¿Quiere algunos EPM con eso?: notas del producto

Estas notas del producto forman parte de nuestra colección "Desde las trincheras". Explican la evolución de los sistemas de administración de proyectos, el uso de Enterprise Project Management y la importancia de comprender cuál es para usted la mejor solución de administración de proyectos.

Para descargar la versión en Word de estas notas del producto, consulte ¿Desearía algo de EPM para esto?: notas del producto.

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¿Desearía algo de EPM para esto?

Recientemente, en mi oficina, uno de nuestros empleados más experimentados llegó con una extraña pregunta.

"¿Cómo puedo saber que algo es un sistema de administración de proyectos?".

Abrí la boca para responder y después hice una pausa… que duró mucho tiempo. La respuesta no es tan obvia.

A principios de los años 80, se desarrollaron los primeros paquetes de programación de ruta crítica para los equipos personales. De hecho, me parece interesante que la historia demuestre que el software de programación de ruta crítica ha sido una de las primeras aplicaciones comerciales publicadas en cada ola de informática empezando con los primeros grandes sistemas comerciales en los años 60. No obstante, mi comienzo en el sector del software de administración de proyectos data de principios de los años 80 y entonces usábamos los términos "software de administración de proyectos" y "software de programación de ruta crítica" como sinónimos.

Si en 1983 alguien me hubiera mostrado cualquier cosa menos un sistema de programación de ruta crítica y me hubiera preguntado si se trataba de un sistema de administración de proyectos, probablemente habría negado con la cabeza.

Microsoft Project es en esencia un sistema de programación de ruta crítica y todavía usamos los términos del software de administración de proyectos para describirlo. Por lo tanto, si alguien me preguntara "¿es Microsoft Project un software de administración de proyectos?", me sentiría bastante cómodo si respondo

Pero, ¿qué hay del software de contabilidad? Varios productos de Dynamics realizan tareas de presupuesto de proyectos y seguimiento de costos. ¿Hablamos de administración de proyectos? Tengo que decir que sí.

Los productos de SharePoint permiten administrar documentos y el flujo de trabajo de los documentos, así como hacer listas de problemas pendientes. ¿Se trata de un software de administración de proyectos? Parece que sí.

Microsoft Dynamics CRM permite asociar actividades y recursos con iniciativas del cliente. ¿No es administración de proyectos? Bien podría serlo.

¿Qué hay de la administración de contratos, la administración de partes de horas, la programación de recursos, el consumo de material, la administración de uso de equipos y el seguimiento de valores de producción? ¿Son administración de proyectos? Sí. Cualquiera de estos podría serlo.

Hace años trabajé con un especialista en administración de proyectos de construcción cuya herramienta principal era algo que administraba el ritmo de trabajo de varios oficios al mismo tiempo. Este informe gráfico único realizaba un seguimiento de carpinteros, fontaneros, electricistas y varios otros oficios. Este jefe de proyectos tan experimentado me enseñó que si simplemente administraba el ritmo de trabajo de un equipo a otro, evitaba que el equipo de electricistas llegara a un área antes de que se instalaran los tabiques prefabricados o que el equipo de fontaneros invadiera al equipo de electricistas. Este informe único para este tipo particular de proyecto permitía a este jefe de proyectos ser notablemente eficaz. ¿Era este un sistema de administración de proyectos? Por supuesto que sí.

Para complicar más las cosas, tenemos herramientas de administración de proyectos que hacen que los jefes de proyectos individuales sean eficaces y otras herramientas que son más adecuadas para la organización. Escriba software de Enterprise Project Management (administración de proyectos empresariales). Para ser justos, el concepto no es tan nuevo. Los primeros sistemas de administración de proyectos en los años 60 y 70 eran herramientas empresariales, aunque el acceso a los sistemas informáticos en general estaba mucho más restringido entonces para la mayoría de las organizaciones.

Como todas las cosas buenas, Enterprise Project Management se resuelve en un acrónimo de tres letras: EPM. Sin embargo, si busco EPM en Internet, tal vez encuentre Enterprise Project Management. Tal vez también encuentre Enterprise Performance Management (administración de rendimiento empresarial), Enlisted Personnel Management (gestión de personal reclutado), Electric Propulsion Motor (motor de propulsión eléctrico), Exchange Permission Manager (administrador de permisos de intercambio), entre otras 40 definiciones. Asegúrese de que está buscando el concepto adecuado, porque es poco probable que un motor de propulsión le ayude con la programación de proyectos.

Si tenemos dificultades para definir un sistema de administración de proyectos, seguramente tendremos aún más dificultades para definir qué hace que un sistema de administración de proyectos sea un sistema de administración de proyectos "empresariales".

Al final, ¿es importante esto?

Quienes me conocen saben que siempre prefiero definir el problema antes de empezar a buscar la solución. En nuestra oficina recibimos con frecuencia llamadas de personas que nos piden ayuda para implementar un "sistema de administración de proyectos empresariales" e inevitablemente debo preguntarles a qué se refieren por "empresarial" y a qué se refieren por "administración de proyectos." Algunos tardan un minuto o dos en empezar a explicarse. Después de todo, tengo experiencia en la administración de proyectos y los clientes están seguros de que debo saber qué significan estos términos.

A veces, descubro que "empresarial" se refiere en realidad a un puñado de personas. No hay nada malo en ello. Yo también dirijo una empresa pequeña y ningún tamaño es demasiado pequeño. Pero si no preguntara, podría estar recomendando un software diseñado para una empresa de 1000 empleados y, si bien estoy seguro de que tendría un aspecto muy interesante, sería una desconexión total entre las herramientas y las necesidades. Además, el rendimiento de la inversión de tal implementación sería probablemente pésimo debido a la dificultad recuperar esa inversión desproporcionada con las eficiencias de un equipo pequeño.

Si desea dar consejos sobre la selección de herramientas, no solo es importante tener la dimensión adecuada, también es fundamental determinar cuáles son los retos de la empresa.

Hace unos años visité a una autoridad de energía muy importante donde habíamos forjado una buena reputación para ayudar en la implementación de software de administración de proyectos. Durante esa visita, conocí al jefe de un nuevo departamento que quería implementar "software de administración de proyectos empresariales". Me senté con él y repasamos sus necesidades.

"¿Cuántos proyectos tiene?", le pregunté.

"Entre diez y doce a la vez", respondió.

"Y cuántas tareas tendría en estos proyectos?", proseguí.

"Ah, siempre es igual. Seis tareas", respondió.

"Seis", repetí. "Por lo tanto, ¿estamos hablando de administrar entre 60 y 70 tareas a la vez?"

"Sí, es correcto. Es muy complejo", dijo.

"Entiendo", dije. "¿Y cuántos usuarios se encargarán de administrar estas tareas?"

"Solo yo", respondió.

Estoy seguro de que ya lo veía venir. No se necesitaba una ruta crítica, administración de problemas, administración de documentos, redistribución de recursos, administración de riesgos ni administración de costos. Lo único que necesitaba era una guía visible de sus propias tareas pendientes para no dejar que nada pasara inadvertido. La cantidad de dinero de estos proyectos era en realidad enorme, de hecho, estimados en millones de dólares. Pero el único tipo de proyecto significaba que la administración era relativamente sencilla.

"¿Por qué no simplemente los colocamos en una pizarra blanca aquí en su cubículo? Sugerí. Podría usar un poco de cinta permanente de marcado para hacer filas para unos 15 proyectos y después usar rotuladores de colores para actualizar la programación. Y lo tendría todo frente a usted. Podría usar un marcador rojo, por ejemplo, para hacer una nota de los hitos importantes y un marcador verde para las tareas con plazos muy largos".

Parecía bastante inquieto e incluso molesto de que no le pudiera recomendar un software de empresa grande para administrar sus proyectos. Otras personas de la compañía le habían dicho que existían grandes paquetes de administración de proyectos empresariales y estaba seguro de que yo le recomendaría implementar uno.

La reunión terminó poco después y me fui seguro de que había dejado atrás un nuevo contacto insatisfecho. Para mi sorpresa, me llamó a mi teléfono móvil media hora después, cuando yo iba de camino a casa.

"Muchas gracias por la reunión", comenzó. "Ya he encargado una pizarra blanca al departamento de suministros de la oficina, pero si tiene un minuto, ¿podríamos repasar de nuevo qué color debo usar para cada tipo de tarea?"

Quince minutos después, había tomado abundante notas y era feliz.

Fue una gran lección para mí que he llevado a cabo con más clientes. Intento tomarme un minuto extra al principio de una reunión para determinar qué se entiende por términos que de manera engañosa suenan como un estándar universal.

El software de administración de proyectos se podría representar por medio de varias categorías. Si solo empezamos con las áreas de conocimiento de administración de proyectos del Project Management Institute, terminaríamos con lo siguiente:

  • Administración de integraciones

  • Administración de costos

  • Administración de comunicaciones

  • Administración de ámbito

  • Administración de calidad

  • Administración de riesgos

  • Administración del tiempo

  • Administración de recursos humanos

  • Administración de adquisiciones

Es fácil imaginar un gran variedad de herramientas, paquetes y técnicas para administrar cualquiera de estas áreas y, según la situación particular, cualquiera de estas categorías podría producir la mejora más importante en la administración de proyectos o administración de proyectos en toda la empresa.

Supongamos que una organización tiene retos de comunicación en un proyecto. Quizá sus recursos están dispersos en diferentes zonas horarias y países e incluso compañías. En ese caso, sería fácil ver cómo podría implementar Lync y SharePoint para hacer una gran mejora en las comunicaciones.

Si una organización trata con muchos subcontratistas en su proyecto o si tiene un gran componente de adquisiciones en su proyecto, una sólida administración de adquisiciones con Dynamics ERP y SharePoint podrían marcar la diferencia.

Si la organización es compleja o de mayor tamaño, y el desafío es el establecimiento de prioridades y el planeamiento de capacidad de recursos, quizá Project Server es el camino más rápido para un rendimiento de la inversión.

¿Recuerda al empleado de mi personal que preguntó cómo se puede saber que un paquete determinado es software de administración de proyectos? Mi respuesta fue la siguiente: "¿Es software? ¿Se aplica a la administración de proyectos? Entonces, se trata de software de administración de proyectos. Ahora vuelve atrás y averigua cuál es el reto empresarial de administración de proyectos del cliente".

Articular el reto del proyecto antes de implementar la solución del proyecto siempre arrojará mejores resultados.

Acerca del autor

Chris Vandersluis es presidente y fundador de la empresa HMS Software, establecida en Montreal, Canadá, un asociado certificado de Microsoft. Cuenta con unos estudios en Economía en la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es miembro del Project Management Institute (PMI) y participó en la creación de las secciones de Microsoft Project Users Group (MPUG) en Montreal, Toronto y Quebec. Entre las publicaciones en las que ha escrito Chris se encuentran Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine y PMNetwork de PMI; también es columnista habitual en Project Times. Es profesor de Administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo es ponente en actos de asociaciones de administración de proyectos de Norteamérica y el resto del mundo. HMS Software es el proveedor del sistema de control para los proyectos de TimeControl y es asociado de la solución Microsoft Project desde 1995.

Puede ponerse en contacto con Chris Vandersluis por correo electrónico: chris.vandersluis@hms.ca

Si desea leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte el sitio de orientación EPM de HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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