Διαχείριση επαφών στο SharePoint Workspace 2010

Τι θέλετε να κάνετε;

• Προσθήκη νέων επαφών

• Αποθήκευση επαφής ως αρχείου

• Αποστολή επαφής σε άλλα άτομα

• Επαλήθευση ταυτοτήτων επαφών

• Επίλυση διενέξεων ονομάτων επαφών

• Δημιουργία ψευδώνυμου για μια επαφή

• Διαγραφή επαφής

• Απόκρυψη επαφής

• Προβολή διαγνωστικών πληροφοριών σχετικά με μια επαφή

• Προβολή ιδιοτήτων επαφών

Προσθήκη νέων επαφών

Για να αναζητήσετε και να προσθέσετε νέες επαφές στη λίστα επαφών σας στο γραμμή εκκίνησης, κάντε τα εξής:

1. Κάντε κλικ στην Κεντρική καρτέλα.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη επαφής.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση χρήστη , πληκτρολογήστε το όνομα ή το κείμενο που θέλετε να βρείτε στο πεδίο Αναζήτηση για .

   Λεπτομέρειες

   Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση χρησιμοποιώντας το όνομα "Ονοματεπώνυμο", "όνομα", "Επώνυμο", "εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο" ή "προσωπικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο". Η αναζήτηση θα επιστρέψει όλες τις επαφές στις οποίες βρίσκεται μια αντιστοιχία σε οποιοδήποτε από τα έγκυρα πεδία. Για παράδειγμα, η συμβολοσειρά αναζήτησης "John" θα επέστρεφε επαφές με το όνομα "Andrew Johnson", επειδή το "John" είναι οι πρώτοι τέσσερις χαρακτήρες στο πεδίο "Επώνυμο". Ως γενικός κανόνας, όσο πιο συγκεκριμένα κάνετε τη συμβολοσειρά αναζήτησης (πληκτρολογώντας περισσότερους χαρακτήρες), τόσο πιο συγκεκριμένο και απαιτητικό θα είναι το αποτέλεσμα της αναζήτησής σας.

   Μπορείτε να αναδιατάξετε τη σειρά των στηλών στο παράθυρο διαλόγου "Εύρεση χρήστη", σύροντάς τις. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε στήλες (εκτός από το "πλήρες όνομα") κάνοντας δεξί κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης και καταργώντας την επιλογή του ονόματος της στήλης που θα καταργηθεί. Μπορείτε να επαναφέρετε μια στήλη που καταργήθηκε κάνοντας δεξί κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα στήλης και ελέγχοντας το όνομα της στήλης που θα αποκατασταθεί. Τυχόν αλλαγές που κάνετε στο παράθυρο διαλόγου "Εύρεση χρήστη" εφαρμόζονται μόνο στην τρέχουσα περίοδο λειτουργίας αναζήτησης. Όλες οι ρυθμίσεις προεπιλογών επαναφέρονται την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση χρήστη.

4. Προαιρετικά: επιλέξτε Συμπερίληψη καταλόγου επαφών δημόσιου χώρου εργασίας , εάν θέλετε να συμπεριλάβετε αυτόν τον κατάλογο στην αναζήτηση.

   Από προεπιλογή, το SharePoint Workspace αναζητά το εταιρικό σας δίκτυο (Εάν ανήκετε σε έναν) καθώς και τις γνωστές επαφές σας.

5. Επιλέξτε Εύρεση.

6. Εάν βρεθεί μια αντιστοιχία, επιλέξτε την από τη λίστα.

   Ένα εικονίδιο παρουσίας εμφανίζεται δίπλα σε κάθε όνομα επαφής στη λίστα, για να σας επιτρέψει να δείτε την κατάσταση σύνδεσης στο Internet. Ωστόσο, οι αντιστοιχίες επαφών που βρέθηκαν μέσω του καταλόγου επαφών του δημόσιου χώρου εργασίας πάντα εμφανίζονται αρχικά με ένα εικονίδιο κατάστασης "άγνωστης" μέχρι να τα επιλέξετε και να τα προσθέσετε στη λίστα επαφών σας.

7. Για να δείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με μια επιλεγμένη αντιστοιχία επαφής, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

   Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να λάβετε μέτρα για να επαληθεύσετε την ταυτότητα της επαφής.

8. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να προσθέσετε την επαφή στη λίστα.

Αποθήκευση επαφής ως αρχείου

Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια επαφή ως αρχείο και, στη συνέχεια, να στείλετε το αρχείο επαφής ως συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

1. Κάντε δεξί κλικ στην επαφή και επιλέξτε Αποθήκευση επαφής ως αρχείου....

2. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση πληροφοριών επικοινωνίας ως... , επιλέξτε τη θέση στην οποία θα αποθηκεύσετε το αρχείο της επαφής και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας

Αποστολή επαφής σε άλλα άτομα

Μπορείτε να στείλετε μια επαφή σε άλλα άτομα ως συνημμένο αρχείου σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε ένα μήνυμα του Groove.

1. Κάντε δεξί κλικ στην επαφή.

2. Επιλέξτε Αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επιλεγμένες επαφές....

3. Εισαγάγετε μία ή περισσότερες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο προς: .

4. Εάν θέλετε, επεξεργαστείτε το θέμα και το μήνυμα κειμένου.

   Σημειώστε ότι το τυπικό μήνυμα κειμένου περιλαμβάνει οδηγίες για τη λήψη του SharePoint Workspace, σε περίπτωση που ένας παραλήπτης δεν έχει ακόμη λογαριασμό.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Επαλήθευση ταυτοτήτων επαφών

Συνιστούμε ανεπιφύλακτα να επαληθεύσετε τις ταυτότητες επαφών για να ανακουφίσετε τον κίνδυνο της κοινής χρήσης ευαίσθητων πληροφοριών με ακούσια άτομα. Ανάλογα με την εγκατάσταση του λογαριασμού σας, πολλές ταυτότητες επαφών ενδέχεται να έχουν ήδη επαληθευτεί από έναν διαχειριστή στην εταιρεία σας. Το SharePoint Workspace υποδηλώνει την κατάσταση επαλήθευσης των ατόμων στις λίστες επαφών σας και των μελών, χρησιμοποιώντας τα παρακάτω χρώματα:

• Μαύρο: δεν επαληθεύτηκε.

• Πράσινο: επαληθεύτηκε από εσάς.

• Γαλαζοπράσινο: επαληθεύτηκε από τον οργανισμό σας.

• Μπλε: επαληθεύτηκε από τον οργανισμό σας, αλλά εκτός του τομέα σας ή με διασταυρούμενη πιστοποίηση.

• Κόκκινο: διένεξη ονομάτων. Δύο επαφές που έχουν παρόμοια ονόματα εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα, ανεξάρτητα από την κατάσταση επαλήθευσης. Ανατρέξτε στο θέμα επίλυση διενέξεων ονομάτων για περισσότερες πληροφορίες.

Οι πολιτικές επικοινωνίας που εφαρμόζονται στην ταυτότητά σας καθορίζουν τη δυνατότητά σας να αλληλεπιδράτε με άλλους χρήστες, ανάλογα με την κατάσταση επαλήθευσης. Αυτές οι πολιτικές μπορεί να κάνουν οποιοδήποτε από τα εξής:

• Δεν σας επιτρέπεται να επικοινωνείτε με οποιουσδήποτε χρήστες που δεν έχουν επαληθευτεί από έναν διαχειριστή στην εταιρεία σας.

• Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου ειδοποίηση επαλήθευσης επαφών (περιγράφεται παρακάτω) για να σας προειδοποιήσει πριν σας επιτρέψει να επικοινωνήσετε με τους χρήστες των οποίων οι ταυτότητες δεν έχουν επαληθευτεί.

• Σας επιτρέπει να επικοινωνείτε με οποιαδήποτε επαφή χωρίς προειδοποίηση ή περιορισμό.

Η επαλήθευση του οργανισμού σας για άλλους χρήστες μπορεί να σας παρέχει επαρκή εχέγγυα σχετικά με τις ταυτότητές τους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ειδικά εάν εργάζεστε με άκρως ευαίσθητες πληροφορίες, μπορεί επίσης να θέλετε να επαληθεύσετε με μη αυτόματο τρόπο την ταυτότητα ενός χρήστη.

Επίλυση διενέξεων ονομάτων επαφών

Όταν δύο ή περισσότερες επαφές έχουν πανομοιότυπα εμφανιζόμενα ονόματα, τα ονόματά τους εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα στις λίστες επαφών, στις λίστες μελών του χώρου εργασίας και στις κάρτες πληροφοριών επαφής τους. Τα εμφανιζόμενα ονόματα θεωρούνται πανομοιότυπα εάν ταιριάζουν ακριβώς μετά την κατάργηση των αρχικών, των τελικών και πολλών ενσωματωμένων διαστημάτων και τη μετατροπή του ονόματος σε πεζό κείμενο.

Για παράδειγμα, το "Ann Μπίμπι" και το "Ann Μπίμπι" θα έχουν ως αποτέλεσμα μια διένεξη ονόματος. Ωστόσο, η λέξη "Ann Μπίμπι" και "AnnBeebe" δεν θα έχει ως αποτέλεσμα τη διένεξη ονόματος.

Είναι σημαντικό να κάνετε διάκριση μεταξύ των ονομάτων επαφών, ώστε να μην ξεκινάτε κατά λάθος δραστηριότητες με λάθος επαφή. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ψευδώνυμο για οποιοδήποτε από τα ονόματα των επαφών που βρίσκονται σε διένεξη.

Επιπλέον, σε ορισμένες σπάνιες περιπτώσεις, μια διένεξη ονόματος μπορεί να προκύψει από την αποθήκευση απαρχαιωμένων επαφών με το λογαριασμό σας. Για παράδειγμα, ίσως μια επαφή να έχει ενεργοποιήσει έναν νέο λογαριασμό, να έχει εγκαταλείψει όλες τις δραστηριότητες του προηγούμενου λογαριασμού, αλλά να χρησιμοποιεί το ίδιο εμφανιζόμενο όνομα και για τα δύο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να αποκρύψετε την απαρχαιωμένη επαφή, όπως περιγράφεται παρακάτω, ώστε να μην εμφανίζεται πλέον σε καμία από τις λίστες επαφών σας.

Για να επιλύσετε μια διένεξη ονομάτων, κάντε τα εξής:

1. Κάντε δεξί κλικ σε ένα όνομα που εμφανίζει διένεξη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επίλυση διένεξης ονομάτων.

2. Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή vCard... για να δείτε λεπτομέρειες για την επιλεγμένη επαφή. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε διάκριση μεταξύ των επαφών με το ίδιο όνομα.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή ψευδώνυμο επαφής... για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου ψευδώνυμο όπου μπορείτε να εισαγάγετε ένα μοναδικό εμφανιζόμενο όνομα για την επαφή.

   • Κάντε κλικ στην επιλογή Επαλήθευση ταυτότητας... για να δείτε τα βήματα για την επαλήθευση της ταυτότητας μιας επαφής.

3. Κάντε κλικ στο στοιχείο Τέλος.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία ψευδώνυμου για μια επαφή

Μπορείτε να εμφανίσετε οποιαδήποτε επαφή (εκτός από τη δική σας) κάτω από ένα ψευδώνυμο. Αυτό είναι χρήσιμο εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τη διάκριση μεταξύ των επαφών που έχουν το ίδιο όνομα.

1. Κάντε δεξί κλικ στην επαφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ψευδώνυμο επαφής.

2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα ψευδωνύμου και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Το όνομα του ψευδωνύμου εμφανίζεται στη θέση του αρχικού ονόματος. Για να δείτε το αρχικό όνομα της επαφής, μπορείτε να ανοίξετε τα στοιχεία επικοινωνίαςή να δείξετε το όνομα του ψευδωνύμου για να εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζει το αρχικό όνομα.

Αρχή της σελίδας

Διαγραφή επαφής

Για να διαγράψετε μια επαφή από τη λίστα επαφών σας στο γραμμή εκκίνησης:

1. Επιλέξτε την επαφή που θέλετε να διαγράψετε.

2. Πατήστε το πλήκτρο DELETE και κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή.

Οι επαφές που διαγράφετε από τη λίστα επαφών στο γραμμή εκκίνησης ενδέχεται να εξακολουθούν να εμφανίζονται σε άλλες λίστες επαφών, όπως οι αναπτυσσόμενες λίστες προς: στα πλαίσια διαλόγου "Αποστολή μηνύματος" ή "Αποστολή πρόσκλησης". Αυτό συμβαίνει επειδή το SharePoint Workspace αποθηκεύει στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους χρήστες με τους οποίους αλληλεπιδράτε σε μια συγκεντρωτική λίστα που ονομάζεται "γνωστές επαφές". Αυτό περιλαμβάνει τις επαφές που έχετε προσθέσει στη λίστα επαφών του γραμμή εκκίνησης, καθώς και τα μέλη των χώρων εργασίας σας. Να θυμάστε ότι μπορεί συνήθως να έχετε μέλη του χώρου εργασίας που δεν είναι επίσης στη λίστα επαφών σας.

Δεν μπορείτε να διαγράψετε τις επαφές που εμφανίζονται στη λίστα γνωστών επαφών σας. Ωστόσο, μπορείτε τουλάχιστον να αποκρύψετε αυτές τις επαφές.

Αρχή της σελίδας

Απόκρυψη επαφής

Ορισμένες φορές, οι επαφές ενδέχεται να είναι παρωχημένες για διάφορους λόγους. Εάν έχετε παλιές επαφές, μπορείτε να τις αποκρύψετε ώστε να μην εμφανίζονται πλέον στα αναπτυσσόμενα μενού που εμφανίζουν επαφές.

1. Ανοίξτε τη διαχείριση επαφών.

2. Επιλέξτε τις επαφές που θέλετε να αποκρύψετε.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Απόκρυψη για να τοποθετήσετε τις επιλεγμένες επαφές στη λίστα κρυφών επαφών .

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Προβολή διαγνωστικών πληροφοριών σχετικά με μια επαφή

Μπορείτε να προβάλετε τις διαγνωστικές πληροφορίες για τις επιλεγμένες επαφές. Ορισμένες φορές, μπορεί να χρειαστεί να δείτε αυτές τις πληροφορίες για λόγους τεχνικής υποστήριξης. Εάν πρέπει να στείλετε πληροφορίες διαγνωστικών σε έναν τεχνικό υποστήριξης, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τις πληροφορίες στο παράθυρο διαλόγου διαγνωστικά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

1. Ανοίξτε τη διαχείριση επαφών.

2. Επιλέξτε την επαφή που θέλετε.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή διαγνωστικά.

   Για να αντιγράψετε πληροφορίες από το παράθυρο επαφές , κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε επιλογή όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ και κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή.

   Για να αντιγράψετε πληροφορίες από τα τμήματα παραθύρου " Ενημέρωση " ή " Διαγνωστικά δικτύου ", κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή στο Πρόχειρο.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Προβολή ιδιοτήτων επαφών

Για να προβάλετε τις "Ιδιότητες" για οποιαδήποτε επαφή, κάντε δεξί κλικ στην επαφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες. Από τις ιδιότητες επαφών μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• Προβολή όλων των πληροφοριών που έχει παράσχει η επιλεγμένη επαφή για την ταυτότητα της επαφής (για παράδειγμα, όνομα εταιρείας, αριθμός τηλεφώνου και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).

• Στείλτε ένα μήνυμα στην επαφή.

• Προσκαλέστε την επαφή σε ένα χώρο εργασίας στον οποίο είστε ήδη μέλος.

• Δημιουργήστε ένα ψευδώνυμο για την επαφή για να τα απαριθμήσετε κάτω από ένα διαφορετικό εμφανιζόμενο όνομα.

• Επαληθεύστε την ταυτότητα της επαφής.

• Εμφανίστε τους χώρους εργασίας που μοιράζεστε με την επαφή ως μέλη.

• Εμφάνιση των μηνυμάτων που έχετε στείλει ή λάβει από την επαφή.

Αρχή της σελίδας