¿Qué es una biblioteca de documentos?

¿Qué es una biblioteca de documentos?

Una biblioteca de documentos ofrece un lugar seguro donde almacenar archivos donde usted y sus compañeros de trabajo pueden encontrarlos fácilmente, trabajar en ellos juntos y obtener acceso a ellos desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Por ejemplo, puede usar una biblioteca de documentos en un sitio SharePoint Online para almacenar todos los archivos relacionados con un proyecto específico o un cliente específico. Agregar archivos o mover archivos entre carpetas es tan fácil como arrastrarlos y colocarlos de un lugar a otro.

Vista en miniatura de una biblioteca de documentos sin nada seleccionado.

Nota: ¿La pantalla tiene un aspecto diferente al de esta? Es posible que el administrador haya establecido experiencia clásica en la biblioteca de documentos. Si es así, vea Introducción a las bibliotecas. Si es propietario de una biblioteca de documentos, propietario del sitio o administrador, consulte cambiar la experiencia predeterminada de las bibliotecas de documentos de nuevo o clásico para conocer los pasos para establecer la experiencia predeterminada.

Nota: Algunas características solo están disponibles actualmente en la experiencia clásica. Haga clic en volver a clásico SharePoint en la esquina inferior izquierda de la página para cambiar a la experiencia clásica.

El sitio predeterminado de SharePoint Online y SharePoint Server 2019 incluye una biblioteca de documentos y se crea una automáticamente al crear un sitio nuevo. Puede agregar bibliotecas de documentos adicionales a un sitio según sea necesario. Esto es útil, por ejemplo, si necesita restringir el acceso a un conjunto de archivos. Cada biblioteca de documentos muestra una lista de archivos, carpetas e información clave acerca de cada uno, como quién creó o modificó por última vez un archivo. Puede usar esta información para organizar los archivos y facilitar su búsqueda.

En una biblioteca de documentos, puede hacer lo siguiente:

Echemos un vistazo

En la parte superior izquierda de la página de la biblioteca de documentos se encuentra el menú principal.

Menú biblioteca de documentos de SharePoint Onine

Aquí puede crear una nueva carpeta, documento o un vínculo a algo que se encuentre fuera de la biblioteca de documentos.

Office 365 crear una nueva carpeta o documento

Nota: La lista de tipos de documento varía según los permisos y la configuración del sitio.

o cargar una carpeta o archivos.

Office 365 cargar archivos o carpetas en una biblioteca de documentos

Nota: Internet Explorer actualmente no admiten las carpetas.

También puede sincronizar archivos con la nueva aplicación de sincronización de OneDrive o crear una alerta para recibir una notificación cuando haya cambiado algo.

En la parte superior derecha de la página biblioteca de documentos, haga clic en Opciones de vista para cambiar la vista de la biblioteca de documentos a lista, compactar y vista de mosaico. Si usa Internet Explorer, puede abrir la biblioteca de documentos en Windows el explorador de archivos haciendo clic en ver en el explorador de archivos. También puede guardar una vista personalizada haciendo clic en Guardar vista como o, si es el propietario de una biblioteca o un administrador, puede editar o crear vistas en la página Configuración de la biblioteca haciendo clic en Editar vista actual.

Office 365 cambiar la vista de la biblioteca de documentos

Para agregar columnas nuevas y seleccionar las columnas que se mostrarán, haga clic en + o + Agregar columnas en el extremo derecho de los encabezados de columna si se encuentra en la vista lista o, si está en la vista mosaicos, haga clic en Botón organizar de la biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Botón Agregar una columna a la biblioteca de documentos en el extremo derecho de los encabezados de columna.

Agregar una lista desplegable de columnas en una biblioteca de documentos conectada a un grupo

Puede ver y editar información sobre un archivo o una carpeta, como las propiedades necesarias, la actividad reciente o la persona con la que se comparte un archivo, en el panel de información. Para mostrar u ocultar el panel de información, seleccione un archivo o una carpeta y haga clic en Panel de detalles de la biblioteca de documentos en la parte derecha del menú principal. También puede ver el panel de información haciendo clic con el botón derecho en un archivo o carpeta y seleccionando detalles.

Panel metadatos de documento de Office 365

Al seleccionar una carpeta o un archivo, el menú en la parte superior izquierda de la biblioteca de documentos cambia a una lista de acciones que puede realizar en esa carpeta o archivo.

Un archivo seleccionado muestra el cambio en el menú de la biblioteca de documentos

Nota: Para exponer el menú archivo o carpeta en la vista miniaturas, haga clic en la esquina superior derecha de la miniatura.

Puede ver otra versión del menú documento haciendo clic con el botón secundario en el nombre de archivo o, si está en la vista lista, haciendo clic en los puntos suspensivos Puntos suspensivos de la lista de bibliotecas de documentos de Office 365 junto al nombre de archivo. Este menú contiene acciones adicionales, como anclar a la parte superior , que resalta los archivos para que usted y otros usuarios puedan encontrarlos rápidamente.

Anclar al principio en el menú Archivo

¿Listo para empezar?

Estos son algunos artículos de ayuda adicionales que puede seguir:

Trabajar con archivos en una biblioteca de documentos

Crear una carpeta en una biblioteca de documentos

Crear un archivo en una biblioteca de documentos

Ver y editar información sobre un archivo, una carpeta o un vínculo en una biblioteca de documentos

de espacio de almacenamiento y otros límites de software en lahttps://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=856113de SharePoint Online

¿Cuándo debo usar una biblioteca de documentos en lugar de OneDrive para la Empresa ?

Consulte ¿debo guardar los archivos en OneDrive o SharePoint? para obtener información sobre el mejor lugar para almacenar sus archivos.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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