¿Cómo funciona control de versiones en una lista de SharePoint o una biblioteca

¿Cómo funciona control de versiones en una lista de SharePoint o una biblioteca

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Cuando el control de versiones está habilitado en su SharePoint lista o biblioteca, puede almacenar, realizar un seguimiento y restaurar archivos en una biblioteca y elementos de una lista cada vez que cambie. Control de versiones, junto con otras configuraciones, como la desprotección, le ofrece una gran cantidad de control del contenido que se publica en su sitio y puede proporcionar el valor real si tiene alguna necesidad de ver o restaurar una versión anterior de un elemento o archivo.

Nota: De manera predeterminada, el control de versiones está activado en las bibliotecas de SharePoint y desactivado en las listas de SharePoint. Para más información sobre cómo configurar el control de versiones, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Actualizar octubre de 2017 gracias a los comentariosde los clientes.

Información general sobre el control de versiones

Cualquier usuario con permisos para administrar listas puede activar o desactivar las versiones para una biblioteca. Control de versiones está disponible para los elementos de lista de todos los tipos de lista predeterminados, incluidos calendarios, listas de seguimiento de problemas y listas personalizadas. También está disponible para todos los tipos de archivo que se pueden almacenar en bibliotecas, incluidas las páginas de elementos Web. Para obtener más información sobre cómo configurar y utilizar el control de versiones, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Nota: Si es un cliente de Office 365, control de versiones está activado de forma predeterminada al crear nuevas bibliotecas de OneDrive para la Empresa y, a continuación, guardará automáticamente la última 500 versiones de un documento. Esto le ayudará a evitar la pérdida de datos o documentos importantes. Si tiene bibliotecas existentes en su sitio de OneDrive para la Empresa o en el sitio de grupo que no tienen control de versiones habilitado, se puede activar control de versiones para ellos en cualquier momento.

Puede usar el control de versiones para:

  • Realizar el seguimiento del historial de una versión:    Cuando el control de versiones está habilitado, puede ver cuándo se cambió un elemento o archivo y quién lo cambió. También puede ver cuándo se modificaron las propiedades (información sobre el archivo). Por ejemplo, si alguien cambia la fecha de vencimiento de un elemento de lista, esa información aparece en el historial de versiones. También puede ver los comentarios que hacen los usuarios al proteger los archivos en las bibliotecas.

  • Restaurar una versión anterior    Si cometió un error en una versión actual, si la versión actual está dañada o si simplemente le agrada más una versión anterior, puede reemplazar la versión actual por la anterior. La versión restaurada se convierte en la nueva versión actual.

  • Ver una versión anterior:    Puede ver una versión anterior sin sobrescribir la versión actual. Si está viendo el historial de versiones dentro de un documento de Microsoft Office, por ejemplo un archivo de Word o de Excel, puede comparar las dos versiones para determinar cuáles son las diferencias.

Cuando el control de versiones está habilitado, se crean versiones en los siguientes casos:

  • Cuando un archivo o elemento de la lista se crea por primera vez o cuando se carga un archivo.

    Nota: Si se requiere la desprotección de archivos, debe proteger el archivo para crear la primera versión.

  • Cuando se carga un archivo con el mismo nombre que un archivo existente y la casilla Agregar como versión nueva a los archivos existentes está activada.

  • Cuando han cambiado las propiedades de un archivo o elemento de lista.

  • Cuando se abre, edita y guarda un archivo. Se crea una versión cuando hace clic por primera vez en Guardar. Se mantiene el nuevo número de versión mientras dure la sesión de edición actual, aunque puede guardar el archivo varias veces. Cuando lo cierra y lo vuelve a abrir para otra sesión de edición, se crea otra versión.

  • Durante la creación de un documento cuando un usuario diferente empieza a trabajar en el documento o cuando un usuario hace clic en Guardar para cargar los cambios a la biblioteca.

Puede haber hasta tres versiones actuales de un archivo en cualquier momento en particular: la versión desprotegida, la última versión secundaria o borrador y la última versión publicada o principal. Todas las demás versiones se consideran versiones históricas. Algunas versiones actuales solo pueden verlas los usuarios que tienen permisos para hacerlo.

Algunas organizaciones hacen el seguimiento de las versiones principales y secundarias de los archivos de sus bibliotecas. Otras solo hacen el seguimiento de las versiones principales. Las versiones principales se identifican con números enteros, como 5.0; las versiones secundarias, con números decimales, como 5.1.

La mayoría de las organizaciones usan las versiones secundarias cuando se están desarrollando los archivos y las versiones principales, cuando se alcanzan determinados hitos o cuando los archivos están listos para ser revisados por una gran audiencia. En muchas organizaciones, la seguridad de borrador está establecida para permitir que solo el propietario de un archivo y las personas que tienen permiso aprueben el archivo. Eso significa que ninguna otra persona podrá ver las versiones secundarias hasta que se publique una versión principal.

Las versiones principales están disponibles para las listas, pero las versiones secundarias no lo están. Cada versión de un elemento de lista tiene un número entero. Si su organización requiere la aprobación de elementos de una lista, los elementos permanecen en estado Pendiente hasta que los apruebe una persona que tenga los permisos para hacerlo. Mientras están en el estado Pendiente, estos elementos tienen un número decimal y se denominan borradores.

Para más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Los números de versión se agregan automáticamente cada vez que se crea una nueva versión. En una lista o biblioteca con el control de versiones principales habilitado, las versiones usan números enteros, por ejemplo 1.0, 2.0, 3.0, etc. En las bibliotecas, el administrador puede habilitar el control de versiones tanto para versiones principales como secundarias. Cuando se hace el seguimiento de versiones secundarias, estas usan decimales, por ejemplo 1.1, 1.2, 1.3, etc. Cuando se publica alguna de esas versiones como una versión principal, su número se transforma en 2.0. Las versiones secundarias siguientes se numeran 2.1, 2.2, 2.3, etc.

Cuando descarta una desprotección, el número de versión no cambia. Si la versión más reciente era la versión 3.0, permanece como 3.0 después de descartar la desprotección.

Cuando elimina una versión, la versión pasa a la Papelera de reciclaje y su número llega con él. El historial de versiones mostrará los números de versión restantes. Otros números de versión no cambian. Por ejemplo, si tiene un documento que tiene las versiones secundarias 4.1 y 4.2 y decide eliminar versión 4.1, el historial de versiones resultante muestra solo las versiones 4.0 y 4.2. Esto muestra en la siguiente imagen.

Para más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Historial de versiones con una versión secundaria eliminada

Algunas organizaciones permiten una cantidad ilimitada de versiones, mientras que otras aplican limitaciones. Es posible que descubra que, tras proteger la última versión de un archivo, falta una versión anterior. Si la versión más reciente es la 26.0 y observa que ya no hay ninguna versión 1.0, esto quiere decir que el administrador ha configurado la biblioteca para permitir solo 25 versiones principales de un archivo. Al agregar la 26a versión, la primera versión se eliminará. Solo se conservarán las versiones que van de la 2.0 hasta la 26.0. Del mismo modo, si se agrega una 27a versión, solo se conservarán las versiones comprendidas entre la 3.0 y la 27.0.

El administrador puede decidir también limitar el número de versiones secundarias a sólo aquellos para un determinado número de la versión más reciente. Por ejemplo, si se permiten 25 versiones principales, el administrador decide conservar los borradores secundarias solo las últimas cinco versiones principales. El número predeterminado de las versiones secundarias entre versiones principales es 511. Si intenta guardar otra versión secundaria, verá un mensaje de error que indica que primero debe publicar el documento. El administrador del sitio puede cambiar la configuración predeterminada para permitir que las versiones secundarias menos.

Si una lista o biblioteca limita el número de versiones principales, se eliminan las primeras versiones cuando se alcanza el límite. Por ejemplo, si solo se conservan 20 versiones, y el equipo crea 25 versiones, se mantienen sólo las versiones 6 y 25. Si se crea otra versión, solo versiones 7 al 26 se conservan. Si la lista o biblioteca limita las versiones, asegúrese de que los colaboradores son conscientes de versiones anteriores se eliminará cuando se alcance el límite de versión.

En una biblioteca que limita el número de versiones principales que se conservan versiones secundarias, se eliminan las versiones secundarias para las versiones principales anteriores, cuando se alcanza el límite de versión. Por ejemplo, si conserva borradores para sólo 10 versiones principales y el equipo crea 15 versiones principales, se conservará solo las versiones principales para las primeras versiones. La versiones secundarias asociadas con las cinco primeras versiones principales, como 1.2 o 2.3, se eliminan, pero las versiones principales: 1, 2 etc.: se conservan, a menos que la biblioteca también limite las versiones principales.

Por lo general, es aconsejable limitar la cantidad de versiones. Permite conservar espacio y lograr una mayor claridad para los usuarios. Sin embargo, si su organización tiene la obligación de guardar todas las versiones por motivos legales o de otro tipo, no aplique ningún límite.

Nota: Si su organización limita el número de versiones que almacena, las versiones más antiguas se eliminan permanentemente al alcanza el límite. No se envían a la Papelera de reciclaje.

Para más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidos los límites, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Puede configurar quién puede ver borradores de elementos de lista y archivos. Los borradores se crean en dos situaciones:

  • Cuando se crea una versión secundaria de un archivo o se actualiza en una biblioteca que realiza un seguimiento de versiones principales y secundarias.

  • Cuando un archivo o elemento de lista se crea o actualiza pero aún no se ha aprobado en una lista o biblioteca en la que se requiere aprobación de contenido.

Cuando haga un seguimiento tanto de las versiones principales como de las secundarias, puede especificar si los usuarios deben tener permiso para editar archivos antes de poder ver y leer una versión secundaria. Cuando se aplica esta configuración, los usuarios que tengan permiso para editar el archivo pueden trabajar en el archivo, pero aquellos que únicamente tengan permiso para leer el archivo no pueden ver la versión secundaria. Por ejemplo, puede que no desee que todos los usuarios con acceso a la biblioteca vean los comentarios o revisiones mientras el archivo se está modificando. Si se hace un seguimiento de las versiones principales y secundarias y nadie ha publicado una versión principal todavía, el archivo no es visible para los usuarios que no tienen permiso para ver los elementos de borrador.

Cuando se requiere la aprobación de contenido, puede especificar si los archivos que están pendientes de aprobación se pueden ver los usuarios con permiso de lectura, los usuarios con permiso de edición, o solo el autor y las personas con permisos para aprobar elementos. Si se realiza un seguimiento de versiones principales y secundarias, el autor debe publicar una versión principal para que el archivo que se pueda enviar para su aprobación. Cuando se requiere la aprobación de contenido, personas que tienen permiso para leer el contenido pero no tiene permiso para ver elementos del borrador verán la versión última aprobada o principal del archivo.

Puede limitar el número de versiones de elementos de lista o archivos se guardan en una lista o biblioteca, que le ayudarán a conservar el espacio del servidor. Si su equipo crea una gran cantidad de versiones, limitar el número de versiones puede ayudar a su equipo para administrar mejor y ubicar versiones anteriores. Por ejemplo, si el equipo mantiene el número de versiones en varios meses o años.

s, puede ser difícil para los miembros examinar el historial de versiones para buscar las versiones que necesitan. Si su equipo tiene que ver o conservar cualquier de sus versiones anteriores, o bien no limitar el número de versiones que desea conservar o establezca el número de versiones que se guarda en un número alto.

Si la biblioteca realiza un seguimiento de versiones principales y secundarias, puede elegir cuántas versiones principales de archivos que desea conservar y cuántas las versiones secundarias para cada principales versión mantener. De forma predeterminada, cada versión principal puede tener hasta 511 borradores (versiones secundarias).

Dependiendo de la forma en la que trabaja su equipo puede ser más probable que necesite sus versiones secundarias más recientes, como la versión que se ha modificado recientemente. Con el tiempo, su equipo puede ser menos probable que necesite una versión secundaria anterior. Normalmente, una versión secundaria representa un hito, como un archivo enviado para su revisión o publicación, mientras que una versión secundaria es un trabajo en curso que no está listo para todos los participantes de sitio leer.

Si una lista o biblioteca limita el número de versiones principales, se eliminan las primeras versiones cuando se alcanza el límite. Por ejemplo, si solo se conservan 20 versiones, y el equipo crea 25 versiones, se mantienen sólo las versiones 6 y 25. Si se crea otra versión, solo versiones 7 al 26 se conservan. Si la lista o biblioteca limita las versiones, asegúrese de que los colaboradores son conscientes de versiones anteriores se eliminará cuando se alcance el límite de versión.

En una biblioteca que limita el número de versiones principales que se conservan versiones secundarias, se eliminan las versiones secundarias para las versiones principales anteriores, cuando se alcanza el límite de versión. Por ejemplo, si conserva borradores para sólo 10 versiones principales y el equipo crea 15 versiones principales, se conservará solo las versiones principales para las primeras versiones. La versiones secundarias asociadas con las cinco primeras versiones principales, como 1.2 o 2.3, se eliminan, pero las versiones principales: 1, 2 etc.: se conservan, a menos que la biblioteca también limite las versiones principales.

Control de versiones se activa automáticamente cuando se crea una biblioteca y no cuando se crea una lista. Cualquier usuario con permisos para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones. En muchos sitios que es la misma persona que administra el sitio, porque las listas y bibliotecas heredan los permisos del sitio. Además de habilitar el control de versiones, el propietario del sitio (o administrar la lista o biblioteca de otra persona) decide si se va a requerir aprobación de contenido, quién puede ver borradores de elementos, y si se requiere la desprotección. Cada una de estas decisiones tiene un gran impacto en cómo funciona el control de versiones. Por ejemplo, si la persona que administra una biblioteca decide requerir la desprotección, números de versión sólo se crean cuando se protege un archivo. Si se requiere la aprobación de contenido, números de versión principal no se aplican hasta que se aprueban archivos por alguien que tenga permiso para hacerlo.

Nota:  Si las personas que trabajan en su biblioteca planean ser co-autores de documentos, no configure la biblioteca para requerir la desprotección. Las personas no pueden trabajar como co-autores cuando los documentos que necesitan están desprotegidos.

Para obtener información sobre cómo activar el control de versiones para una lista o biblioteca, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si el control de versiones está habilitado en la biblioteca, la persona que establece el determina si se va a realizar un seguimiento de versiones principales y secundarias y también determina quién puede ver las versiones secundarias. En la mayoría de los casos, cuando se requiere la aprobación de contenido solo el propietario del archivo y personas que tienen permiso para aprobar elementos, puede ver las versiones secundarias. En otras bibliotecas, todos los usuarios que pueden editar archivos en la biblioteca, o cualquier persona que tiene permiso lectura para la biblioteca, puede ver todas las versiones. Después de que se apruebe una versión, todos los usuarios que tiene permiso para la lista o biblioteca de lectura pueden ver la versión.

Aunque las listas no tienen versiones principales y secundarias, cualquier elemento con el estado Pendiente se considera borrador. En la mayoría de los casos, solo el autor del elemento y los usuarios con permisos de control total o diseño pueden ver los borradores. Un borrador se muestra con el estado Pendiente para esos usuarios, pero otros usuarios solo pueden ver la versión Aprobada más reciente en el historial de versiones. Si se rechaza el archivo, permanece en el estado Pendiente hasta que alguien con los permisos necesarios lo elimine.

De forma predeterminada, un elemento o archivo pendiente está visible solo para su creador y las personas con permisos para administrar listas, pero puede especificar si otros grupos de usuarios pueden ver el elemento o archivo. Si se ha configurado la biblioteca para realizar un seguimiento de versiones principales y secundarias, la persona que edita el archivo debe publicar una versión principal del archivo.

Para obtener más información sobre la configuración de aprobación de documentos, vea requerir la aprobación de los elementos de una lista de sitio o biblioteca.

Nota: Seguridad de los borradores en algunas listas y bibliotecas, está configurada para permitir que todos los usuarios del sitio ver versiones pendientes y aprobado.

Al desproteger un archivo de una biblioteca con el control de versiones activado, se crea una nueva versión cada vez que lo vuelve a proteger. Además, si las versiones principales y secundarias están activadas, al proteger un archivo puede decidir qué tipo de versión protege. En las bibliotecas con desprotección obligatoria, solo se crear versiones al proteger.

En las bibliotecas en que la desprotección no es obligatoria, se crea una nueva versión la primera vez que guarda un archivo tras abrirlo. Las siguientes veces que lo guarde se sobrescribirá la versión creada al guardar la primera vez. Si cierra la aplicación y vuelve a abrir el documento, se volverá a crear una versión la primera vez que lo guarde. Esto puede provocar que la cantidad de versiones crezca rápidamente.

Para obtener más información sobre la verificación y alejar, vea Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca.

Nota:  Si es el co-autor de un documento, no lo desproteja salvo que tenga una buena razón para evitar que otros usuarios trabajen en el documento.

Requerir desprotección puede ayudar al equipo sacar el máximo partido de control de versiones, porque las personas designan específicamente cuando hay una versión que se cree. Se crea una versión únicamente cuando alguien desprotege un archivo, lo cambia y, a continuación, comprueba vuelva. Si no se requiere la desprotección, se crea una versión cuando alguien guarda un archivo en primer lugar y esta versión se actualiza cuando cierra la persona. Si esa persona u otra persona se abre y guarda el archivo de nuevo, se crea otra versión. Según la situación, es posible que no desee varias versiones creación, por ejemplo, si debe cerrar un archivo para asistir a una reunión antes de que termine de realizar cambios en el archivo.

Cuando se requiere la desprotección, personas no pueden agregar archivos, cambiar los archivos o cambiar las propiedades del archivo sin desproteger el archivo. Cuando las personas protegen archivos, le pide que proporcione comentarios sobre los cambios realizados, lo que ayuda a crear un historial de versiones más significativo.

Nota: Si la biblioteca va a almacenar archivos de Microsoft Project (.mpp) que están sincronizados con listas de tareas en su sitio, debe desactivar la la casilla requerir la desprotección.

Para obtener más información acerca de cómo requerir desprotección, vea Configurar una biblioteca para requerir la desprotección de archivos.

Listas y bibliotecas tienen permisos relacionados con control de versiones y desprotección que varían según el nivel de permisos que se aplica a un usuario o un grupo específico. Alguien que puede editar niveles de permisos puede configurar estos permisos de manera diferente o puede crear un nuevo grupo con niveles de permisos personalizados.

Estos permisos permiten flexibilidad en la administración de la biblioteca. Por ejemplo, puede que prefiera alguien pueda eliminar versiones de un archivo sin tener permiso para eliminar el propio archivo. El permiso para Eliminar versiones no es el mismo que el permiso para Eliminar elementos, por lo que puede proporcionar un nivel personalizado de control.

La siguiente tabla muestra los permisos que están relacionados con la desprotección y control de versiones y que predeterminados que se aplican a los niveles de permisos.

Permisos

Nivel de permisos predeterminado

Ver versiones

Control total, diseño, colaborar y lectura

Eliminar versiones

Control total, diseño y colaborar

Invalidar desprotección

Control total y diseño

Aprobar elementos

Control total y diseño

Para obtener más información sobre permisos, vea niveles de permisos de descripción en SharePoint.

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