¿Hay un piloto a bordo?: notas del producto

"Si hay un piloto a bordo, ¿podría él o ella hacer sonar su botón de llamada?" es una frase que no le gustaría oír a ningún pasajero. Volví a leer un reportaje de noticias destacado basado en un incidente real como este que ocurrió el pasado diciembre de 2013. Después de que el piloto de un vuelo que despegó de Des Moines, Iowa sufriera una emergencia médica, el copiloto hizo un llamamiento de pilotos a bordo. El capitán Mark Gongol, un piloto de un bombardero B1 de la Fuerza Aérea de EE. UU., asumió ese papel. El avión, los pasajeros y el personal aterrizaron sin problemas.

Es una historia fantástica pero cuando la volví a leer recientemente sentí algo muy diferente. Un cliente potencial nuestro llamó hace poco y nos preguntó si podrían "pilotar" nuestro software de parte de horas del proyecto empresarial. Este tipo de llamadas siempre me hacen pararme a reflexionar. Cuando alguien en un avión dice "piloto", todos tenemos muy claro lo que significa, pero cuando alguien que está evaluando una opción de software dice "piloto", no estoy tan seguro.

El término "piloto", en el mundo de software, a menudo se mezcla junto con otros desafiantes métodos de evaluación, como "prueba de concepto". Echemos un vistazo a lo que significan estos términos y cómo puede usarlos mejor en su propio proceso de evaluación empresarial.

Prueba de concepto

Se trata de un término que se remonta a muchos años atrás y es popular en la ingeniería eléctrica. La "placa de prueba" de un circuito se realizó para ver si el circuito era posible, no para empezar a crearlo para su producción. En la prueba de concepto, podría pasar más tiempo en la mesa de laboratorio que en la creación del circuito de producción, pero el único daño que podría realizar sería en la placa del circuito en la que estaba trabajando delante suya. Era un método barato y de bajo riesgo para demostrar que un circuito eléctrico podía proporcionar el resultado deseado.

En términos de software, una prueba de concepto debería diseñarse para demostrar algo. Cuando los clientes potenciales llaman para preguntar si puedo ayudarles a proporcionar una prueba de concepto para la administración de proyectos de la empresa o para el software del parte de horas empresarial, siempre tengo la misma respuesta: "¿Qué conceptos desea demostrar?"

Normalmente, esto viene acompañado de silencio y de una expresión confusa.

Si va a realizar una prueba de concepto y no sabe lo que está intentando demostrar, ¿cómo sabrá si es un éxito o un fracaso? No hay ninguna manera, por supuesto.

¿Por qué, se preguntará, alguien desearía a pesar de esto realizar una prueba de concepto? La respuesta más común es que probablemente el solicitante no tenga la aceptación necesaria de la administración para implementar el software que están investigando, y esperan que si se ejecuta delante de ellos, se enamoren de la idea y acepten su implementación. En este caso, la "prueba" es para la administración y el "concepto" es la idea completa de software empresarial.

Si fuese tan sencillo convencer a la administración de que el software de proyecto empresarial y el parte de horas es un gran beneficio para ellos, implementaríamos muchos más.

El problema con este método es que el trabajo que va a realizar para implementar esta prueba de concepto es muy poco probable que tenga el mismo apoyo que obtendría para la implementación de producción en un sistema empresarial. Cuando una organización implementa un sistema empresarial, como un sistema de administración de proyectos o partes de horas, hay muchas cosas que son necesarias para que tenga éxito. En primer lugar, necesitarán involucrarse desde la administración y el personal en cualquier aspecto de la organización que se implique en la implementación. A continuación, se necesitará tiempo para la configuración, la asistencia de los servicios técnicos para vincularse a otros sistemas empresariales, el patrocinio de la administración, el tiempo para el aprendizaje y, además, dinero.

Si no tiene ninguna de estas cosas, ¿cuál será el sistema que pueda completar en su prueba de concepto? Será una pequeña parte de lo que más desea. En la época actual de sistemas en la nube, probablemente puede obtener acceso a un sistema que esté completamente hospedado, de forma que al menos no se preocupe acerca de comprar servidores y software, pero teniendo solo un sistema instalado es una pequeña fracción del trabajo necesario para realizar incluso una implementación básica del sistema de su prueba de concepto.

Es fácil entender por qué una organización dudará en dedicar mucho dinero y recursos a la implementación de algo que tenga el potencial de crear un impacto en la organización completa. Es un ejercicio de alto riesgo. Tendemos a hablar solo de los beneficios del software de administración de proyectos empresarial, pero es fácil imaginar que el mismo proyecto, si no va bien, pueda tener el mismo impacto negativo. Por lo tanto, mitigar el riesgo es una preocupación obvia. Pero si el verdadero desafío es convencer a la administración de los beneficios del sistema, seguramente hay formas mejores de hacerlo. En HMS Software, nos hemos centrado en algunas de las técnicas siguientes:

  1. Hablar con un cliente real, ya existente.

    Estamos encantados de tener algunos clientes importantes que están bastante satisfechos. Cuando un cliente potencial nuevo tiene inquietudes acerca de lo que están recibiendo, obtenemos dicha organización junto con un cliente existente. En muchos casos, el cliente existente ha sido lo suficientemente generoso como para ofrecerse a realizar una reunión en persona. En otros casos, hacen llamadas entre sí en las que, deliberadamente, no formamos parte. Animamos al cliente existente a compartir las buenas noticias y las dificultades.

  2. Deje que nosotros lo demostremos.

    Si realmente tiene un concepto que necesita demostrarse, permítanos demostrárselo. Hay motivos legítimos por los que algunos aspectos de algunas implementaciones necesitan demostrarse primero. Quizás la implementación tendrá volúmenes muy grandes de determinado tipo de datos. Por ejemplo, una vez nos pidieron mostrar nuestra solución trabajando con una carga de proyecto particularmente grande. Nos pidieron mostrar software que funcionara con ciertos exploradores o ciertas bases de datos o que vinculara versiones concretas de ciertos sistemas externos. Si ese es el tipo de concepto que está bloqueando la evaluación, las mejores personas que pueden superar ese desafío son los expertos en la materia.

  3. Puede obtener aprendizaje para esto.

    En el caso en el que el cliente potencial deba mostrar absolutamente el sistema que funciona con sus datos usados por el personal, ayudamos a cargar los datos en un sistema hospedado, haciendo lo mínimo para configurar el sistema como desea el cliente y para formar a las personas que estarán involucradas. Preferimos que se nos incluya en la empresa para ayudar con la demostración, pero si no es posible, pedimos revisar el guión o la demostración que usarán las personas involucradas, y ayudarles a ajustarlo o formar a las personas para que lo entreguen.

¿Dónde hay un piloto cuando se le necesita?

¿Qué pasa con el proyecto piloto? ¿Así está mejor, verdad? Es posible. Si le han solicitado que establezca una implementación piloto de un parte de horas de empresa o de un sistema de administración de proyectos empresarial, debería empezar por determinar los objetivos. Si todos los objetivos se basan en la prueba de concepto, entonces no está en un programa piloto en absoluto.

Un proyecto piloto es una implementación real, en producción y en vivo. Normalmente, implica un subconjunto de la base total de usuarios que se considerará en el sistema que se evalúa y, por tanto, un programa piloto es probable que lleve algún tiempo. Mientras las necesidades de la base completa de usuarios de destino se consideran desde el principio, el programa piloto se centra en realizar una implementación real para los usuarios piloto. Estarán realmente administrando sus proyectos o rellenando sus partes de horas con el nuevo sistema.

Los mismos desafíos que abordará una implementación de producción completa, también se abordarán por la implementación piloto, con la excepción del volumen o la complejidad de los datos. Los desafíos más comunes de los proyectos piloto que he visto incluyen una falta de patrocinio, presupuesto, tiempo y recursos insuficientes y, probablemente lo peor de todo, una falta de objetivos articulados para saber cómo determinar si el proyecto piloto se realizó correctamente o no.

Esto no quiere decir que un proyecto piloto no merezca la pena. Realizar a una prueba piloto podría ser muy razonable y puede servir para mitigar el riesgo del impacto en toda la organización con una implementación configurada de forma incompleta o insuficiente. Pero hacer que un proyecto piloto tenga éxito lleva su tiempo.

Recientemente, empezamos a trabajar en una implementación de tamaño significativo para una organización del sector público. Lo que es gratificante sobre el ejercicio es que la organización ya ha invertido todo el tiempo que deberían para completar su evaluación. Han realizado su elección del sistema empresarial. Afortunadamente, es el nuestro. Hemos trabajado con su equipo de evaluación durante el último año para asegurarnos de que sus preguntas técnicas estaban resueltas, pero ahora nos centramos en el impacto del proceso del día a día de las personas de esta organización.

Propusieron que trabajáramos en un periodo de 6 meses con un grupo que, aunque considerable, todavía es solo el 10 por ciento del grupo completo. Hay un presupuesto adecuado, el piloto tiene la asistencia de la administración en el nivel más experto y hemos conseguido el tiempo suficiente para asegurarnos de que podemos ayudarles con todo lo que haríamos normalmente en una implementación como esta. El grupo que va a trabajar en este entorno del parte de horas y de seguimiento del proyecto estará trabajando en él, en la producción, en un futuro próximo, por lo que no es solo una prueba. Esto es más como la primera fase de implementación, no es un ejercicio de "pruébelo y ya veremos como funciona". Con todos estos factores en su lugar, tenemos todas expectativas de conseguir un resultado correcto a finales de este año.

Conclusión

Los proyectos piloto y prueba de concepto son una realidad en el software empresarial, pero si tiene uno en el futuro, puede ayudar a que sea un éxito para señalar algunos factores clave de éxito que impliquen a todos:

  1. En primer lugar, asegúrese de que tiene los objetivos articulados claramente.

  2. A continuación, asegúrese de que la administración entiende lo que necesita y le apoyará en términos de dinero, recursos y tiempo para conseguir alcanzar esos objetivos.

  3. Por último, asegúrese de que realiza un plan de proyecto lo administra como cualquier otro proyecto de su cartera.

Acerca de la autora

Chris Vandersluis es el presidente y fundador de HMS Software, con base en Montreal, Canadá, un asociado certificado de Microsoft. Tiene una licenciatura en Economía de la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es miembro desde hace muchos años del Project Management Institute (PMI) y ayudó a fundar los capítulos de Montreal, Toronto y Quebec del Grupo de usuarios de Microsoft Project (MPUG). Entre las publicaciones para las que Chris ha escrito se encuentran Fortune, Heavy Construction News, la revista Computing Canada, PMI’s PMNetwork y Project Times. Dicta Administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y realiza disertaciones sobre las funciones de la asociación de administración de proyectos en Norteamérica y en todo el mundo. HMS Software es el editor del sistema de planillas de horas trabajadas TimeControl orientada a proyectos y ha sido un asociado de Microsoft Project desde 1995.

Puede ponerse en contacto con Chris Vandersluis al siguiente correo electrónico: chris.vandersluis@hms.ca.

Si quiere leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte el blog de información de EPM (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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