Usar una consulta de unión para combinar varias consultas en un mismo resultado

En el ejemplo de la sección anterior con la base de datos de Northwind, solo se combinaron datos de dos tablas. Pero se pueden combinar tres o más tablas fácilmente con una consulta de unión. Por ejemplo, basándonos en el ejemplo anterior, puede que también quiera incluir los nombres de los empleados en el resultado de la consulta. Para completar esa tarea, puede agregar una tercera consulta y combinarla con la instrucción SQL anterior con una palabra clave adicional de UNION, como en el ejemplo siguiente:

SELECT Customers.Company, Customers.[Last Name], Customers.[First Name]
FROM Customers

UNION

SELECT Suppliers.Company, Suppliers.[Last Name], Suppliers.[First Name]
FROM Suppliers

UNION

SELECT Employees.Company, Employees.[Last Name], Employees.[First Name]
FROM Employees

ORDER BY [Last Name], [First Name];

Al ver el resultado en la vista Hoja de datos, se mostrará una lista de todos los empleados con el nombre de la compañía de ejemplo, algo que puede que no le resulte muy útil. Si quiere que ese campo indique si una persona es un empleado interno, un proveedor o un cliente, puede incluir un valor fijo en lugar del nombre de la compañía. Esta sería la instrucción SQL resultante:

SELECT "Customer" As Employment, Customers.[Last Name], Customers.[First Name]
FROM Customers

UNION

SELECT "Supplier" As Employment, Suppliers.[Last Name], Suppliers.[First Name]
FROM Suppliers

UNION

SELECT "In-house" As Employment, Employees.[Last Name], Employees.[First Name]
FROM Employees

ORDER BY [Last Name], [First Name];

Así se mostrarían los resultados en la vista Hoja de datos. Access mostrará estos cinco registros de ejemplo:

La consulta anterior se puede reducir incluso más, ya que Access solo lee los nombres de los campos del resultado de la primera consulta de una consulta de unión. Aquí puede ver que quitamos el resultado de las secciones de las consultas segunda y tercera:

SELECT "Customer" As Employment, [Last Name], [First Name]
FROM Customers

UNION

SELECT "Supplier", [Last Name], [First Name]
FROM Suppliers

UNION

SELECT "In-house", [Last Name], [First Name]
FROM Employees

ORDER BY [Last Name], [First Name];

En una consulta de unión de Access, solo se permite ordenar una vez, pero cada consulta se puede filtrar de manera individual. Basándonos en la consulta de unión de la sección anterior, este es un ejemplo en el que filtramos cada consulta al agregar una cláusula WHERE.

SELECT "Customer" As Employment, Customers.[Last Name], Customers.[First Name]
FROM Customers
WHERE [State/Province] = "UT"

UNION

SELECT "Supplier", [Last Name], [First Name]
FROM Suppliers
WHERE [Job Title] = "Sales Manager"

UNION

SELECT "In-house", Employees.[Last Name], Employees.[First Name]
FROM Employees
WHERE City = "Seattle"

ORDER BY [Last Name], [First Name];

Si cambia a la vista Hoja de datos, verá resultados similares a estos:

Si las consultas que quiere unir son muy distintas, puede que tenga que combinar datos de distintos tipos en un campo de salida. En ese caso, la consulta de unión devolverá con frecuencia los resultados como un tipo de datos de texto, ya que el tipo de datos admite texto y números.

Para comprender cómo funciona esto, usaremos la consulta de unión Transacciones de productos en la base de datos de ejemplo de Northwind. Abra la base de datos de ejemplo y, después, abra la consulta Transacciones de productos en la vista Hoja de datos. Los últimos diez registros serán similares a este resultado:

Imagine que quiere dividir el campo Cantidad en dos campos: Comprar y Vender. Imagine también que quiere tener un valor cero fijo para el campo sin valor. Este podría ser un ejemplo de la instrucción SQL para esta consulta de unión:

SELECT [Product ID], [Order Date], [Company Name], [Transaction], 0 As Buy, [Quantity] As Sell
FROM [Product Orders]

UNION

SELECT [Product ID], [Creation Date], [Company Name], [Transaction], [Quantity] As Buy, 0 As Sell
FROM [Product Purchases]

ORDER BY [Order Date] DESC; 

Si cambia a la vista Hoja de datos, verá que los últimos diez registros ahora se muestran de esta forma:

Continuando con este ejemplo, ¿y si quiere que los campos con cero estén vacíos? Puede modificar la instrucción SQL para que no se muestre nada en lugar de cero; para hacerlo, agregue la palabra clave NULL, de esta forma:

SELECT [Product ID], [Order Date], [Company Name], [Transaction], Null As Buy, [Quantity] As Sell
FROM [Product Orders]

UNION

SELECT [Product ID], [Creation Date], [Company Name], [Transaction], [Quantity] As Buy, Null As Sell
FROM [Product Purchases]

ORDER BY [Order Date] DESC;

Pero, como puede que comprobara al cambiar a la vista Hoja de datos, se produjo un resultado inesperado. En la columna Comprar, se borraron todos los campos:

Esto ocurre porque Access determina los tipos de datos de los campos a partir de la primera consulta. En este ejemplo, NULL no es un número.

Entonces, ¿qué ocurre si intenta insertar una cadena vacía para el valor en blanco de los campos? La instrucción SQL para este intento podría ser similar a la siguiente:

SELECT [Product ID], [Order Date], [Company Name], [Transaction], "" As Buy, [Quantity] As Sell
FROM [Product Orders]

UNION

SELECT [Product ID], [Creation Date], [Company Name], [Transaction], [Quantity] As Buy, "" As Sell
FROM [Product Purchases]

ORDER BY [Order Date] DESC;

Al cambiar a la vista Hoja de datos, verá que Access recupera los valores de Comprar, pero convirtió los valores en texto. Verá que son valores de texto porque están alineados a la izquierda en la vista Hoja de datos. La cadena vacía de la primera consulta no es un número y, por este motivo, verá estos resultados. También puede que se diera cuenta de que los valores de Vender también se convirtieron en texto porque los registros de compra contienen una cadena vacía.

Entonces, ¿cómo puedo solucionar esto?

Una posible solución es forzar que la consulta espere un número como el valor del campo. Esto puede conseguirse con la siguiente expresión:

IIf(False, 0, Null)

La condición que se comprueba, False (falso), nunca será True (verdadero) y, por tanto, la expresión siempre devolverá NULL; pero Access sigue evaluando las dos opciones de salida y decide que la salida sea numérica o NULL.

Siga estos pasos para usar esta expresión en nuestro ejemplo práctico:

SELECT [Product ID], [Order Date], [Company Name], [Transaction], IIf(False, 0, Null) As Buy, [Quantity] As Sell
FROM [Product Orders]

UNION

SELECT [Product ID], [Creation Date], [Company Name], [Transaction], [Quantity] As Buy, Null As Sell
FROM [Product Purchases]

ORDER BY [Order Date] DESC;

Tenga en cuenta que no es necesario modificar la segunda consulta.

Si cambia a la vista Hoja de datos, ahora verá el resultado esperado:

Otro método para obtener el mismo resultado es anteponer las consultas en la consulta de unión con otra consulta:

SELECT 
    0 As [Product ID], Date() As [Order Date], 
    "" As [Company Name], "" As [Transaction], 
    0 As Buy, 0 As Sell
FROM [Product Orders]
WHERE False

Por cada campo, Access devuelve valores fijos del tipo de datos que defina. Está claro que no quiere que el resultado de esta consulta interfiera con los resultados, por lo que el truco para evitar esto es incluir una cláusula WHERE en False:

WHERE False

Este es un pequeño truco, ya que siempre da un resultado de falso y, por lo tanto, la consulta no devuelve nada. Al combinar esta instrucción con la instrucción SQL existente, llegamos a la siguiente instrucción completada:

SELECT 
    0 As [Product ID], Date() As [Order Date], 
    "" As [Company Name], "" As [Transaction], 
    0 As Buy, 0 As Sell
FROM [Product Orders]
WHERE False

UNION

SELECT [Product ID], [Order Date], [Company Name], [Transaction], Null As Buy, [Quantity] As Sell
FROM [Product Orders]

UNION

SELECT [Product ID], [Creation Date], [Company Name], [Transaction], [Quantity] As Buy, Null As Sell
FROM [Product Purchases]

ORDER BY [Order Date] DESC;

Un caso especial para una consulta de unión es combinar un conjunto de registros con un registro que contenga la suma de uno o más campos.

Este es otro ejemplo que puede crear en la base de datos de ejemplo de Northwind para mostrar cómo obtener un total en una consulta de unión.

1. Cree una consulta sencilla para ver la compra de cervezas (id. de producto=34 en la base de datos de Northwind) con la siguiente sintaxis SQL:

   SELECT [Purchase Order Details].[Date Received], [Purchase Order Details].Quantity
   FROM [Purchase Order Details]
   WHERE ((([Purchase Order Details].[Product ID])=34))
   
   ORDER BY [Purchase Order Details].[Date Received];

2. Si cambia a la vista Hoja de datos, verá cuatro compras:

   Fecha de recepción	Cantidad
   22/01/2006	100
   22/01/2006	60
   04/04/2006	50
   05/04/2006	300

3. Para obtener el total, cree una consulta de agregación sencilla con la siguiente instrucción SQL:

   SELECT Max([Date Received]), Sum([Quantity]) AS SumOfQuantity
   FROM [Purchase Order Details]
   WHERE ((([Purchase Order Details].[Product ID])=34))

4. Si cambia a la vista Hoja de datos, solo verá un registro:

   MáxDeFecha recibido	SumaDeCantidad
   05/04/2006	510

5. Combine estas dos consultas en una consulta de unión para anexar el registro con la cantidad total a los registros de compra:

   SELECT [Purchase Order Details].[Date Received], [Purchase Order Details].Quantity
   FROM [Purchase Order Details]
   WHERE ((([Purchase Order Details].[Product ID])=34))
   
   UNION
   
   SELECT Max([Date Received]), Sum([Quantity]) AS SumOfQuantity
   FROM [Purchase Order Details]
   WHERE ((([Purchase Order Details].[Product ID])=34))
   
   ORDER BY [Purchase Order Details].[Date Received];

6. Si cambia a la vista Hoja de datos, verá las cuatro compras con la suma de cada una seguida por un registro con la cantidad total:

   Fecha de recepción	Cantidad
   22/01/2006	60
   22/01/2006	100
   04/04/2006	50
   05/04/2006	300
   05/04/2006	510

Con esto, completamos los conceptos básicos de cómo agregar totales en una consulta de unión. Puede que también quiera incluir valores fijos en las dos consultas (como “Detalles” y “Total”) para separar de forma visual el registro de total del resto de los registros. Para obtener información sobre cómo usar valores fijos, vea la sección Combinar tres o más tablas o consultas en una consulta de unión.

De forma predeterminada, en las consultas de unión de Access, solo se incluyen registros distintos. Pero ¿y si quiere incluir todos los registros? Aquí le podría resultar útil otro ejemplo.

En la sección anterior, le mostramos cómo crear un total en una consulta de unión. Modifique esa consulta de unión SQL para que incluya Id. de producto= 48:

SELECT [Purchase Order Details].[Date Received], [Purchase Order Details].Quantity
FROM [Purchase Order Details]
WHERE ((([Purchase Order Details].[Product ID])=48))

UNION

SELECT Max([Date Received]), Sum([Quantity]) AS SumOfQuantity
FROM [Purchase Order Details]
WHERE ((([Purchase Order Details].[Product ID])=48))

ORDER BY [Purchase Order Details].[Date Received];

Si cambia a la vista Hoja de datos, verá un resultado que puede resultar confuso:

Está claro que un registro no devuelve dos veces la cantidad en el total.

El motivo de este resultado es que, en el mismo día, se vendió dos veces la misma cantidad de chocolates, como se indica en la tabla Detalles del pedido de compra. Este es el resultado de una consulta de selección sencilla donde se muestran los dos registros en la base de datos de ejemplo de Northwind:

En la consulta de unión indicada anteriormente, puede ver que no se incluye el campo “Id. de pedido de compra” y que los dos campos no son dos registros únicos.

Para incluir todos los registros, use UNION ALL en lugar de UNION en la instrucción SQL. Es muy probable que esto afecte al orden de los resultados, por lo que le recomendamos que también incluya la cláusula ORDER BY para determinar un criterio de ordenación. Esta es la instrucción SQL modificada basada en el ejemplo anterior:

SELECT [Purchase Order Details].[Date Received], Null As [Total], [Purchase Order Details].Quantity
FROM [Purchase Order Details]
WHERE ((([Purchase Order Details].[Product ID])=48))

UNION ALL

SELECT Max([Date Received]), "Total" As [Total], Sum([Quantity]) AS SumOfQuantity
FROM [Purchase Order Details]
WHERE ((([Purchase Order Details].[Product ID])=48))

ORDER BY [Total];

Si cambia a la vista Hoja de datos, verá todos los detalles, además de un total como el último registro:

Las consultas de unión suelen usarse como el origen de registros de un control de cuadro combinado en un formulario. Puede usar ese cuadro combinado para seleccionar un valor con el que filtrar los registros del formulario. Por ejemplo, puede filtrar los registros de empleados por ciudad.

Para poner esto en práctica, aquí tiene otro ejemplo que puede crear en la base de datos de ejemplo de Northwind para ilustrar este escenario.

1. Cree una consulta de selección sencilla con esta sintaxis SQL:

   SELECT Employees.City, Employees.City AS Filter
   FROM Employees;

2. Si cambia a la vista Hoja de datos, verá los siguientes resultados:

   Ciudad	Filtrar
   Seattle	Seattle
   Bellevue	Bellevue
   Redmond	Redmond
   Kirkland	Kirkland
   Seattle	Seattle
   Redmond	Redmond
   Seattle	Seattle
   Redmond	Redmond
   Seattle	Seattle

3. Al comprobar los resultados, puede que no le resulten muy útiles. Expanda la consulta y transfórmela en una consulta de unión con la siguiente sintaxis SQL:

   SELECT Employees.City, Employees.City AS Filter
   FROM Employees
   
   UNION
   
   SELECT "<All>", "*" AS Filter
   FROM Employees
   
   ORDER BY City;

4. Si cambia a la vista Hoja de datos, verá los siguientes resultados:

   Ciudad	Filtrar
   <Todo>	*
   Bellevue	Bellevue
   Kirkland	Kirkland
   Redmond	Redmond
   Seattle	Seattle

   Access realizará una unión de los nueve registros mostrados anteriormente con valores de campo fijo de <Todo> y “*”.

   Como esta cláusula de unión no contiene UNION ALL, Access solo devolverá registros únicos, lo que quiere decir que cada ciudad solo se devolverá una vez con valores idénticos fijos.

5. Después de completar una consulta de unión donde se muestra una sola vez cada nombre de ciudad, además de una opción que selecciona todas las ciudades, puede usar esta consulta como el origen de registros para un cuadro combinado en un formulario. Si usa este ejemplo específico como un modelo, puede crear un control de cuadro combinado en un formulario, establecer esta consulta como el origen de registros, establecer la propiedad “Ancho de columna” de la columna Filtro en 0 (cero) para ocultarla visualmente y, después, establecer la propiedad “Columna enlazada” en 1 para indicar el índice de la segunda columna. En la propiedad Filtro del formulario en sí, puede agregar código (como el siguiente) para activar un filtro de formulario con el valor de la selección en el control de cuadro combinado:

   Me.Filter = "[City] Like '" & Me![FilterComboBoxName].Value & "'"
   Me.FilterOn = True

   Después, el usuario del formulario puede filtrar los registros del formulario por un nombre de ciudad específico, o bien puede seleccionar <Todo> para mostrar una lista de todos los registros de todas las ciudades.

Principio de página