Trabajar sin conexión con Business Contact Manager

Si se conecta a una base de datos compartida ubicada en un ordenador remoto, puede llevarse con usted sus datos profesionales en un equipo portátil, o seguir trabajando cuando la base de datos remota no esté disponible. De este modo, puede trabajar sin conexión y acceder a sus datos cuando los necesite.

Antes de trabajar sin conexión, debe crear una copia local de la base de datos compartida de Business Contact Manager. Puede usar esta copia local (o sin conexión) cuando no pueda acceder a la base de datos principal, por ejemplo, en caso de que esta no esté disponible.

Puede editar registros y agregar otros nuevos en su base de datos sin conexión, tal y como lo haría con la base de datos principal de Business Contact Manager. Cuando vuelva a conectarse a la base de datos principal, los cambios se sincronizarán.

Este artículo describe cómo trabajar sin conexión mediante la creación de una copia local de la base de datos, la elección de una configuración de sincronización y la resolución de conflictos entre las bases de datos compartida y local.

¿Qué desea hacer?

Crear una copia local de la base de datos

Cambiar entre con y sin conexión

Elegir una configuración de sincronización

Resolver conflictos entre las bases de datos compartida y local

Comprobar el estado de conexión de la base de datos

Anular una base de datos sin conexión

Crear una copia local de la base de datos

Si quiere llevarse sus datos profesionales con usted, o si accede a datos profesionales compartidos en un equipo remoto que ocasionalmente no está disponible, cree una copia local de la base de datos en su equipo, lo que se conoce como una base de datos sin conexión, a la que podrá acceder siempre que quiera.

  1. Comparta la base de datos principal de Business Contact Manager o solicite al propietario de la misma que la comparta. La base de datos compartida se encuentra en un equipo remoto (o distinto del suyo).

  2. Conecte con la base de datos compartida de Business Contact Manager.

  3. Al conectarse a la base de datos compartida, haga clic en Sí, crear una copia sin conexión de la base de datos en los asistentes Inicio o Crear o seleccionar una base de datos.

Nota    Puede crear una copia de la base de datos al conectarse a una base de datos compartida, o bien hacerlo más adelante. Si no eligió la opción sin conexión al conectarse a la base de datos compartida:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. Haga clic en el botón Sin conexión y luego en Habilitar sin conexión.

    Nota    El botón Sin conexión solo está disponible si su equipo está conectado a una base de datos compartida.

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Cambiar entre con y sin conexión

Aunque cree una copia de la base de datos para su uso sin conexión, no tiene por qué usarla hasta que no lo necesite. Hasta que cambie a la base de datos sin conexión, Business Contact Manager para Outlook seguirá conectándose a la base de datos compartida principal siempre que esté disponible.

Si Business Contact Manager para Outlook pierde la conexión con la base de datos compartida, cambia automáticamente a la base de datos local sin conexión hasta que la principal vuelva a estar disponible. Cuando la base de datos compartida vuelva a estar disponible, se le indicará que se conecte de nuevo. Cuando Business Contact Manager para Outlook vuelve a conectarse a la base de datos compartida, cualquier cambio producido en ambas bases de datos se sincroniza.

Cambiar a la base de datos sin conexión

Si se está preparando para salir de la oficina, cambie al modo sin conexión para asegurarse de que la base de datos sin conexión esté plenamente sincronizada con la principal.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. Haga clic en el botón Sin conexión y luego en Trabajar sin conexión.

    Nota    El botón Sin conexión solo está disponible si su equipo está conectado a una base de datos compartida.

Cambiar a la base de datos con conexión

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. En la sección Sin conexión, haga clic en el botónConectar.

    Nota    El botón Conectar solo está disponible si trabaja sin conexión y la base de datos compartida está disponible.

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Elegir una configuración de sincronización

Cuando Business Contact Manager para Outlook se conecta a la base de datos compartida, los datos se actualizan automáticamente entre esta base de datos y su copia local. Puede emplear la configuración de sincronización predeterminada o elegir una propia, en la que puede modificarse la frecuencia de la sincronización y el comportamiento cuando la base de datos compartida no está disponible.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. Haga clic en el botón Sin conexión y luego en Configuración sin conexión.

    Nota    El botón Sin conexión solo está disponible si su equipo está conectado a una base de datos compartida.

  4. En la sección Con conexión de la pestaña Sincronización, haga clic en un intervalo de tiempo de la lista para elegir la frecuencia con que se sincronizan los datos.

    Nota    Use un intervalo mayor si la sincronización se realiza a través de una conexión lenta. De otro modo, la eficiencia de su base de datos local podría verse afectada.

  5. En la sección Si la conexión con la base de datos compartida no está disponible, haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Cambiar automáticamente a la base de datos local para usar automáticamente la base de datos sin conexión si se pierde la conexión con la base de datos compartida.

      -O bien-

    • No cambiar automáticamente. Cambiaré manualmente para que sea usted quien cambie a la base de datos sin conexión cuando se pierda la conexión con la base de datos remota. Para obtener información sobre cómo se cambia manualmente, consulte Cambiar a la base de datos sin conexión, anteriormente en este artículo.

Nota    Si más de una persona usa la base de datos compartida, podrían producirse cambios conflictivos en el mismo campo de un registro. Es posible establecer reglas para resolver fácilmente estos conflictos. Para obtener más información, consulte Resolver conflictos entre las bases de datos compartida y local, más adelante en este artículo.

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Solucionar problemas de sincronización

Al conectarse a la base de datos compartida podría producirse un error que detenga o impida la sincronización. Como se desconoce la causa de este problema, el mejor modo de proceder es cortar la conexión, lo que detiene la sincronización, y luego volver a conectarse a la base de datos compartida para reiniciar la sincronización. Cuando la base de datos sin conexión recupere la conexión, la sincronización comenzará de inmediato y se repetirá con la frecuencia especificada en la configuración de sincronización.

Cambiar al trabajo sin conexión

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. Haga clic en el botón Sin conexión y luego en Trabajar sin conexión.

    Nota    El botón Sin conexión solo está disponible si su equipo está conectado a una base de datos compartida alojada en un equipo remoto.

Volver a conectarse a la base de datos compartida

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. En la sección Sin conexión, haga clic en Conectar.

    Nota    El botón Conectar solo está disponible si trabaja sin conexión y la base de datos compartida está disponible.

  4. Cuando la base de datos sin conexión recupere la conexión, la sincronización comenzará de inmediato y se repetirá con la frecuencia especificada en la configuración de sincronización.

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Resolver conflictos entre las bases de datos compartida y local

Cuando vuelve a conectarse a la base de datos compartida, la copia local (sin conexión) de la misma se conecta a ella para sincronizar sus datos. Business Contact Manager para Outlook detectará cualquier cambio conflictivo en los datos.

Se produce un conflicto cuando se han realizado cambios en un mismo campo de un registro tanto en la base de datos compartida como en la copia sin conexión.

Por ejemplo, surge un conflicto si el campo Título del registro de contacto profesional de Bob Smith se ha cambiado a Gestor de cuentas en la base de datos compartida y a Supervisor de cuentas en la base de datos sin conexión. La configuración de resolución de conflictos le permite elegir cómo se resuelven los conflictos entre la base de datos compartida y su copia local.

Sin embargo, no existe conflicto si el campo Título del registro de contacto profesional de Bob Smith se ha cambiado a Gestor de cuentas en la base de datos compartida, mientras que en la base de datos sin conexión se ha cambiado un campo diferente, como el número de teléfono de trabajo de Bob Smith. Estos cambios se sincronizan automáticamente.

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Elegir la configuración de resolución de conflictos

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. Haga clic en el botón Sin conexión y luego en Configuración sin conexión.

Nota    El botón Sin conexión solo está disponible si su equipo está conectado a una base de datos compartida.

  1. Haga clic en la pestaña Resolución de conflictos y luego en una de las opciones siguientes:

    • Preguntar     Haga clic en esta opción para que se le pregunte siempre que haya cambios conflictivos. Cada vez que se produzca un conflicto, puede elegir si conserva los cambios efectuados en la base de datos compartida o en su copia local y sin conexión de la misma.

    • Aceptar siempre los cambios más recientes     Haga clic en esta opción para resolver un conflicto conservando los cambios más recientes.

    • Aceptar siempre los cambios realizados en la base de datos compartida     Haga clic en esta opción para conservar los cambios en la base de datos principal. Estos cambios sobrescriben los efectuados en su copia local sin conexión de la base de datos.

    • Aceptar siempre los cambios realizados en la base de datos local     Haga clic en esta opción para conservar los cambios en su copia local sin conexión de la base de datos. Estos cambios sobrescriben los efectuados en la base de datos compartida, o principal.

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Qué sucede con la opción Preguntar de la configuración de resolución de conflictos: Revisión y resolución de conflictos de datos

Cuando Business Contact Manager para Outlook vuelve a conectarse a base de datos compartida, cualquier cambio realizado en la base de datos sin conexión debe reconciliarse con la base de datos compartida.

Esto incluye cualquier cambio que haya realizado en su base de datos local, así como los que otros usuarios hayan efectuado en la base de datos compartida.

Si se elige Preguntar en la configuración de resolución de conflictos, se le pedirá que revise cada cambio conflictivo en el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, que aparecerá cuando se conecte a la base de datos compartida.

Nota    Si ha seleccionado cualquier otro método de resolución de conflictos, Business Contact Manager para Outlook se ocupará automáticamente aplicando el método elegido.

  1. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Local     El cambio realizado en el registro de su copia local sobrescribe la información de la base de datos compartida.

    • Compartida     El cambio realizado en el registro de la base de datos compartida sobrescribe la información de su copia local.

  2. Marque la casilla Seleccionar la misma opción para todos los conflictos subsiguientes si decide repetir la selección realizada en los conflictos restantes.

    Nota    No marque la casilla Seleccionar la misma opción para todos los conflictos subsiguientes si quiere revisar cada conflicto y decidir qué cambio acepta para cada registro.

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Comprobar el estado de conexión de la base de datos

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  3. Compruebe en la sección Sin conexión el estado de su base de datos.

    Si está conectado a la base de datos compartida, verá Business Contact Manager está conectado a la base de datos remota. Si no tiene conexión, verá Business Contact Manager está usando su base de datos local, además de información sobre si la base de datos remota está disponible.

    Nota    El estado de conexión de la base de datos no depende necesariamente del estado de conexión de Outlook. Business Contact Manager para Outlook puede estar conectado a una base de datos compartida aunque Outlook no esté conectado a un servidor de correo electrónico.

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Anular una base de datos sin conexión

Solo puede disponer de una copia local de la base de datos que se conecte a la base de datos compartida en otro equipo y que se sincronice con ella. Si su base de datos local no es capaz de recuperar la conexión con la base de datos compartida por cualquier motivo, por ejemplo, si la base de datos compartida está dañada, puede anular la conexión y crear una nueva base de datos, o bien conectarse a una base de datos compartida distinta.

Antes de crear una nueva base de datos o conectarse a una base de datos compartida distinta (lo que incluye una que haya sido restaurada), primero debe anular la base de datos sin conexión.

Para anular una base de datos sin conexión, debe estar trabajando sin conexión. Si quiere guardar los datos de su base de datos local, expórtelos. Después podrá crear o seleccionar otra base de datos e importar en ella los datos de su base de datos sin conexión.

El siguiente procedimiento describe la anulación de una base de datos sin conexión, la exportación de los datos para su guardado y la creación o conexión a una base de datos distinta.

  • Anular la base de datos sin conexión

  • Haga clic en la pestaña Archivo.

  • Haga clic en la pestaña Business Contact Manager.

  • Haga clic en el botón Sin conexión y luego en Omitir base de datos sin conexión.

    Importante    No es posible deshacer la anulación de la base de datos sin conexión.

  • Haga clic en .

    Importante    Al anular la base de datos sin conexión, todos los cambios realizados desde la desconexión se perderán, a no ser que exporte los datos durante el proceso de anulación.

  • En el cuadro de diálogo Anular base de datos sin conexión, compruebe que está marcada la casilla de verificación Exportar y conservar los datos locales antes de anular la base de datos sin conexión.

    Si la casilla está marcada, los datos de su copia local de la base de datos, incluido cualquier dato creado o guardado desde la última vez que las bases de datos se sincronizaron, se guardarán en un archivo en su equipo. Si está seguro de que no va a seguir necesitando estos datos, desmarque la casilla.

    Importante    No es posible deshacer la anulación de la base de datos sin conexión. Si exporta los datos, se guardará una copia de los mismos en la ubicación de su equipo que elija.

  • Haga clic en Aceptar.

    Se dará una de las siguientes situaciones:

    • Si la casilla Exportar y conservar los datos locales antes de anular la base de datos sin conexión estaba seleccionada, se abre el cuadro de diálogo Exportar datos profesionales. Para obtener información sobre cómo exportar sus datos, consulte la siguiente sección.

    • Se abre el asistente Crear o seleccionar una base de datos. Consulte Crear o seleccionar otra base de datos, más adelante.

  • Exportar los datos

  • En el cuadro de diálogo Exportar datos profesionales, elija la información que quiere exportar, escriba la ubicación y el nombre del archivo de destino y haga clic en Exportar.

    Para obtener más información sobre cómo exportar datos, consulte Cómo exportar registros profesionales en Business Contact Manager.

    Nota    Como los datos se exportan en un archivo .bcm, puede importarlos a otra base de datos de Business Contact Manager para revisarlos en Business Contact Manager para Outlook. Para obtener información sobre cómo importar datos, consulte Cómo importar datos a Business Contact Manager.

  • Haga clic en .

    Se abre el asistente Crear o seleccionar una base de datos. En el siguiente procedimiento tiene información sobre cómo completar este asistente.

  • Crear o seleccionar otra base de datos

  • En el asistente Crear o seleccionar una base de datos, haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Conectar con una base de datos local.

    • Conectar con una base de datos remota.

    • Crear una nueva base de datos local.

  • Complete el asistente. Para obtener información sobre cómo crear o seleccionar una base de datos, consulte Crear o seleccionar una nueva base de datos de Business Contact Manager.

  • Importar los datos

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Se aplica a: Outlook 2013, Outlook 2010



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