¿Debo guardar mis documentos en OneDrive para la Empresa o en un sitio de grupo?

¿Debo guardar mis documentos en OneDrive para la Empresa o en un sitio de grupo?

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Guardar todos los documentos en OneDrive para la Empresa es tentador. El vínculo a su biblioteca de OneDrive para la Empresa está siempre en la parte superior de la página, listo para que cargue o cree documentos de OneDrive para la Empresa. En cambio, debe tener en cuenta quién podrá y quién no podrá tener acceso a los documentos que guarde en OneDrive para la Empresa. Si un documento es el resultado de la colaboración relacionada con un proyecto, puede ser una mejor elección guardarlo en un sitio de grupo.

¿Qué diferencia hay entre OneDrive para la Empresa y un sitio de grupo de SharePoint?

OneDrive para la Empresa es un lugar en el que puede almacenar los archivos de su equipo en la nube y obtener acceso a ellos desde cualquier dispositivo o compartirlos con otros usuarios. Como parte de Office 365 o de SharePoint Server, OneDrive para la Empresa le permite actualizar y compartir sus archivos desde cualquier lugar y trabajar en documentos de Office con otros usuarios de forma simultánea.

Un sitio de grupo de SharePoint es un lugar en el que los usuarios pueden colaborar en archivos, documentos e ideas. Está configurado para facilitar la comunicación bidireccional entre los miembros de un equipo. SharePoint ofrece un conjunto completo de bibliotecas de documentos, listas de tareas, calendarios, flujos de trabajo, wikis y otras características que ayudan a que un equipo se comunique y colabore.

Con OneDrive para la Empresa y un sitio de grupo de SharePoint, los archivos se almacenan en la nube. Puede sincronizar OneDrive para la Empresa o SharePoint a su equipo. Vea sincronizar los archivos de OneDrive para empresas o sincronizar los archivos de SharePoint para obtener más información.

¿En qué casos deberían guardarse los documentos en OneDrive para la Empresa?

  • No planea compartirlos.
    Documentos que se colocan en OneDrive para la Empresa son privados hasta compartirlos. De esta forma OneDrive para la Empresa la mejor opción para los documentos de borrador y documentos personales que nadie más debe ver.

  • Va a Compartir archivos de forma individual y con un ámbito limitado o ciclo de vida.
    Un ejemplo puede ser una entrada de blog que esté redactando, pero que no esté asociada a ningún proyecto, y que le gustaría que algunos compañeros revisaran antes de realizar la publicación. En este caso, esperará que los usuarios usen el documento una sola vez sin necesidad de almacenamiento adicional ni información contextual. Todo lo que necesitan es un vínculo al documento y permisos de edición.

  • No puede identificar un sitio de grupo existente al que pertenezca el documento ni cree que el propósito del documento justifique crear uno.

¿En qué casos deberían guardarse los documentos en la biblioteca de un sitio de grupo?

  • Quiere que los miembros del equipo reconozcan que el documento es relevante para un proyecto en curso.

  • Quiere extender la propiedad y los permisos a un amplio grupo de personas. Si un documento es importante para el éxito de un proyecto, es buena idea que haya otras personas aparte de usted que puedan controlar lo que ocurre en el sitio.

  • Quiere conceder permisos para sitios, no para cada documento. Si los usuarios tienen acceso al sitio del grupo, tendrán acceso a los documentos almacenados en el sitio.

  • Otros documentos relacionados con el proyecto ya se guardan en la biblioteca de sitio de grupo y otros usuarios esperan encontrarlo allí.

  • Quiere crear un flujo de trabajo de control que asigne el documento a otra persona.

Si tiene una pequeña empresa, es ideal para configurar su almacenamiento y uso compartido de archivos de forma que pueda usar OneDrive para la Empresa y su sitio de grupo de Office 365 juntos. Vea este tutorial sobre la personalización del sitio de grupo. En este tutorial se incluyen los pasos en los que se indica cómo puede promocionar el sitio de grupo para que los miembros de su equipo puedan cambiar rápidamente de la carpeta de OneDrive para la Empresa a su sitio de grupo de Office 365 y viceversa.

Mover documentos de OneDrive para la Empresa a los sitios de grupo

Documentos individuales a veces crecen en importancia y se convierten en pertinentes para un proyecto. Cuando esto ocurre, podría ser sentido para Copiar archivos de OneDrive para la empresa en un sitio de grupo.

Solucionar problemas al mover los documentos desde OneDrive para la Empresa

Hay algunos problemas que debe tener en cuenta al mover documentos de OneDrive para la Empresa a una biblioteca de sitio de grupo:

  • Pueden variar los pasos para copiar o mover archivos entre versiones de OneDrive para la Empresa y SharePoint. Para obtener más información, vea mover o copiar una carpeta, archivo o vínculo en una biblioteca de documentos.

  • Los hipervínculos del documento original dejarán de funcionar, debido a que ha eliminado el documento en OneDrive para la Empresa. Es posible que quiera compartir el documento que ha movido al sitio de grupo para proporcionar a los usuarios del sitio un vínculo funcional y actualizado.

  • Si los usuarios seguían el documento original, los vínculos del suministro de noticias a dicho documento dejarán de funcionar. Para restaurar esta asociación, los usuarios tendrán que seguir el documento en su nueva ubicación.

  • Puede que quiera reemplazar el documento original en OneDrive para la Empresa por uno que simplemente proporcione un vínculo al archivo nuevo y anuncie la ubicación nueva.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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