Μπορείτε να συλλέξετε ή να ενημερώσετε πληροφορίες, αν και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιώντας τη Microsoft Access 2007 ή την Access 2010 με το Microsoft Outlook 2007 ή το Microsoft Outlook 2010. Η Access σας καθοδηγεί στη δημιουργία μιας φόρμας συλλογής δεδομένων και στην αποστολή της φόρμας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν οι παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιστρέφουν τις ολοκληρωμένες φόρμες, μπορείτε να επιλέξετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία και αποθήκευση των δεδομένων που συλλέγονται σε μια καθορισμένη βάση δεδομένων της Access. Αυτή η μέθοδος συλλογής δεδομένων μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια που συνήθως εμπλέκεται σε μια διαδικασία αντιγραφής και επικόλλησης ή σε μια μη αυτόματη διαδικασία καταχώρησης δεδομένων. Ακολουθούν ορισμένα σενάρια όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για τη συλλογή δεδομένων:
Έρευνες Μπορείτε να κάνετε μια έρευνα και να μεταγλωττίσετε τα αποτελέσματα δημιουργώντας πρώτα μια βάση δεδομένων της Access με τους απαραίτητους πίνακες για να αποθηκεύσετε τα αποτελέσματα και να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό για να δημιουργήσετε μια φόρμα έρευνας και, στη συνέχεια, να την ταχυδρομήσετε στους συμμετέχοντες στην έρευνα. Κατά την απάντηση των συμμετεχόντων, τα δεδομένα της έρευνας αποθηκεύονται αυτόματα στη βάση δεδομένων.
Αναφορές κατάστασης Είτε πρόκειται για την πιο πρόσφατη κατάσταση επιπέδου αποθέματος είτε για τις ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με ζητήματα που εκκρεμούν, η ομάδα σας μπορεί να σας ενημερώνει στέλνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν τις τρέχουσες πληροφορίες σε τακτά χρονικά διαστήματα.
Διαχείριση συμβάντων Κατά την οργάνωση μιας διάσκεψης ή μιας εκπαίδευσης ή άλλων συμβάντων, μπορείτε να στείλετε μία ή περισσότερες φόρμες ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συγκεντρώσετε πληροφορίες επικοινωνίας, ταξιδιωτικές και ξενοδοχειακές προτιμήσεις και ούτω καθεξής. Εάν επιλέξετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων, οι συμμετέχοντες θα έχουν τη δυνατότητα να αλλάξουν τις προτιμήσεις τους οποιαδήποτε στιγμή, χωρίς να χρειάζεται να σας ειδοποιούν και να έχετε πάντα πρόσβαση στα πιο πρόσφατα δεδομένα για σκοπούς λήψης αποφάσεων.
Αυτό το άρθρο εξηγεί τι χρειάζεστε για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία, τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τον οδηγό και, στη συνέχεια, σας παρέχει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με διάφορα βήματα, ώστε να μπορείτε να κάνετε την πιο ενημερωμένη επιλογή καθώς ακολουθείτε τον οδηγό.
Σημείωση: Δεν θα έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί, εάν ο παραλήπτης σας χρησιμοποιούσε το Hotmail ή το Yahoo για να σας στείλει τη φόρμα συλλογής δεδομένων.
Πριν ξεκινήσετε
Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που συγκεντρώνετε δεδομένα χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
-
Βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει τις ακόλουθες εφαρμογές στον υπολογιστή σας:
-
Access 2007 ή Access 2010.
-
Outlook 2007 ή Outlook 2010. Πρέπει να έχετε εγκαταστήσει και ρυθμίσει το Outlook στον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε για την αποστολή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε εγκαταστήσει το Outlook, αλλά δεν έχει ρυθμιστεί ακόμη, ξεκινήστε το Outlook και ακολουθήστε τις οδηγίες στον "Οδηγό εκκίνησης" του Outlook. Για βοήθεια σχετικά με τον οδηγό, ανατρέξτε στη βοήθεια για το Outlook.
-
Εάν σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα του InfoPath, βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει το InfoPath 2007 ή νεότερη έκδοση και ότι οι παραλήπτες σας θα πρέπει επίσης να έχουν εγκατεστημένο το InfoPath στους υπολογιστές τους.
-
Οι παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να έχουν είτε το InfoPath είτε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποστηρίζει τη μορφή HTML που είναι εγκατεστημένη στους υπολογιστές τους, ώστε να μπορεί να προβάλει και να επεξεργαστεί τη φόρμα.
Η φόρμα που χρησιμοποιείται για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι φόρμα της Access. Ο οδηγός δημιουργεί μια ειδική φόρμα είτε σε μορφή HTML είτε σε μορφή InfoPath.
Προσδιορίστε μια βάση δεδομένων προορισμού. Η βάση δεδομένων μπορεί να είναι σε μορφή. mdb ή. accdb. Επιπλέον, υποστηρίζονται τα αρχεία. MDE και. accde. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα.
-
-
Προσδιορίστε ή δημιουργήστε τους πίνακες που θέλετε να συμπληρωθούν με τα δεδομένα από τις απαντήσεις του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν συγκεντρώνετε δεδομένα για υπάρχοντες πίνακες, βεβαιωθείτε ότι οι πίνακες δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενά τους.
Σημείωση: Οι τύποι πεδίων "συνημμένο", "Αυτόματη αρίθμηση", "OLE" και "πολλών τιμών" δεν μπορούν να συγκεντρωθούν χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εάν η λειτουργία συλλογής δεδομένων συμπληρώνει δύο ή περισσότερους πίνακες, πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής και να το χρησιμοποιήσετε ως προέλευση εγγραφών της φόρμας. Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα περιλαμβάνει όλα τα απαιτούμενα πεδία από τους υποκείμενους πίνακες. Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπάρχον ερώτημα, βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενά του. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός ερωτήματος που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στα ερωτήματα.
Αποθηκεύστε τα δεδομένα ως νέες εγγραφές στις ακόλουθες περιπτώσεις:
-
Εάν τα δεδομένα θα συμπληρώσουν πολλούς πίνακες.
-
Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Οι τιμές του πρωτεύοντος κλειδιού είναι απαραίτητες για την αντιστοίχιση κάθε απάντησης σε μια υπάρχουσα εγγραφή. Εάν ο πίνακας προορισμού δεν διαθέτει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, προσθέστε το τώρα ή αντιστοιχίστε ένα υπάρχον πεδίο που έχει μοναδικές τιμές ως πρωτεύον κλειδί.
-
Εάν ο πίνακας προορισμού δεν έχει εγγραφές. Εάν ο πίνακας είναι κενός, ο οδηγός υποθέτει ότι θέλετε να προσθέσετε εγγραφές.
-
Εάν οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών δεν αποθηκεύονται ως πεδίο στη βάση δεδομένων. Κατά τη συλλογή δεδομένων για την ενημέρωση εγγραφών, δεν θα μπορείτε να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις διευθύνσεις στο μήνυμα που δημιουργήθηκε από τον οδηγό. Το πεδίο "διεύθυνση" πρέπει να βρίσκεται στον πίνακα προορισμού ή σε έναν πίνακα που έχει σχέση με τον πίνακα προορισμού.
Γρήγορα αποτελέσματα
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θα αποθηκευτούν τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί.
-
Για να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν μονό πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης. Για να συμπληρώσετε πολλούς σχετιζόμενους πίνακες, επιλέξτε το ερώτημα που είναι δεσμευμένο σε αυτούς τους πίνακες.
-
Για να ξεκινήσετε τον οδηγό, κάντε ένα από τα εξής:
-
Στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα συλλογή δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή συλλογή και ενημέρωση δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σημείωση: Εάν ο πίνακας δεν περιέχει πεδία ή έχει μόνο τους τύπους πεδίου "Αυτόματη αρίθμηση", "αντικείμενο OLE", "συνημμένο" ή "αναζήτηση πολλών τιμών", η Access εμφανίζει το ακόλουθο μήνυμα: ο επιλεγμένος πίνακας ή το ερώτημα δεν έχει πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων με χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Εάν ο πίνακας περιέχει πεδία που υποστηρίζουν τη συλλογή δεδομένων, ο οδηγός ξεκινά. Εάν ο πίνακας προορισμού υποστηρίζει την προσθήκη και την ενημέρωση δεδομένων, ο οδηγός σάς καθοδηγεί στα απαιτούμενα βήματα για τη συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω ενότητες ως αναφορά για τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχετε μέσω των ακόλουθων επτά κύριων βημάτων της διαδικασίας.
Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας καταχώρησης δεδομένων που θέλετε να στείλετε
Επιλέξτε τον τύπο της φόρμας με βάση την ευκολία χρήσης για εσάς και τους παραλήπτες σας.
Επιλογή φόρμας HTML Μια φόρμα HTML μπορεί να προβληθεί και να επεξεργαστεί από οποιονδήποτε χρήστη του οποίου το πρόγραμμα-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστηρίζει HTML
Επιλογή φόρμας του Microsoft InfoPath Αυτή η επιλογή θα εμφανίζεται μόνο εάν το InfoPath είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή μόνο εάν οι παραλήπτες σας διαθέτουν όλα τα InfoPath και το Outlook εγκατεστημένα στους υπολογιστές τους. Μια φόρμα του InfoPath προσφέρει μια καλύτερη εισαγωγή δεδομένων και περιβάλλον επεξεργασίας,
Η σελίδα του οδηγού που εμφανίζεται στη συνέχεια εξαρτάται από το εάν το αντικείμενο προορισμού υποστηρίζει την ενημέρωση των δεδομένων. Εάν το αντικείμενο είναι ένα ερώτημα που βασίζεται σε δύο ή περισσότερους πίνακες ή εάν πρόκειται για πίνακα που δεν έχει πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού ή δεν περιέχει εγγραφές, ο οδηγός υποθέτει ότι θέλετε να προσθέσετε νέες εγγραφές και σας ζητά να επιλέξετε τα πεδία φόρμας. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ο οδηγός σάς ζητά να καθορίσετε εάν θέλετε να προσθέσετε ή να ενημερώσετε δεδομένα πριν σας ζητήσουμε να επιλέξετε τα πεδία φόρμας.
Επιλέξτε εάν θέλετε να συλλέγονται νέα δεδομένα ή να ενημερώνονται υπάρχοντα δεδομένα
Καθορίστε τι θέλετε να κάνετε με τα δεδομένα. Ο τύπος της φόρμας που χρησιμοποιείτε επηρεάζει τον αριθμό των νέων εγγραφών που μπορεί να σας στείλει ένας παραλήπτης με μία μόνο απάντηση. Κατά την ενημέρωση δεδομένων, ο αριθμός των εγγραφών που πρέπει να ενημερωθούν από έναν παραλήπτη προσδιορίζει τον αριθμό των προ-ολοκληρωμένων φορμών που θα συμπεριληφθούν σε ένα μήνυμα.
Σημείωση: Για να προσθέσετε νέες εγγραφές, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο διεύθυνση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη δημιουργία του μηνύματος. Για να ενημερώσετε τα υπάρχοντα δεδομένα, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει να αποθηκεύονται ως πεδίο στον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα ή σε έναν σχετιζόμενο πίνακα.
Καθορισμός των δεδομένων που θέλετε να συλλέγονται
Όταν επιλέγετε τα πεδία που θα συμπεριληφθούν στη φόρμα σας, δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε κάθε πεδίο που υπάρχει στον υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα στη φόρμα. Ωστόσο, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες συνθήκες:
-
Απαιτούμενα πεδία: Τα πεδία που επισημαίνονται με ένα σύμβολο αστερίσκου (*) είναι υποχρεωτικά πεδία. Εάν συγκεντρώνετε νέες εγγραφές, ο οδηγός θα συμπεριλάβει αυτόματα όλα τα πεδία των οποίων η ιδιότητα απαιτείται έχει την τιμή " Ναι". Εάν τα απαιτούμενα πεδία μιας εγγραφής είναι κενά, η Access αποτυγχάνει να προσθέσει την εγγραφή στον πίνακα.
-
Μη υποστηριζόμενοι τύποι πεδίων: Δεν θα έχετε τη δυνατότητα να συμπεριλάβετε συγκεκριμένους τύπους πεδίων στη φόρμα, όπως "Αυτόματη αρίθμηση", "συνημμένο", "αντικείμενο OLE" ή "πεδία αναζήτησης πολλών τιμών".
-
Πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού: Ο χρήστης θα έχει τη δυνατότητα να πληκτρολογήσει μια τιμή στο πεδίο κατά την προσθήκη εγγραφών, ωστόσο. η επεξεργασία της απάντησης δεν θα γίνει εάν η καθορισμένη τιμή χρησιμοποιείται ήδη.
Σημείωση: Για κάθε πεδίο που περιλαμβάνεται, στην περιοχή Ιδιότητες πεδίου, καθορίστε μια ετικέτα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή μόνο για ανάγνωση , εάν δεν θέλετε ο χρήστης να αλλάξει τα δεδομένα σε αυτό το πεδίο.
Καθορισμός αυτόματων ή μη αυτόματων επεξεργασιών δεδομένων
Μπορείτε να επιλέξετε μια αυτόματη ή μη αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων. Η αυτόματη επεξεργασία σημαίνει ότι όταν λαμβάνετε τις απαντήσεις, το Outlook και η Access συνεργάζονται για την εξαγωγή των δεδομένων στους πίνακες προορισμού στη βάση δεδομένων σας. Η αυτόματη επεξεργασία μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και κόπο. Η μη αυτόματη επεξεργασία σημαίνει μόνο ότι ξεκινάτε τη λειτουργία εξαγωγής για να μεταφέρετε τα δεδομένα από έναν συγκεκριμένο φάκελο στο Outlook, στον πίνακα προορισμού στην Access.
Οι απαντήσεις εξάγονται με επιτυχία στον πίνακα προορισμού, εφόσον πληρούνται οι ακόλουθες συνθήκες τη στιγμή που οι απαντήσεις φτάνουν στο γραμματοκιβώτιό σας:
-
Το Outlook πρέπει να εκτελείται ήδη στον υπολογιστή σας. Εάν το Outlook δεν εκτελείται, η επεξεργασία ξεκινά την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε το Outlook.
-
Η Access δεν πρέπει να προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης και δεν θα πρέπει να είναι ανοιχτή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. Το όνομα ή η θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχει αλλάξει από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων, καθώς και οι ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν αλλάξει από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Πρέπει να έχετε τα απαιτούμενα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενα των υποκείμενων πινάκων και ερωτημάτων.
Σημείωση: Εάν η αυτόματη επεξεργασία αποτύχει, δοκιμάστε να διορθώσετε τυχόν προβλήματα και, στη συνέχεια, εξαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις που απέτυχαν. Οι απαντήσεις που φτάνουν στα Εισερχόμενά σας μετά την επίλυση των ζητημάτων συνεχίζουν να υποβάλλονται σε επεξεργασία αυτόματα.
Ρύθμιση ιδιοτήτων για τον έλεγχο της αυτόματης επεξεργασίας των απαντήσεων
Για να καθορίσετε έναν διαφορετικό φάκελο του Outlook όπου είναι αποθηκευμένες οι απαντήσεις, στη σελίδα Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να επεξεργαστείτε τη σελίδα απαντήσεις του οδηγού, κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή φακέλου , επιλέξτε έναν διαφορετικό φάκελο ή κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο.
Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Ορισμός ιδιοτήτων για να ελέγξετε την αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων για αλλαγή ή λεπτομερή ρύθμιση των ρυθμίσεων εισαγωγής, ανατρέξτε στον παρακάτω πίνακα για πληροφορίες σχετικά με τις διαθέσιμες επιλογές:
|
Επιλογή |
Αποτέλεσμα |
|---|---|
|
Απόρριψη απαντήσεων από άτομα στα οποία δεν έχετε στείλει το μήνυμα |
Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων που έχουν αποσταλεί από τους αρχικούς παραλήπτες του μηνύματός σας. Οι απαντήσεις από άλλα άτομα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν υποβάλλονται αυτόματα σε επεξεργασία. |
|
Αποδοχή πολλών απαντήσεων από κάθε παραλήπτη |
Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία μόνο της πρώτης απάντησης από κάθε παραλήπτη. Η δεύτερη και οι επόμενες απαντήσεις αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν υποβάλλονται αυτόματα σε επεξεργασία. Σημείωση: Αυτή η ρύθμιση ελέγχει μόνο τον αριθμό των απαντήσεων και όχι τον αριθμό των εγγραφών μέσα σε μια μεμονωμένη απάντηση που υποβάλλονται σε επεξεργασία. Με άλλα λόγια, εάν στείλετε μια φόρμα του InfoPath, ένας χρήστης μπορεί να σας στείλει πολλές εγγραφές σε μία απάντηση και η Access επεξεργάζεται αυτόματα όλες τις εγγραφές στην απάντηση, ακόμα και αν αυτό το πλαίσιο ελέγχου δεν είναι επιλεγμένο. |
|
Να επιτρέπονται μόνο οι ενημερώσεις σε υπάρχοντα δεδομένα |
Όταν οι παραλήπτες χρησιμοποιούν μια φόρμα του InfoPath για την ενημέρωση δεδομένων, μπορούν να στείλουν νέες εγγραφές εκτός από τις ενημερώσεις σε υπάρχουσες εγγραφές. Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να επεξεργαστείτε μόνο τις ενημερώσεις σε υπάρχουσες εγγραφές. |
|
Αριθμός απαντήσεων προς επεξεργασία |
Πληκτρολογήστε τον συνολικό αριθμό των απαντήσεων (από όλους τους παραλήπτες) που θέλετε να επεξεργαστείτε αυτόματα. Εάν θέλετε να γίνεται αυτόματη επεξεργασία όλων των απαντήσεων, εισαγάγετε μια μεγάλη τιμή, όπως 5000, στο πλαίσιο κειμένου. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται μετά την επίτευξη της καθορισμένης τιμής αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν υποβάλλονται αυτόματα σε επεξεργασία. |
|
Ημερομηνία και ώρα διακοπής |
Καθορίστε πότε θα πρέπει να διακοπεί η αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων για αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι απαντήσεις που λαμβάνονται μετά από αυτή την ημερομηνία και την ώρα αποθηκεύονται στο φάκελο προορισμού, αλλά δεν υποβάλλονται αυτόματα σε επεξεργασία. |
Για να αλλάξετε αυτές τις επιλογές σε μεταγενέστερη ημερομηνία, στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα συλλογή δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση απαντήσεων. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση μηνυμάτων συλλογής δεδομένων , επιλέξτε το μήνυμα για το οποίο θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές μηνύματος. Οι αλλαγές που κάνετε στο παράθυρο διαλόγου επηρεάζουν όλες τις επόμενες απαντήσεις που λαμβάνετε για το συγκεκριμένο μήνυμα.
Μη αυτόματη επεξεργασία απαντήσεων
Για να ελέγξετε πότε και ποιες απαντήσεις υποβάλλονται σε επεξεργασία, μην επιλέξετε την επιλογή Αυτόματη διαδικασία. Οι απαντήσεις θα αποθηκευτούν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στο Outlook μέχρι να επιλέξετε και να κάνετε δεξί κλικ σε κάθε απάντηση στο φάκελο και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή εξαγωγή δεδομένων στη Microsoft Access από το μενού συντόμευσης.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται επίσης να χρειαστεί να επεξεργαστείτε με μη αυτόματο τρόπο τις απαντήσεις που απέτυχαν να υποβληθούν σε επεξεργασία αυτόματα.
Να θυμάστε τα παρακάτω πριν από την εξαγωγή δεδομένων
-
Η βάση δεδομένων της Access δεν πρέπει να είναι ανοιχτή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης και το όνομα ή η θέση της βάσης δεδομένων δεν πρέπει να έχει αλλάξει από τη στιγμή που στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Τα ονόματα των πινάκων και των ερωτημάτων, καθώς και οι ιδιότητες των πεδίων που περιλαμβάνονται στη φόρμα, δεν πρέπει να έχουν αλλάξει από την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
-
Πρέπει να έχετε τα απαιτούμενα δικαιώματα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τα περιεχόμενα των υποκείμενων πινάκων και ερωτημάτων.
Επιλέξτε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να καθορίζετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών
Εάν συγκεντρώνετε νέες πληροφορίες μόνο, μπορείτε να καθορίσετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με δύο τρόπους:
-
Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεμονωμένα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook ή επιλέξτε τις διευθύνσεις από ένα βιβλίο διευθύνσεων.
-
Χρησιμοποιήστε το πεδίο "διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" στον πίνακα ή το ερώτημα της τρέχουσας βάσης δεδομένων της Access.
Σημείωση: Κατά τη συλλογή δεδομένων για την ενημέρωση υπαρχουσών εγγραφών, δεν βλέπετε αυτό το παράθυρο διαλόγου, επειδή οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών πρέπει πρώτα να είναι διαθέσιμες ως πεδίο στη βάση δεδομένων.
Εισαγωγή των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας στο Outlook
Εάν καθορίζετε τους παραλήπτες σας στο Outlook, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση και να προσαρμόσετε το μήνυμα πριν από την αποστολή του. Στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνεται μια σύντομη εισαγωγή και μια φόρμα. Συνιστάται να μην κάνετε αλλαγές στη φόρμα. Οι αλλαγές στη δομή της φόρμας ενδέχεται να έχουν ως αποτέλεσμα την μη επεξεργασία της απάντησης.
Χρήση των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένες σε ένα πεδίο στη βάση δεδομένων
Η επιλογή για την επιλογή ενός συσχετισμένου πίνακα αναφέρεται σε πίνακες που σχετίζονται. Για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε σχέσεις πινάκων στη βάση δεδομένων σας, στα Εργαλεία βάσης δεδομένων. καρτέλα, στην ομάδα σχέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή σχέσεις
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις σχέσεις, ανατρέξτε στο άρθρο Οδηγός για τις σχέσεις πινάκων.
Αναθεώρηση και καθορισμός της λίστας παραληπτών
Το τελευταίο σημαντικό βήμα περιλαμβάνει την προεπισκόπηση και την προσαρμογή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη λεπτομερή ρύθμιση της λίστας παραληπτών και, στη συνέχεια, την αποστολή του μηνύματος συλλογής δεδομένων.
Δημιουργία και αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όταν ο οδηγός σας ενημερώσει ότι μπορείτε πλέον να δημιουργήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σας δείχνει πώς μπορείτε να προβάλετε την κατάσταση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την εντολή Διαχείριση απαντήσεων , ενδέχεται να εμφανιστούν ορισμένα προειδοποιητικά μηνύματα. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει κάθε προειδοποίηση και την ενέργεια που μπορείτε να ακολουθήσετε για να την επιλύσετε:
|
Προειδοποιητικό μήνυμα |
Περιγραφή |
S Επανάσταση S |
|---|---|---|
|
Ορισμένες εγγραφές δεν περιέχουν μια έγκυρη διεύθυνση στο πεδίο "καθορισμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Δεν θα επιστραφούν δεδομένα για αυτές τις γραμμές. |
Το πεδίο διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιλέξατε περιέχει τιμές null. |
Εάν θέλετε να συλλέξετε δεδομένα για κάθε εγγραφή, κλείστε τον οδηγό και αντικαταστήστε τις τιμές null με τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, ξεκινήστε ξανά τον οδηγό. |
|
Αυτή τη στιγμή έχετε ένα αποκλειστικό κλείδωμα στη βάση δεδομένων. η αυτόματη επεξεργασία θα αποτύχει μέχρι να κυκλοφορήσει το κλείδωμα. |
Η βάση δεδομένων είναι ανοιχτή τη συγκεκριμένη στιγμή σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. |
Εάν επιλέξατε την αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων, η επεξεργασία αποτυγχάνει, επειδή η Access δεν μπορεί να προσθέσει ή να ενημερώσει μια βάση δεδομένων που έχει αποκλειστικό κλείδωμα. Κλείστε και ανοίξτε ξανά τη βάση δεδομένων σε μη αποκλειστική λειτουργία αμέσως μετά την αποστολή του μηνύματος |
|
Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχουν δεδομένα που έχουν εμπιστευτικό ή ευαίσθητο χαρακτήρα. |
Συγκεντρώνετε δεδομένα για να ενημερώσετε υπάρχουσες εγγραφές και η φόρμα που πρόκειται να στείλετε θα ολοκληρωθεί πριν από την ολοκλήρωση των δεδομένων που υπάρχουν ήδη. |
Εάν ορισμένα πεδία φόρμας περιλαμβάνουν ευαίσθητα δεδομένα, επιστρέψτε στο βήμα του οδηγού όπου επιλέξατε τα πεδία και καταργήστε τα πεδία που περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα από τη φόρμα |
Μετά την προεπισκόπηση και την προσαρμογή του μηνύματος, μπορείτε να φιλτράρετε το πεδίο διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να επιλέξετε τους παραλήπτες σας. Επιλέξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, επιλέγοντας τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου. Εάν δείτε ένα παράθυρο διαλόγου που καταθέτει μη έγκυρες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώστε τις διευθύνσεις στη λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή Έξοδος. Επαληθεύστε τις μη έγκυρες διευθύνσεις, κάντε οποιαδήποτε απαραίτητη διόρθωση και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να επαναλάβετε την αποστολή του μηνύματος.
