¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint?

¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint?

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Cuando el control de versiones está habilitado en la lista o biblioteca de SharePoint, puede almacenar, hacer un seguimiento y restaurar elementos en una lista y archivos de una biblioteca cada vez que cambien. El control de versiones, combinado con otras opciones de configuración, como la desprotección, proporciona una gran cantidad de control del contenido que se publica en el sitio y puede proporcionar un valor real si alguna vez necesita mirar o restaurar una versión anterior de un elemento o archivo.

Nota: De manera predeterminada, el control de versiones está activado en las bibliotecas de SharePoint y desactivado en las listas de SharePoint. Para más información sobre cómo configurar el control de versiones, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Información general sobre el control de versiones

Cualquier usuario con permisos para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones de una biblioteca. El control de versiones está disponible para los elementos de lista en todos los tipos de lista predeterminados, incluidos calendarios, listas de seguimiento de problemas y listas personalizadas. También está disponible para todos los tipos de archivo que se pueden almacenar en bibliotecas, incluidas las páginas de elementos Web. Para obtener más información sobre cómo configurar y usar el control de versiones, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Nota: Si es un cliente de Office 365, el control de versiones ahora está activado de forma predeterminada cuando crea nuevas bibliotecas OneDrive para la Empresa y guarda automáticamente las últimas 500 versiones de un documento. Esto le ayudará a evitar la pérdida de documentos o datos importantes. Si tiene bibliotecas existentes en el sitio de OneDrive para la Empresa o en su sitio de grupo que no tienen habilitado el control de versiones, puede activar el control de versiones para ellas en cualquier momento.

Puede usar el control de versiones para:

  • Realizar el seguimiento del historial de una versión:    Cuando el control de versiones está habilitado, puede ver cuándo se cambió un elemento o archivo y quién lo cambió. También puede ver cuándo se modificaron las propiedades (información sobre el archivo). Por ejemplo, si alguien cambia la fecha de vencimiento de un elemento de lista, esa información aparece en el historial de versiones. También puede ver los comentarios que hacen los usuarios al proteger los archivos en las bibliotecas.

  • Restaurar una versión anterior    Si cometió un error en una versión actual, si la versión actual está dañada o si simplemente le agrada más una versión anterior, puede reemplazar la versión actual por la anterior. La versión restaurada se convierte en la nueva versión actual.

  • Ver una versión anterior:    Puede ver una versión anterior sin sobrescribir la versión actual. Si está viendo el historial de versiones dentro de un documento de Microsoft Office, por ejemplo un archivo de Word o de Excel, puede comparar las dos versiones para determinar cuáles son las diferencias.

Cuando el control de versiones está habilitado, se crean versiones en los siguientes casos:

  • Cuando un archivo o elemento de la lista se crea por primera vez o cuando se carga un archivo.

    Nota: Si se requiere la desprotección de archivos, debe proteger el archivo para crear su primera versión.

  • Cuando se carga un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo existente.

  • Cuando han cambiado las propiedades de un archivo o elemento de lista.

  • Cuando se abre y se guarda un documento de Office. Una vez que se vuelve a abrir un documento, se creará una nueva versión después de guardar una edición.

  • Periódicamente, al editar y guardar documentos de Office. No todas las ediciones y guarda crear versiones nuevas. Al guardar las modificaciones con frecuencia, por ejemplo, cada versión nueva captura un punto en el tiempo en lugar de cada edición individual. Esto es común cuando autoguardado está habilitado.

  • Durante la co-autoría de un documento, cuando un usuario diferente comienza a trabajar en el documento o cuando un usuario hace clic en guardar para cargar los cambios en la biblioteca.

Puede haber hasta tres versiones actuales de un archivo en cualquier momento en particular: la versión desprotegida, la última versión secundaria o borrador y la última versión publicada o principal. Todas las demás versiones se consideran versiones históricas. Algunas versiones actuales solo pueden verlas los usuarios que tienen permisos para hacerlo.

Algunas organizaciones hacen el seguimiento de las versiones principales y secundarias de los archivos de sus bibliotecas. Otras solo hacen el seguimiento de las versiones principales. Las versiones principales se identifican con números enteros, como 5.0; las versiones secundarias, con números decimales, como 5.1.

La mayoría de las organizaciones usan las versiones secundarias cuando se están desarrollando los archivos y las versiones principales, cuando se alcanzan determinados hitos o cuando los archivos están listos para ser revisados por una gran audiencia. En muchas organizaciones, la seguridad de borrador está establecida para permitir que solo el propietario de un archivo y las personas que tienen permiso aprueben el archivo. Eso significa que ninguna otra persona podrá ver las versiones secundarias hasta que se publique una versión principal.

Las versiones principales están disponibles para las listas, pero las versiones secundarias no lo están. Cada versión de un elemento de lista tiene un número entero. Si su organización requiere la aprobación de elementos de una lista, los elementos permanecen en estado Pendiente hasta que los apruebe una persona que tenga los permisos para hacerlo. Mientras están en el estado Pendiente, estos elementos tienen un número decimal y se denominan borradores.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Los números de versión se agregan automáticamente cada vez que se crea una nueva versión. En una lista o biblioteca con el control de versiones principales habilitado, las versiones usan números enteros, por ejemplo 1.0, 2.0, 3.0, etc. En las bibliotecas, el administrador puede habilitar el control de versiones tanto para versiones principales como secundarias. Cuando se hace el seguimiento de versiones secundarias, estas usan decimales, por ejemplo 1.1, 1.2, 1.3, etc. Cuando se publica alguna de esas versiones como una versión principal, su número se transforma en 2.0. Las versiones secundarias siguientes se numeran 2.1, 2.2, 2.3, etc.

Cuando descarta una desprotección, el número de versión no cambia. Si la versión más reciente era la versión 3.0, permanece como 3.0 después de descartar la desprotección.

Al eliminar una versión, la versión va a la papelera de reciclaje y su número lo acompaña. El historial de versiones mostrará los números de versión restantes. Los otros números de versión no cambian. Por ejemplo, si tiene un documento con las versiones secundarias 4,1 y 4,2, y decide eliminar la versión 4,1, el historial de versiones resultante solo muestra las versiones 4,0 y 4,2. En la siguiente imagen se muestra esto.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Historial de versiones con una versión secundaria eliminada

Algunas organizaciones permiten una cantidad ilimitada de versiones, mientras que otras aplican limitaciones. Es posible que descubra que, tras proteger la última versión de un archivo, falta una versión anterior. Si la versión más reciente es la 26.0 y observa que ya no hay ninguna versión 1.0, esto quiere decir que el administrador ha configurado la biblioteca para permitir solo 25 versiones principales de un archivo. Al agregar la 26a versión, la primera versión se eliminará. Solo se conservarán las versiones que van de la 2.0 hasta la 26.0. Del mismo modo, si se agrega una 27a versión, solo se conservarán las versiones comprendidas entre la 3.0 y la 27.0.

El administrador también puede decidir limitar el número de versiones secundarias a solo las de una cantidad establecida de las versiones más recientes. Por ejemplo, si se permiten 25 versiones principales, el administrador puede decidir conservar pequeños borradores únicamente para las últimas cinco versiones principales. El número predeterminado de versiones secundarias entre las versiones principales es 511. Si intenta guardar otra versión secundaria, verá un mensaje de error que le indicará que primero debe publicar el documento. El administrador del sitio puede cambiar el valor predeterminado para permitir menos versiones secundarias.

Si una lista o una biblioteca limita el número de versiones principales, se eliminan las primeras versiones cuando se alcanza el límite. Por ejemplo, si solo se conservan 20 versiones y el equipo crea 25 versiones, solo se mantienen las versiones 6 a 25. Si se crea otra versión, solo se conservan las versiones 7 a 26. Si su lista o biblioteca limita las versiones, debe asegurarse de que los colaboradores estén al tanto de que se eliminarán las versiones anteriores cuando se alcance el límite de versiones.

En una biblioteca que limita el número de versiones principales para las que conserva versiones secundarias, se eliminan las versiones secundarias de las versiones principales anteriores cuando se alcanza el límite de versiones. Por ejemplo, si conserva borradores solo para 10 versiones principales y el equipo crea 15 versiones principales, solo se conservarán las versiones principales para las versiones anteriores. Las versiones secundarias asociadas a las cinco primeras versiones principales (como 1,2 o 2,3) se eliminan, pero se conservan las versiones principales (1, 2, etc.), a menos que la biblioteca también limite las versiones principales.

Por lo general, es aconsejable limitar la cantidad de versiones. Permite conservar espacio y lograr una mayor claridad para los usuarios. Sin embargo, si su organización tiene la obligación de guardar todas las versiones por motivos legales o de otro tipo, no aplique ningún límite.

Importante: Si su organización limita el número de versiones que almacena, las versiones más antiguas se eliminan permanentemente cuando se alcanza el límite. No se envían a la papelera de reciclaje.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidos los límites, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Puede configurar quién puede ver borradores de elementos de lista y archivos. Los borradores se crean en dos situaciones:

  • Cuando se crea o actualiza una versión secundaria de un archivo en una biblioteca que realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias.

  • Cuando se crea o actualiza un archivo o elemento de lista, pero aún no se ha aprobado en una lista o biblioteca en la que se requiere la aprobación de contenido.

Cuando haga un seguimiento tanto de las versiones principales como de las secundarias, puede especificar si los usuarios deben tener permiso para editar archivos antes de poder ver y leer una versión secundaria. Cuando se aplica esta configuración, los usuarios que tengan permiso para editar el archivo pueden trabajar en el archivo, pero aquellos que únicamente tengan permiso para leer el archivo no pueden ver la versión secundaria. Por ejemplo, puede que no desee que todos los usuarios con acceso a la biblioteca vean los comentarios o revisiones mientras el archivo se está modificando. Si se hace un seguimiento de las versiones principales y secundarias y nadie ha publicado una versión principal todavía, el archivo no es visible para los usuarios que no tienen permiso para ver los elementos de borrador.

Si se requiere la aprobación de contenido, puede especificar si los archivos que están pendientes de aprobación pueden ser vistos por las personas con permiso para leer, las personas con permisos para editar o solo el autor y las personas con permiso para aprobar elementos. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, el autor debe publicar una versión principal antes de que el archivo se pueda enviar para su aprobación. Cuando se requiera la aprobación de contenido, las personas que tengan permiso para leer el contenido pero no tengan permiso para ver los elementos del borrador, verán la última versión aprobada o principal del archivo.

Independientemente de si los usuarios tienen permiso para editar o no un archivo, si las personas buscan un archivo que está en una versión secundaria, no obtendrán resultados.

Puede limitar cuántas versiones de elementos de lista o archivos se guardan en una lista o biblioteca, lo que puede ayudar a preservar el espacio del servidor. Si su equipo crea un gran número de versiones, limitar el número de versiones puede ayudar a su equipo a administrar y localizar mejor las versiones anteriores. Por ejemplo, si su equipo mantiene varias versiones durante varios meses o años.

puede resultar difícil para los miembros examinar el historial de versiones para encontrar las versiones que necesitan. Si el equipo tiene que ver o conservar cualquiera de sus versiones anteriores, no limite el número de versiones que desea mantener o establezca el número de versiones que mantiene en un número alto.

Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, puede elegir cuántas versiones principales de archivos quiere mantener y cuántas versiones secundarias de cada versión principal mantener. De manera predeterminada, cada versión principal puede tener hasta 511 borradores (versiones secundarias).

Según la forma en que trabaje el equipo, puede que sea más probable que el equipo necesite sus versiones secundarias más recientes, como una versión que se editó recientemente. Con el tiempo, es posible que el equipo tenga menos probabilidades de necesitar una versión secundaria más antigua. Por lo general, una versión principal representa un hito, como un archivo enviado para revisión o publicación, mientras que una versión secundaria es un trabajo en curso que no está listo para que lo lean todos los participantes del sitio.

Si una lista o una biblioteca limita el número de versiones principales, se eliminan las primeras versiones cuando se alcanza el límite. Por ejemplo, si solo se conservan 20 versiones y el equipo crea 25 versiones, solo se mantienen las versiones 6 a 25. Si se crea otra versión, solo se conservan las versiones 7 a 26. Si su lista o biblioteca limita las versiones, debe asegurarse de que los colaboradores estén al tanto de que se eliminarán las versiones anteriores cuando se alcance el límite de versiones.

En una biblioteca que limita el número de versiones principales para las que conserva versiones secundarias, se eliminan las versiones secundarias de las versiones principales anteriores cuando se alcanza el límite de versiones. Por ejemplo, si conserva borradores solo para 10 versiones principales y el equipo crea 15 versiones principales, solo se conservarán las versiones principales para las versiones anteriores. Las versiones secundarias asociadas a las cinco primeras versiones principales (como 1,2 o 2,3) se eliminan, pero se conservan las versiones principales (1, 2, etc.), a menos que la biblioteca también limite las versiones principales.

El control de versiones se activa automáticamente cuando se crea una biblioteca y no cuando se crea una lista. Cualquier persona con permiso para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones. En muchos sitios que son la misma persona que administra el sitio, porque las listas y las bibliotecas heredan los permisos del sitio. Además de habilitar el control de versiones, el propietario del sitio (u otra persona que administre la lista o la biblioteca) decide si requerir la aprobación de contenido, quién puede ver elementos de borrador y si es necesario desprotegerlo. Cada una de estas decisiones tiene un impacto en el funcionamiento del control de versiones. Por ejemplo, si la persona que administra una biblioteca decide requerir la desprotección, los números de versión se crean únicamente cuando se protege un archivo. Si se requiere la aprobación de contenido, los números de versión principales no se aplicarán hasta que los archivos sean aprobados por alguien que tenga permiso para hacerlo.

Importante:  Si las personas que trabajan en su biblioteca planean ser co-autores de documentos, no configure la biblioteca para requerir la desprotección. Las personas no pueden trabajar como co-autores cuando los documentos que necesitan están desprotegidos.

Para obtener información sobre cómo activar el control de versiones para una lista o biblioteca, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si el control de versiones está habilitado en la biblioteca, la persona que lo configura determina si realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias y también determina quién puede ver las versiones secundarias. En la mayoría de los casos, cuando se requiere la aprobación de contenido, solo el propietario del archivo y las personas que tienen permiso para aprobar los elementos pueden ver las versiones secundarias. En otras bibliotecas, cualquiera que pueda editar archivos en la biblioteca, o cualquier persona que tenga permiso de lectura para la biblioteca, puede ver todas las versiones. Una vez aprobada una versión, todos los usuarios que tengan permiso de lectura en la lista o biblioteca pueden ver la versión.

Aunque las listas no tienen versiones principales y secundarias, cualquier elemento con el estado Pendiente se considera borrador. En la mayoría de los casos, solo el autor del elemento y los usuarios con permisos de control total o diseño pueden ver los borradores. Un borrador se muestra con el estado Pendiente para esos usuarios, pero otros usuarios solo pueden ver la versión Aprobada más reciente en el historial de versiones. Si se rechaza el archivo, permanece en el estado Pendiente hasta que alguien con los permisos necesarios lo elimine.

De manera predeterminada, un elemento o archivo pendiente solo está visible para su creador y las personas con permisos para administrar listas, pero puede especificar si otros grupos de usuarios pueden ver el elemento o archivo. Si la biblioteca está configurada para realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias, la persona que edita el archivo debe publicar primero una versión principal del archivo.

Para obtener más información sobre cómo configurar la aprobación de documentos, consulte requerir aprobación de elementos en una lista o biblioteca de sitio.

Nota: Borrador de seguridad, en algunas listas y bibliotecas, está configurado para permitir a todos los usuarios del sitio ver versiones pendientes y aprobadas.

Al desproteger un archivo de una biblioteca con el control de versiones activado, se crea una nueva versión cada vez que lo vuelve a proteger. Además, si las versiones principales y secundarias están activadas, al proteger un archivo puede decidir qué tipo de versión protege. En las bibliotecas con desprotección obligatoria, solo se crear versiones al proteger.

En las bibliotecas en que la desprotección no es obligatoria, se crea una nueva versión la primera vez que guarda un archivo tras abrirlo. Las siguientes veces que lo guarde se sobrescribirá la versión creada al guardar la primera vez. Si cierra la aplicación y vuelve a abrir el documento, se volverá a crear una versión la primera vez que lo guarde. Esto puede provocar que la cantidad de versiones crezca rápidamente.

Para obtener más información acerca de cómo proteger y salir, consulte Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca.

Importante:  Si es el co-autor de un documento, no lo desproteja salvo que tenga una buena razón para evitar que otros usuarios trabajen en el documento.

Requerir la desprotección puede ayudar a su equipo a sacar el máximo partido de las versiones, porque las personas designan específicamente cuando se va a crear una versión. Una versión solo se crea cuando alguien retira un archivo, lo cambia y, a continuación, lo vuelve a proteger. Cuando la desprotección no es necesaria, se crea una versión cuando alguien guarda por primera vez un archivo y esta versión se actualiza cuando la persona lo cierra. Si esa persona o alguien más la abre y guarda el archivo de nuevo, se crea otra versión. Según la situación, es posible que no desee que se creen varias versiones, por ejemplo, si tiene que cerrar un archivo para asistir a una reunión antes de terminar de realizar cambios en el archivo.

Cuando se requiere la desprotección, los usuarios no pueden agregar archivos, cambiar archivos o cambiar las propiedades del archivo sin desproteger primero el archivo. Cuando las personas protegen archivos, se les pide que proporcionen comentarios sobre los cambios que realizaron, lo que ayuda a crear un historial de versiones más significativo.

Nota: Si la biblioteca va a almacenar archivos de Microsoft Project (. MPP) que están sincronizados con listas de tareas en su sitio, debe borrarse el cuadro requerir desprotección.

Para obtener más información sobre cómo requerir la desprotección, consulta configurar una biblioteca para requerirla desprotección de archivos.

Las listas y bibliotecas tienen permisos relacionados con el control de versiones y la desprotección que varían en función del nivel de permisos que se aplica a un usuario o a un grupo específico. Alguien que puede editar niveles de permisos puede configurar estos permisos de forma diferente o puede crear un grupo nuevo con niveles de permisos personalizados.

Estos permisos permiten una flexibilidad para administrar la biblioteca. Por ejemplo, puede que desee que alguien pueda eliminar versiones de un archivo sin tener permiso para eliminar el propio archivo. El permiso para Eliminar versiones no es el mismo que el permiso para eliminar elementos, por lo que puede proporcionar un nivel de control personalizado.

En la siguiente tabla se muestran los permisos relacionados con el control de versiones y la desprotección y los niveles de permisos predeterminados a los que se aplican.

Acceso

Nivel de permisos predeterminado

Ver versiones

Control total, diseño, colaborar y lectura

Eliminar versiones

Control total, diseño y colaboración

Invalidar desprotección

Control total y diseño

Aprobar elementos

Control total y diseño

Para obtener más información sobre los permisos, consulte Descripción de los niveles de permisos en SharePoint.

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