¿Qué es un sitio del centro de documentación?

¿Qué es un sitio del centro de documentación?

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SharePoint ofrece una experiencia escalable y rica en características para administrar contenido. Si tiene un gran volumen de archivos para administrar, considere la posibilidad de usar una plantilla de sitio del centro de documentación. Esta plantilla está optimizada para la administración de documentos a gran escala. Puede ahorrar tiempo y ayudarle a ser más eficaz. Las versiones, los identificadores de documento, los conjuntos de documentos, la navegación por metadatos y los tipos de contenido se incluyen en la plantilla.

Un sitio del Centro de documentación funciona en estos dos escenarios:

  • Entorno de creación    En un entorno de creación del Centro de documentación, los usuarios crean y modifican miles de documentos o recursos multimedia almacenados en un repositorio central.

  • Archivo de contenido    En un archivo de contenido, como una base de conocimientos, los usuarios almacenan o ven documentos.

En este artículo se indican las características de una plantilla de sitio del centro de documentación.

Para crear un centro de documentación, consulte uso de plantillas para crear diferentes tipos de sitios de SharePoint

Contenido de un sitio del Centro de documentación

La plantilla del sitio del centro de documentación contiene características que hacen que sea más fácil y eficaz crear y administrar grandes conjuntos de documentos. En la mayoría de los casos, el propietario de un sitio puede agregar cada una de estas características por separado. La plantilla del sitio del centro de documentación habilita automáticamente las características de administración de documentos recomendadas. Las siguientes secciones describen brevemente estas características.

Puede usar un sitio del centro de documentación como entorno de creación o un archivo de contenido. En un entorno de creación, los usuarios con frecuencia protegen y desprotegen los archivos y crean estructuras de carpetas para estos archivos. El control de versiones está habilitado y se conservan las versiones anteriores de cada documento. Además, los flujos de trabajo pueden controlar ciclos de vida de documento.

Por el contrario, se produce un uso muy pequeño en un archivo de contenido. Los usuarios solo ven o cargan documentos. La plantilla de sitio del centro de documentación admite la creación de un tipo de archivo de contenido llamado archivos de Knowledge base. Por lo general, las bases de conocimiento contienen versiones únicas de documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico para una organización de gran tamaño, miles de personas pueden tener acceso al contenido, principalmente para leerlo. Solo algunos cargarían nuevo contenido en el sitio.

Los elementos siguientes describen algunas características de SharePoint que puede incluir en un sitio del centro de documentación. Además de estas capacidades, algunas organizaciones personalizan la apariencia y la navegación de un centro de documentación. Algunos elementos Web personalizados se agregan.

Los metadatos administrados son un sistema que asigna ciertos términos a los documentos de SharePoint. Luego puede usar estos términos para clasificar los documentos. También puede usar metadatos para crear una eficaz herramienta de navegación para los usuarios que les permita encontrar lo que desean rápidamente.

Por ejemplo, supongamos que su compañía tiene una base de conocimiento que contiene artículos que ayudan a las personas a solucionar problemas con los productos. Puede crear términos de metadatos que permitan a los usuarios filtrar la información por producto, por tipo de problema u otras propiedades.

En un sitio del centro de documentación, cada fragmento de contenido obtiene un identificador único que no está relacionado con la ubicación del documento, como un vínculo URL. Esto significa que si mueve o cambia el nombre del documento, el identificador permanecerá igual. Puede usar el identificador para crear un vínculo permanente para el documento y minimizar los vínculos rotos.

Las versiones se habilitan automáticamente en un sitio del centro de documentación. Esto significa que tiene automáticamente un historial de todas las diferentes versiones de un archivo. En un proceso de revisión de documentos, por ejemplo, esto significa que tiene un registro de todas las actualizaciones que se especificaron durante el ciclo de revisión. Puede realizar un seguimiento de las actualizaciones, los respondedores de contacto, etc. Además, si se produce un problema con la versión actual de un artículo, puede revertir rápidamente a la última versión válida conocida.

UN tipo de contenido es un tipo específico de contenido junto con un grupo de opciones de configuración para el contenido. Cuando alguien crea un documento con un tipo de contenido definido, recibe automáticamente todos los valores apropiados para ese tipo de contenido. UN centro de documentos puede tener una colección de tipos de contenido: diferentes tipos de documentos, vídeo, plantillas, etc.

Sin embargo, el organizador de contenido no se incluye automáticamente en un sitio del centro de documentación, por lo que muchos usuarios lo agregan. El organizador de contenido es una característica de SharePoint que le permite administrar la organización general y la estructura de los elementos. Mediante el uso de metadatos o tipos de contenido, el organizador de contenido puede distribuir automáticamente documentos y otros elementos a ubicaciones específicas. Por ejemplo, en Knowledge base, es posible que el organizador de contenido dirija automáticamente todos los nuevos enviados a una biblioteca especial que recopile artículos para un producto específico.

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