Saltar al contenido principal
¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint?

¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint?

Cuando el control de versiones está habilitado en su lista o biblioteca de SharePoint, puede realizar un seguimiento, almacenar y restaurar los elementos de una lista y los archivos de una biblioteca cada vez que se produzcan cambios. El control de versiones, combinado con otras opciones de configuración, como la desprotección, ofrece una gran cantidad de control del contenido publicado en el sitio y puede proporcionar un verdadero valor si alguna vez necesita mirar o restaurar una versión anterior de un elemento o archivo.

Nota: De manera predeterminada, el control de versiones está activado en las bibliotecas de SharePoint y desactivado en las listas de SharePoint. Para más información sobre cómo configurar el control de versiones, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Información general sobre el control de versiones

Cualquier persona que tenga permiso para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones de una biblioteca. El control de versiones está disponible para los elementos de lista en todos los tipos de listas predeterminadas, incluidos los calendarios, las listas de seguimiento de problemas y las listas personalizadas. También está disponible para todos los tipos de archivo que se pueden almacenar en bibliotecas, incluidas las páginas de elementos Web. Para obtener más información sobre cómo configurar y usar el control de versiones, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Nota: Si es un cliente de Microsoft 365, el control de versiones ahora está activado de forma predeterminada al crear nuevas bibliotecas de OneDriveForBusiness y se guardarán automáticamente las últimas 500 versiones de un documento. Esto le ayudará a evitar la pérdida de documentos o datos importantes. Si ya tiene bibliotecas en su sitio OneDriveForBusiness o en su sitio de grupo que no tienen habilitado el control de versiones, puede activar el control de versiones para ellas en cualquier momento.

Puede usar el control de versiones para:

  • Historial de seguimiento de una versión    Cuando el control de versiones está habilitado, puede ver cuándo se modificó un elemento o archivo y quién lo modificó. También puede ver cuándo se han cambiado las propiedades (información sobre el archivo). Por ejemplo, si alguien cambia la fecha de vencimiento de un elemento de lista, esta información aparece en el historial de versiones. También puede ver los comentarios que las personas realizan cuando comprueban archivos en bibliotecas.

  • Restaurar una versión anterior    Si ha cometido un error en una versión actual, si la versión actual está dañada o si simplemente le gusta una versión anterior, puede reemplazar la versión actual por una anterior. La versión restaurada se convierte en la nueva versión actual.

  • Ver una versión anterior    Puede ver una versión anterior sin sobrescribir la versión actual. Si está viendo el historial de versiones dentro de un documento de Microsoft Office, como un archivo de Word o de Excel, puede comparar las dos versiones para determinar cuáles son las diferencias.

Si su lista o biblioteca limita las versiones, debe asegurarse de que los colaboradores son conscientes de que las versiones anteriores se eliminarán cuando se alcance el límite de versiones.

Cuando el control de versiones está habilitado, se crean versiones en las siguientes situaciones:

  • Cuando se crea por primera vez un archivo o elemento de lista o cuando se carga un archivo.

    Nota: Si se requiere la desprotección de archivos, debe comprobar el archivo para crear su primera versión.

  • Cuando se carga un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo existente.

  • Cuando se modifican las propiedades de un elemento o archivo de lista.

  • Cuando se abre y se guarda un documento de Office. Una vez que se abre un documento de nuevo, se creará una nueva versión después de guardar una edición.

  • Periódicamente, al editar y guardar documentos de Office. No todas las modificaciones y guarda la creación de versiones nuevas. Cuando se guardan las modificaciones con frecuencia, por ejemplo, cada nueva versión captura un punto en el tiempo en lugar de cada edición individual. Esto es común cuando autoguardado está habilitado.

  • Durante la co-autoría de un documento, cuando otro usuario comienza a trabajar en el documento o cuando un usuario hace clic en guardar para cargar los cambios en la biblioteca. 

Puede haber hasta tres versiones actuales de un archivo en cualquier momento: la versión desprotegida, la última versión de borrador o de borrador, y la última versión publicada o principal. Todas las demás versiones se consideran versiones históricas. Algunas versiones actuales solo son visibles para los usuarios que tienen permisos para verlas.

Normalmente, una versión principal representa un hito, como un archivo enviado para revisión o publicación, mientras que una versión secundaria es un trabajo en curso que no está listo para que lo lean todos los participantes del sitio. En función de la forma en que funcione el equipo, es posible que el equipo tenga más probabilidades de tener sus versiones secundarias más recientes, como una versión que se haya modificado recientemente. Con el tiempo, es posible que su equipo tenga menos probabilidades de necesitar una versión menor anterior.

Algunas organizaciones controlan las versiones principales y secundarias de los archivos de sus bibliotecas. Otros usuarios solo realizan un seguimiento de las versiones principales. Las versiones principales se identifican mediante números enteros, como 5,0; las versiones secundarias se identifican mediante números decimales, como 5,1.

La mayoría de las organizaciones usan versiones secundarias cuando los archivos están en desarrollo y las versiones principales cuando se alcanzan determinados hitos o cuando los archivos están listos para que los revisen una audiencia amplia. En muchas organizaciones, el borrador de seguridad está configurado para permitir solo al propietario de un archivo y a las personas que tienen permisos para aprobar archivos. Eso significa que ninguna otra persona podrá ver las versiones secundarias hasta que se publique una versión principal.

Las versiones principales están disponibles para las listas, pero las versiones secundarias no están disponibles. Cada versión de un elemento de lista se numera con un número entero. Si su organización requiere la aprobación de los elementos de una lista, los elementos permanecen en estado pendiente hasta que sean aprobados por alguien que tenga permisos para aprobarlos. Mientras se encuentre en estado pendiente, se numeran con números decimales y se conocen como borradores.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Los números de versión se agregan automáticamente cada vez que crea una nueva versión. En una lista o biblioteca que tiene habilitado el control de versiones principales, las versiones tienen números enteros, como 1,0, 2,0, 3,0, etc. En las bibliotecas, es posible que el administrador habilite el control de versiones para las versiones principales y secundarias. Cuando se realiza un seguimiento de las versiones secundarias, tienen números decimales, como 1,1, 1,2, 1,3, etc. Cuando una de esas versiones se publica como una versión principal, su número se convierte en 2,0. Las versiones secundarias posteriores se numeran 2,1, 2,2, 2,3 y así sucesivamente.

Al descartar una desprotección, el número de versión no cambia. Si la versión más reciente era la 3,0, permanece en 3,0 después de descartar la desprotección.

Al eliminar una versión, la versión va a la papelera de reciclaje y su número lo acompaña. El historial de versiones mostrará el resto de los números de versión. Los otros números de versión no cambian. Por ejemplo, si tiene un documento que tiene las versiones secundarias 4,1 y 4,2 y decide eliminar la versión 4,1, el historial de versiones resultante muestra solo las versiones 4,0 y 4,2. En la siguiente imagen se muestra esto.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Historial de versiones con una versión secundaria eliminada

Puede configurar quién puede ver los borradores de los elementos de la lista y los archivos. Los borradores se crean en dos situaciones:

  • Cuando se crea o actualiza una versión secundaria de un archivo en una biblioteca que realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias.

  • Cuando se crea o actualiza un archivo o elemento de lista pero aún no se ha aprobado en una lista o biblioteca en la que se requiere la aprobación de contenido.

Al realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias, puede especificar si los usuarios deben tener permiso para editar archivos antes de que puedan ver y leer una versión secundaria. Cuando se aplica esta configuración, las personas que tienen permiso para editar el archivo pueden trabajar en el archivo, pero aquellos que tienen permiso para leer el archivo no pueden ver la versión secundaria. Por ejemplo, es posible que no desee que todos los usuarios que tengan acceso a la biblioteca vean los comentarios o las revisiones mientras se edita un archivo. Si se está realizando un seguimiento de las versiones principales y secundarias y nadie ha publicado una versión principal aún, el archivo no es visible para las personas que no tienen permiso para ver los elementos de borrador.

Cuando se requiera la aprobación de contenido, puede especificar si los archivos que están pendientes de aprobación pueden verse los usuarios con permiso de lectura, las personas con permisos para editar o solo el autor y las personas con permisos para aprobar elementos. Si se está realizando un seguimiento de las versiones principales y secundarias, el autor debe publicar una versión principal antes de que el archivo se pueda enviar para su aprobación. Cuando se requiera la aprobación de contenido, las personas que tengan permiso para leer el contenido pero no tengan permiso para ver los elementos del borrador verán la última versión aprobada o principal del archivo.

Independientemente de si los usuarios tienen permiso para editar un archivo o no, si las personas buscan un archivo que se encuentra en la versión secundaria, no recibirán resultados.

Algunas organizaciones permiten que las versiones ilimitadas de archivos y otras la apliquen limitaciones. Es posible que descubra, después de proteger la última versión de un archivo, que falta una versión antigua. Si la versión más reciente es 101,0 y observa que ya no hay una versión 1,0, significa que el administrador configuró la biblioteca para que solo permita 100 versiones principales de un archivo. Al agregar la versión de 101st, se eliminará la primera versión. Solo permanecen las versiones 2,0 a 101,0. De forma similar, si se agrega una versión de 102nd, solo permanecen las versiones 3,0 a 102,0.

El administrador también puede decidir limitar el número de versiones secundarias a solo las de un número establecido de las versiones más recientes. Por ejemplo, si se permiten 100 versiones principales, el administrador puede decidir conservar pequeños borradores solo para las cinco versiones principales más recientes. El número predeterminado de versiones secundarias entre las versiones principales es 511. Si intenta guardar otra versión secundaria, verá un mensaje de error que le indicará que primero debe publicar el documento.

En una biblioteca que limita el número de versiones principales para las que conserva versiones secundarias, las versiones secundarias se eliminan de las versiones principales anteriores cuando se alcanza el límite de versiones. Por ejemplo, si mantiene borradores por solo 100 versiones principales y el equipo crea 105 versiones principales, solo se conservarán las versiones principales para las versiones anteriores. Las versiones secundarias asociadas a las cinco primeras versiones principales (como 1,2 o 2,3) se eliminan, pero se conservan las versiones principales (1, 2, etc.), a menos que la biblioteca también limite las versiones principales.

Por lo general, es recomendable limitar el número de versiones. Significa que puede ahorrar espacio en el servidor y reducir la aglomeración para los usuarios. Sin embargo, si su organización necesita guardar todas las versiones por razones legales o de otro tipo, no aplique ningún límite.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidos los límites, consulte habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Notas: Tanto SharePoint Online como Servidor de SharePoint, para la configuración de la biblioteca y la configuración de la lista, permiten hasta 511 versiones secundarias por versión principal. Este número no se puede cambiar.

  • Bibliotecas

    • El control de versiones   SharePoint Online requiere el control de versiones para las bibliotecas; Servidor de SharePoint le permite seleccionar sin control de versiones como una opción.

    • Versiones principales   SharePoint Online configuración de bibliotecas permite una variedad de 100-50000 versiones principales; la configuración de la biblioteca de Servidor de SharePoint permite un intervalo de 1-50000 versiones principales.

    • Versiones secundarias    Tanto la configuración de SharePoint Online como de la biblioteca de Servidor de SharePoint permiten un intervalo de 1-50000 versiones principales permitidas para tener versiones secundarias.

  • Listas

    • Versiones    Tanto SharePoint Online como Servidor de SharePoint configuración de la lista le permiten deshabilitar el control de versiones.

    • Versiones principales    La configuración de la lista SharePoint Online y Servidor de SharePoint permite un intervalo de 1-50000 versiones principales.

    • Versiones secundarias    Tanto la configuración de la lista SharePoint Online como la de Servidor de SharePoint permiten un intervalo de 1-50000 versiones principales permitidas para tener versiones secundarias.

El control de versiones se activa automáticamente cuando se crea una biblioteca y no cuando se crea una lista. Cualquier persona que tenga permiso para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones. En muchos sitios que es la misma persona que administra el sitio, porque las listas y bibliotecas heredan los permisos del sitio. Además de habilitar el control de versiones, el propietario del sitio (u otra persona que administra la lista o la biblioteca) decide si debe requerir la aprobación de contenido, quién puede ver los borradores de los elementos y si es necesario desproteger. Cada una de estas decisiones tiene un impacto en el funcionamiento del control de versiones. Por ejemplo, si la persona que administra una biblioteca decide requerir la desprotección, los números de versión solo se crean cuando se protege un archivo. Si se requiere la aprobación de contenido, los números de versión principales no se aplicarán hasta que los archivos hayan sido aprobados por alguien que tenga permiso para hacerlo.

Importante: Si las personas que trabajan en la biblioteca planean trabajar en coautoría en documentos, no configure la biblioteca para que requiera la desprotección. Los usuarios no pueden trabajar como coautores cuando los documentos que necesitan están desprotegidos.

Para obtener información sobre cómo activar el control de versiones para una lista o biblioteca, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si el control de versiones está habilitado en la biblioteca, la persona que la configura determina si hay que realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias y también determina quién puede ver las versiones secundarias. En la mayoría de los casos, cuando se requiere la aprobación de contenido, solo el propietario del archivo y las personas que tienen permiso para aprobar los elementos pueden ver las versiones secundarias. En otras bibliotecas, cualquier persona que pueda editar archivos de la biblioteca, o cualquier persona que tenga permiso de lectura para la biblioteca, puede ver todas las versiones. Una vez aprobada una versión, todos los usuarios que tengan permisos de lectura en la lista o biblioteca pueden ver la versión.

Aunque las listas no tienen versiones principales y secundarias, cualquier elemento que esté en estado pendiente se considera un borrador. En la mayoría de los casos, solo el creador del elemento y las personas que tienen permisos de control total o de diseño pueden ver los borradores. Un borrador se muestra en estado pendiente para esos usuarios, pero otros solo ven la versión aprobada más reciente en el historial de versiones. Si el archivo se rechaza, permanece en estado pendiente hasta que alguien que tenga los permisos necesarios lo haya eliminado.

De forma predeterminada, un elemento o archivo pendiente está visible solo para su creador y para las personas con permisos para administrar listas, pero puede especificar si otros grupos de usuarios pueden ver el elemento o el archivo. Si la biblioteca está configurada para realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias, la persona que edite el archivo debe publicar una versión principal del archivo en primer lugar.

Para obtener más información sobre cómo configurar la aprobación de documentos, vea requerir la aprobación de elementos en una lista o biblioteca de sitio.

Nota: Borrador de seguridad, en algunas listas y bibliotecas, está configurado para permitir que todos los usuarios del sitio vean las versiones pendientes y aprobadas .

Cuando se desprotege un archivo de una biblioteca que tiene el control de versiones activado, se crea una nueva versión cada vez que se vuelve a registrar. Y, si las versiones principales y secundarias están activadas, puede decidir, en el momento de la protección, qué tipo de versión está protegiendo. En las bibliotecas donde se requiere la desprotección, las versiones solo se crean al proteger.

En las bibliotecas en las que no se requiere la desprotección, se crea una nueva versión la primera vez que se guarda después de abrir el archivo. Cada guardado posterior sobrescribe la versión que ha creado con la primera vez que se guarda. Si cierra la aplicación y, a continuación, vuelve a abrir el documento, la primera vez que guarde, volverá a crear una versión. Esto puede hacer que el número de versiones se prolifer muy rápidamente.

Para obtener más información acerca de cómo proteger y desproteger, vea Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca.

Importante: Si está coautoría de un documento, no lo desproteja a menos que tenga una buena razón para evitar que otros usuarios trabajen en el documento.

Requerir la desprotección puede ayudar a su equipo a aprovechar al máximo el control de versiones porque las personas designan específicamente cuando se va a crear una versión. Una versión se crea solo cuando alguien desprotege un archivo, lo cambia y, a continuación, lo vuelve a proteger. Cuando la desprotección no es necesaria, se crea una versión cuando alguien guarda por primera vez un archivo y esta versión se actualiza cuando la persona lo cierra. Si esa persona u otra persona lo abre y guarda el archivo de nuevo, se crea otra versión. En función de la situación, es posible que no desee crear varias versiones, por ejemplo, si tiene que cerrar un archivo para asistir a una reunión antes de terminar de realizar cambios en el archivo.

Cuando se requiera la desprotección, los usuarios no podrán agregar archivos, cambiar archivos ni cambiar las propiedades del archivo sin desproteger antes el archivo. Cuando los usuarios protegen archivos, se les pide que proporcionen comentarios sobre los cambios que hicieron, lo que ayuda a crear un historial de versiones más significativo.

Nota: Si la biblioteca va a almacenar archivos de Microsoft Project (. MPP) que se sincronizan con las listas de tareas de su sitio, la casilla requerir desprotección debe estar desactivada.

Para obtener más información sobre cómo requerir la desprotección, consulte configurar una biblioteca para requerir la desprotección de los archivos.

Las listas y bibliotecas tienen permisos relacionados con el control de versiones y la desprotección que varían según el nivel de permisos que se aplica a un usuario o a un grupo específico. Alguien que pueda editar niveles de permisos puede configurar estos permisos de forma diferente o puede crear un grupo nuevo con niveles de permisos personalizados.

Estos permisos permiten flexibilidad en la administración de la biblioteca. Por ejemplo, es posible que desee que alguien pueda eliminar las versiones de un archivo sin tener permiso para eliminar el archivo en sí. El permiso para Eliminar versiones no es el mismo que el permiso para eliminar elementos, por lo que puede proporcionar un nivel de control personalizado.

En la tabla siguiente se muestran los permisos relacionados con el control de versiones y la desprotección y los niveles de permisos predeterminados a los que se aplican.

Permiso

Nivel de permisos predeterminado

Ver versiones

Control total, diseñar, colaborar y leer

Eliminar versiones

Control total, diseño y colaboración

Invalidar desprotección

Control total y diseño

Aprobar elementos

Control total y diseño

Para obtener más información sobre los permisos, consulte Descripción de los niveles de permisos.

Nos Deja un comentario

¿Le resultó útil este artículo? Si es así, indíquenoslo en la parte inferior de la página. Si no le resultó útil, díganos si algo le pareció confuso o faltaba información. Indique su versión de SharePoint, del sistema operativo y del explorador. Usaremos sus comentarios para revisar el contenido, agregar información y actualizar el artículo.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×