Colaboración y coautoría de documentos

Colaboración y coautoría de documentos

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Con Office y OneDrive o SharePoint, varias personas pueden funcionar juntos en un documento de Word, la hoja de cálculo de Excel o la presentación de PowerPoint. Cuando todos los usuarios están trabajando al mismo tiempo, que se denomina co-autoría.

Marcas que indican que hay dos autores trabajando en un documento de Word

¿Qué tiene que ser CO-autor de un documento?

La co-autoría está disponible para los documentos almacenados en OneDrive o SharePoint.

Para compartir la autoría con otros usuarios, necesita:   

  • Un área de almacenamiento compartido   OneDrive, OneDrive para la Empresa, SharePoint Online y SharePoint Server son áreas de almacenamiento compartido que habilitar la co-autoría.

  • Aplicaciones que admiten la co-autoría    la co-autoría de soporte de Word y PowerPoint en todos los dispositivos y versiones más recientes que Office 2010. Las aplicaciones móviles de Excel y Excel 2016 con Office 365 también admiten la co-autoría.

  • Un documento descriptivo co-autoría    La co-autoría solo es compatible con formatos de archivo moderna incluidos: .docx (Word), .pptx (PowerPoint) y .xlsx (Excel).

  • Modificar permisos de coautores    Todos los coautores deben tener permiso para acceder a los documentos.

Crear o abrir documentos para la co-autoría

Puede crear documentos en Office Online o Office de productos de escritorio. Estos temas le ayudarán a aprender cómo coautores de documentos:

Compartir compartir la autoría y documentos para colaborar con otras personas

Una clave de colaboración y co-autoría está compartiendo sus documentos. En las aplicaciones SharePoint, OneDrive y Office puede compartir archivos con otras personas.

Para obtener más información sobre cómo compartir documentos en OneDrive y SharePoint, mire estos temas:

Cuando abre un documento compartido en una aplicación de escritorio o portátil, no importa si está conectado o no, puede seguir trabajando. Si hay otras personas editen el mismo documento, no podrá ver los cambios mientras está sin conexión. Cuando vuelva a conectarse, se le notificará de los cambios que están disponibles y otras personas verán hay cambios.

Cuando esté trabajando en Word, el párrafo que está trabajando está bloqueado para que nadie pueda sobrescribir lo está trabajando. Cuando se desconecta con Word, es posible trabajar en el mismo párrafo que otra persona de su grupo. Al guardar los cambios, recibirá un mensaje emergente que indica que hay un conflicto. A continuación, puede hacer clic en a donde podrá ordenarlo todo.

Frase con conflicto en Word
Un conflicto que se resuelve en Word 2016

Si está trabajando en un archivo que está en una carpeta de sincronización (como OneDrive o OneDrive para la Empresa ), que se sincroniza cuando vuelva a conectarse, independientemente de si está ejecutando la aplicación (Word, PowerPoint). Cuando se conecte de nuevo, el archivo se sincroniza automáticamente. Si hay conflictos, recibirá una alerta. Para obtener más información, consulte Sincronizar OneDrive.

De forma predeterminada, en SharePoint los grupos y los permisos asignados a una biblioteca donde almacenar o crear un documento heredan todos los documentos en la biblioteca. Por ejemplo, en un sitio de grupo donde todos tienen permisos de lectura y escritura, cualquier persona puede co-autoría. Mientras una biblioteca de documentos de SharePoint Online con permisos de sólo lectura solo permite a personas para ver documentos, aunque nadie pero el autor puede realizar cambios a menos que explícitamente invitadas.

SharePoint permisos se heredan, pero puede establecer otras distintas para personas específicas. Si comparte una biblioteca de SharePoint de sólo lectura, puede dar permiso de edición para algunos usuarios. Sin embargo, si la biblioteca está establecida para modificar permisos para todos los usuarios, no se puede restringir algunas para ver solo. Puede reemplazar permisos heredados con un permiso superior, no inferior. Para obtener más información sobre permisos, vea niveles de permisos de descripción en SharePoint

Con SharePoint Mi sitio, biblioteca personal de OneDrive para la Empresa o consumidor OneDrive, los archivos deben compartirse explícitamente. De forma predeterminada, puede sólo editar y ver el propietario de la biblioteca. Puede seleccionar quién puede editar archivos individuales mediante el uso compartido a otras personas o grupos con permisos de edición. Para obtener más información sobre el uso compartido, vea Compartir archivos o carpetas en Office 365.

Aunque puede cargar archivos a través de Word y PowerPoint 2007 o una versión anterior a SharePoint Online o OneDrive y puede abrir para su edición, no puede compartir la autoría de estos documentos con esas aplicaciones heredados. Cuando un usuario abre un documento con Word o PowerPoint 2007, SharePoint Online o OneDrive crea un bloqueo en el documento y evita que otros usuarios de Office desde la edición del documento. Para aprovechar mejor la co-autoría en Word o PowerPoint, se recomienda que todos los usuarios trabajan con al menos Office 2010 en el escritorio, Office Online, Mac más reciente o una aplicación móvil.

Sí, Microsoft ha trabajado con docenas de socios en todo el mundo para que pueda compartir la autoría con Office en línea. Consulte el almacenamiento proporcionar para ver si coautoría con Office en línea es compatible.

No existe, sin embargo, para los proveedores de terceros con Office escritorio o en otras plataformas y Microsoft no admite coautoría de documentos almacenado en unidad de Google.

Estas son algunas vínculos para ayudarle a comenzar.

Si la co-autoría no funciona correctamente, hay varias cosas que pueden causar problemas. Para ayudar a solucionar la co-autoría sesiones y configuración, consulte solucionar problemas de coautoría en Office.

Si ha compartido sus documentos con OneDrive o OneDrive para la empresa puede recibir un correo electrónico mensaje informarle de que el documento se ha actualizado.

Otros temas de interés

Si todavía no lo ha usado Word Online o Office Online, puede probar TI aquí: Word Web App. Para cambiar a una aplicación en línea diferente, haga clic en el selector de aplicación y elija otra aplicación.

Para los administradores de SharePoint:

Nota: Para obtener más información acerca de cómo coautores de documentos, busque la Ayuda Word, PowerPoint y Office Online. Para obtener más información acerca de cómo configurar SharePoint para la co-autoría y colaboración de documentos, vea el sitio web de TechNet.

Nota: La co-autoría no está disponible para los documentos protegidos con Rights Management Service (RMS) o de derechos de información (IRM).

Actualizar octubre de 2017 gracias a los comentarios de los clientes.

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