioteca de documentos. Si es así, vea Introducción a las bibliotecas. Si es un propietario de la biblioteca de documentos, el propietario del sitio o el administrador, vea cambiar la predeterminada para bibliotecas de documentos de nuevo o clásica para ver los pasos para establecer la experiencia de forma predeterminada.

Nota: Algunas características están disponibles solo en experiencia clásico. Haga clic en volver a clásica SharePoint en la parte inferior, en la esquina izquierda de la página para cambiar a la experiencia de clásico.

El sitio predeterminado en SharePoint Online incluye una biblioteca de documentos y se creará uno automáticamente cuando se crea un nuevo sitio. Puede agregar bibliotecas de documentos adicionales a un sitio según sea necesario. Esto es útil, por ejemplo, si necesita restringir el acceso a un conjunto de archivos. Cada biblioteca de documentos, muestra una lista de archivos, carpetas e información clave de cada uno, como quién creó o se modificó por última vez un archivo. Puede usar esta información para organizar los archivos y que sea más fácil encontrarlas.

En una biblioteca de documentos, puede:

Echemos un vistazo

En la parte superior izquierda del documento página de la biblioteca es el menú principal.

Menú de la biblioteca de documentos de SharePoint en línea

Aquí puede crear una nueva carpeta, documento o un vínculo a un elemento determinado que se encuentra fuera de la biblioteca de documentos

Crear una nueva carpeta de Office 365 o un documento

Nota: La lista de tipos de documentos variarán dependiendo de los permisos y cómo se haya configurado su sitio.

o cargar archivos o una carpeta.

Cargar archivos de Office 365 o una carpeta a una biblioteca de documentos

Nota: Las carpetas están actualmente solo admiten Microsoft Edge y exploradores de Google Chrome.

También puede sincronizar archivos con el nuevo cliente de sincronización de OneDrive o crear una alerta para recibir una notificación cuando se ha modificado algo.

En la parte superior derecha de la página de la biblioteca de documentos, puede cambiar la vista de la biblioteca de documentos a la vista de lista o vista de cuadrícula. Si usa Internet Explorer, puede abrir la biblioteca de documentos en Windows en el Explorador de archivos, haciendo clic en Ver en el Explorador de archivos. También puede guardar una vista personalizada , haga clic en Guardar vista, o bien, si es un propietario de biblioteca o un administrador, puede administrar vistas en la página de configuración de biblioteca, haga clic en Administrar vistas.

Vista de biblioteca de documentos de Office 365 cambio

Puede agregar nuevas columnas y seleccione las columnas para mostrar, haga clic en Biblioteca de documentos de agregar un botón de columna en el extremo derecho de los encabezados de columna si está en la vista de lista o si está en la vista de cuadrícula, haciendo clic en Botón de organizar de biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Biblioteca de documentos de agregar un botón de columna en el extremo derecho de la encabezados de columna.

Agregar una columna de la lista desplegable en una biblioteca de documentos conectada de grupo

Puede Ver y editar información sobre un archivo o carpeta, como propiedades necesarias, actividad reciente o un archivo con quién se comparte, en el panel de información. Para mostrar u ocultar el panel de información, seleccione un archivo o carpeta y haga clic en Panel de detalles de la biblioteca de documentos en el lado derecho del menú principal. También puede ver el panel de información haciendo clic en un archivo o carpeta y seleccionando Detalles.

Panel de metadatos de documento de Office 365

Cuando se selecciona una carpeta o archivo, el menú en la parte superior izquierda de los cambios de la biblioteca de documentos para una lista de acciones que puede realizar en dicha carpeta o archivo.

Un cambio de muestra de archivo seleccionado en el menú de la biblioteca de documentos

Nota: Para exponer el menú archivo o carpeta en la vista miniaturas, haga clic en la esquina superior derecha de la miniatura.

Puede ver otra versión de menú del documento haciendo clic en el nombre de archivo o, si en la vista de lista, haciendo clic en los puntos suspensivos Puntos suspensivos lista de biblioteca de documentos de Office 365 junto al nombre de archivo. Este menú contiene acciones adicionales como Anclar al principio que resalta los archivos para que usted y otros usuarios puedan encontrarlos rápidamente.

Menú que aparece cuando haga clic derecho en un elemento de biblioteca

¿Listo para empezar?

Aquí tiene algunos artículos de ayuda adicional para poder avanzar:

Trabajar con archivos en una biblioteca de documentos

Crear una carpeta en una biblioteca de documentos

Crear un archivo en una biblioteca de documentos

Ver y editar información sobre un archivo, una carpeta o un vínculo en una biblioteca de documentos

Espacio de almacenamiento y otras limitaciones del software en SharePoint Online

¿Cuándo debo usar una biblioteca de documentos en lugar de OneDrive para la Empresa ?

Consulte ¿debo guardar Mis documentos en OneDrive para la empresa o un sitio de grupo? para obtener el mejor lugar para almacenar los archivos.

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