Χρήση ροής εργασίας για έγκριση

Σε αυτό το άρθρο

• Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας έγκρισης;

• Προσθήκη ή αλλαγή μιας ροής εργασίας έγκρισης για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου

• Έναρξη μιας ροής εργασίας έγκρισης σε ένα έγγραφο ή στοιχείο

• Ολοκλήρωση μιας εργασίας ροής εργασίας έγκρισης

Πώς λειτουργεί η ροή εργασίας για έγκριση;

Η ροή εργασίας για έγκριση υποστηρίζει επιχειρηματικές διαδικασίες που περιλαμβάνουν την αποστολή ενός εγγράφου ή στοιχείου σε συναδέλφους ή διευθυντές για έγκριση. Αυτή η ροή εργασίας κάνει πιο αποτελεσματική τη διαδικασία επιχειρηματικής έγκρισης, με τη διαχείριση και την παρακολούθηση όλων των εργασιών των ατόμων που περιλαμβάνονται στη διαδικασία και με την παροχή μιας καταγραφής αυτής της διαδικασίας μετά την ολοκλήρωσή της.

Εάν οι ροές εργασίας είναι διαθέσιμες, μπορείτε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας "Έγκριση" απευθείας από ένα έγγραφο ή στοιχείο λίστας ή βιβλιοθήκης. Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας, επιλέγετε τη ροή εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και συμπληρώνεται μια φόρμα ενεργοποίησης ροής εργασίας στην οποία καθορίζονται οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας (οι υπεύθυνοι έγκρισης), η προθεσμία, καθώς και οι σχετικές οδηγίες εργασίας. Μετά την έναρξη της ροής εργασίας, ο διακομιστής αναθέτει εργασίες σε όλους τους συμμετέχοντες. Εάν οι προειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ενεργοποιημένες για το διακομιστή, ο διακομιστής στέλνει επίσης προειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους συμμετέχοντες. Οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν κλικ σε μια σύνδεση στην προειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ανοίξουν το έγγραφο ή το στοιχείο προς έγκριση. Οι συμμετέχοντες μπορούν να εγκρίνουν, να απορρίψουν ή να αναθέσουν αλλού τις εργασίες έγκρισης. Μπορούν επίσης να ζητήσουν αλλαγή του εγγράφου ή του στοιχείου προς έγκριση. Έχουν την επιλογή να ολοκληρώσουν τις εργασίες της ροής εργασίας είτε από την τοποθεσία Web του Microsoft Office SharePoint Server 2007 είτε απευθείας μέσα από ορισμένα προγράμματα που αποτελούν τμήμα του 2007 Microsoft Office system. Όσο η ροή εργασίας βρίσκεται σε εξέλιξη, ο κάτοχος της ροής εργασίας (σε αυτή την περίπτωση ο συντάκτης του εγγράφου) ή οι συμμετέχοντες στη ροή εργασίας, μπορούν να προβάλουν τη σελίδα "Κατάσταση ροής εργασίας", για να δουν ποιοι από τους συμμετέχοντες έχουν ολοκληρώσει τις δικές τους εργασίες της ροής εργασίας. Όταν οι συμμετέχοντες ολοκληρώσουν τις εργασίες της ροής εργασίας, η ροή εργασίας τελειώνει, και ο κάτοχος της ροής εργασίας ειδοποιείται αυτόματα ότι η ροή εργασίας έχει ολοκληρωθεί.

Από προεπιλογή, η ροή εργασίας "Έγκριση" συσχετίζεται με τον τύπο περιεχομένου εγγράφου και έτσι είναι αυτόματα διαθέσιμη σε βιβλιοθήκες εγγράφων. Η προεπιλεγμένη ροή εργασίας "Έγκριση" για βιβλιοθήκες εγγράφων είναι μια σειριακή ροή εργασίας, στην οποία οι εργασίες ανατίθενται σε συμμετέχοντες μία κάθε φορά. Μια έκδοση αυτής της ροής εργασίας συσχετίζεται επίσης από προεπιλογή με τις βιβλιοθήκες "Σελίδες" σε μια τοποθεσία δημοσίευσης, και η ροή εργασίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση της διαδικασίας έγκρισης για την έκδοση σελίδων του Web. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις προσυσχετισμένες εκδόσεις της ροής εργασίας "Έγκριση" για την ικανοποίηση των αναγκών της εταιρείας σας, ή μπορείτε να προσθέσετε μια εντελώς νέα έκδοση της ροής εργασίας "Έγκριση" σε μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ή αλλαγή μιας ροής εργασίας για έγκριση για λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου

Για να μπορέσει να χρησιμοποιηθεί μια ροή εργασίας, πρέπει να προστεθεί σε μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, ώστε να γίνει διαθέσιμη σε έγγραφα ή στοιχεία σε μια συγκεκριμένη θέση. Για να προσθέσετε μια ροή εργασίας σε μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, πρέπει να διαθέτετε το δικαίωμα διαχείρισης λιστών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η εργασία αυτή εκτελείται από διαχειριστές τοποθεσιών ή από άτομα που διαχειρίζονται συγκεκριμένες λίστες ή βιβλιοθήκες.

Η διαθεσιμότητα μιας ροής εργασίας μέσα σε μια τοποθεσία ποικίλλει, ανάλογα με τη θέση στην οποία προστίθεται:

• Εάν προσθέσετε μια ροή εργασίας απευθείας σε λίστα ή βιβλιοθήκη, τότε είναι διαθέσιμη μόνο για στοιχεία σε αυτήν τη λίστα ή βιβλιοθήκη.

• Εάν προσθέσετε μια ροή εργασίας σε τύπο περιεχομένου λίστας (μια παρουσία τύπου περιεχομένου τοποθεσίας που προστέθηκε σε συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη), τότε είναι διαθέσιμη μόνο για στοιχεία αυτού του τύπου περιεχομένων στη συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη με την οποία σχετίζεται ο τύπος περιεχομένων.

• Εάν προσθέσετε μια ροή εργασίας σε τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, αυτή η ροή εργασίας είναι διαθέσιμη για κάθε στοιχείο αυτού του τύπου περιεχομένου σε κάθε λίστα και βιβλιοθήκη στην οποία προστέθηκε μια παρουσία αυτού του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας. Εάν θέλετε μια ροή εργασίας να είναι ευρέως διαθέσιμη σε λίστες ή βιβλιοθήκες μιας συλλογής τοποθεσιών για στοιχεία συγκεκριμένου τύπου περιεχομένου, ο πιο αποτελεσματικός τρόπος να πετύχετε αυτό το αποτέλεσμα είναι η προσθήκη της συγκεκριμένης ροής εργασίας απευθείας σε τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

Εάν θέλετε να προσθέσετε μια ροή εργασίας για έγκριση σε λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, ή εάν θέλετε να αλλάξετε μια ροή εργασίας για έγκριση που έχει ήδη συσχετιστεί με μια λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, ακολουθείτε τα ίδια βήματα.

1. Για να ανοίξετε τη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας" ή τη σελίδα "Αλλαγή ροής εργασίας" για τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου για τον οποίο θέλετε να προσθέσετε ή να αλλάξετε μια ροή εργασίας, κάντε ένα από τα παρακάτω:

   • Για μια λίστα ή βιβλιοθήκη:

     1. Ανοίξτε τη λίστα ή βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να προσθέσετε ή να αλλάξετε μια ροή εργασίας.

     2. Το μενού Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας, ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

        Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

     3. Στην περιοχή Δικαιώματα και Διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

   • Για τύπο περιεχομένων λίστας:

     1. Ανοίξτε τη λίστα ή βιβλιοθήκη, η οποία περιέχει την εμφάνιση του τύπου περιεχομένων λίστας, για την οποία θέλετε να προσθέσετε ή να αλλάξετε μια ροή εργασίας.

     2. Το μενού Ρυθμίσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας, ή κάντε κλικ στις ρυθμίσεις για τον τύπο της βιβλιοθήκης που θέλετε να ανοίξετε.

        Για παράδειγμα, σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

     3. Στην περιοχή Τύποι περιεχομένου, κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένου.

        Σημείωση: Εάν η λίστα ή βιβλιοθήκη δεν έχει ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει πολλαπλούς τύπους περιεχομένου, η ενότητα Τύποι περιεχομένου δεν εμφανίζεται στη σελίδα " Προσαρμογή " για τη λίστα ή βιβλιοθήκη.

     4. Στην περιοχή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

   • Για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας:

     1. Στην αρχική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών, στην το μενού Ενέργειες τοποθεσίας , επιλέξτε Ρυθμίσεις τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση όλων των ρυθμίσεων τοποθεσίας.

     2. Στην περιοχή Συλλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένων τοποθεσίας.

     3. Κάντε κλικ στο όνομα του τύπου περιεχομένων τοποθεσίας για την οποία θέλετε να προσθέσετε ή να αλλάξετε μια ροή εργασίας και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις ροής εργασίας.

        Σημείωση: Εάν έχουν ήδη προστεθεί ροές εργασίας σε αυτήν τη λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου, με αυτό το βήμα μεταβαίνετε απευθείας στη σελίδα "Αλλαγή ρυθμίσεων ροής εργασίας" και πρέπει να κάνετε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας για να μεταβείτε στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας". Εάν δεν έχουν προστεθεί ροές εργασίας σε αυτήν τη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου, αυτό το βήμα θα σας οδηγήσει απευθείας στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας".

1. Στη σελίδα "Αλλαγή ρυθμίσεων ροής εργασίας", κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ροής εργασίας ή κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας για την οποία θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.

2. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν προσθέτετε μια ροή εργασίας, στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", στην ενότητα ροή εργασίας, κάντε κλικ στο πρότυπο ροής εργασίας έγκρισης.

   • Εάν αλλάζετε τις ρυθμίσεις μιας ροής εργασίας, στη σελίδα "Αλλαγή ροής εργασίας", αλλάξτε τις ρυθμίσεις που θέλετε σύμφωνα με τα παρακάτω βήματα.

3. Στην ενότητα Όνομα, πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα για τη ροή εργασίας.

   1. Στην ενότητα Λίστα εργασιών, καθορίστε μια λίστα εργασιών την οποία θα χρησιμοποιήσετε με αυτή τη ροή εργασίας.

      Σημειώσεις: 

      • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες ή να δημιουργήσετε μια καινούρια. Εάν χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Εργασίες, οι συμμετέχοντες της ροής εργασίας θα μπορούν να βρουν και να προβάλουν εύκολα τις εργασίες ροής εργασίας που έχουν, χρησιμοποιώντας την προβολή Οι εργασίες μου της λίστας Εργασίες.

      • Εάν οι εργασίες αυτής της ροής εργασίας αποκαλύπτουν ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα που θέλετε να διατηρείτε ξεχωριστά από τη γενική λίστα Εργασίες, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα λίστα εργασιών.

      • Εάν η επιχείρησή σας έχει πολλές ροές εργασίας ή αν οι ροές εργασίες περιλαμβάνουν πολλές εργασίες, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα λίστα εργασιών. Σε αυτήν την περίπτωση, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε λίστες εργασίας για κάθε ροή εργασίας.

4. Στην ενότητα Λίστα ιστορικού, επιλέξτε μια λίστα ιστορικού για χρήση με αυτήν τη ροή εργασίας. Η λίστα ιστορικού εμφανίζει όλα τα συμβάντα που παρουσιάζονται στη διάρκεια κάθε εμφάνισης της ροής εργασίας.

   Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη λίστα Ιστορικό ή να δημιουργήσετε μια καινούρια. Εάν η επιχείρησή σας έχει πολλές ροές εργασίας, ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή λίστα ιστορικού για κάθε ροή εργασίας.

5. Στην ενότητα Επιλογές εκκίνησης καθορίστε τον τρόπο, τον χρόνο ή το άτομο από το οποίο μπορεί να εκκινηθεί μια ροή εργασίας.

   Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη ροή εργασίας έγκρισης για τη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Έναρξη αυτής της ροής εργασίας για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση μιας ροής εργασίας για τη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου, ανατρέξτε στο θέμα χρήση μιας ροής εργασίας για τη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη.

   Σημειώσεις: 

   • Κάποιες επιλογές ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες, αν δεν υποστηρίζονται από το πρότυπο ροής εργασίας που επιλέξατε.

   • Η επιλογή Έναρξη αυτής της ροής εργασίας, για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου είναι διαθέσιμη μόνο εάν έχει ενεργοποιηθεί η υποστήριξη κύριων και μικρών εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη και εάν το το πρότυπο ροής εργασίας που έχετε επιλέξει μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την έγκριση περιεχομένου.

6. Εάν προσθέτετε αυτή τη ροή εργασίας σε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, καθορίστε αν θέλετε να προσθέσετε τη ροή εργασίας σε όλους τους τύπους περιεχομένου που προέρχονται από αυτό τον τύπο περιεχομένου, στην ενότητα Ενημέρωση τύπων λιστών και περιεχομένου τοποθεσίας.

   Σημείωση: Η ενότητα Ενημέρωση τύπων λιστών και περιεχομένου τοποθεσίας εμφανίζεται στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας" μόνο για τύπους περιεχομένου τοποθεσίας.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Στη σελίδα "Προσαρμογή ροής εργασίας", καθορίστε τις επιλογές που θέλετε για τον τρόπο δρομολόγησης των εργασιών, τις προεπιλεγμένες τιμές έναρξης ροής εργασίας, τον τρόπο ολοκλήρωσης της ροής εργασίας και τις ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν όταν η ροή εργασίας ολοκληρωθεί με επιτυχία.

   Ενεργοποιήστε επιλογές σε οποιαδήποτε από τις παρακάτω ενότητες. Δεν απαιτείται ο καθορισμός επιλογών σε κάθε ενότητα:

   Εργασίες ροής εργασίας

   Για να	Κάντε το εξής
   Ταυτόχρονη ανάθεση εργασιών σε όλους τους συμμετέχοντες (παράλληλη ροή εργασίας)	Επιλέξτε το κουμπί Όλοι οι συμμετέχοντες ταυτόχρονα (παράλληλα).
   Ανάθεση εργασιών σε ένα συμμετέχοντα κάθε φορά (σειριακή ροή εργασίας) Εάν μετατρέψετε τη ροή εργασίας σε σειριακή, ο ένας συμμετέχων πρέπει να ολοκληρώνει μια εργασία πριν παραλάβει μια εργασία ο επόμενος συμμετέχων.	Επιλέξτε το κουμπί Ένας συμμετέχοντας κάθε φορά (σειριακά).
   Δυνατότητα στους συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να αναθέτουν εκ νέου τις εργασίες τους σε άλλα άτομα	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκ νέου ανάθεση της εργασίας σε άλλο άτομο.
   Δυνατότητα στους συμμετέχοντες στη ροή εργασίας να ζητούν να εγκριθεί μια αλλαγή στο έγγραφο ή το στοιχείο πριν από την ολοκλήρωση μιας εργασίας	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αίτηση αλλαγής πριν από την ολοκλήρωση της εργασίας.

   Προεπιλεγμένες τιμές έναρξης ροής εργασίας

   Για να	Κάντε το εξής
   Καθορισμό; μιας προεπιλεγμένης λίστας συμμετεχόντων για όλες τις περιόδους λειτουργίας αυτής της ροής εργασίας	Πληκτρολογήστε τα ονόματα των ατόμων και των ομάδων που θέλετε να συμμετέχουν κατά την έναρξη αυτής της ροής εργασίας, ή κάντε κλικ στην εντολή Υπεύθυνοι έγκρισης για να επιλέξετε άτομα και ομάδες από την υπηρεσία καταλόγου. Σημείωση: Εάν ορίσετε αυτή τη ροή εργασίας ως σειριακή, προσθέστε τα ονόματα των συμμετεχόντων σε αυτήν, με τη σειρά με την οποία θέλετε να ανατεθούν οι εργασίες.
   Ανάθεση μίας εργασίας σε ομάδες	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανάθεση μίας εργασίας σε κάθε ομάδα που καταχωρείται (Να μη γίνεται επέκταση των ομάδων). Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή εάν σχεδιάζετε τον καθορισμό ομάδων ως συμμετεχόντων στη ροή εργασίας και θέλετε να ανατίθεται μόνο μία εργασία στην ομάδα, αντί να ανατίθενται μεμονωμένες εργασίες σε κάθε μέλος της ομάδας.
   Δυνατότητα στα άτομα που ξεκινούν μια ροή εργασίας να αλλάζουν ή να προσθέτουν συμμετέχοντες	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπονται αλλαγές στη λίστα συμμετεχόντων κατά την έναρξη αυτής της ροής εργασίας. Αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Εάν θέλετε αυτοί που ξεκινούν τη ροή εργασίας να μην έχουν τη δυνατότητα αλλαγής ή προσθήκης συμμετεχόντων, απαλείψτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.
   Καθορισμός προεπιλεγμένου μηνύματος που εμφανίζεται με κάθε εργασία	Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα ή οδηγίες στο πλαίσιο κειμένου.
   Καθορισμός προθεσμίας για παράλληλες ροές εργασίας	Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε μια ημερομηνία στην ενότητα Οι εργασίες πρέπει να παραδοθούν έως τις (παράλληλη).
   Καθορισμός του χρόνου που είναι στη διάθεση των συμμετεχόντων σε σειριακή ροή εργασίας για την ολοκλήρωση εργασιών της ροής εργασίας	Στην ενότητα Να δοθεί σε κάθε άτομο το ακόλουθο χρονικό διάστημα για την ολοκλήρωση της εργασίας του (σειριακή), πληκτρολογήστε έναν αριθμό και κατόπιν επιλέξτε είτε Μέρες είτε Εβδομάδες ως το απαιτούμενο χρονικό διάστημα.
   Καθορισμός της λίστας των ατόμων που πρέπει να λαμβάνουν προειδοποιήσεις (όχι αναθέσεις εργασίας) κατά την έναρξη της ροής εργασίας	Στην ενότητα Ειδοποίηση υπολοίπων, πληκτρολογήστε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να ειδοποιούνται ή κάντε κλικ στην επιλογή Κοιν. για να επιλέξτε τα άτομα και τις ομάδες από την υπηρεσία καταλόγου.

   Ολοκλήρωση της ροής εργασίας

   Για να	Κάντε το εξής
   Καθορισμός μιας παράλληλης ροής εργασίας ως ολοκληρωμένης όταν ολοκληρώνονται οι εργασίες συγκεκριμένου αριθμού συμμετεχόντων	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Έχει ολοκληρωθεί ο παρακάτω αριθμός εργασιών και κατόπιν πληκτρολογήστε έναν αριθμό. Σημείωση: Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη εάν η ροή εργασίας σας είναι σειριακή.
   Καθορισμός της ολοκλήρωσης μιας ροής εργασίας όταν το έγγραφο ή το στοιχείο απορρίπτεται	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Το έγγραφο έχει απορριφθεί.
   Καθορισμός της ολοκλήρωσης μιας ροής εργασίας όταν το έγγραφο ή το στοιχείο αλλάζει	Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Το έγγραφο έχει αλλάξει.

   Δραστηριότητες ροής εργασίας μετά την ολοκλήρωση

   Για να

   Κάντε το εξής

   Ενημέρωση της κατάστασης έγκρισης για ένα έγγραφο ή στοιχείο μετά την ολοκλήρωση της ροής εργασίας

   Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενημέρωση της κατάστασης έγκρισης (χρήση αυτής της ροής εργασίας για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου). Εάν χρησιμοποιείτε αυτή τη ροή εργασίας "Έγκριση" για τη διαχείριση έγκρισης περιεχομένου (επόπτευση) για μια βιβλιοθήκη, και έχετε επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου Έναρξη αυτής της ροής εργασίας για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου. στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας", αυτή η επιλογή ενεργοποιείται από προεπιλογή. Εάν δεν επιλέξατε το πλαίσιο ελέγχου Έναρξη αυτής της ροής εργασίας, για την έγκριση της δημοσίευσης μιας κύριας έκδοσης ενός στοιχείου. στη σελίδα "Προσθήκη ροής εργασίας" επειδή δεν θέλετε αυτή η ροή εργασίας να είναι η προεπιλεγμένη ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου για μια βιβλιοθήκη, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Ενημέρωση της κατάστασης έγκρισης (χρήση αυτής της ροής εργασίας για τον έλεγχο της έγκρισης περιεχομένου)., για να μετατρέψετε αυτή τη ροή εργασίας μια δευτερεύουσα ροή εργασίας έγκρισης περιεχομένου την οποία συγκεκριμένοι χρήστες μπορούν να ξεκινήσουν με μη αυτόματο τρόπο.

9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Έναρξη μιας ροής εργασίας για έγκριση σε ένα έγγραφο ή στοιχείο

Μπορείτε να ξεκινήσετε με μη αυτόματο τρόπο μια ροή εργασίας για έγκριση σε ένα έγγραφο ή στοιχείο απευθείας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένη. Οι επιλογές που είναι διαθέσιμες κατά την έναρξη μιας ροής εργασίας ενδέχεται να ποικίλλουν, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο έχει προσαρμοστεί αυτή η ροή εργασίας κατά την προσθήκη της στη λίστα, τη βιβλιοθήκη ή τον τύπο περιεχομένου για το στοιχείο. Για να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας πρέπει να διαθέτετε τουλάχιστον δικαίωμα επεξεργασίας στοιχείων. Για ορισμένες ροές εργασίας μπορεί να χρειάζεται να διαθέτετε επίσης δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να τις ξεκινήσετε σε ένα έγγραφο ή στοιχείο.

1. Εάν η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοικτή, κάντε κλικ στο όνομά της από τη Γρήγορη εκκίνηση.

   Εάν το όνομα της λίστας ή της βιβλιοθήκης σας δεν εμφανίζεται, κάντε κλικ στο στοιχείο Προβολή όλου του περιεχομένου της τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα της λίστας ή της βιβλιοθήκης σας.

2. Θέστε τον δείκτη του ποντικιού στο όνομα του εγγράφου ή του στοιχείου για το οποίο θέλετε να ξεκινήσετε μια ροή εργασίας, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και μετά κάντε κλικ στην εντολή Ροές εργασίας.

3. Στην ενότητα Έναρξη νέας ροής εργασίας, κάντε κλικ στο όνομα της ροής εργασίας "Έγκριση" την οποία θέλετε να ξεκινήσετε.

4. Πληκτρολογήστε τα ονόματα των ατόμων που θέλετε να εγκρίνουν το έγγραφο ή το στοιχείο στη γραμμή Υπεύθυνοι έγκρισης ή κάντε κλικ στην εντολή Υπεύθυνοι έγκρισης για να επιλέξετε άτομα και ομάδες από την υπηρεσία καταλόγου.

   Σημείωση: Εάν η ροή εργασίας σας είναι σειριακή, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τα ονόματα των συμμετεχόντων με τη σειρά που θέλετε να ανατεθούν οι εργασίες.

5. Εάν περιλαμβάνετε ομάδες ως συμμετέχοντες στη ροή εργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να εκχωρείται μία εργασία σε κάθε ομάδα που εισάγεται (Να μην αναπτύσσονται οι ομάδες), εάν θέλετε να αντιστοιχίζεται στην ομάδα μόνο μία ειδοποίηση εργασίας, αντί να αντιστοιχίζονται μεμονωμένες ειδοποιήσεις εργασίας σε κάθε μέλος της ομάδας.

6. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα ή συγκεκριμένες οδηγίες εργασίας, πληκτρολογήστε αυτές τις πληροφορίες στο πλαίσιο κειμένου στην ενότητα Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα για να συμπεριληφθεί στο αίτημά σας.

7. Για να καθορίσετε πότε πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία, στην ενότητα Προθεσμία, κάντε ένα από τα εξής:

   • Για μια σειριακή ροή εργασίας, πληκτρολογήστε έναν αριθμό και κατόπιν επιλέξτε είτε Ημέρες είτε Εβδομάδες ως το απαιτούμενο χρονικό διάστημα.

   • Για μια παράλληλη ροή εργασίας, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε μια ημερομηνία στην ενότητα Οι εργασίες πρέπει να παραδοθούν έως τις.

   • Εάν θέλετε άλλα άτομα να λαμβάνουν ειδοποιήσεις (όχι αναθέσεις εργασίας) όταν έχει γίνει έναρξη της ροής εργασίας, πληκτρολογήστε τα ονόματά τους στη γραμμή Κοιν. ή κάντε κλικ στο κουμπί Κοιν. για να επιλέξετε τα άτομα και τις ομάδες από την υπηρεσία καταλόγου.

8. Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη.

Αρχή της σελίδας

Ολοκλήρωση μιας εργασίας της ροής εργασίας "Έγκριση"

Οι συμμετέχοντες σε μια ροή εργασίας "Έγκριση" μπορούν να ολοκληρώνουν τις εργασίες της ροής εργασίας είτε από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη όπου βρίσκεται το στοιχείο ή το έγγραφο είτε απευθείας μέσα από ορισμένα προγράμματα που αποτελούν τμήμα του 2007 Office release. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ολοκλήρωσης μιας εργασίας ροής εργασίας σε ένα πρόγραμμα-πελάτη, ανατρέξτε στη Βοήθεια για αυτό το πρόγραμμα.