¿Qué formato de archivo de Access se debe usar?

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El formato de archivo .accdb (presentado por primera vez en Access 2007) reporta numerosas ventajas con respecto a los formatos de archivo anteriores. Si actualiza Access desde una versión anterior a Access 2007, probablemente tenga archivos de datos con el formato de archivo .mdb. En la mayoría de los casos, es necesario guardar estas bases de datos con el formato de archivo .accdb, aunque se puede conservar una copia del archivo .mdb original que sirva para comprobar que la transición ha ido según lo esperado.

En este artículo se explican las ventajas del formato de archivo .accdb y los motivos por los que puede que quiera usar un formato de archivo .mdb, además de cómo convertir una base de datos al nuevo formato de archivo.

En este artículo

El formato de archivo .accdb

Los formatos de archivo .mdb

Convertir al nuevo formato de archivo

El formato de archivo .accdb

Desde Access 2007, .accdb es el formato de archivo de Access predeterminado. Este formato de archivo admite numerosas características de reciente aparición, como los campos calculados y los datos adjuntos. Con todo, habrá veces en las que el formato de archivo .accdb quizá no sea la mejor elección.

Características proporcionadas por el formato de archivo .accdb

  • Aplicaciones y bases de datos web que usan Servicios de Access    Un archivo .accdb se puede publicar en la Web si se dispone de los recursos de servidor adecuados y se respetan las restricciones de compatibilidad que puedan existir. Existen dos formas de publicarlo: aplicaciones de Access y bases de datos web.

    Las aplicaciones de Access son la forma de base de datos más reciente (y novedad en esta versión). Este tipo de aplicaciones se ejecuta completamente en la nube, de modo que Access sirve exclusivamente como herramienta de diseño de aplicaciones. Las aplicaciones sacan partido de la última tecnología de SQL Server y SharePoint. En cuanto a las bases de datos web, surgieron con Access 2010 y, a pesar de que ofrecen muchas de las ventajas de las aplicaciones, no admiten SQL Server.

    Tras publicar una aplicación o una base de datos web, la base de datos en sí reside en el servidor (los datos en SQL Server o SharePoint y la interfaz, en SharePoint), pero se puede abrir como un archivo .accdb para realizar cambios de diseño. Las aplicaciones o bases de datos web se ejecutan en un explorador, de modo que no es necesario recurrir a Access para usarlas.

  • Campos multivalor    Un campo multivalor es una especie de campo de búsqueda que permite almacenar más de un valor por registro. Supongamos, por ejemplo, que necesita asignar una tarea a varios empleados. Para ello, en un archivo .accdb puede crear un campo multivalor donde figuren los empleados a los que se ha asignado la tarea. Los nombres de estos empleados se pueden seleccionar en una tabla o una lista de valores.

    Los campos multivalor hacen que sea más fácil seleccionar y almacenar más de una opción, sin tener que crear un diseño de base de datos más avanzado. Estos campos son importantes también a la hora de integrarse con SharePoint, porque las listas de SharePoint también admiten campos multivalor.

  • Tipo de datos adjuntos    El tipo de datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios de la base de datos y, al mismo tiempo, mantener el tamaño del archivo de base de datos por debajo del máximo permitido (2 gigas). Esto se debe a que los datos adjuntos se comprimen automáticamente. Un registro puede tener varios datos adjuntos, pero solo puede haber un campo de datos adjuntos por tabla.

  • Mejor integración con SharePoint y Outlook    El formato de archivo .accdb admite los requisitos de seguridad de SharePoint y Outlook que no tienen cabida en los archivos .mdb. Esto permite integrar Access aún más con SharePoint y Outlook.

  • Cifrado mejorado    Puede elegir establecer una contraseña de base de datos y cifrar el contenido de la base de datos. Cuando emplee para ello el formato de archivo .accdb, Access usará Windows Crypto API para cifrar los datos de forma predeterminada. También se pueden usar herramientas de cifrado de terceros.

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Los formatos de archivo .mdb

Antes de la aparición del formato de archivo .accdb en Office Access 2007, los formatos de archivo de Access usaban la extensión de archivo .mdb. Existen muchas versiones distintas del formato de archivo .mdb.

Los archivos .mdb se pueden seguir abriendo. Si el archivo se almacena en el formato de archivo de Access 2002-2003 o Access 2000, podrá abrirlo y usarlo con total normalidad, pero no disfrutará de las ventajas de las características del formato de archivo .accdb.

Si usa características que no estén disponibles en un archivo .accdb, no convierta el archivo: déjelo como archivo .mdb.

Características del archivo .mdb que no están disponibles en un archivo .accdb

  • Entorno de versiones mixto    El formato de archivo .accdb no puede abrir – o incluso vinculados a – utilizando las versiones de Access anteriores a Access 2007. Si hay usuarios de su organización tiene una versión anterior de Access, debe tener en cuenta si usa un archivo .mdb es una opción mejor. Pero no olvide: puede usar una aplicación de Access o una base de datos web en un explorador web, independientemente de si Access incluso está instalado.

  • Replicación de base de datos    No puede usar la replicación en un archivo .accdb. Si su solución de Access utiliza la característica de replicación, deberá volver a crear la solución sin replicación si desea usar el formato de archivo .accdb.

  • Seguridad a nivel de usuario    Formato de archivo .accdb no admite la seguridad por usuarios, una característica que proporciona una manera de ayudar a otras personas a ver solo lo que necesitan para ver. Seguridad a nivel de usuario ya no está eficaz de seguridad de los datos, como su método de seguridad está ahora obsoleto y comprometida fácilmente. Sin embargo, la seguridad por usuarios puede mejorar la facilidad de uso mantener las cosas sencillas para las personas: por ejemplo, si un usuario no tiene ninguna razón empresarial para usar un formulario concreto, puede ocultar el formulario de ellos. Si tiene una solución de acceso depende de la seguridad por usuarios para mejorar el uso, desea seguir utilizando el formato de archivo .mdb, por lo que puede seguir usando su solución como-es.

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Convertir al nuevo formato de archivo

Para convertir un archivo .mdb al formato de archivo .accdb, abra el archivo y guárdelo en el formato de archivo .accdb.

Importante: El siguiente procedimiento está pensado para los archivos .mdb creados en Access 97, Access 2000, Access 2002 o Access 2003.

En primer lugar, abra su base de datos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. A la izquierda, haga clic en Abrir.

  3. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que desea convertir.

Ahora, convierta su base de datos:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. A la izquierda, haga clic en Guardar como.

  3. En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como.

  4. A la derecha, en Tipos de archivo de base de datos, haga clic en Base de datos de Access.

  5. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre suministrado.

  6. Haga clic en Guardar.

    Se creará una copia de la base de datos en el formato de archivo .accdb.

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