|
|
Έχετε κάνει αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα του έργου σας και πλέον η ημερομηνία λήξης έχει μετακινηθεί πολύ μακριά. Για να διορθώσετε την ημερομηνία λήξης του έργου, προσαρμόστε τις εργασίες που επηρεάζουν περισσότερο την ημερομηνία λήξης. Αυτές οι εργασίες βρίσκονται στην κρίσιμη διαδρομή του έργου. Για περισσότερα άρθρα σε αυτήν τη σειρά των οδηγιών διαχείρισης έργου, ανατρέξτε στο θέμα Χάρτης του Project. |
Συμβουλές διαχείρισης έργου πριν ξεκινήσετε
Όταν κάνετε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμά σας, υπάρχουν τρεις παράγοντες που πρέπει να ελέγξετε: το κόστος του έργου, το εύρος των παραδοτέων και τη χρονική διάρκεια. Αυτά εμφανίζονται συχνά ως τρίγωνο. Δεν μπορείτε να αλλάξετε κάποιο σημείο του τριγώνου χωρίς να επηρεαστούν τα άλλα.
Ακολουθούν παραδείγματα σχετικά με το τι σημαίνει αυτό για την ημερομηνία λήξης του έργου σας.
-
Όταν μειώνετε την προγραμματισμένη ημερομηνία λήξης, ίσως καταλήξετε με αυξημένο κόστος και μειωμένο εύρος.
-
Αν σκοπεύετε να μην αλλάξετε ποτέ το κόστος του έργου, το αποτέλεσμα μπορεί να είναι ένα μεγαλύτερο χρονοδιάγραμμα και ένα μειωμένο εύρος.
-
Αν αυξήσετε το εύρος ή τον αριθμό των παραδοτέων, τότε το έργο ίσως χρειαστεί περισσότερο χρόνο και ίσως κοστίσει περισσότερο με επιπλέον εργαζόμενους ή πόρους.
Αν είστε νέοι στη διαχείριση έργου Ανεξάρτητα από το πόσο καλά προγραμματίζετε ένα έργο, θα υπάρξουν προβλήματα. Ξεκινήστε να εντοπίζετε τα προβλήματα τώρα και όχι αργότερα, όταν τα πράγματα μπορεί να είναι πολύ χειρότερα.
Δείτε εδώ μερικούς τρόπους για να ξεκινήσετε την παρακολούθηση και διόρθωση του έργου σας.
-
Δείτε πρώτα τις πιο σημαντικές εργασίες Ορισμένες εργασίες είναι πιο σημαντικές από άλλες όταν πρέπει να επιλύσετε προβλήματα στο έργο σας. Οι εργασίες που επηρεάζουν περισσότερο το χρονοδιάγραμμα είναι οι κρίσιμες εργασίες τις οποίες πρέπει να προσέξετε περισσότερο.
-
Ορίστε τη σωστή προβολή για το έργο σας Το Project διαθέτει πολλές προβολές και αναφορές που θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τι δεν πάει καλά με το έργο σας. Για τα απλά έργα, παρακολουθήστε προσεκτικά την ημερομηνία λήξης του έργου χρησιμοποιώντας το γράφημα Gantt. Για τα περίπλοκα έργα, δείτε τους πίνακες διακύμανσης ή τις αναφορές εκτελεσθείσας αξίας.
-
Λάβετε εβδομαδιαίες αναφορές κατάστασης Δεν είναι εύκολο για τους χρήστες να στέλνουν αναφορές κατάστασης εργασίας. Ο πιο απλός τρόπος να λάβετε τις καταστάσεις είναι κατά τις εβδομαδιαίες συσκέψεις της ομάδας. Η λήψη καταστάσεων πιο συχνά μπορεί να είναι αντιπαραγωγική.
Αν είστε έμπειρος διαχειριστής έργου Είστε διαχειριστής έργου εδώ και πολύ καιρό, αλλά τώρα είστε αντιμέτωπος με ένα έργο που χρειάζεται στενή παρακολούθηση ώστε να παραμείνει εντός προϋπολογισμού.
Επιπλέον, ο χορηγός σας ζητά εκτελεστικές αναφορές σε μηνιαία βάση.
Δείτε εδώ μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε την παρακολούθηση, τη δημιουργία αναφορών και τη διόρθωση του έργου σας.
-
Δημιουργήστε μια γραμμή βάσης για το έργο σας Αφού δημιουργήσετε το χρονοδιάγραμμα, αποθηκεύστε μια έκδοση γραμμής βάσης. Η γραμμή βάσης είναι μια αρχική έκδοση του έργου σας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για σύγκριση με την πρόοδο των εργασιών σας.
-
Ορίστε τη σωστή προβολή για το έργο σας Το Project διαθέτει πολλές προβολές και αναφορές που θα σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τι δεν πάει καλά με το έργο σας. Καθώς τα έργα σας γίνονται πιο περίπλοκα, δείτε τους πίνακες διακύμανσης ή τις αναφορές εκτελεσθείσας αξίας για να δείτε ποιο είναι το πρόβλημα.
-
Λάβετε εβδομαδιαίες αναφορές κατάστασης Καθώς τα έργα γίνονται πιο περίπλοκα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πιο εξελιγμένες μεθόδους για να συλλέξετε εβδομαδιαίες αναφορές κατάστασης. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να εισαγάγουν πληροφορίες κατάστασης σε μια λίστα εργασιών του SharePoint, η οποία μπορεί, στη συνέχεια, να συγχρονιστεί με το Microsoft Project. Αν χρησιμοποιείτε το Project Professional, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Project Web App για να συλλέξετε αναφορές κατάστασης από την ομάδα σας. Η λήψη καταστάσεων πιο συχνά μπορεί να είναι αντιπαραγωγική.
-
Κατανοήστε την ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας Η ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας σάς βοηθά να προσδιορίσετε αν το έργο σας είναι στη σωστή κατεύθυνση.
Παρακολούθηση του έργου σας
|
Προβάλετε τις ενημερώσεις εργασιών από τα μέλη της ομάδας για να μάθετε πού εντοπίζονται τα προβλήματα. Μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο γρήγορα χρησιμοποιώντας το γράφημα Gantt ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εξελιγμένη ανάλυση εκτελεσθείσας αξίας. Αυτό σας βοηθά να δείτε αν η εργασία στο έργο σας έχει την αναμενόμενη πρόοδο. |
|
|
Μάθετε πώς προγραμματίζεται το έργο σας. Μπορείτε να δείτε πώς οι αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα εργασιών επηρεάζουν την ημερομηνία λήξης του έργου σας. |
|
|
Εμφανίστε εργασίες που έχουν τη μεγαλύτερη επίδραση στην ημερομηνία λήξης του έργου. Ελέγξτε πρώτα αυτές τις εργασίες για να διορθώσετε προβλήματα στο χρονοδιάγραμμά σας. |
|
|
Χρησιμοποιήστε τις προβολές και τις αναφορές στο Project για να εντοπίσετε πού μπορεί να βρίσκονται τα προβλήματα και για να κάνετε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα. |
|
|
Για να ξεκινήσετε από την αρχή την παρακολούθηση, ξεκινήστε μια νέα γραμμή βάσης για σύγκριση με τη μελλοντική πρόοδο. |
|
|
Δημιουργήστε και προσαρμόστε αναφορές με γραφικά για την πρόοδο του έργου. Προβάλετε αυτές τις αναφορές στο Project ή εξαγάγετέ τις σε άλλες εφαρμογές, όπως το PowerPoint, το Word ή το Excel. |
|
|
Η εκτελεσθείσα αξία σάς βοηθά να απαντήσετε σε ερωτήσεις όπως, "Εξετάζοντας τον όγκο εργασίας που έχει γίνει μέχρι στιγμής σε αυτό το έργο, πόσα χρήματα υποτίθεται ότι έπρεπε να έχουμε ξοδέψει;" ή "Θα τελειώσουμε εγκαίρως;" |
Διόρθωση προβλημάτων
|
Επιλέξτε μια ημερομηνία που αρχίζει ή ολοκληρώνεται σε μια ημερομηνία προγενέστερη της ημερομηνίας του τρέχοντος προγράμματος. Εάν αυτή είναι μια επιλογή για το έργο σας, δοκιμάστε να αλλάξετε πρώτα την ημερομηνία έναρξης. |
|
|
Μειώστε τη διάρκεια εργασιών για να μειώσετε την ημερομηνία λήξης. Βεβαιωθείτε ότι μειώνετε τη διάρκεια εργασιών για κρίσιμες εργασίες που έχουν τη μεγαλύτερη επίδραση στην ημερομηνία λήξης του έργου. |
|
|
Όταν τα άτομα εργάζονται σε πάρα πολλές αναθέσεις ταυτόχρονα, αφήστε το Project να κατανείμει την εργασία πιο ομοιόμορφα ισοσταθμίζοντας τις αναθέσεις πόρων. |
|
|
Μπορείτε να διαιρέσετε μία εργασία, εάν αποτελείται από πολλά στοιχεία στα οποία μπορείτε να εργαστείτε ταυτόχρονα από διαφορετικούς πόρους. Εάν χωρίσετε μια κρίσιμη διαδρομή εργασίας σε αυτά τα διαφορετικά στοιχεία με διαφορετικές αναθέσεις εργασιών, ενδέχεται να μπορείτε να ανταποκριθείτε στην ημερομηνία λήξης. |
|
|
Προσθέστε άτομα για να εργαστούν σε εργασίες που επιμηκύνουν την ημερομηνία λήξης. |
|
|
Η κατάργηση ατόμων από εργασίες είναι ένας άλλος τρόπος για να μειώσετε την ημερομηνία λήξης του έργου. Η απασχόληση πάρα πολλών ατόμων σε μια εργασία ή των λάθος ατόμων ίσως δημιουργήσει προβλήματα επικοινωνίας που μπορεί να αυξήσουν τη διάρκεια της εργασίας. |
|
|
Μπορείτε να μειώσετε την ημερομηνία λήξης του έργου, αλλάζοντας τα ημερολόγια εργασίας των ατόμων. Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον εργάσιμες ημέρες στα χρονοδιαγράμματα των χρηστών ή να τους ζητήσετε να κάνουν υπερωρίες. |
|
|
Λάβετε απαντήσεις στις ερωτήσεις του Project από ειδικούς. Το φόρουμ του Project στο Answers.com διαθέτει έμπειρους χρήστες καθώς και συμβούλους του Project που είναι έτοιμοι να απαντήσουν στις ερωτήσεις σας. |
|
|
Αφού κάνετε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα κάποιου χρήστη, ανακοινώστε αυτές τις αλλαγές ώστε να μην χαθούν πληροφορίες. |
|
|
Οποιαδήποτε αλλαγή σε ένα έργο γίνεται σε βάρος του χρόνου, των χρημάτων ή του εύρους. Αυτοί είναι οι παράγοντες τους οποίους εξισορροπείτε κάθε μέρα για να διατηρήσετε το σχέδιο του Project στη σωστή κατεύθυνση. Μάθετε πώς να εργάζεστε με αυτούς τους περιορισμούς. |
|
|
Καθώς το Project προσαρμόζει το χρονοδιαγραμμά σας, οι εργασίες ενδέχεται να μετακινούνται απροσδόκητα. Κατανοήστε το μεγάλο "Γιατί;" πίσω από την πανίσχυρη μηχανή προγραμματισμού του Project. |
